Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 1

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Workshop FHplus Berichte und Monitoring Sabine Mayer Christa Meyer Martina Leopold

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 3 Förderungen 2005/2006 in € Programm Basisprogramme Exzellenz/Kompetenz inkl AplusB Innovation/Kooperation Humanressourcen Verkehr und Weltraum NANO7.000 FIT-IT Nachhaltig Wirtschaften Sicherheitsforschung Basisprogramm Kooperation OÖ GEN-AU Summe

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 4 Geschäftsführung RevisionStrategie Basis- programme (BP) Struktur- programme (SP) Thematische Programme (TP) Europäische und internationale Programme (EIP) Interne Services Agentur für Luft- und Raumfahrt (ALR) Organigramm

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 5 Strukturprogramme (SP) Ziele Optimierung der Strukturen im österreichischen Innovationssystem: -Entstehung neuer Formen der Zusammenarbeit, -Aufbau von Know-how und neuen Stärkefeldern. Verbesserung der Kompetenzen in Wissenschaft und Wirtschaft. Aufgaben Entwicklung, Umsetzung, Begleitung und Evaluierung von Programmen. Professionelles, serviceorientiertes Projektcontrolling und Monitoring. Stimulation des Innovationssystems durch Sensibilisierung, Awareness, Community-Building, Netzwerke und Öffentlichkeitsarbeit.

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 6 Strukturprogramme (SP) Programmgruppen K-ZentrenAplusB FHplus REGplus ProtecNETplu s CIR-CE prokis brainpower austria FEMtech f-Forte w-fForte innovatives-oesterreich.at Kompetenz und Exzellenz Innovation und Kooperation Human- ressourcen und Gender

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 7 Agenda Allgemeine Hinweise –Zweck –Berichtsstruktur –Vorlagen / Dokumente –Fälligkeit und Übermittlung –Auszahlung Inhaltlicher Bericht Tabellenteil zum Bericht Erläuterungen zur Kostenanerkennung

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 8 Agenda Allgemeine Hinweise –Zweck –Berichtsstruktur –Vorlagen / Dokumente –Fälligkeit und Übermittlung –Auszahlung Inhaltlicher Bericht Tabellenteil zum Bericht Erläuterungen zur Kostenanerkennung

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 9 Zweck des FHplus Berichtswesens Sicherstellung der Konformität mit den FHplus Sonderrichtlinien Laufendes Controlling und Monitoring Erhebung von relevanten Daten –Projektevaluierungen –Programmevaluierungen Unterstützung für die Projektsteuerung Unterstützung für das Programmmanagement

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 10 Agenda Allgemeine Hinweise –Zweck –Berichtsstruktur –Vorlagen / Dokumente –Fälligkeit und Übermittlung –Auszahlung Inhaltlicher Bericht Tabellenteil zum Bericht Erläuterungen zur Kostenanerkennung

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 11 Berichtsstruktur Laufende Berichte –Statusberichte zum Halbjahr –Jahresberichte (inhaltlicher Bericht und Tabellenteil) Zwischenberichte –Bei Strukturaufbau-Vorhaben: Zwischenevaluierung (inhaltlicher Bericht) –Bei Kooperationsvorhaben: Besuch der Förderungsgeberin (inhaltlicher Bericht) Endbericht (inhaltlicher Bericht und Tabellenteil)

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 12 Agenda Allgemeine Hinweise –Zweck –Berichtsstruktur –Vorlagen / Dokumente –Fälligkeit und Übermittlung –Auszahlung Inhaltlicher Bericht Tabellenteil zum Bericht Erläuterungen zur Kostenanerkennung

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 13 Vorlagen und Dokumente Leitfaden für das Berichtswesen ( download) Vorlage für den inhaltlichen Bericht –Wird von der FFG 1 Mal zu Beginn zugesendet (.doc) –Auflagen/ Empfehlungen sind eingetragen –Jeder Bericht wird auf dieser Basis neu erstellt Vorlage für den Tabellenteil –Wird von der FFG zu Beginn und nach jedem Bericht mit den genehmigten Werten zugesendet (.xls) –Projektplan (=E&S zum Förderungsvertrag) ist eingetragen –Wird über die gesamte Laufzeit verwendet

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 14 Agenda Allgemeine Hinweise –Zweck –Berichtsstruktur –Vorlagen / Dokumente –Fälligkeit und Übermittlung –Auszahlung Inhaltlicher Bericht Tabellenteil zum Bericht Erläuterungen zur Kostenanerkennung

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 15 Fälligkeiten In Förderungsjahren! (FJ); FJ beginnt mit dem Tag des Projektstarts Bsp.: Strukturaufbauvorhaben, Laufzeit: – FJ: – Statusbericht HJ Jahresbericht Statusbericht HJ ZwischenberichtJuli 2007 (1 Monat vor Evaluierung) 2. Jahresbericht (ohne verbalen Bericht) 3. Statusbericht HJ Jahresbericht Statusbericht HJ Endbericht

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 16 Übermittlung Rechtzeitig, spätestens zum Termin der Fälligkeit! –Erinnerung durch die FFG Per –Inhaltlicher Teil als.pdf –Tabellenteil als.xls Zusätzlich firmenmäßig gezeichnet –Jahresbericht am Ende der Aufbauphase bei Strukturaufbau-Vorhaben –Endbericht

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 17 Agenda Allgemeine Hinweise –Zweck –Berichtsstruktur –Vorlagen / Dokumente –Fälligkeit und Übermittlung –Auszahlung Inhaltlicher Bericht Tabellenteil zum Bericht Erläuterungen zur Kostenanerkennung

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 18 Auszahlungen Startrate Jahresraten –Ex ante, nach Genehmigung des Jahresberichts –Auf Basis der tatsächlichen Kosten und Quote lt. E&S –Nach Prüfung gemäß Richtlinien Endrate –10% der max. genehmigten Förderung werden zurückbehalten –Auszahlung nach Genehmigung des Endberichts und Entlastung durch die Revision Information über die Auszahlung –Brief an die FH – an die PL, Auszahlung wird durch FFG in Tabellen eingetragen

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 19 Abstimmung mit der Förderungsgeberin Kontaktieren Sie uns bei Fragen rechtzeitig – vor Fertigstellung der Berichte! Eine Abstimmung bei Ausfall von PartnerInnen ist immer nötig Umschichtungen von Kosten ab 10% der geplanten Kosten (im Jahr) müssen durch die FFG genehmigt werden.

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 20 Agenda Allgemeine Hinweise –Zweck –Berichtsstruktur –Vorlagen / Dokumente –Fälligkeit und Übermittlung –Auszahlung Inhaltlicher Bericht Tabellenteil zum Bericht Erläuterungen zur Kostenanerkennung

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 21 Inhaltlicher Bericht - Inhaltsverzeichnis 1.Executive Summary 2.Erfüllung der Begutachtungsauflagen 3.Ziele des Vorhabens 4.Inhalt in Arbeitsschritten und -paketen 5.Zusammenarbeit mit PartnerInnen 6.Ergebnisse, Meilensteine und Zeitplan 7.Wirkungen – Beitrag zu den Programmzielen 8.Erläuterungen Kosten & Finanzierung 9.Darstellung der Benchmark-Projekte (nur bei Strukturaufbau-Vorhaben)

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 22 Inhaltlicher Bericht - Umfang Jahresbericht: max. 10 A4 Seiten Zwischenberichte: –Bei Kooperationsvorhaben max. 10 A4 Seiten –Bei Strukturaufbau-Vorhaben max. 15 A4 Seiten Endbericht: max. 30 A4 Seiten

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 23 Inhaltlicher Bericht Im Leitfaden ist bei jedem Punkt gekennzeichnet, für welchen Bericht der Punkt fällig ist

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 24 Inhaltlicher Bericht – grundsätzliche Anforderungen Konsistenz mit dem Tabellenteil Nachvollziehbarkeit und Verständlichkeit, vor allem auch bei Abweichungen von der Planung Übermittlung gemeinsam mit dem Tabellenteil (außer bei Zwischenberichten) als.pdf

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 25 Agenda Allgemeine Hinweise –Zweck –Berichtsstruktur –Vorlagen / Dokumente –Fälligkeit und Übermittlung –Auszahlung Inhaltlicher Bericht Tabellenteil zum Bericht Erläuterungen zur Kostenanerkennung

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 26 Tabellenteil – Struktur 1 Stammdaten  Kontrolle & Ergänzung Indikatoren - Humanressourcen und Output (Projekt und Forschungseinheit) Indikatoren - Folgeprojekte Kosten & Finanzierungstabellen: -Personalkosten -Investitionen -Sonstige Sachkosten -Sonstige Leistungen Dritter -Gesamtkosten & Finanzierung Rechnungsaufstellung (Endabrechnung)

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 27 Tabellenteil – Struktur 2 Grundsätzlicher Aufbau der Kosten & Finanzierungstabellen -Werte Projektplan (=E&S)  nicht zu befüllen, Kontrolle -Werte Budget -Werte Ist (nach Personen/Leistung & AkteurInnen) Rollierende Tabellen -Projektplan (= E&S) bis Endbericht -Bilden die gesamte bisherige Laufzeit inkl. nächstes Budget ab -Bilden den Vergleich Plan – Ist ab -Bilden die Verschiebungen von Kostenkategorien ab

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 28 Tabellenteil - Besonderheiten Bisher bekannte Darstellungslogik bei Kosten & Finanzierung bleibt erhalten (Konsistenz Antrag – E&S – Berichte) Projektplan wird durch FFG eingetragen Finanzierung –Bundesförderung wird durch FFG eingetragen –FH trägt geplante / Ist Beiträge von Dritten ein –Eigenanteil der FH als Restgröße berechnet (Kosten = Finanzierung)

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 29 Tabellenteil-Ablauf

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 30 Agenda Allgemeine Hinweise –Zweck –Berichtsstruktur –Vorlagen / Dokumente –Fälligkeit und Übermittlung –Auszahlung Inhaltlicher Bericht Tabellenteil zum Bericht Erläuterungen zur Kostenanerkennung

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 31 Kostenanerkennung 1 Anerkannt werden können Kosten nur dann, wenn sie grundsätzlich gemäß Richtlinien förderbar sind, vorhabensbezogen, für die Umsetzung des Vorhabens nötig sind, den Anforderungen hinsichtlich Erfassung und Dokumentation genügen

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Seite 32 Kostenanerkennung 2 Rechnungsaufstellung für sämtliche Kosten zu erbringen Bezug zur Planung der Kosten lt. E&S (Projektplan) in der Tabelle Rechnungsaufstellung Personalkosten: auch wenn sie als S&P Leistungen von PartnerInnen eingebracht werden (zB Rechnung oder vom PL abgezeichnete Stundenlisten) Sonstige Sachkosten: auch wenn sie als S&P Leistung eingebracht werden Finanzierung: Nachweis Barleistung von PartnerInnen (Kontoauszug)

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