Um einen Serienbrief zu erstellen, sind im Wesentlichen 3 Schritte erforderlich: 1.Das Dokument in Word erstellen und im Serienbrief-Ordner ablegen 2.Die Verknüpfung des Dokumentes mit FinanzProfiT einstellen 3. Die Seriendruckfelder aus FinanzProfiT einfügen Als erstes öffnen Sie das Programm „Word“.

Speichern Sie nun dieses leere Dokument in den Ordner ab, in dem sich alle Serienbrief-Dokumente befinden. Dies ist im Regelfall der Pfad: Festplatte c des Rechners oder des Servers – Ordner Finfocus – Ordner Texte. Sie können selbstverständlich auch ein bereits bestehendes Dokument öffnen und dieses als Kopie in den Serienbrief-Ordner speichern. Dann schliessen Sie das Dokument und wechseln zurück zu Finanzprofit.

Bevor Sie nun die Verknüpfung des Serienbriefes einstellen, müssen Sie wissen, aus welchem Modul Sie den Serienbrief (=SB) erstellen können. Denn wenn Sie z.B. in einem SB Daten aus einem Vertrag benötigen, dann können Sie den SB nicht aus dem Adress-Modul erstellen. In unserem Beispiel wollen wir ein Begleitschreiben zu einer Polizze erstellen. Da wir dazu Vertragsdaten wie Pol.Nr. und Gesellschaft benötigen, öffnen wir das „Vertrags-Modul“.

Nun erstellen Sie die Verknüpf- ung zwischen dem Word- Dokument und dem Programm. Klicken Sie dazu auf Einstellungen - Serienbriefe (Um Serienbriefe für Schadens- Abwicklungen zu erstellen, gehen Sie auf das Registerblatt Abwicklung und dort in das Modul Schadensbearbeitung. Klicken Sie dann auf die rechte Maustaste. Hier finden Sie den Button „Einrichtung Serienbriefe“.)

Um einen neue SB-Verknüpfung Zu erstellen, klicken Sie auf „Neu“. Dann legen Sie eine Beschreib- ung (=Bezeichnung) des SB fest, die eindeutig den Inhalt des SB wiedergibt, wie z.B. „Polizzenbegleitschreiben“. Vermeiden Sie es, einfallslose Bezeichnungen wie zB. „Serienbrief 41a“ zu verwenden, da Sie dann in der Praxis nur selten auf Anhieb den richtigen SB finden. Als nächstes erstellen Sie die Verbindung zum Hauptdoku- ment, welches Sie gerade zuvor in den SB-Ordner abgespeichert haben. Klicken Sie dazu auf diesen Button. Nun öffnet sich der SB-Ordner mit allen SB-Dokumenten. Markieren Sie das von Ihnen erstellte Dokument und klicken Sie dann auf „Öffnen“. Zuletzt können Sie diesen SB noch einem Eigentümer und auch einem Thema zuordnen. Danach bitte unbedingt Auf „Speichern“ und „Ok“ klicken!

Als letzter Schritt wird nun der eigentliche Serienbrief erstellt, indem Datenfelder wie z.B. Name und Polizzennummer in das Word-Dokument ex- portiert werden. Klicken Sie dazu auf die rechte Maustaste. Dadurch öffnet sich dieses Kontext-Menu. Durch klicken auf „einzelner Serienbrief“ wird der „noch leere“ Serienbrief geöffnet.

Nun erstellen Sie den Serien- brief, indem Sie sowohl Text direkt eingeben, als auch Datenbankfelder importieren. Um ein Datenbankfeld einzu- fügen, klicken Sie auf den Button „Seriendruckfeld ein- fügen“. Markieren Sie das gewünschte Datenbankfeld und klicken dann auf „Einfügen“. Es kann vorkommen, dass in Ihren Word-Einstellungen die Seriendruck-Funktionen nicht in der Menu-Leiste enthalten sind. Aktivieren Sie diese durch: Ansicht – Symbolleisten – Seriendruck. Nachdem Sie den Text fertig- gestellt und alle Datenbank- felder importiert haben, müssen Sie das Dokument speichern.

Klicken Sie dazu auf die rechte Maustaste. Dadurch öffnet sich dieses Kontext-Menu. Durch klicken auf „einzelner Serienbrief“ wird der SB an einen einzelnen Empfänger erstellt. Nun können Sie diesen SB an einen einzelnen oder auch an mehrere Empfänger erstellen. Durch klicken auf „Serienbriefe“ wird der SB an alle Datensätze erstellt, welche gerade geöffnet sind.