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Bundesverwaltungsamt Der zentrale Dienstleister des Bundes Informationsveranstaltung zur ZUWES Online-Beleg- bzw. Teilnehmererfassung im ESF-Programm CSR.

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Präsentation zum Thema: "Bundesverwaltungsamt Der zentrale Dienstleister des Bundes Informationsveranstaltung zur ZUWES Online-Beleg- bzw. Teilnehmererfassung im ESF-Programm CSR."—  Präsentation transkript:

1 Bundesverwaltungsamt Der zentrale Dienstleister des Bundes Informationsveranstaltung zur ZUWES Online-Beleg- bzw. Teilnehmererfassung im ESF-Programm CSR – Gesellschaftliche Verantwortung im Mittelstand

2 Seite: 2 Inhalt Belegabrechnung in ZUWES ZUWES-Eingaben zur Teilnehmendenverwaltung Erfassung von Unternehmen und strategischen Partnerschaften Berichterstattung – Ausgabenerklärung Mittelerstattung Fragen zu Einzelsachverhalten Sammelbelege Personalkostenbelege / Besserstellungsverbot Beiträge zur Berufsgenossenschaft Verwaltungsgemeinkostenpauschale Öffentlichkeitsarbeit Reisekosten Offene Fragerunde zu allgemeinen Themen

3 Seite: 3 Abrechnung Allgemein ADELE Grundlage für die: ZahlungsanträgeFinanzabfragenProzesssteuerung

4 Seite: 4 Abrechnung Allgemein Originalbeleg (der/des Zuwendungsempfängerin/s) Prüfbeleg (der/des Zuwendungsgeberin/s) Korrekturbeleg (der/des Zuwendungsempfängerin/s) Ausgabenerklärung Teilnehmendenbericht Jahresbericht = Zwischennachweis Endbericht = Verwendungsnachweis

5 Seite: 5 Abrechnung ZUWES: Belegerfassung Prozess der Belegerfassung Aufruf der Belegliste Nachdem der Bewilligungsbescheid bestandskräftig ist (nach Freigabe durch das BVA), können Sie die Funktionen Belegliste, Berichtsliste und Ausgabenerstellung aufrufen.

6 Seite: 6 Abrechnung ZUWES: Belegerfassung

7 Seite: 7 Abrechnung ZUWES: Belegerfassung

8 Seite: 8 Abrechnung ZUWES: Belegerfassung

9 Seite: 9 Abrechnung ZUWES: Belegerfassung BEACHTEN SIE: Der Beleg kann nicht über die die Projektnummer aufgerufen werden!

10 Seite: 10 Abrechnung ZUWES: Belegerfassung Sofern Sie hier irrtümlich mal auf die Projektnummer klicken sollten, springt das System auf die ursprüngliche Projektanfangsseite zurück. Über die Belegliste gelangen Sie dann wieder zu Ihren Belegen und können hier die erneute Bearbeitung Ihres Beleges etc. vornehmen.

11 Seite: 11 Abrechnung ZUWES: Ausgabenerklärung Zur Erstellung einer Ausgabenerklärung klicken Sie bitte auf den Button Ausgabenerklärung erstellen.

12 Seite: 12 Abrechnung ZUWES: Ausgabenerklärung

13 Seite: 13 Abrechnung ZUWES: Ausgabenerklärung

14 Seite: 14 Ausgabenerklärung Bewilligte Kosten laut Antrag Belegte Ausgaben laut Belegerfassung

15 Seite: 15 Abrechnung ZUWES: Ausgabenerklärung Finanzierung der Ausgabenerklärung:

16 Seite: 16 Abrechnung ZUWES: Ausgabenerklärung tatsächliche Einnahmen geplante Einnahmen

17 Seite: 17 Abrechnung ZUWES: Korrekturbeleg

18 Seite: 18 Abrechnung ZUWES: Korrekturbeleg

19 Seite: 19 Abrechnung ZUWES: Korrekturbeleg

20 Seite: 20 Abrechnung ZUWES: Prüfbeleg auf SB-Ebene

21 Seite: 21 Teilnehmendenverwaltung Allgemein Teilnehmendenverwaltung in ZUWES: Definition Teilnehmerin/Teilnehmer: Teilnehmer/innen sind alle Personen aus der Zielgruppe oder den Zielgruppen Ihres Vorhabens, die eine oder mehrere Maßnahmen darin durchlaufen.

22 Seite: 22 Teilnehmendenverwaltung Allgemein Es wird zwischen langfristigen Maßnahmen und so genannten Bagatellmaßnahmen unterschieden. Zu den Bagatellmaßnahmen werden sämtliche Vorhaben gezählt, die folgende geförderte Aktivitäten vorsehen: Teilnahme an individuellen Kurzberatungen (max. 4 Std. z.B. Telefonberatung, Beratungen von Unternehmen); Teilnahme an kollektiven Informationsveranstaltungen (max. 1 Tag bzw. 8 Std. z.B. Großveranstaltungen, Orientierungstag etc.)

23 Seite: 23 Teilnehmendenverwaltung

24 Seite: 24 Teilnehmendenverwaltung : Teilnehmendenerfassung Beleg Teil1

25 Seite: 25 Teilnehmendenverwaltung : Teilnehmendenerfassung Beleg Teil2 Alle mit einem Stern * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder! Hinweis: Die Daten im TRS werden anonymisiert verarbeitet, dies bedeutet weder das BVA noch Dritte können die Daten sehen. Es werden nur die kumulierten Zahlen über das ADELE System an die EU weitergeleitet.

26 Seite: 26 Teilnehmendenverwaltung Mit dem Button TLN prüfen kann der einzelne oder es können alle Teilnehmer überprüft werden. Hierbei findet keine Plausibilitätsprüfung statt. Die Angaben werden auf Ihre Vollständigkeit hin überprüft.

27 Seite: 27 Teilnehmendenverwaltung : Jahresberichte

28 Seite: 28 Teilnehmendenverwaltung : Jahresberichte

29 Seite: 29 Teilnehmendenverwaltung : Jahresberichte

30 Seite: 30 Teilnehmendenverwaltung : Jahresbericht bearbeiten (1)

31 Seite: 31 Teilnehmendenverwaltung : Jahresbericht bearbeiten (2)

32 Seite: 32 Teilnehmendenverwaltung : Jahresbericht bearbeiten (3)

33 Seite: 33 Erfassung von Unternehmen / strategischen Partnern

34 Seite: 34 Erfassung von Unternehmen / strategischen Partnern

35 Seite: 35 Weiterleitung der Berichte Ausgabenerklärung 6 pro Jahr (alle 2 Monate) Ausgabenerklärung 6 pro Jahr (alle 2 Monate) Teilnehmenden-Daten Jahresbericht bzw. Zwischenverwend ungsnachweis 1 pro Jahr Jahresbericht bzw. Zwischenverwend ungsnachweis 1 pro Jahr Endbericht = Verwendungs- nachweis Ausgabenerklärung 6 pro Jahr (alle 2 Monate) Ausgabenerklärung 6 pro Jahr (alle 2 Monate) Ausgabenerklärung 6 pro Jahr (alle 2 Monate) Ausgabenerklärung 6 pro Jahr (alle 2 Monate) Ausgabenerklärung 6 pro Jahr (alle 2 Monate) Ausgabenerklärung 6 pro Jahr (alle 2 Monate) Ausgabenerklärung 6 pro Jahr (alle 2 Monate) Ausgabenerklärung 6 pro Jahr (alle 2 Monate) Ausgabenerklärung 6 pro Jahr (alle 2 Monate) Ausgabenerklärung 6 pro Jahr (alle 2 Monate) Jahresbericht = Zwischen- nachweis (Sachbericht und zahlenmäßiger Nachweis) Jahresbericht = Zwischen- nachweis (Sachbericht und zahlenmäßiger Nachweis) Die Berichterstattung pro Jahr steht in Abhängigkeit zu der Laufzeit jedes einzelnen Projektes

36 Seite: 36 Fragen zu Einzelsachverhalten Thema: Personalkosten Sammelbeleg für unterschiedliche Ausgabenpositionen mit unterschiedlichen Zahldaten: Gehaltszahlung (an den MA) SV-Beiträge/Umlagen (an die KV) VWL (Bausparkasse/Pensionskasse) Monatliche Zusammenfassung in einem Abrechnungsbeleg Dokumentation aller Einzelausgabenpositionen notwendig Zahldatum: Fiktion des letzten Kalendertags im lfd. Monat (zur Vereinfachung)

37 Seite: 37 Fragen zu Einzelsachverhalten Thema: Personalkosten - notwendige Angaben: TvöD Eingruppierung und Stufe gem. Bewilligung Vertraglich geschuldete Arbeitszeit: [z.B. 30h/Wo.] Davon Stellenanteil im Projekt: [z.B. 75% = 22,5h/Wo.] AN-Brutto Gehalt VWL (bis maximal 6,65 ansetzbar gem. TVöD – Vorlage Vertrag!) bAV / Entgeltumwandlung / Pensionskasse / VBL (6,45 % des AN- Netto) Sozialversicherungsabgaben des Arbeitgebers (SV-AG) Umlagen U1/U2/Insolvenzgeldumlage Sonstige Zahlungen / Einmalzahlungen / Sonderzahlungen Bitte entnehmen Sie die Zahlen immer Ihren Lohnjournalen bzw. Gehaltsabrechnungen um Fehler zu vermeiden.

38 Seite: 38 Fragen zu Einzelsachverhalten Thema: Beiträge zur Berufsgenossenschaft Als gesonderter Sammelbeleg zu erfassen Stellenanteil im Projekt muss berücksichtigt werden (ggfs. anteilige Anrechnung) Abrechnung erst nach Zugang der Beitragsrechnung Keine Erfassung kalkulatorischer Ansätze in Personalbelegen! Nur tatsächlich kassenwirksame Ausgaben innerhalb des Bewilligungszeitraums sind ansatzfähig

39 Seite: 39 Fragen zu Einzelsachverhalten Thema: Pauschale für Verwaltungsausgaben Pauschale Abdeckung zuwendungsfähiger Ausgaben, die nur indirekt einen Projektbezug aufweisen. z. B.: Büromaterial, Mietnebenkosten, Ausgaben für Sozialräume, Telekommunikationskosten, Portokosten, Kosten im Zusammenhang von (Mitarbeiter-) Bewerbungen, Wartungskosten bzw. Hostingkosten, sonstige Verwaltungskosten, Kleinstbeträge etc. Die Berücksichtigung dieser Ausgaben im Rahmen der Pauschale zeigt auf, dass sie als zuwendungsfähig bewertet werden.

40 Seite: 40 Fragen zu Einzelsachverhalten Thema: Reisekosten Vorschriften des BRKG sind einzuhalten Dienstreisen müssen notwendig und projektbezogen sein! Dienstreiseantrag und -genehmigung sind zu erstellen und vorzuhalten (zur Abrechnung) Übernachtungskosten >60 nur in begründeten Ausnahmefällen (+Preisermittlung) Die Wegstreckenentschädigung pro Reise beträgt höchstens 150,00 EUR.

41 Seite: 41 Fragen zu Einzelsachverhalten Thema: Öffentlichkeitsarbeit Bitte beachten Sie den Leitfaden Publizität (Logos, Hinweistexte etc.) Die Vorgaben gelten insbesondere auch für Ihre Webseite, Flyer, Broschüren und Pressemitteilungen!

42 Seite: 42 Hinweis: Behandlung von Anlagen in ZUWES Im Menü Antrag, hier Reiter Anlagen können projektabhängige Dokumente des Antragstellers hinterlegt bzw. hochgeladen werden Sofern hier ein ZB erfolgt ist, können etwaige Unterlagen über den Menüpunkt Anlagen verwalten hochgeladen werden. Dieser Button wird erst nach einem Statuswechsel sichtbar. Mögliche Dateiformate sind: PDF, TXT, RTF, DOC, XLS, XLSX, JPG, JPEG, PNG, GIF, TIF(F) und BMP

43 Seite: 43 VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT!!!


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