Datenerhebung im Kontext des universitären Controllings und Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Datenerhebung im Kontext des universitären Controllings und im politischen Kontext der Universität DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 Dr. Thomas Bürger, Michael Golsch 1

Drei Fragen: Wofür Zahlen? Welche Zahlen? Umgang mit Zahlen? Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Drei Fragen: Wofür Zahlen? Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling Welche Zahlen? Umgang mit Zahlen? DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 2

Kontext des Controlling Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 3

Kontext des Controlling Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 4

Kontext des Controlling Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 5

SLUB – eine Spinne im Netz Welche Zahlen? SLUB – eine Spinne im Netz 6

1992 Verfassung des Freistaates Sachsen: Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Politik 1992 Verfassung des Freistaates Sachsen: Kultur und Bildung als Staatsziele 1996 Gesetz über die SLUB 2007 Große Koalition uneins über Hochschulgesetz (Personalautonomie, Studiengebühren) Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling Universität TU ist Voll-Universität mit 35.000 Studierenden Seit 2006 Herausbildung von Profillinien und Exzellenzclustern Bibliothek Stärkung durch Konzentration Reduktion der Stellen von 403 auf 280 in 8 Abt. Reduktion der Standorte auf 6 DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 7

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zusätzlich Nutzerumfragen Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Kennzahlen-Erhebung täglich 3 wöchentlich 6 monatlich 51 quartalsweise 48 halbjährlich jährlich 7 Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 zusätzlich Nutzerumfragen 9

Kontext des Controlling Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 10

 ergebnisorientierte Selbststeuerung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Umgang mit Zahlen Ziel:  ergebnisorientierte Selbststeuerung analog zur gleichnamigen Studie der TU Dresden und des CHE 3-Säulen-Programm: Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling Aufgabenorientierung DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 Leistungsorientierung Innovationsorientierung 11

Übergeordnete Ziele (3 x W) Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Übergeordnete Ziele (3 x W) Wirtschaftlichkeit Wirkungsgrad Wettbewerbsfähigkeit Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 12

Aktuelle Rahmenbedingungen Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Aktuelle Rahmenbedingungen Eigenbewirtschaftung von Einnahmen Leistungsentgelt noch ungeregelt Einstellungsstopp, sehr schmaler Korridor für Neueinstellungen Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 13

Outputorientierte Betriebssteuerung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Ziele Globalhaushalt Gebührenfreiheit Outputorientierte Betriebssteuerung Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 14

Was Zahlen (noch) nicht sagen Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Was Zahlen (noch) nicht sagen Wertschöpfung / Wirtschaftlichkeit von Kultur- und Bildungsarbeit Intrinsische Werte kultureller und wissenschaftlicher Überlieferung Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 15

Kontext des Controlling Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 16

Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Reporting als Dreh- und Angelpunkt des Controlling = Gestaltung Ausgangssituation Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling Ansatz ► Reporting ► Commitment und Kontrakte ► Strukturen DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 Ergebnisse 17

Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Ausgangssituation Zugang: Bücher, Zeitschriften (Bde.) 2004 64.547 Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling 2005 85.850 2004 2005 2006 2006 145.936 DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 18

Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Ausgangssituation Zugang: Bücher, Zeitschriften (Bde.) 2004 64.547 Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling 2005 85.850 2004 2005 2006 2006 145.936 Personalabbau (Stellenplan) 2003 – 2006: - 11 % DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 Altersdurchschnitt 48,5 Jahre 19

Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Ausgangssituation Quantitäten Personal Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling Durchlaufzeit Durchschnitt 2006: 78 Kalendertage Strukturen Ineffizienzen: Org., Prozesse Technologien Ineffizienzen DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 Qualitäten Freihand vs. Mag. Ausbau LBS 20

Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Ansatz Stichproben/Projekte 21

Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Ansatz Stichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen TU Dresden Organisation Zeiten Kuratorium Prozesse Geld SLUB 22

Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Ansatz Stichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen TU Dresden Organisation Zeiten Kuratorium Prozesse Geld SLUB ELZ Kostenstellen 23

Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Ansatz: ELZ = „Elektronischer Laufzettel“ Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 24

Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Ansatz: ELZ = „Elektronischer Laufzettel“ Datenbank Open source: Postgresql Perl (open source) Apache (open source) Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling teamweise für jede Monografie: Eingangs- und Ausgangszeit, Berechnung der Bearbeitungsdauer DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 per Report: teamweise wöchentlich (montags) Mengen (Eingang vs. Ausgang, Differenz) Durchlaufzeit in Kalendertagen 25

Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Ansatz: ELZ = „Elektronischer Laufzettel“ Beispiel: Team Ingenieurwiss./ Wiwi – bearb. Medien Team Zugang Zugang Abgang Dauer Neuzug. Änderg. Januar 788 7 3.404 36 Februar 2.032 4 1.561 7 März 1.894 68 2.147 13 April 1.570 2 1.250 21 Mai 2.880 152 2.719 20 Juni* 1.401 527 2.047 15 Summe 10.565 760 13.128 Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 Durchschnitt: 15,33 * Stand: 25. Juni 2007 26

Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Ansatz: Kostenstellenrechnung HIS Kontenstandsliste 2x wöchentlich aktualisiert, permanent im Intranet Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling HIS Mittelabfluss nach Teams 2x täglich aktualisiert, permanent im Intranet LIBERO, Excel Mittelabfluss + Bestellquote alternierend 14tägig a) aggregiert: Monogr. / LBS b) nach Kostenstellen DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 27

Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Ansatz Stichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen TU Dresden Organisation Zeiten Kuratorium Prozesse Geld SLUB ELZ Kostenstellen 28

Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Ansatz Stichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen TU Dresden Organisation Zeiten Kuratorium Prozesse Geld SLUB ELZ Kostenstellen Etatverteilung6 Wochen GG 29

Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Ansatz: Commitment und Kontrakte nach außen: TU Dresden, Kuratorium der SLUB Etatverteilung, print univ. Mono: 1,476 Tsd. € Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling LBS: 246 Tsd. € + 225 Tsd. € ZS: 2,394 Tsd. € LB Mono: 356 Tsd. € Samml.: 197 Tsd. € Monografienetat: 2,303 Tsd. € DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 Bearbeitungszeit 6 Wochen G-Gang 30

Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Ansatz: Commitment und Kontrakte nach innen: SLUB Bearbeitungszeit 6 Wochen G-Gang Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling Durchsatz, Umsatz monatl. 9.300 Bde. wöchentl. 50.000 € Kontinuität „Eingang = Ausgang!“ Orientierung an HIS „ bis zu 30 Min. pro Bd.“ DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 31

Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Ansatz Stichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen TU Dresden Organisation Zeiten Kuratorium Prozesse Geld SLUB ELZ Kostenstellen Etatverteilung6 Wochen GG 32

Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Ansatz Stichproben/Projekte Reporting Commitment Strukturen Mengen TU Dresden Organisation Zeiten Kuratorium Prozesse Geld SLUB Integrierter G-Gang, Teamstruktur ELZ Kostenstellen Etatverteilung6 Wochen GG 33

Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Ansatz: Strukturen Organisation integrierter Geschäftsgang Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling 7 Fachteams: Ing.-wiss./Wiwi, Math./Naturwiss, Sprachen, Soz.-Kulturwiss., SSG (DFG), Recht, Medizin Prozesse, Technologien neue Verfahren: Signaturschilddruck DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 bestehende Verfahren: Optimierung auf der Mikroebene 34

Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Ergebnisse 35

Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Ergebnisse 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 36

Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Ergebnisse 07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06 Commitment neu: in 2007 unter 25 Tage, in 2008 max. 22 Tage 2006   2007 Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Jan. Febr. März Apr. Mai Juni 7.533 9.913 8.437 9.032 10.989 8.249 13.356 10.285 9.324 8.291 10.169 8.282 59.707 37

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Sächsische Landesbibliothek – Staats- und Universitätsbibliothek Dresden Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Kontakt: Dr. Thomas Bürger Michael Golsch Datenerhebung im Kontext des Controlling buerger@slub-dresden.de golsch@slub-dresden.de DBV- Managementkommission München, 26. Juni 2007 38