P R O J E C T C O N S U L T Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer

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1 P R O J E C T C O N S U L T Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer
Canon Office Tag München, P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Download der Handout-Version: Schulz_Archiv_Kff_Handout_ pdf Download der Präsentationsversion: Schulz_Archiv_Kff_Show_ pps

2 Einführung: Willkommen in der digitalen Welt
Agenda Einführung – Willkommen in der digitalen Welt Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management GRC – Governance, Risk Management & Compliance Rechtliche Anforderungen in Deutschland Elektronische Archivierung & Dokumentenmangement Standards Ausblick: Weitere Entwicklungen Ausblick: Weitere Entwicklungen Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management GRC – Governance, Risk Management & Compliance Rechtliche Anforderungen in Deutschland Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement Standards Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

3 Einführung – Willkommen in der digitalen Welt
Ausblick: Weitere Entwicklungen Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management GRC – Governance, Risk Management & Compliance Rechtliche Anforderungen in Deutschland Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement Standards Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

4 Einführung: Willkommen in der digitalen Welt
Informationswachstum Elektronische Information wächst exponentiell. Jedes Jahr werden mehr als doppelt so viele Daten wie im Vorjahr generiert. Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

5 Explosion der Unternehmensinformationen
Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Storage Demand Petabytes Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Feststehende „unstrukturierte“ Daten Dynamische „strukturierte“ Daten

6 Das digitale Archiv Einführung: Willkommen in der digitalen Welt EDM
Digital Asset Management Electronic Records Management DRM REA Multi Channel Distribution ECM Preservation Wissensmanagement Document Management Information Lifecycle Management Elektronische Signatur Scanning COLD MAM Portale ILM Enterprise Content Integration KM Web Content Management Engineering Document Management Management Archivierung Content Management BPM Document Related Technologies Workflow Imaging Capture EDRMS Electronic Document -Management CTA IRS Revisionssichere Archivierung BPM Digital Rights Management Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Preservation Digital Signature Das digitale Archiv Collaboration MAM Media Asset Management EDM DAM Compliant Transaction Archival DMS SaaS Elektronische Archivierung eSignature Records Management ERM DM Single Instance Archivierung Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Business Process Management E-Business Enterprise Application Integration UDM Output Management IDARS EAI EAkte Optical Filing Groupware Single Source Publishing OMS WCM Enterprise Content Management iECM Enterprise information Management Knowledge Management Document Warehouse Archiving Intranet Repository DRT CMS IDOM Collaborative Commerce Workflow EDM Collaborative Commerce © PROJECT CONSULT 2002 Business Process Management MultiMedia-Datenbanken ASP / DMCO ECI

7 Einführung: Willkommen in der digitalen Welt
Medienbruch Wir leben in einer Welt des Umbruchs und mit Medienbrüchen: Weder die Papierdokumentation noch die elektronische Dokumentation sind vollständig. Die Chance, Ordnung und Vollständigkeit zu gewährleisten ist mit Unterstützung elektronischer Systeme in der elektronischen Welt deutlich größer. Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

8 Zeichen, Daten, Informationen und Wissen
Beispiele Zusammenhänge Wissen Marktmechanismen des Devisenmarktes Vernetzung Information Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Devisenkurs Kontext €1 = 1,70 $ Daten 1,70 Syntax Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Zeichen „1“, „0“, „7“ Zeichenvorrat und „,“ Beziehungen zwischen den Ebenen der Begriffshierarchie

9 Zeichen, Daten, Informationen und Wissen
Records Media Assets Information Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Dokumente Content Daten Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Zeichen Unterschiedliche Ausprägungen elektronischer Information.

10 Strukturierte & unstrukturierte Information
sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank) Schwach strukturierte Information sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien) Unstrukturierte Information sind beliebige Informationsobjekte, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.) Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

11 Einführung: Willkommen in der digitalen Welt
Dokument von lat.: documentum = beweisende Urkunde; aus docere = lehren Ein Dokument war bisher ein physisch existenter Informationscontainer z.B. Papier-Dokument Ein Dokument kann Informationen beliebiger Darstellungsform enthalten; z.B. eine Kombinationen von Texten, Daten, Grafiken und Bildern Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

12 Das elektronische Dokument
Definition „Elektronisches Dokument“ Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem IT-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet. Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

13 Einführung: Willkommen in der digitalen Welt
Das elektronische Original Nahezu alle Dokumente im Geschäfts- und Behördenumfeld entstehen originär digital – erzeugt von Anwendern und Systemen. Ausdrucke auf Papier sind häufig nur noch eine mögliche Form der Repräsentation des ursprünglich elektronischen Dokuments. Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

14 Elektronisch signierte Dokumente
Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument, das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist. Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichers. Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

15 Das Dokument und seine rechtliche Bedeutung
Mit dem Begriff des Dokuments ist sehr eng eine implizierte Bedeutung verknüpft: es dokumentiert eine Vereinbarung oder ein Geschäft es überliefert eine wahre, unverfälschte Information durch eine Unterschrift identifiziert es den Verfasser und authentifiziert den Inhalt es stellt einen Wert dar etc. Im angloamerikanischen Sprachgebrauch ist der Dokumentbegriff in elektronischen Systemen nicht mit dieser rechtlichen Bedeutung und Wichtigkeit verknüpft. Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

16 Der neue Dokument-Begriff
Ein Dokument kann heute alles sein: gescannte Faksimiles s mit Attachment Office-Dateien Host-Output Web-E-Business-Formulare © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Transaktionen dynamische HTML-Seiten digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen dreidimensionale Vektorgebilde Datensätze mit zugewiesener Struktur elektronisch signierte Dateien Container mit beliebigen digitalen Komponenten Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. ... © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

17 Einführung: Willkommen in der digitalen Welt
Record Unter einem Record wird ein beliebiger Content-Typ verstanden, der sich auf die Geschäftstätigkeit oder die Transaktion eines Unternehmens bezieht. Records sind aufbewahrungspflichtige Dokumente. Die physikalische Form oder andere Merkmale spielen dabei keine Rolle. Beispiele sind s, Verträge, Geschäftsvereinbarungen, Kontoübersichten, Berichte sowie Video- und Audiodateien Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

18 Einführung: Willkommen in der digitalen Welt
Record Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen Handlung zu dienen. (ISO Part 1) Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

19 Einführung: Willkommen in der digitalen Welt
Content Content (engl. Inhalt) sind Informationen in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt werden Content ist nicht einfach eine Übertragung des Dokument-Begriffes. Content wird heute so verstanden, dass die Informationsobjekte Inhalt, Layout und Meta-Daten umfassen Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

20 Einführung: Willkommen in der digitalen Welt
Media Asset Media Asset ist grundsätzlich eine Form von Content besteht zum einen aus multimedialen unstrukturierten Informationsobjekten wie Bildern, Grafiken, Präsentationen oder Rich-Media-Inhalten wie Audio und Video zum anderen aus strukturierten Metainformationen, die das Media Asset beschreiben Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

21 Einführung: Willkommen in der digitalen Welt
Informationsobjekte Herkömmliche Begriffe wie „Schriftstück“, „Archivgut“ oder „Schriftgut“ können nicht auf die moderne elektronische Archivierung angewendet werden. Heute spricht man von „Informationsobjekten“ Ein Informationsobjekt kann ein Datensatz, eine Webseite, eine Liste, ein gescanntes Dokument, eine Word-Datei, eine Referenz auf ein Papierobjekt, eine Protokolldatei, eine Multimedia-Darstellung, ein Video oder ein beliebiges anderes Inhaltsformat sein. Ein Informationsobjekt definiert sich durch seine Inhalts-, beschreibenden (Meta-Daten) und Kontext-Daten. Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

22 Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management
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23 Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management
Unter einem Archiv (von lat.: archivum, aus griech.: archeion Regierungs-, Amtsgebäude) versteht man üblicherweise eine meist auf Dauer angelegte Sammlung von Unterlagen oder Informationen. Die Archivierung von Informationen zu Geschäftsgängen und Entscheidungen ist seit jeher eine Verpflichtung für alle Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen, die rechtlich relevante Handlungen vornehmen, die nachvollziehbar bleiben müssen. Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

24 Elektronische Archivierung
Elektronische Archive erlauben datenbankgestützt den Zugriff auf langzeitig, unveränderbar archivierte elektronische Informationen. Elektronische Archive sind keine Datensicherungs- oder Backup-Systeme. Grundsätzlich dient die elektronische Archivierung zur langfristigen, sicheren, authentischen und unverfälschbaren elektronischen Speicherung von Daten, Informationen, Records, Dokumenten und Content mit direktem zielgerichtetem Zugriff. Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

25 Langzeitarchivierung
Unter „elektronischer Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren. Archivare in historischen Archiven verstehen unter Langzeitarchivierung die ewige, dauerhafte Archivierung. Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

26 Revisionssichere Archivierung
Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten. Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

27 Revisionssicherheit: Kriterien
Folgende grundsätzlichen Kriterien gelten für die Revisionssicherheit von Archivsystemen: Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung und Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

28 Revisionssicherheit: Kriterien
Revisionssicherheit ist kein technisches Merkmal. Es gibt daher auch keine revisionssicheren Speichermedien! WORM – d.h. nur einmal beschreibbare und dann nur noch lesbare Speicher – unterstützt die Revisionssicherheit, ist aber selbst und für sich allein genommen nicht revisionssicher! Man kann bei Einsatz geeigneter Verfahren auch auf wiederbeschreibbaren Speichern revisionssicher archivieren! Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

29 Speicheralternativen für die digitale Archivierung
Herkömmliche WORM-Medien in Jukeboxen Aktuell: UDO CD oder DVD in Jukeboxen Bänder in Robotersystemen WORM-Tape Festplatten mit Softwaresicherung Spezielle Festplattensubsysteme Neue Technologien sind in Entwicklung, aber noch nicht kommerziell verfügbar Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

30 Revisionssicherheit: Kriterien
Die Revisionssicherheit wird in einer Verfahrensdokumentation nachgewiesen (siehe GoBS und GoBIT). Prozesse, Organisation und Betrieb sind auf die Erfüllung der Revisionssicherheit auszulegen und die Einhaltung der Vorgaben und beschriebenen Verfahren ist regelmäßig zu prüfen. Die „Abnahme“ der Revisionssicherheit hat durch einen unabhängigen Dritten bzw. durch die entsprechende Aufsicht zu erfolgen. Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

31 Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement dient zur datenbank- gestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Dokumentenmanagement im engeren Sinn Unter den klassischen Dokumentenmanagementsystemen im engeren Sinn sind solche Lösungen zu verstehen, die ursprünglich aus der Notwendigkeit entstanden sind, Verwaltungs- und Kontrollfunktionen für die wachsenden Dateibestände zur Verfügung zu stellen: Dokumentenmanagement im weiteren Sinn Unter einem Dokumentenmanagementsystem im weiteren Sinn werden verschiedene Systemkategorien und deren Zusammenspiel verstanden wie Dokumentenmanagement im engeren Sinn, Imaging, Scannen, COLD Workflow, Groupware, elektronische Archivierung und andere. Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

32 Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement unterstützt Lebenszyklus von Dokumenten vor Archivierung. In Deutschland wird Archivierung als Bestandteil von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) betrachtet. Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

33 Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management
International spricht man inzwischen von ECM Enterprise Content Management. Dokumentenmanagement und Archivierung sind Komponenten von ECM. Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

34 Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management
ECM - Definition “Enterprise Content Management is the Strategies, Methods and Tools used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver Content and Documents related to Organizational Processes.” AIIM Association for Information and Image Management International, 2008 Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

35 Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management
ECM - Definition “Enterprise Content Management beinhaltet die Strategien, Methoden und Werkzeuge um Content und Dokumente im Kontext der organisatorischen Prozesse zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, bereitzustellen und langzeitig zu archivieren.” Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

36 ECM - das 5-Komponenten-Modell
MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management STORE WCM Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 WF/BPM RM PRESERVE

37 ECM - das 5-Komponenten-Modell
Collaboration & Web 2.0 Document Management MANAGE CAPTURE Web Content Management DELIVER Collab DM STORE Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management STORE WCM Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 WF/BPM Workflow / Business Process Management RM Records Management PRESERVE

38 Relevant für das Thema Archivierung
MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management STORE WCM Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 WF/BPM RM Records Management PRESERVE

39 GRC – Governance, Risk Management & Compliance
Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

40 machen den Bedarf an Transparenz und Dokumentation deutlich.
Skandale machen den Bedarf an Transparenz und Dokumentation deutlich. Zum Beispiel: GRC – Governance, Risk Management & Compliance Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

41 Deutsche Bank 2004 Mangelhaftes E-Mail-Management
Die Deutsche Bank musste 87,5 Millionen Dollar Strafe zahlen, da sie große Teile der von der amerikanischen Börsenaufsicht angeforderten -Korrespondenz der Mitarbeiter nicht finden konnte. GRC – Governance, Risk Management & Compliance Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

42 GRC – Governance, Risk Management & Compliance
Vom französischen Begriff Gouvernance abgeleitet Lateinisch "gubernator", Steuermann, Herrschaft, Lenkung, Steuerung GRC – Governance, Risk Management & Compliance Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

43 GRC – Governance, Risk Management & Compliance
Corporate Governance Übertragung als Corporate Governance auf das Wirtschaftsleben "körperschaftliche Steuerung" "Leitung einer Körperschaft bzw. einer Gesellschaft" GRC – Governance, Risk Management & Compliance Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

44 GRC – Governance, Risk Management & Compliance
Risiko ist das italienische Wort für Wagnis oder Gefahr Risikomanagement umfasst die Maßnahmen zur Erfassung der Risiken Bewertung der Risiken Steuerung der Risiken GRC – Governance, Risk Management & Compliance Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

45 GRC – Governance, Risk Management & Compliance
Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten eines Unternehmens, seiner Organisationsmitglieder und seiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen Ge- und Verbote begründen. Compliance ist die Übereinstimmung mit und die Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben. GRC – Governance, Risk Management & Compliance Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

46 Compliance: Grundsätzliche Kriterien
Authentizität Vollständigkeit Nachvollziehbarkeit Zugriffssicherheit Geordnetheit Integrität Auffindbarkeit Reproduzierbarkeit Unverändertheit Richtigkeit Prüfbarkeit Portabilität Vertrauenswürdigkeit GRC – Governance, Risk Management & Compliance Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

47 Compliance: Insellösungen vermeiden
Compliance-relevante Informationen sind nur eine Untermenge aller Informationen im Unternehmen. Daher keine isolierten Teillösungen für Einzelprobleme beschaffen (z.B. -Archivierung), da diese schwer integrierbare Inseln bilden und das Problem noch verschärfen können. Ziel sollte sein, eine einheitliche ECM Enterprise Content Management Infrastruktur aufzubauen, die auch die Compliance-Anforderungen mit erfüllt. GRC – Governance, Risk Management & Compliance Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

48 GRC: Ganzheitlicher Ansatz
Bisheriger Ansatz: Governance, Risk Management und Compliance als einzelne Säulen Aufteilung auf verschiedene Rollen und Bereiche Umsetzung in spezifischen Lösungen GRC-Ansatz: Ganzheitliche Betrachtung und Umsetzung der Anforderungen Technische Infrastruktur zur Implementierung und Überwachung von Prozessen Definition und Kontrolle von Risiken Dokumentation und Archivierung von Geschäftsvorfällen GRC – Governance, Risk Management & Compliance Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

49 GRC – Governance, Risk Management & Compliance
GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, Risikomanagement und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell: Governance Compliance Risk Management GRC – Governance, Risk Management & Compliance Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

50 Compliance: 10 Merksätze
Compliance-Themen gehören auf die Entscheider-Ebene, die die Verantwortung für die Einhaltung und Umsetzung der Anforderungen haben. Compliance-Anforderungen sind ein Bestandteil jedweder Corporate Governance Strategie. Unternehmen benötigen eine Richtlinie zum Umgang mit Informationen, eine Information Policy, die die Compliance-Anforderungen und die Lösung zur Umsetzung der Anforderungen beinhaltet. Compliance muss durchgängig im Unternehmen implementiert werden um wirksam zu sein. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss regelmäßig nach definierten Verfahren überprüft werden. GRC – Governance, Risk Management & Compliance Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

51 Compliance: 10 Merksätze
7. Information Management Compliance betrifft nicht nur Software und Systeme sondern die Prozesse im Unternehmen, die Organisation und den Umgang mit den Systemen. Compliance-Anforderungen betreffen nicht nur elektronische Archive sondern alle Systemkomponenten in denen aufbewahrungspflichtige Daten, Informationen und Dokumente erzeugt, genutzt und verwaltet werden. 9. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss auch für den eigenen Nutzen im Unternehmen genutzt werden, um mehr Transparenz und Sicherheit zu schaffen und um das Unternehmen auf das Informationszeitalter einzustellen. 10. Man darf sich nicht durch den Begriff Compliance verunsichern oder gar verängstigen lassen, sondern muss zunächst im Unternehmen prüfen, welche Regelungen für welchen Anwendungsfall überhaupt relevant sind. GRC – Governance, Risk Management & Compliance Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

52 Rechtliche Anforderungen in Deutschland
GRC – Governance, Risk Management & Compliance Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

53 Gesetzesgrundlagen in Deutschland
Abk. Name Jahr AktG Aktiengesetz 2007 AO Abgabenordnung 2006 BetrVerfG Betriebsverfassungsgesetz BDSG Bundesdatenschutzgesetz BGB Bürgerliches Gesetzbuch BBankG Bundesbankgesetz EHUG Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister EStG Einkommensteuergesetz EGG Elektronisches Geschäftsverkehrsgesetz 2000 GwG Geldwäschegesetz 1997 GmbHG Gesetz betreffend die GmbH HGB Handelsgesetzbuch IuKDG Informations- und Kommunikationsgesetz AO Abgabenordnung BGB „Schriftform“ Rechtliche Anforderungen in Deutschland EHUG „Geschäftsbrief“ Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

54 Gesetzesgrundlagen in Deutschland
Abk. Name Jahr InvZulG Investitionszulagengesetz 2004 KonTraG Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich 1998 ProdHaftG Produkthaftungsgesetz 2002 SigÄndG Signaturänderungsgesetz SigG Signaturgesetz 2005 TDG Teledienstegesetz 2006 TDDGS Teledienstedatenschutzgesetz 2001 TKG Telekommunikationsgesetz 2007 UMAG Gesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts UStG Umsatzsteuergesetz UmwG Umwandlungsgesetz VwVfG Verwaltungsverfahrensgesetz VwVfRÄndG 3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften ZPO Zivilprozessordnung SigG „Elektronische Signatur“ Rechtliche Anforderungen in Deutschland Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

55 Verordnungen in Deutschland
Abk. Name Jahr GAUFZV Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung 2003  GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2002 GoB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme  1997 SigV Signaturverordnung 2001 SRVwV Allg. Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung 1999 GAUFZ “Verrechnungspreisdokumentation“ GDPdU „elektronische Steuerprüfung“ GoBS „Das Grundlagendokument“ zukünftig die GoBIT Rechtliche Anforderungen in Deutschland Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

56 Ausgewählte aktuelle Beispiele zu rechtlichen Anforderungen
Rechtliche Anforderungen in Deutschland Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

57 GDPdU: E-Mail im Kontext der GDPdU
Organisatorisches Problem: theoretisch kann nahezu jeder mit einer -Adresse in einem Unternehmen steuerrelevanten s empfangen; er muss diese als solche erkennen und einer geordneten, revisionssicheren Ablage zuführen. Ein Ausdruck qualifiziert elektronisch signierter s ist nicht ausreichend. Dies gilt insbesondere für die elektronische Abrechnung auf der Grundlage des § 14 Abs. 3 UStG, für welche die GDPdU erweiterte Aufbewahrungsvorschriften vorsehen. Rechtliche Anforderungen in Deutschland Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

58 GDPdU: Steuerrelevante Daten
Was sind steuerrelevante Daten? Im Prinzip alle Daten mit Informationen, die relevant sind für Kosten und Ertrag Problemfelder: Technische Abgrenzung Daten außerhalb FiBu, z.B. Anlagenbuchhaltung, Lohndaten, Zeiterfassung, aus Registrierkassen, Mail-Dokumente, Konstruktionsdaten Daten aus verschiedenen Speicherorten Rechtliche Anforderungen in Deutschland Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

59 Bundesfinanzhofs vom September 2007
Bundesfinanzhof vom 26. September 2007; BFH I B 53, 54/07: „Bestätigung“ der Urteile des FG Düsseldorf zur Ausweitung der GDPdU Ausweitung des Zugriffsrechts der Finanzbehörde auf Konten der handelsrechtlichen Buchhaltung, auf denen steuerlich nicht abzugsfähige Betriebsausgaben verbucht sind. Eingescannte Belege, deren Original vernichtet wurde, müssen digital vorgehalten werden; die Organisation der Datenbestände mit Trennung geschützter Daten, die nicht dem Einsichtnahme-recht unterliegen, ist Aufgabe des Steuerpflichtigen. Rechtliche Anforderungen in Deutschland Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

60 Urteil des FG Münster vom Mai 2008
Nach einem Urteil des Finanzgerichtes Münster vom 16. Mai 2008 ist der Datenzugriff auf die Finanzbuchhaltung auch im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung zulässig. Der Datenzugriff, im konkreten Fall die Verpflichtung zur Datenträgerüberlassung, kann sich demnach auch auf die Daten der aufbewahrungspflichtigen Finanzbuchhaltung erstrecken, da diese lohnsteuerrelevante Daten beinhaltet und somit Gegenstand der Lohnsteueraußenprüfung ist. Nur so kann der Prüfungsauftrag in vollem Umfang durchgeführt werden. Rechtliche Anforderungen in Deutschland Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

61 GDPdU jetzt mit „Preisschild“: Verzögerungsgeld
Erweiterung des § 146 der Abgabenordnung (AO) im Jahressteuergesetz 2009 (JStG 2009) um Absatz 2b: Steuerpflichtiger kommt der Aufforderung zur Einräumung des Datenzugriffs innerhalb einer angemessenen Frist nicht nach Gemäß Absatz 2b Festsetzung von Verzögerungsgeldern von Euro bis Euro im jeweiligen Einzelfall Rechtliche Anforderungen in Deutschland Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

62 8. EU-Richtlinie „EURO-SOX“
Neufassung der Abschlussprüferrichtlinie Umgesetzt in Deutsche Gesetzgebung in 2008 Ziele: Erhöhung der Glaubwürdigkeit der Finanzdaten besserer Schutz der EU gegen Finanzskandale Stärkung und Harmonisierung der Funktion der Abschlussprüfungen in den Mitgliedsstaaten Inhalte: Zulassung, Unabhängigkeit und Pflichten der Abschlussprüfer Zu beachtende Prüfungsgrundsätze Verpflichtung zu einer externen Qualitätskontrolle Unabhängige Berufsaufsicht Sondervorschriften für Unternehmen im öffentlichen Interesse Rechtliche Anforderungen in Deutschland Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

63 Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement
Rechtliche Anforderungen in Deutschland Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

64 DMS ≠ ECM DM ECM Archiv ≠ RM ∩ RM ECM Archiv DMS Archiv ECM RM ECM ∩ ∩
Formeln DMS ≠ ECM DM ECM Archiv ≠ RM RM ECM Archiv DMS Archiv ECM RM ECM ∩ Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement ∩ Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 ∩ ∩ ∩

65 Anforderungen an die elektronische Archivierung
Programmgestützter, direkter Zugriff auf einzelne Informationsobjekte, landläufig auch Dokumente genannt, oder Informationskollektionen, z. B. Listen, Container mit mehreren Objekten etc. Datenbankgestützte Verwaltung der Informationsobjekte auf Basis von Metadaten und gegebenenfalls Volltexterschließung der Inhalte der archivierten Informationsobjekte. Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

66 Anforderungen an die elektronische Archivierung
Unterstützung verschiedener Indizierungs- und Recherchestrategien, um auf die gesuchte Information direkt zugreifen zu können. Einheitliche und gemeinsame Speicherung beliebiger Informationsobjekte, vom gescannten Faksimile über Dokumentenformat-Dateien und s bis hin zu komplexen XML-Strukturen, Listen, COLD-Dokumenten oder ganzen Datenbankinhalten. Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

67 Anforderungen an die elektronische Archivierung
Verwaltung von Speichersystemen (auch mit nur einmal beschreibbaren Medien einschließlich des Zugriffs auf Medien die sich nicht mehr im Speichersystem direkt befinden) Sicherstellung der Verfügbarkeit der gespeicherten Informationen über einen längeren Zeitraum, der Jahrzehnte betragen kann Bereitstellung von Informationsobjekten unabhängig von der sie ursprünglich erzeugenden Anwendung auf verschiedenen Klienten und mit Übergabe an andere Programme Unterstützung von „Klassen-Konzepten“ zur Vereinfachung der Erfassung durch Vererbung von Merkmalen und Strukturierung der Informationsbasis Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

68 Anforderungen an die elektronische Archivierung
Konverter zur Erzeugung von langfristig stabilen Archivformaten und Betrachter (engl. Viewer) zur Anzeige von Informationsobjekten, für die die ursprünglich erzeugende Anwendung nicht mehr zur Verfügung steht Absicherung der gespeicherten Informationsobjekte gegen unberechtigten Zugriff und gegen Veränderbarkeit der gespeicherten Information Übergreifende Verwaltung unterschiedlicher Speichersysteme, um z. B. durch Zwischenspeicher (Caches) schnellen Zugriff und zügige Bereitstellung der Informationen zu gewährleisten Standardisierte Schnittstellen, um elektronische Archive als Dienste in beliebige Anwendungen integrieren zu können Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

69 Anforderungen an die elektronische Archivierung
Eigenständige Wiederherstellungsfunktionalität (Recovery), um inkonsistent gewordene oder gestörte Systeme aus sich heraus verlustfrei wieder aufbauen zu können Sichere Protokollierung von allen Veränderungen an Strukturen und Informationsobjekten, die die Konsistenz und Wiederauffindbarkeit gefährden können und dokumentieren, wie die Informationen im Archivsystem verarbeitet wurden Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

70 Anforderungen an die elektronische Archivierung
Unterstützung von Standards für die spezielle Aufzeichnung von Informationen auf Speichern mit WORM-Verfahren, für gespeicherte Dokumente und für die Informationsobjekte beschreibende Metadaten um eine langfristige Verfügbarkeit und die Migrationssicherheit zu gewährleisten Unterstützung von automatisierten, nachvollziehbaren und verlustfreien Migrationsverfahren Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

71 Architektur von elektronischen Archivsystemen
Index Datenbank Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement Archivsystem Management Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archivsystem Speicher

72 Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement
Grundsatz „Nur ein dummes Archiv hat lange Bestand!“ Logik, Verwaltung und Speicher sind von einander zu trennen, damit sie auch getrennt gepflegt und weiterentwickelt werden können. Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

73 Archivverwaltung Datenbank
Architektur Vergangenheit Monolith Fach-Client Archiv-Client Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement Fachanwendung Archivanwendung Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archivverwaltung Datenbank Speicher Archivspeicher

74 Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement
Architektur Recherche Anzeige Nachindizierung Indizierung QS Heute Fach-Client Scan-Client Administration Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement Fachanwendung Scan- anwendung Archivlogik & Dienste Temporärer Speicher Cache Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher

75 Dienstkonzept einer IT-Infrastruktur
Architektur Heute Dienstkonzept einer IT-Infrastruktur Workflow-Client Fach-Client Scan-Client Administration Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement Workflow Fachanwendung Scan- anwendung Archivlogik & Dienste Speicher Temporärer Speicher Cache Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher

76 Universal-Archiv für alle
Architektur Heute Dienstkonzept einer IT-Infrastruktur Portal Office andere Fach- verfahren Administration Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement Archivlogik & Dienste Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher Universal-Archiv für alle Informationsobjekte

77 Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement
Grundsatz „Ein Archiv(medium) allein ist nie genug!“ Speichermedien müssen redundant und sicher ausgelegt sein. Die Lesbarkeit und Verfügbarkeit muss regelmäßig überprüft werden. Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

78 Architektur und Sicherheit
Inhouse Outhouse Archiv operativ Archiv Sicherung Eigen- Anwender Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement Eigen- Anwender mit outge- sourctem Sicherheits- archiv Archiv operativ Archiv Sicherung Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archiv operativ Archiv Sicherung SaaS Outsourcing

79 Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement
Standards Standards Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

80 Elektronische Archivierung ist vielfach standardisiert:
Standards Elektronische Archivierung ist vielfach standardisiert: Architektur Metadaten Schnittstellen Verfahren Formate Einige Beispiele: Standards Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

81 OAIS ISO 14721 Standards Reference Model for an
Open Archival Information System 2003 als Standard ISO veröffentlicht Vor allem gedacht für die Verarbeitung digitaler Informationen Logisch strukturiert und damit unabhängig von Implementierung Sowohl aus der Sicht der Funktionalität als auch des Informationsflusses darstellbar Standards Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

82 OAIS-Referenzmodell Standards PROJECT CONSULT Unternehmensberatung
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83 OAIS-Referenzmodell Eingang Indizierung Standards PROJECT CONSULT
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84 Logik Verwaltung Datenbank
OAIS-Referenzmodell Eingang Indizierung Logik Verwaltung Datenbank Standards Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

85 Logik Verwaltung Datenbank
OAIS-Referenzmodell Logik Verwaltung Datenbank Standards Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archiv- Speicher

86 Zugriff Bereitstellung
OAIS-Referenzmodell Standards Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archiv- Speicher Zugriff Bereitstellung

87 International: Standards Metadaten Standards
ISO Metadata-Standard LMER Langzeitarchivierungsmetadaten Europa: MoReq2 Records Management Deutschland (öffentliche Verwaltung): XDOMEA mit XArchiv Standards Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

88 Speichersystemanbieter (technisch)
Standards Schnittstellen Speichersystemanbieter (technisch) SNIA XAM Öffentliche Verwaltung Deutschland XDOMEA XArchiv Bundesarchiv SAM Zugriffsschicht (technisch) CMIS WebDAV JSR 170/283 Standards Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

89 TIFF Standards Formate Standards PDF
Tagged Image File Format verschiedene Spezifikationen einschließlich Farbe PDF Portable Document Format PDF/A als Norm ISO PDF selbst wird ebenfalls durch die ISO normiert Standards Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

90 Viele Standards … Dies heißt aber nicht, dass jeder Standard auch für die individuellen Archivierungsanforderungen geeignet ist! Aber: man kann gut abkupfern … Und: Standards ändern sich über die Zeit. DEN universellen Standard für Schnittstellen oder Formate gibt es nicht! Standards Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

91 Archivierung bedeutet immer auch zugleich Migration!
Standards Archivierung bedeutet immer auch zugleich Migration! z.B. Technologiewechsel bei langzeitiger Aufbewahrung, neue Nutzungsmodelle etc. Die Einhaltung von Standards macht das Leben bei Migrationen einfacher! Standards Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

92 Ausblick: Weitere Entwicklungen
Standards Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

93 Ausblick: Weitere Entwicklungen
Qualität Die inhaltliche Qualität ist für die Nutzbarkeit entscheidend. “Nicht die Menge an Information macht’s, sondern die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Arbeitsplatz zu haben.” Die inhaltliche Qualität, Vollständigkeit und Richtigkeit der Inhalte nebst ihren Kontext- und Prozessinformationen ist ausschlaggebend für die rechtliche Qualität Ausblick: Weitere Entwicklungen Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

94 Ausblick: Weitere Entwicklungen
Richtigkeit Es gilt nicht à la Google beliebige Informationen zu finden, sondern die richtige Information. “Falsche Information ist gefährlicher als gar keine Information. Sie wägt uns in trügerische Sicherheit.” Ausblick: Weitere Entwicklungen Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

95 Ausblick: Weitere Entwicklungen
Abhängigkeit Die Abhängigkeit von Informationen wird unterschätzt. „Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von elektronischer Information wächst ständig. Ganze Bereiche unseres öffentlichen Lebens, unserer Wirtschaft und unserer Verwaltung arbeiten nur noch mit elektronischer Information. Ist sie nicht verfügbar, sind wir nicht arbeitsfähig – oder in Zukunft – nicht überlebensfähig. Die Frage nach der Verfügbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit von Information ist längst eine Existenzfrage geworden.“ Ausblick: Weitere Entwicklungen Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

96 Ausblick: Weitere Entwicklungen
Verlust Die sichere und ständige Verfügbarkeit von Informationen ist essentiell. „Nach Naturkatastrophen wie großen Überschwemmungen machen Unternehmen häufig nicht wieder auf – nicht, weil ihre Lagerhallen weggeschwommen sind, nein, weil sie ihre EDV nicht wieder ans Laufen bekommen haben.“ Ausblick: Weitere Entwicklungen Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

97 Ausblick: Weitere Entwicklungen
Informationslücke Die ersten Lücken in der elektronischen Überlieferung treten auf: Elektronisches Wissen ist bereits unwiederbringlich verloren gegangen. Das „Information-Gap“ wird trotz exponentiellen Wachstums größer, da die Ermittlung der richtigen, vollständigen und aktuellen Information immer schwieriger wird. Ausblick: Weitere Entwicklungen Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

98 Steigende Dokumentationsanforderungen
Ständig neue Gesetze & Verordnungen. Die rechtliche Welt wird dem Informationszeitalter angepasst. Was elektronisch entsteht oder nur elektronisch vorliegt muss auch elektronisch nachvollziehbar und prüfbar sein. Ausblick: Weitere Entwicklungen Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

99 Ausbaufähigkeit und Modularität
Ausbaufähigkeit und Modularität sind für Archivsysteme essentiell. Ein langlebiges System muss auf Veränderung ausgelegt sein. Archivsysteme müssen Standards erfüllen, um integrierbar und langfristig nutzbar zu bleiben. Ausblick: Weitere Entwicklungen Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

100 Ausblick: Weitere Entwicklungen
Wert von Information Der Wert von Information muss für jede individuelle Lösung ermittelt werden. Die Bestimmung des Wertes der gespeicherten Information, der Grad der Abhängig und die Abwägung der Risiken bestimmen die Auslegung des Archivsystems. Ausblick: Weitere Entwicklungen Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

101 Ausblick: Weitere Entwicklungen
Notwendigkeit Elektronische Daten und Dokumente sind mit gleicher Qualität, Ordnungsmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit zu archivieren wie Papierdokumente. Elektronische Archive sind daher eine unabdingbare Voraussetzung für die Einführung sicherer elektronischer Verfahren in allen Bereichen des Unternehmens. Ausblick: Weitere Entwicklungen Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

102 Wirtschaftlichkeit und Sicherheit
Elektronische Archivierung ist wirtschaftlicher als herkömmliche Papierarchive. Bei entsprechender Auslegung sind elektronische Archive sicherer als herkömmliche Papierarchive. Die Einführung der elektronischen Archivierung ist nur eine Frage des „Wie“ und nicht mehr des „Ob“ und „Wann“. Ausblick: Weitere Entwicklungen Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

103 Einführung: Willkommen in der digitalen Welt
Gedächtnis Die elektronische Archivierung ist das Gedächtnis der Informationsgesellschaft. Zitat von Erkki Likaanen, EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft, DLM Forum Konferenz 1999 Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Ausblick: Weitere Entwicklungen Standards Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement Rechtliche Anforderungen in Deutschland GRC – Governance, Risk Management & Compliance Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

104 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
Einführung: Willkommen in der digitalen Welt Ausblick: Weitere Entwicklungen Standards Elektronische Archivierung & Dokumentenmanagement Rechtliche Anforderungen in Deutschland GRC – Governance, Risk Management & Compliance Archive, Dokumentenmanagement & Enterprise Content Management Dr. Ulrich Kampffmeyer Präsentation, Handout, Newsletter, weiterführende Informationen ... Canon Office Tag Das digitale Archiv Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009