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1 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer 17.03.2009 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder.

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1 1 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer Canon Office Tag München, P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Download der Handout-Version: Schulz_Archiv_Kff_Handout_ pdf Download der Präsentationsversion: Schulz_Archiv_Kff_Show_ pps

2 2 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Agenda Einführung – Willkommen in der digitalen Welt Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management GRC – Governance, Risk Management & Compliance Rechtliche Anforderungen in Deutschland Elektronische Archivierung & Dokumentenmangement Standards Ausblick: Weitere Entwicklungen Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement Rechtliche Anforderungen in Deutschland Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Ausblick: Weitere Entwicklungen StandardsArchive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management GRC – Governance, Risk Management & Compliance

3 3 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Einführung – Willkommen in der digitalen Welt Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement Rechtliche Anforderungen in Deutschland Ausblick: Weitere Entwicklungen StandardsArchive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management GRC – Governance, Risk Management & Compliance

4 4 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Informationswachstum Elektronische Information wächst exponentiell. Jedes Jahr werden mehr als doppelt so viele Daten wie im Vorjahr generiert. Einführung: Willkommen in der digitalen Welt

5 5 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Explosion der Unternehmensinformationen Feststehende unstrukturierte Daten Dynamische strukturierte Daten Storage Demand Petabytes Einführung: Willkommen in der digitalen Welt

6 6 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Einführung: Willkommen in der digitalen Welt © PROJECT CONSULT 2002 Records Management Electronic Document -Management Imaging MultiMedia-Datenbanken Web Content Management Enterprise Content Management EAI BPM EDM Workflow ECM EDRMS Elektronische Archivierung Collaborative Commerce ASP / DMCO Document Warehouse Optical Filing E-Business Business Process Management Digital Signature Groupware Collaborative Commerce Knowledge Management Engineering Document Management Document Related Technologies Content Management Scanning Media Asset Management Enterprise Application Integration COLD Digital Rights Management DMS Intranet Repository Portale Document Management ILM UDM Digital Asset Management MAM iECM IDOM EDM Enterprise Content Integration ECI CMS DRM REA Revisionssichere Archivierung Management KM ERM IRS DM WCM DRT EDM Business Process Management BPM Capture Output Management Multi Channel Distribution Preservation EAkte IDARS DAM Elektronische Signatur eSignature Information Lifecycle Management Single Instance Archivierung Preservation Compliant Transaction Archival CTA Electronic Records Management Single Source Publishing Workflow Wissensmanagement Collaboration Enterprise information Management OMS Archivierung Archiving SaaS MAM Das digitale Archiv

7 7 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Wir leben in einer Welt des Umbruchs und mit Medienbrüchen: Weder die Papierdokumentation noch die elektronische Dokumentation sind vollständig. Die Chance, Ordnung und Vollständigkeit zu gewährleisten ist mit Unterstützung elektronischer Systeme in der elektronischen Welt deutlich größer. Medienbruch Einführung: Willkommen in der digitalen Welt

8 8 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Zeichen, Daten, Informationen und Wissen Marktmechanismen des Devisenmarktes Devisenkurs 1 = 1,70 $ 1,70 1, 0, 7 und, Vernetzung Syntax Zeichen Daten Information Wissen Beispiele Zusammenhänge Kontext Zeichenvorrat Beziehungen zwischen den Ebenen der Begriffshierarchie Einführung: Willkommen in der digitalen Welt

9 9 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Zeichen, Daten, Informationen und Wissen Zeichen Daten Information Wissen Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Unterschiedliche Ausprägungen elektronischer Information.

10 10 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Strukturierte & unstrukturierte Information Strukturierte Information sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank) Schwach strukturierte Information sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien) Unstrukturierte Information sind beliebige Informationsobjekte, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.) Einführung: Willkommen in der digitalen Welt

11 11 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Dokument von lat.: documentum = beweisende Urkunde; aus docere = lehren Ein Dokument war bisher ein physisch existenter Informationscontainer z.B. Papier-Dokument Ein Dokument kann Informationen beliebiger Darstellungsform enthalten; z.B. eine Kombinationen von Texten, Daten, Grafiken und Bildern Einführung: Willkommen in der digitalen Welt

12 12 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Definition Elektronisches Dokument Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem IT-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet. Das elektronische Dokument Einführung: Willkommen in der digitalen Welt

13 13 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Nahezu alle Dokumente im Geschäfts- und Behördenumfeld entstehen originär digital – erzeugt von Anwendern und Systemen. Ausdrucke auf Papier sind häufig nur noch eine mögliche Form der Repräsentation des ursprünglich elektronischen Dokuments. Das elektronische Original Einführung: Willkommen in der digitalen Welt

14 14 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Elektronisch signierte Dokumente Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument, das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist. Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichers. Einführung: Willkommen in der digitalen Welt

15 15 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Das Dokument und seine rechtliche Bedeutung Mit dem Begriff des Dokuments ist sehr eng eine implizierte Bedeutung verknüpft: es dokumentiert eine Vereinbarung oder ein Geschäft es überliefert eine wahre, unverfälschte Information durch eine Unterschrift identifiziert es den Verfasser und authentifiziert den Inhalt es stellt einen Wert dar etc. Im angloamerikanischen Sprachgebrauch ist der Dokumentbegriff in elektronischen Systemen nicht mit dieser rechtlichen Bedeutung und Wichtigkeit verknüpft. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002 Einführung: Willkommen in der digitalen Welt

16 16 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Der neue Dokument-Begriff Ein Dokument kann heute alles sein: gescannte Faksimiles s mit Attachment Office-Dateien Host-Output Web-E-Business-Formulare © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Transaktionen dynamische HTML-Seiten digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen dreidimensionale Vektorgebilde Datensätze mit zugewiesener Struktur elektronisch signierte Dateien Container mit beliebigen digitalen Komponenten etc.... © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002 Einführung: Willkommen in der digitalen Welt

17 17 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Record Unter einem Record wird ein beliebiger Content-Typ verstanden, der sich auf die Geschäftstätigkeit oder die Transaktion eines Unternehmens bezieht. Records sind aufbewahrungspflichtige Dokumente. Die physikalische Form oder andere Merkmale spielen dabei keine Rolle. Beispiele sind s, Verträge, Geschäftsvereinbarungen, Kontoübersichten, Berichte sowie Video- und Audiodateien Einführung: Willkommen in der digitalen Welt

18 18 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Record Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen Handlung zu dienen. (ISO Part 1) Einführung: Willkommen in der digitalen Welt

19 19 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Content Content (engl. Inhalt) sind Informationen in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt werden Content ist nicht einfach eine Übertragung des Dokument-Begriffes. Content wird heute so verstanden, dass die Informationsobjekte Inhalt, Layout und Meta-Daten umfassen Einführung: Willkommen in der digitalen Welt

20 20 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Media Asset Media Asset ist grundsätzlich eine Form von Content besteht zum einen aus multimedialen unstrukturierten Informationsobjekten wie Bildern, Grafiken, Präsentationen oder Rich-Media-Inhalten wie Audio und Video zum anderen aus strukturierten Metainformationen, die das Media Asset beschreiben Einführung: Willkommen in der digitalen Welt

21 21 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Informationsobjekte Herkömmliche Begriffe wie Schriftstück, Archivgut oder Schriftgut können nicht auf die moderne elektronische Archivierung angewendet werden. Heute spricht man von Informationsobjekten Ein Informationsobjekt kann ein Datensatz, eine Webseite, eine Liste, ein gescanntes Dokument, eine Word-Datei, eine Referenz auf ein Papierobjekt, eine Protokolldatei, eine Multimedia-Darstellung, ein Video oder ein beliebiges anderes Inhaltsformat sein. Ein Informationsobjekt definiert sich durch seine Inhalts-, beschreibenden (Meta-Daten) und Kontext- Daten. Einführung: Willkommen in der digitalen Welt

22 22 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management

23 23 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archiv Unter einem Archiv (von lat.: archivum, aus griech.: archeion Regierungs-, Amtsgebäude) versteht man üblicherweise eine meist auf Dauer angelegte Sammlung von Unterlagen oder Informationen. Die Archivierung von Informationen zu Geschäftsgängen und Entscheidungen ist seit jeher eine Verpflichtung für alle Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen, die rechtlich relevante Handlungen vornehmen, die nachvollziehbar bleiben müssen. Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management

24 24 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Elektronische Archivierung Elektronische Archive erlauben datenbankgestützt den Zugriff auf langzeitig, unveränderbar archivierte elektronische Informationen. Elektronische Archive sind keine Datensicherungs- oder Backup-Systeme. Grundsätzlich dient die elektronische Archivierung zur langfristigen, sicheren, authentischen und unverfälschbaren elektronischen Speicherung von Daten, Informationen, Records, Dokumenten und Content mit direktem zielgerichtetem Zugriff. Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management

25 25 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Langzeitarchivierung Unter elektronischer Langzeitarchivierung versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren. Archivare in historischen Archiven verstehen unter Langzeitarchivierung die ewige, dauerhafte Archivierung. Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management

26 26 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Revisionssichere Archivierung Unter revisionssicherer Archivierung versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten. Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management

27 27 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Revisionssicherheit: Kriterien Folgende grundsätzlichen Kriterien gelten für die Revisionssicherheit von Archivsystemen: Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung und Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management

28 28 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Revisionssicherheit: Kriterien Revisionssicherheit ist kein technisches Merkmal. Es gibt daher auch keine revisionssicheren Speichermedien! WORM – d.h. nur einmal beschreibbare und dann nur noch lesbare Speicher – unterstützt die Revisionssicherheit, ist aber selbst und für sich allein genommen nicht revisionssicher! Man kann bei Einsatz geeigneter Verfahren auch auf wiederbeschreibbaren Speichern revisionssicher archivieren! Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management

29 29 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Speicheralternativen für die digitale Archivierung Herkömmliche WORM-Medien in Jukeboxen Aktuell: UDO CD oder DVD in Jukeboxen Bänder in Robotersystemen WORM-Tape Festplatten mit Softwaresicherung Spezielle Festplattensubsysteme Neue Technologien sind in Entwicklung, aber noch nicht kommerziell verfügbar Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management

30 30 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Revisionssicherheit: Kriterien Die Revisionssicherheit wird in einer Verfahrensdokumentation nachgewiesen (siehe GoBS und GoBIT). Prozesse, Organisation und Betrieb sind auf die Erfüllung der Revisionssicherheit auszulegen und die Einhaltung der Vorgaben und beschriebenen Verfahren ist regelmäßig zu prüfen. Die Abnahme der Revisionssicherheit hat durch einen unabhängigen Dritten bzw. durch die entsprechende Aufsicht zu erfolgen. Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management

31 31 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Dokumentenmanagement Dokumentenmanagement dient zur datenbank- gestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Dokumentenmanagement im engeren Sinn Unter den klassischen Dokumentenmanagementsystemen im engeren Sinn sind solche Lösungen zu verstehen, die ursprünglich aus der Notwendigkeit entstanden sind, Verwaltungs- und Kontrollfunktionen für die wachsenden Dateibestände zur Verfügung zu stellen: Dokumentenmanagement im weiteren Sinn Unter einem Dokumentenmanagementsystem im weiteren Sinn werden verschiedene Systemkategorien und deren Zusammenspiel verstanden wie Dokumentenmanagement im engeren Sinn, Imaging, Scannen, COLD Workflow, Groupware, elektronische Archivierung und andere. Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management

32 32 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Dokumentenmanagement Dokumentenmanagement unterstützt Lebenszyklus von Dokumenten vor Archivierung. In Deutschland wird Archivierung als Bestandteil von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) betrachtet. Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management

33 33 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management International spricht man inzwischen von ECM Enterprise Content Management. Dokumentenmanagement und Archivierung sind Komponenten von ECM. Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management

34 34 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 ECM - Definition Enterprise Content Management is the Strategies, Methods and Tools used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver Content and Documents related to Organizational Processes. AIIM Association for Information and Image Management International, 2008 Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management

35 35 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 ECM - Definition Enterprise Content Management beinhaltet die Strategien, Methoden und Werkzeuge um Content und Dokumente im Kontext der organisatorischen Prozesse zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, bereitzustellen und langzeitig zu archivieren. Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management

36 36 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 ECM - das 5-Komponenten-Modell CAPTURE PRESERVE DELIVER STORE MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management

37 37 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 ECM - das 5-Komponenten-Modell CAPTURE PRESERVE DELIVER STORE MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management Document Management Collaboration & Web 2.0 Records Management Web Content Management Workflow / Business Process Management

38 38 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Relevant für das Thema Archivierung CAPTURE PRESERVE DELIVER STORE MANAGE STORE WCM RM WF/ BPM DM Collab Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management Records Management

39 39 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 GRC – Governance, Risk Management & Compliance Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management GRC – Governance, Risk Management & Compliance

40 40 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Skandale machen den Bedarf an Transparenz und Dokumentation deutlich. Zum Beispiel: GRC – Governance, Risk Management & Compliance

41 41 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Deutsche Bank 2004 Mangelhaftes -Management Die Deutsche Bank musste 87,5 Millionen Dollar Strafe zahlen, da sie große Teile der von der amerikanischen Börsenaufsicht angeforderten -Korrespondenz der Mitarbeiter nicht finden konnte. GRC – Governance, Risk Management & Compliance

42 42 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Governance Vom französischen Begriff Gouvernance abgeleitet Lateinisch "gubernator", Steuermann, Herrschaft, Lenkung, Steuerung GRC – Governance, Risk Management & Compliance

43 43 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Corporate Governance Übertragung als Corporate Governance auf das Wirtschaftsleben "körperschaftliche Steuerung" "Leitung einer Körperschaft bzw. einer Gesellschaft" GRC – Governance, Risk Management & Compliance

44 44 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Risk Management Risiko ist das italienische Wort für Wagnis oder Gefahr Risikomanagement umfasst die Maßnahmen zur Erfassung der Risiken Bewertung der Risiken Steuerung der Risiken GRC – Governance, Risk Management & Compliance

45 45 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Compliance Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten eines Unternehmens, seiner Organisationsmitglieder und seiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen Ge- und Verbote begründen. Compliance ist die Übereinstimmung mit und die Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben. GRC – Governance, Risk Management & Compliance

46 46 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Authentizität Vollständigkeit Nachvollziehbarkeit Zugriffssicherheit Geordnetheit Integrität Auffindbarkeit Reproduzierbarkeit Unverändertheit Richtigkeit Prüfbarkeit Portabilität Vertrauenswürdigkeit Compliance: Grundsätzliche Kriterien GRC – Governance, Risk Management & Compliance

47 47 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Compliance-relevante Informationen sind nur eine Untermenge aller Informationen im Unternehmen. Daher keine isolierten Teillösungen für Einzelprobleme beschaffen (z.B. -Archivierung), da diese schwer integrierbare Inseln bilden und das Problem noch verschärfen können. Ziel sollte sein, eine einheitliche ECM Enterprise Content Management Infrastruktur aufzubauen, die auch die Compliance-Anforderungen mit erfüllt. Compliance: Insellösungen vermeiden GRC – Governance, Risk Management & Compliance

48 48 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 GRC: Ganzheitlicher Ansatz Bisheriger Ansatz: Governance, Risk Management und Compliance als einzelne Säulen Aufteilung auf verschiedene Rollen und Bereiche Umsetzung in spezifischen Lösungen GRC-Ansatz: Ganzheitliche Betrachtung und Umsetzung der Anforderungen Technische Infrastruktur zur Implementierung und Überwachung von Prozessen Definition und Kontrolle von Risiken Dokumentation und Archivierung von Geschäftsvorfällen GRC – Governance, Risk Management & Compliance

49 49 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 GRC GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, Risikomanagement und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell: Governance Compliance Risk Management GRC – Governance, Risk Management & Compliance

50 50 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT Compliance-Themen gehören auf die Entscheider-Ebene, die die Verantwortung für die Einhaltung und Umsetzung der Anforderungen haben. 2.Compliance-Anforderungen sind ein Bestandteil jedweder Corporate Governance Strategie. 3.Unternehmen benötigen eine Richtlinie zum Umgang mit Informationen, eine Information Policy, die die Compliance- Anforderungen und die Lösung zur Umsetzung der Anforderungen beinhaltet. 4.Compliance muss durchgängig im Unternehmen implementiert werden um wirksam zu sein. 5.Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. 6.Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss regelmäßig nach definierten Verfahren überprüft werden. Compliance: 10 Merksätze GRC – Governance, Risk Management & Compliance

51 51 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT Information Management Compliance betrifft nicht nur Software und Systeme sondern die Prozesse im Unternehmen, die Organisation und den Umgang mit den Systemen. 8.Compliance-Anforderungen betreffen nicht nur elektronische Archive sondern alle Systemkomponenten in denen aufbewahrungspflichtige Daten, Informationen und Dokumente erzeugt, genutzt und verwaltet werden. 9. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss auch für den eigenen Nutzen im Unternehmen genutzt werden, um mehr Transparenz und Sicherheit zu schaffen und um das Unternehmen auf das Informationszeitalter einzustellen. 10. Man darf sich nicht durch den Begriff Compliance verunsichern oder gar verängstigen lassen, sondern muss zunächst im Unternehmen prüfen, welche Regelungen für welchen Anwendungsfall überhaupt relevant sind. Compliance: 10 Merksätze GRC – Governance, Risk Management & Compliance

52 52 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Rechtliche Anforderungen in Deutschland GRC – Governance, Risk Management & Compliance Rechtliche Anforderungen in Deutschland

53 53 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Gesetzesgrundlagen in Deutschland Abk.NameJahr AktGAktiengesetz2007 AOAbgabenordnung2006 BetrVerfGBetriebsverfassungsgesetz2006 BDSGBundesdatenschutzgesetz2006 BGBBürgerliches Gesetzbuch2006 BBankGBundesbankgesetz2006 EHUGGesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister2007 EStGEinkommensteuergesetz2006 EGGElektronisches Geschäftsverkehrsgesetz2000 GwGGeldwäschegesetz1997 GmbHGGesetz betreffend die GmbH2006 HGBHandelsgesetzbuch2006 IuKDGInformations- und Kommunikationsgesetz1997 Rechtliche Anforderungen in Deutschland AO Abgabenordnung EHUG Geschäftsbrief BGB Schriftform

54 54 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Gesetzesgrundlagen in Deutschland Abk.NameJahr InvZulGInvestitionszulagengesetz2004 KonTraGGesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich1998 ProdHaftGProdukthaftungsgesetz2002 SigÄndGSignaturänderungsgesetz2004 SigGSignaturgesetz2005 TDGTeledienstegesetz2006 TDDGSTeledienstedatenschutzgesetz2001 TKGTelekommunikationsgesetz2007 UMAG Gesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts2005 UStGUmsatzsteuergesetz2006 UmwGUmwandlungsgesetz2006 VwVfGVerwaltungsverfahrensgesetz2004 VwVfRÄndG3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften2002 ZPOZivilprozessordnung2006 Rechtliche Anforderungen in Deutschland SigG Elektronische Signatur

55 55 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Verordnungen in Deutschland Abk.NameJahr GAUFZVGewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung2003 GDPdUGrundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen2002 GoBGrundsätze ordnungsgemäßer Buchführung GoBSGrundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme 1997 SigVSignaturverordnung2001 SRVwV Allg. Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung1999 Rechtliche Anforderungen in Deutschland GAUFZ Verrechnungspreisdokumentation GDPdU elektronische Steuerprüfung GoBS Das Grundlagendokument zukünftig die GoBIT

56 56 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Ausgewählte aktuelle Beispiele zu rechtlichen Anforderungen Rechtliche Anforderungen in Deutschland

57 57 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 GDPdU: im Kontext der GDPdU Organisatorisches Problem: theoretisch kann nahezu jeder mit einer -Adresse in einem Unternehmen steuerrelevanten s empfangen; er muss diese als solche erkennen und einer geordneten, revisionssicheren Ablage zuführen. Ein Ausdruck qualifiziert elektronisch signierter s ist nicht ausreichend. Dies gilt insbesondere für die elektronische Abrechnung auf der Grundlage des § 14 Abs. 3 UStG, für welche die GDPdU erweiterte Aufbewahrungsvorschriften vorsehen. Rechtliche Anforderungen in Deutschland

58 58 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 GDPdU: Steuerrelevante Daten Was sind steuerrelevante Daten? Im Prinzip alle Daten mit Informationen, die relevant sind für Kosten und Ertrag Problemfelder: Technische Abgrenzung Daten außerhalb FiBu, z.B. Anlagenbuchhaltung, Lohndaten, Zeiterfassung, aus Registrierkassen, Mail- Dokumente, Konstruktionsdaten Daten aus verschiedenen Speicherorten Rechtliche Anforderungen in Deutschland

59 59 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Bundesfinanzhofs vom September 2007 Bundesfinanzhof vom 26. September 2007; BFH I B 53, 54/07: Bestätigung der Urteile des FG Düsseldorf zur Ausweitung der GDPdU Ausweitung des Zugriffsrechts der Finanzbehörde auf Konten der handelsrechtlichen Buchhaltung, auf denen steuerlich nicht abzugsfähige Betriebsausgaben verbucht sind. Eingescannte Belege, deren Original vernichtet wurde, müssen digital vorgehalten werden; die Organisation der Datenbestände mit Trennung geschützter Daten, die nicht dem Einsichtnahme- recht unterliegen, ist Aufgabe des Steuerpflichtigen. Rechtliche Anforderungen in Deutschland

60 60 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Urteil des FG Münster vom Mai 2008 Nach einem Urteil des Finanzgerichtes Münster vom 16. Mai 2008 ist der Datenzugriff auf die Finanzbuchhaltung auch im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung zulässig. Der Datenzugriff, im konkreten Fall die Verpflichtung zur Datenträgerüberlassung, kann sich demnach auch auf die Daten der aufbewahrungspflichtigen Finanzbuchhaltung erstrecken, da diese lohnsteuerrelevante Daten beinhaltet und somit Gegenstand der Lohnsteueraußenprüfung ist. Nur so kann der Prüfungsauftrag in vollem Umfang durchgeführt werden. Rechtliche Anforderungen in Deutschland

61 61 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 GDPdU jetzt mit Preisschild: Verzögerungsgeld Erweiterung des § 146 der Abgabenordnung (AO) im Jahressteuergesetz 2009 (JStG 2009) um Absatz 2b: Steuerpflichtiger kommt der Aufforderung zur Einräumung des Datenzugriffs innerhalb einer angemessenen Frist nicht nach Gemäß Absatz 2b Festsetzung von Verzögerungsgeldern von Euro bis Euro im jeweiligen Einzelfall Rechtliche Anforderungen in Deutschland

62 62 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT EU-Richtlinie EURO-SOX Neufassung der Abschlussprüferrichtlinie Umgesetzt in Deutsche Gesetzgebung in 2008 Ziele: Erhöhung der Glaubwürdigkeit der Finanzdaten besserer Schutz der EU gegen Finanzskandale Stärkung und Harmonisierung der Funktion der Abschlussprüfungen in den Mitgliedsstaaten Inhalte: Zulassung, Unabhängigkeit und Pflichten der Abschlussprüfer Zu beachtende Prüfungsgrundsätze Verpflichtung zu einer externen Qualitätskontrolle Unabhängige Berufsaufsicht Sondervorschriften für Unternehmen im öffentlichen Interesse Rechtliche Anforderungen in Deutschland

63 63 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement Rechtliche Anforderungen in Deutschland Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement

64 64 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Formeln DMS ECM DM ECM Archiv RM RM ECM Archiv DMS Archiv ECM RM ECM Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement

65 65 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Anforderungen an die elektronische Archivierung Programmgestützter, direkter Zugriff auf einzelne Informationsobjekte, landläufig auch Dokumente genannt, oder Informationskollektionen, z. B. Listen, Container mit mehreren Objekten etc. Datenbankgestützte Verwaltung der Informationsobjekte auf Basis von Metadaten und gegebenenfalls Volltexterschließung der Inhalte der archivierten Informationsobjekte. Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement

66 66 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Anforderungen an die elektronische Archivierung Unterstützung verschiedener Indizierungs- und Recherchestrategien, um auf die gesuchte Information direkt zugreifen zu können. Einheitliche und gemeinsame Speicherung beliebiger Informationsobjekte, vom gescannten Faksimile über Dokumentenformat-Dateien und s bis hin zu komplexen XML-Strukturen, Listen, COLD-Dokumenten oder ganzen Datenbankinhalten. Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement

67 67 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Anforderungen an die elektronische Archivierung Verwaltung von Speichersystemen (auch mit nur einmal beschreibbaren Medien einschließlich des Zugriffs auf Medien die sich nicht mehr im Speichersystem direkt befinden) Sicherstellung der Verfügbarkeit der gespeicherten Informationen über einen längeren Zeitraum, der Jahrzehnte betragen kann Bereitstellung von Informationsobjekten unabhängig von der sie ursprünglich erzeugenden Anwendung auf verschiedenen Klienten und mit Übergabe an andere Programme Unterstützung von Klassen-Konzepten zur Vereinfachung der Erfassung durch Vererbung von Merkmalen und Strukturierung der Informationsbasis Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement

68 68 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Anforderungen an die elektronische Archivierung Konverter zur Erzeugung von langfristig stabilen Archivformaten und Betrachter (engl. Viewer) zur Anzeige von Informationsobjekten, für die die ursprünglich erzeugende Anwendung nicht mehr zur Verfügung steht Absicherung der gespeicherten Informationsobjekte gegen unberechtigten Zugriff und gegen Veränderbarkeit der gespeicherten Information Übergreifende Verwaltung unterschiedlicher Speichersysteme, um z. B. durch Zwischenspeicher (Caches) schnellen Zugriff und zügige Bereitstellung der Informationen zu gewährleisten Standardisierte Schnittstellen, um elektronische Archive als Dienste in beliebige Anwendungen integrieren zu können Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement

69 69 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Anforderungen an die elektronische Archivierung Eigenständige Wiederherstellungsfunktionalität (Recovery), um inkonsistent gewordene oder gestörte Systeme aus sich heraus verlustfrei wieder aufbauen zu können Sichere Protokollierung von allen Veränderungen an Strukturen und Informationsobjekten, die die Konsistenz und Wiederauffindbarkeit gefährden können und dokumentieren, wie die Informationen im Archivsystem verarbeitet wurden Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement

70 70 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Anforderungen an die elektronische Archivierung Unterstützung von Standards für die spezielle Aufzeichnung von Informationen auf Speichern mit WORM-Verfahren, für gespeicherte Dokumente und für die Informationsobjekte beschreibende Metadaten um eine langfristige Verfügbarkeit und die Migrationssicherheit zu gewährleisten Unterstützung von automatisierten, nachvollziehbaren und verlustfreien Migrationsverfahren Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement

71 71 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Architektur von elektronischen Archivsystemen Archivsystem Management Archivsystem Speicher Index Datenbank Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement

72 72 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Grundsatz Nur ein dummes Archiv hat lange Bestand! Logik, Verwaltung und Speicher sind von einander zu trennen, damit sie auch getrennt gepflegt und weiterentwickelt werden können. Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement

73 73 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Vergangenheit Architektur Archiv-Client Archivanwendung Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher Monolith Fach-Client Fachanwendung Speicher Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement

74 74 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archivlogik & Dienste Heute Architektur Administration Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher Fach-Client Fachanwendung Temporärer Speicher Scan-Client Scan- anwendung Cache Recherche Anzeige Nachindizierung Indizierung QS Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement

75 75 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archivlogik & Dienste Heute Architektur Administration Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher Fach-Client Fachanwendung Temporärer Speicher Dienstkonzept einer IT-Infrastruktur Scan-Client Scan- anwendung Cache Workflow-Client Workflow Speicher Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement

76 76 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archivlogik & Dienste Heute Architektur Administration Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher Dienstkonzept einer IT-Infrastruktur Universal-Archiv für alle Informationsobjekte Portal Office andere Fach- verfahren Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement

77 77 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Grundsatz Ein Archiv(medium) allein ist nie genug! Speichermedien müssen redundant und sicher ausgelegt sein. Die Lesbarkeit und Verfügbarkeit muss regelmäßig überprüft werden. Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement

78 78 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Architektur und Sicherheit Archiv operativ Archiv Sicherung Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement InhouseOuthouse Archiv operativ Archiv Sicherung Archiv operativ Archiv Sicherung Eigen- Anwender Eigen- Anwender mit outge- sourctem Sicherheits- archiv SaaS Outsourcing

79 79 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Standards Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement Standards

80 80 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Elektronische Archivierung ist vielfach standardisiert: Architektur Metadaten Schnittstellen Verfahren Formate Einige Beispiele: Standards

81 81 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 OAIS ISO Reference Model for an Open Archival Information System 2003 als Standard ISO veröffentlicht Vor allem gedacht für die Verarbeitung digitaler Informationen Logisch strukturiert und damit unabhängig von Implementierung Sowohl aus der Sicht der Funktionalität als auch des Informationsflusses darstellbar Standards

82 82 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 OAIS-Referenzmodell Standards

83 83 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 OAIS-Referenzmodell Eingang Indizierung Standards

84 84 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 OAIS-Referenzmodell Eingang Indizierung Logik Verwaltung Datenbank Standards

85 85 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 OAIS-Referenzmodell Logik Verwaltung Datenbank Archiv- Speicher Standards

86 86 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 OAIS-Referenzmodell Archiv- Speicher Zugriff Bereitstellung Standards

87 87 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 International: ISO Metadata-Standard LMER Langzeitarchivierungsmetadaten Europa: MoReq2 Records Management Deutschland (öffentliche Verwaltung): XDOMEA mit XArchiv Standards Metadaten Standards

88 88 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Speichersystemanbieter (technisch) SNIA XAM Öffentliche Verwaltung Deutschland XDOMEA XArchiv Bundesarchiv SAM Zugriffsschicht (technisch) CMIS WebDAV JSR 170/283 Standards Schnittstellen Standards

89 89 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 TIFF Tagged Image File Format verschiedene Spezifikationen einschließlich Farbe PDF Portable Document Format PDF/A als Norm ISO PDF selbst wird ebenfalls durch die ISO normiert Standards Formate Standards

90 90 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Dies heißt aber nicht, dass jeder Standard auch für die individuellen Archivierungsanforderungen geeignet ist! Aber: man kann gut abkupfern … Und: Standards ändern sich über die Zeit. DEN universellen Standard für Schnittstellen oder Formate gibt es nicht! Viele Standards … Standards

91 91 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archivierung bedeutet immer auch zugleich Migration! z.B. Technologiewechsel bei langzeitiger Aufbewahrung, neue Nutzungsmodelle etc. Die Einhaltung von Standards macht das Leben bei Migrationen einfacher! Standards

92 92 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Ausblick: Weitere Entwicklungen StandardsAusblick: Weitere Entwicklungen

93 93 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Qualität Die inhaltliche Qualität ist für die Nutzbarkeit entscheidend. Nicht die Menge an Information machts, sondern die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Arbeitsplatz zu haben. Die inhaltliche Qualität, Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte nebst ihren Kontext- und Prozessinformationen ist ausschlaggebend für die rechtliche Qualität Ausblick: Weitere Entwicklungen

94 94 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Richtigkeit Es gilt nicht à la Google beliebige Informationen zu finden, sondern die richtige Information. Falsche Information ist gefährlicher als gar keine Information. Sie wägt uns in trügerische Sicherheit. Ausblick: Weitere Entwicklungen

95 95 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Abhängigkeit Die Abhängigkeit von Informationen wird unterschätzt. Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von elektronischer Information wächst ständig. Ganze Bereiche unseres öffentlichen Lebens, unserer Wirtschaft und unserer Verwaltung arbeiten nur noch mit elektronischer Information. Ist sie nicht verfügbar, sind wir nicht arbeitsfähig – oder in Zukunft – nicht überlebensfähig. Die Frage nach der Verfügbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit von Information ist längst eine Existenzfrage geworden. Ausblick: Weitere Entwicklungen

96 96 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Verlust Die sichere und ständige Verfügbarkeit von Informationen ist essentiell. Nach Naturkatastrophen wie großen Überschwemmungen machen Unternehmen häufig nicht wieder auf – nicht, weil ihre Lagerhallen weggeschwommen sind, nein, weil sie ihre EDV nicht wieder ans Laufen bekommen haben. Ausblick: Weitere Entwicklungen

97 97 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Informationslücke Die ersten Lücken in der elektronischen Überlieferung treten auf: Elektronisches Wissen ist bereits unwiederbringlich verloren gegangen. Das Information-Gap wird trotz exponentiellen Wachstums größer, da die Ermittlung der richtigen, vollständigen und aktuellen Information immer schwieriger wird. Ausblick: Weitere Entwicklungen

98 98 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Steigende Dokumentationsanforderungen Ständig neue Gesetze & Verordnungen. Die rechtliche Welt wird dem Informationszeitalter angepasst. Was elektronisch entsteht oder nur elektronisch vorliegt muss auch elektronisch nachvollziehbar und prüfbar sein. Ausblick: Weitere Entwicklungen

99 99 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Ausbaufähigkeit und Modularität Ausbaufähigkeit und Modularität sind für Archivsysteme essentiell. Ein langlebiges System muss auf Veränderung ausgelegt sein. Archivsysteme müssen Standards erfüllen, um integrierbar und langfristig nutzbar zu bleiben. Ausblick: Weitere Entwicklungen

100 100 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Wert von Information Der Wert von Information muss für jede individuelle Lösung ermittelt werden. Die Bestimmung des Wertes der gespeicherten Information, der Grad der Abhängig und die Abwägung der Risiken bestimmen die Auslegung des Archivsystems. Ausblick: Weitere Entwicklungen

101 101 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Notwendigkeit Elektronische Daten und Dokumente sind mit gleicher Qualität, Ordnungsmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit zu archivieren wie Papierdokumente. Elektronische Archive sind daher eine unabdingbare Voraussetzung für die Einführung sicherer elektronischer Verfahren in allen Bereichen des Unternehmens. Ausblick: Weitere Entwicklungen

102 102 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Wirtschaftlichkeit und Sicherheit Elektronische Archivierung ist wirtschaftlicher als herkömmliche Papierarchive. Bei entsprechender Auslegung sind elektronische Archive sicherer als herkömmliche Papierarchive. Die Einführung der elektronischen Archivierung ist nur eine Frage des Wie und nicht mehr des Ob und Wann. Ausblick: Weitere Entwicklungen

103 103 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Gedächtnis Die elektronische Archivierung ist das Gedächtnis der Informationsgesellschaft. Zitat von Erkki Likaanen, EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft, DLM Forum Konferenz 1999 Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement Rechtliche Anforderungen in Deutschland StandardsArchive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management GRC – Governance, Risk Management & Compliance Ausblick: Weitere Entwicklungen

104 104 Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Dr. Ulrich Kampffmeyer Präsentation, Handout, Newsletter, weiterführende Informationen... Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement Rechtliche Anforderungen in Deutschland StandardsArchive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management GRC – Governance, Risk Management & Compliance Ausblick: Weitere Entwicklungen


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