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SharePoint, InfoPath & andere Potentiale für elektronische Arbeitsplätze Helmut Reinke.

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Präsentation zum Thema: "SharePoint, InfoPath & andere Potentiale für elektronische Arbeitsplätze Helmut Reinke."—  Präsentation transkript:

1 SharePoint, InfoPath & andere Potentiale für elektronische Arbeitsplätze Helmut Reinke

2 Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion 2

3 Die MindBusiness GmbH IT-Dienstleister für Microsoft Trainings & Projektberatung (Kommunikation, Controlling) Portfolio: gesamtes Spektrum an SharePoint- und Office-Know-how Effiziente Software-Werkzeuge Praxisnahe Portal-Lösungen Unternehmensweite SharePoint- & Office-Rollouts Auf den Arbeitsablauf bezogene Wissensvermittlung in Workshops oder Events Microsoft Gold Partner (InformationWorker- & Software Solutions) 3

4 Über mich 1949 im Saarland geboren Studierter Betriebswirt, staatlich anerkannter Organisationsprogrammierer Fokus liegt auf der Verbindung zwischen Betriebswirtschaft und EDV Steckenpferde: Projekt- & Prozessmanagement in SharePoint Rollout EDV-gestützter Lösungen Management-Informations-Cockpits Veröffentlichung zahlreicher Publikationen 4

5 Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion 5

6 Was ist SharePoint – Ein Überblick 6 DMS System von Microsoft Intranet Portal TeamarbeitsbereichTeamarbeitsbereich Genial einfach und nützlich NischenproduktNischenprodukt Teufelswerk ist Bill Gates SharePoint ist auf dem Server, was Office auf dem Client ist Bill Gates Info-Lego: Baukasten für Informationslösungen SharePoint is the Glue Jeff Teper

7 Was bietet SharePoint? Einfache und intuitive Benutzeroberfläche Office-Integration Optimale Besprechungsarbeitsbereiche Effizienteres Arbeiten Integration des Systems und Zusammenarbeit mit Servern Arbeitsabläufe werden prozessorientiert über Programmgrenzen hinweg abgebildet Teams arbeiten ortsunabhängig gemeinsam an Dokumenten Integrierte Lösungen für Zusammenarbeit und Kommunikation 7

8 Dokumentenmanagement vor & mit Früher Inhaltsgenehmigung Einstufige Versionierung Ein-/Auschecken Metadaten über Spalteneigenschaften Berechtigung auf Bibliotheksebene Heute Versionierung Keine Versionskontrolle Hauptversionen Haupt- und Nebenversionen Grenzwert für die Anzahl von Versionen Entwurfselementsicherheit Erzwungenes Auschecken Papierkorb Zweistufige Wiederherstellung von Dokumenten Workflow

9 Kreislauf & Kernpunkte 9 Kernpunkte/Möglichkeiten im SharePoint für ein effizientes Dokumenten-Management? Erstellen Bearbeiten Prüfen Signieren Freigeben Veröffent- lichen Archivie- ren Metadaten Einheitliches Schlagwortsystem Tracking Gesetzliche Anforderungen Workflow Abbildung & Arbeitsabläufe Archivierung Lebenszyklus der Dokumente

10 Effizient: Die Metadaten in SharePoint Metadaten beschreiben die Eigenschaften eines Dokuments Sie werden in der Dokumentbibliothek als Spalten definiert Es gibt eine Reihe von Metadaten-Typen (Text, numerisch, Datum, Auswahlliste, Verweise…) Sie können Pflicht- oder optionale Eigenschaften besitzen Metadatenmanagement über: Websitespalten Websiteinhaltstypen Dateieigenschaften Dokumentvorlagen Workflows Eingebaute Workflows Eigene Workflows mit SharePoint Designer 10

11 Rechte in SharePoint 2007 Rechte auf 4 Ebenen Websitesammlung Website Liste/Bibliothek Dokumente/Elemente Vererbung von Websitesammlung auf Website und tiefer Prozess dauert an bis Vererbung deaktiviert wird In 2007 werden eigene Gruppen bei der Erstellung der Seite angelegt Personen hinzufügen durch »People-Picker« Websiteübergreifende Gruppen (2003) gibt es nicht mehr! 11

12 Darum ist MOSS die richtige Technologie Einfache, übersichtliche Dokumentenverwaltung Schnelle Erfassung von Formularen Webbasiert und zukunftssicher durch ständige Weiterentwicklungen von Microsoft Passt sich an Office Client-Software Höchste Flexibilität Ortsunabhängig XML und Web-Services Voll erweiterbare Benutzeroberfläche Umfangreiche Schnittstellen (APIs = Application Programming Interfaces) 12

13 Vorteile im Überblick 13 Einheit- liche Benut- zerober- fläche für den Anwen- der 1 Einheit- liche Entwick -lungs- platt- form 2 Einheit- liche tech- nische Infra- struktur 3 Zentrale Admi- nistra- tion 4 Einheit- liches Berech- tigungs- system 5 Inter- opera- bilität durch allge- meine Stan- dards 6

14 Die Idee von SharePoint: Collaboration 14 Individual Teams Abteilung Enterprise Inseln der Produktivität Konsistente Zusammenarbeit, Administration, Entwicklung

15 Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion 15

16 Proaktive Analysen und effizientes Berichtswesen Dashboards, Cockpits, Scorecards, KPI-Analysen Integrierte, rollenbasierte Workflows Manuelle und automatisierte Workflows mit Statusberichte, Formular Management Teamübergreifende Zusammenarbeit Diskussionen, Wiki, Blogs, Umfragen, Projekte, Besprechungen, Aufgaben, Portale und Arbeitsbereiche (Mitarbeiter, Kunden, Partner, …) Unternehmens- weite Suche Federierte Suche Indexsuche Personensuche & Expert Finder LOB-Daten-Suche (ERP, CRM, SCM) Suche im Intranet, Extranet und Internet Crawling, Ranking, Security Trimming Integriertes Enterprise Content Management Reguliertes Dokumenten Management mit Versionierung, Audits und Historienverlauf Records Management Compliance Management Unternehmensweite Suche Web Content Management Technologie hinter SharePoint: Eine integrierte Lösungsplattform

17 Business Intelligence Integrierte, rollenbasierte Geschäftsabläufe Collaboration Unternehmens- weite Suche Enterprise Content Management Technologie hinter SharePoint: Erweiterte integrierte Lösungsplattform Unified Communication Projekt & Portfolio Management Performance Management

18 18 Integrations- & Optimierungsmöglichkeiten IBM Geschäftsprozessmodellierung, Architekturentwurf, Entwicklung, Test und Projekmanagement Sicherheitsaspekte, Betrieb, Überwachung der Infrastruktur Collaboration und Präsentation Applikationen und Dienste Geschäftsprozesse und Orchestrierung Legacy-Anbindung Mobile Endgeräte Basisdienste IBM J2EE-Anbindung SAP

19 Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion 19

20 InfoPath: Was ist das? InfoPath ist eine digitale Formular-Software Vereinfachung der Arbeit mit Formularen Erstellung flexibler und dynamischer Formulare Teams bzw. alle Mitarbeitern im Unternehmen haben jederzeit Zugriff darauf InfoPath basiert auf XML, so kann mit den vorhandenen Daten weitergearbeitet werden Relevante Informationen können einfach zusammengeführt werden Vorteile: Vermeidung von Fehlern, einfach Anwendung, flexibel, Integration in SharePoint, gemeinsame Sprache, Verfügbarkeit! 20

21 Allgemein: Zusammenspiel Office 2007 Bessere Ergebnisse schneller erzielen durch: Effizientes Zeit-, Prozess- und Informationsmanagement Einfache Verarbeitung und Visualisierung von Informationen Präzise Vorbereitung und Umsetzung von Entscheidungen Einfache Adaption neuer Lösungen Intuitives Arbeiten mit weniger Anwendungen Kommunikation in Echtzeit Transparente Organisation & verbesserte Teamarbeit 21

22 Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion 22

23 SharePoint-Workflows – Was ist das? 23 Workflow = vordefinierte Abfolge von IT-gestützten Aktivitäten Unterstützung bei Geschäftsprozessen wie Bestätigungen, Anträge, Rechnungen etc. Mensch-orientierte Workflows werden vom Menschen angestoßen und sind eher unstrukturiert Systemorientierte Workflows werden von technischen Prozessen angestoßen und enthalten eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten Beispiel: Genehmigungsworkflow (Approval)

24 Einfacher SharePoint Workflows aus der Praxis: Der Urlaubsantrag 24

25 Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion 25

26 Anforderungen am Richterarbeitsplatz Erfassung aller relevanter (rechtlicher) Informationen Elektronische Darstellung der Sachverhalte (= Aktenauszug) Möglichkeit zur Beurteilung komplexer Sachverhalte Kopplung von Informationen zur Darstellung von Abhängigkeiten Logische, dynamische Bearbeitung der Akten und Prozessschritte Schnelle Entscheidungsfindung und -Begründung Optimales Wissensmanagement (Rechtssprechung/Literatur online) 26

27 Allgemeine Anforderungen Bereitstellung eines umfassenden Werkzeugs, dass Geschäftsprozesse unterstützt Ergonomische und selbsterklärende Benutzeroberfläche Elektronische Aktenführung Integration des elektronischen Rechtsverkehrs Ablage und Archivierung des Schriftverkehrs Intelligente Suchmechanismen 27

28 Herausforderungen am Richterarbeitsplatz Produktivitätssteigerung der Wissensarbeiter Nahtlose Integration externer erledigter Arbeiten Innovationsfähigkeit beschleunigen Zusammenarbeit fördern (intern/extern) Standard-Prozesse beschleunigen Richtlinien einhalten Publizieren von Inhalten 28

29 Hindernisse & Lösungen Mögliche Probleme Jahrelang gewachsene und eingeschliffene Arbeitsabläufe Unternehmenskultur mit geringer Veränderungsbereitschaft Viele Einzelkämpfer mit unterschiedlichen Anforderungen Mangelnde Kenntnisse der SharePoint-Plattform Lösung: Realen Nutzen aufzeigen Referenzprojekt erstellen und zeigen Jedem Mitarbeiter einen persönlichen Vorteil verschaffen Projekt dem Veränderungstempo der Organisation anpassen Widersacher gewinnen, die konkret mitarbeiten Klare Linie der Geschäftsführung Weniger ist mehr! 29

30 Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo am Bsp. des LAG Hamm Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion 30

31 Demo - Startseite 31 Unterschiedliche Illustrationen im Einsatz Farbraum Grün (=Akten grün, Bücher): Etage 1: Richter, Rechtspfleger, Service Farbraum Orange (=Vorgang Orange, Globus): EG: Verwaltung, Personal, IT

32 Demo – Mein Arbeitsplatz 32

33 Demo – Mein Arbeitsplatz 33

34 Demo – Mein Arbeitsplatz 34

35 Demo – Mein Arbeitsplatz 35

36 Demo Die Suche in der Praxis 36

37 Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung Ihrer Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion 37

38 Fazit – Umsetzung Musterakte Mit MOSS und einer ergonomischen Darstellung können Ihre Prozesse umgesetzt werden Bsp. Erstes elektr. Musterverfahren Antragsaufnahme (Erbschein) durch den Rechtspfleger (RPfl) per Formular InfoPath Die weiterverwertbaren Daten werden für weitere Arbeitsschritte gespeichert XML-Daten RPfl veranlasst die Vorlage des Antrags beim Richter und eine Wiedervorlagefrist per automatischem Workflow 38

39 Fazit: Umsetzung Musterakte Gewährung rechtlichen Gehörs Richter verfügt ein Anschreiben zur Gewährung rechtlichen Gehörs per InfoPath-Formular Adressdaten & Akteninformationen werden automatisch in das Formular eingebunden (Anbindung an Datenbank) Richter veranlasst die Vorlage der Akte und eine Wiedervorlagefrist per automatischem Workflow 39

40 Fazit: Umsetzung Musterakte Postaus- und Eingang Servicekraft fertigt das von Richter verfügte Anschreiben aus und verwaltet den Postaus- und eingang Persönliche Schreiben sind einzuscannen und in die elektronische Akte mit aufzunehmen Servicekraft veranlasst die Vorlage des Antrags beim Richter automatische Weiterleitung per Workflow 40

41 Fazit: Umsetzung Musterakte Erbschein Richter erlässt einen Erbschein. Hierfür stellt das System ein Formular zur Verfügung InfoPath Daten werden automatisch in das Formular eingebunden (Anbindung an Datenbank) Richter veranlasst die Vorlage der Akte auf der Geschäftsstelle automatische Weiterleitung per Workflow 41

42 Umsetzung der Musterakte in der Praxis 42 Antrag auf Prozesskostenhilfe mit Hinweis, dass ein neuer Antrag gestellt wurde, der genehmigt werden muss.

43 Umsetzung der Musterakte in der Praxis 43 Genehmigung oder Ablehnung des Antrags mit Hinweis, dass ein neuer Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde & Hinweis auf Erstellung des nun folgenden Anschreiben

44 Umsetzung der Musterakte in der Praxis 44 Erstellung des Anschreibens zum Antrag Prozesskostenhilfe mit Hinweis, dass das Anschreiben verschickt wurde und nun auf Wiedervorlage liegt Erinnerungsmail am Tag der Wiedervorlage

45 Nutzen unser Lösung Zeitersparnis durch einfach Abläufe Ablösung des papiergebundenen Schriftverkehrs Einfache Verarbeitung der Daten Besseres und schnelleres Arbeiten / SUCHE! Zusammenfassung von Arbeitsprozessen unter einer Benutzeroberfläche Selbstredende Begleitung der User durch eine selbsterklärende Benutzeroberfläche Transparenz, Übersicht und Struktur durch Ergonomie und Visualisierung Unterstützung bei komplexen Geschäftsprozessen durch im Hintergrund laufenden Workflows Allgemein: Erhöhung der Produktivität durch automatisierte Geschäftsprozesse Treffen von qualitativ besseren und rascheren Entscheidungen 45

46 Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion 46

47 Was ist XML? Universelles Datenformat, um Informationen wieder zu verwenden und zusammenzuführen Kerntechnologie der Microsoft.NET Strategie Plattform-übergreifend, Applikations- übergreifend, Client-unabhängig, Prozess- übergreifend 47

48 Die XML-Familie XPath – Lokalisieren von Knoten in einem XML- Dokument über eine Pfadabfragenotation (gib alle Knoten zurück, die ein Kriterium erfüllen) XSLT – Transformation eines XML-Dokument in ein anderes "Format" (also eine Übersetzung der Knoten in andere Textelemente) anhand von auf Xpath-Ausdrücken basierenden Regeln) XSD – Schemadefinition – legt die Anordnung und die Details zu einzelnen XML-Knoten fest (XML-Dokumente werden damit validiert) 48

49 Hinter den Kulissen: der technische Ablauf I Beschlüsse, Urteile, Vorladungen, Anträge, Erbscheine usw. werden in InfoPath erfasst Beispiel: Antrag auf Prozesskostenhilfe InfoPath gibt reines XML aus XSLT wandelt in einem Transfor- mationsprozess XML-Daten in ein beliebiges Format um 49

50 Hinter den Kulissen: der technische Ablauf II Daten können so als PDF, in Word, OneNote usw. zur Verfügung gestellt werden So könnte eine Akte entstehen bspw. eine Klägerschrift. Demo – Lieferung einer Akte 50 Durch die Transformation wird zunächst ein Teilbaum aller XML-Elemente gebildet, die ausgegeben werden sollen. Dabei werden auch bestimmte Forma- tierungselemente ergänzt. Im zweiten Schritt wird beispielsweise ein PDF-Dokument erzeugt.

51 Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion 51

52 Zukunftsaussichten SharePoint & Office Applikationen sind webbasiert (Office 14) Keine Clientinstallation mehr Off- & Onlinesynchronisation (SharePoint Workspace) Erleichterung der Workflowerstellung OneNote als Wiki-Client Erleichterung von Arbeitsabläufen 52

53 Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion 53

54 Diskussionsrunde Ihre Fragen – unsere Antworten Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Unsere Portale im Internet 54


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