InLoox Produktpräsentation

Präsentation zum Thema: "InLoox Produktpräsentation"—  Präsentation transkript:

1 InLoox Produktpräsentation
Funktionen von InLoox 4 Länge ca. 20 Minuten

2 Was ist InLoox? InLoox ist die Projektverwaltung, die mitten in Outlook© arbeitet. Die Software erleichtert das kombinierte Management von Projekten, Dokumenten und Budgets – eine leistungsfähige Unterstützung für den Business-Alltag.

3 Inhalt dieser Präsentation
Die Kapitel (Kick auf Schaltfläche startet Kapitel) Projekt-Listen, Einbindung in Outlook Basisdaten, Ansprechpartner, Vorgänge Meilensteine, Phasen, Ressourcen Ablage für Dateien und Outlook-Elemente Projektkosten, Kalkulationen, Rechnungen Detail-Überblick, Rentabilität, Warnungen Wechseln Sie zwischen den Kapiteln durch Klick auf die Navigations-Zeile (unten)

4 InLoox erweitert Microsoft Outlook©
Projekte verwalten in Outlook – mit InLoox Kommunizieren, planen organisieren: Outlook

5 InLoox verbessert die Übersicht
Alle Projekte in einer zentralen Übersicht Vorteile: maximale Verfügbarkeit und Erreichbarkeit für jeden Mitarbeiter

6 Ein Klick – ein Blick Verantwortlichkeiten: Intern, Kunde, Partner
InLoox-Felder zur Verwaltung von Projekten Rohertrag, Projektstatus Firmen, Kunden, etc. Frei definierbare Informations-Regeln fett = neues Projekt, ungelesen rot = negativer Rohertrag

7 Strukturierte Projekt-Information
Outlook-Power zur Datenorganisation Zeitstrahl nach Kunden nach Verantwortlichkeit nach offenen Kalkulationen nach Status Definieren Sie eigene persönliche Ansichten

8 Globale Sichten & Workflows
InLoox unterstützt Exchange-Ansichten und erlaubt Workflows Suchen, Gruppieren Filtern, Kennzeichen – nach vielen Kriterien

9 Volle Netzwerk-Unterstützung
Exchange-Arbeitsgruppen werden vollständig zentral eingebunden (optional) Integration in öffentliche Projekt-Ordner über Exchange Server InLoox unterstützt Team-, Offline-, Caching- und Einzelplatzbetrieb

10 Der InLoox-Toolbar InLoox bietet mächtige Excel-Berichtsfunktion
Dokumente ( s, Anhänge, Dateien…) einfach ablegen / ordnen Vorgänge erfassen – direkt aus Outlook-Aufgaben, Kalender, Posteingang, Journal, … InLoox ist ständig erreichbar mit einem Klick

11 Ein Projekt öffnen In der Projekt-Liste entspricht eine Zeile einem Projekt Ein Doppelklick öffnet Ihr Projekt

12 Ein Projekt im Detail Ein Kartei-Reiter für jedes Projekt-Modul:
Betreuung Planung Dokumente Budgets Auswertung „Die Philosophie“ InLoox stellt jedes Projekt in einer einheitlichen Struktur dar. Projekte stehen im Vordergrund – nicht die Bedienung einer komplizierten Anwendung

13 Projekt-Zuordnung und Identifikation
Projektname Eindeutige Projektnummer Format frei definierbar Kategorie als frei definierbares Ordnungskriterium Zum Beispiel: Geschäftsfeld Kundengruppe Abteilung

14 Klare Verantwortlichkeiten
Projekt-Ansprechpartner: Intern, Kunde, Partner Outlook-Adressbücher und Exchange-Adresslisten (GAL) werden ohne Dubletten/Synchronisation verwendet Weitere Kontakte, z.B. Projektbeteiligte oder Verteilerlisten

15 Übergaben und zeitlicher Rahmen
Zeitplan Start/Ende Priorität Status: frei definierbar „weiche“ oder „harte“ Deadline

16 Projektnotizen mit Änderungsinfo
Automatische Autoren- und Datums-Dokumentation Festschreibung der Ziele und Mission des Projektes sowie interner / externer Vorgaben Umfangreiche Eintragungen möglich

17 Vorgangs-, und Zeit-Dokumentation
Mehrzeilige Dokumentation Vorgänge mit Phasen-Code Gruppierung ermöglicht Verfolgung von Aktivitäten/Vorgängen ohne eigene Planung und Zusatzaufwand Leistungsgruppe (optional) Erinnerungen und Status Eine Erinnerungsfunktion erlaubt die automatische Wiedervorlage zum „Nachhaken“. Verfolgung auch nach Status möglich ( ).

18 Vorgänge: Export nach Excel
Individuelle Export-Funktionen, alle Vorlagen über Excel frei anpassbar

19 Vorgänge buchen: aus Kalender
Vorgangs-Dokumentation direkt aus Outlook-Kalender Buchung direkt in Ihr InLoox-Projekt

20 Vorgänge buchen: aus Journal
Vorgangs-Dokumentation direkt aus Outlook-Journal Buchung direkt in Ihr InLoox-Projekt

21 Phasen und Meilensteine im Griff
Projekt-Zeitplanung Meilensteine, Phasen und beteiligte Ressourcen für ein Projekt definieren

22 Übersicht: Gantt-Darstellung
Neue Phasen, Arbeitspakete und Meilensteine erstellen Abhängigkeiten zwischen Planungs-Elementen (Vorgänger/Nachfolger) Erinnerungen und Status Eine Erinnerungsfunktion erlaubt die automatische Wiedervorlage zum „Nachhaken“. Verfolgung auch nach Status möglich ( ).

23 Planungsvorlagen Auswahl einer Vorlage
Vorlagen sind frei definierbar, z.B.: Mitarbeitereinführung QS-Projekt Strategieprojekt IT-Planung

24 Projektplanung: Ausdrucke
Ausdrucke, z.B. in A4- Bannerformat verfügbar Beliebige Drucker, z.B. Adobe PDF-Writer©

25 Excel-Exporte – Projektübergreifend
Masterplanung nach Microsoft Excel übertragen Ein Projekt oder komplette Projekt-Liste in MS Excel

26 Zeitplanung eingeben Neue Phasen, Arbeitspakete und Meilensteine erstellen Kennzeichnung Projekt-Strukturplan-Code Beginn, Dauer oder Ende Anweisungen, Ergebnisse

27 Ressourcen hinzufügen
Externe (Kontakte) und interne Ressourcen (GAL) werden unterstützt Automatische und manuelle Aufwandsschätzung Daten und Anweisungen werden anschließend zur Ressource kommuniziert Automatische Ressourcen-Benachrichtigung z.B. via oder über InLoox

28 Einfacher Ressourcen-Überblick
Über Outlook: Frei/Gebucht Kalenderdaten und Auslastung der Personen und Geräte incl. Besprechungszeiten, Abwesenheiten, Urlauben, etc. ohne Mehraufwand Ressourcenplanung je Phase, Auslastung je Mitarbeiter zur Verfügbarkeitsplanung von Sachmitteln (Infrastruktur, Geräte)

29 Automatische Info für Ressourcen 1
Übergabe in die Outlook-Kalender der beteiligten Personen und Ressourcen InLoox kommuniziert fortlaufend mit Ressourcen - wahlweise per oder über interne Mitteilungen

30 Automatische Info für Ressourcen 2
Interne InLoox-Mitteilung für Ressourcen mit InLoox InLoox überträgt Planung Outlook-Kalender eines jeden Benutzers regelt die Verfügbarkeit und Abgabetermine der Person Klick öffnet den Meilenstein

31 Automatische Info für Ressourcen 3
Erinnerung an Aufgabe Aufgaben und Tätigkeiten entsprechend der Beschreibung in InLoox Weitere Personen (auch Externe) leicht erkennbar

32 Automatische Aufgaben-Delegation
Automatische Outlook-Aufgabenanfragen Ressourcen werden automatisch informiert, Projektleiter haben bei Änderungen im Ablauf keinen Zusatzaufwand in der Kommunikation Ablauf-Verfolgung Auch bei Mehrfach-Delegation werden Statusinformationen an den Projektleiter gemeldet

33 Dokumente ablegen und ordnen
Dateiablage-Funktion Dateien, Verknüpfungen und Outlook-Elemente werden zum Projekt zugeordnet

34 Automatische Projekt-Ordner
Dokumente zuordnen Alle Dokumente, s, Freigaben, Protokolle, Berichte eines Projekts werden zentral abgelegt Automatisches Archiv Alle Dokumente eines Projekts werden in einen Ordner auf einem Datei-Server abgelegt. Somit wird Speicherplatz in Outlook gespart, ein automatisches Archiv entsteht

35 Outlook, Dateisystem, Internet-Links
Ordnung und Übersicht der Dateien eines Projektes Unterstützt werden: Outlook, Windows-Dateisysteme, Internet-Intranet-Netzwerke direkt in InLoox Kennzeichnung von Dokumenten im Dateisystem

36 Öffnen von Einträgen Doppelklick startet Datei…
…nur falls entsprechende Berechtigung vorhanden Vorhandene Zugriffsbeschränkungen werden voll unterstützt (z.B. je nach Speicherort, Postfach und/oder Login)

37 Zugriffs-Rechte vergeben
Berechtigungen für Dateien direkt aus Outlook vergeben Standard-Berechtigungen (NTFS) bzw. Active Directory Sicherheit

38 Zugriffs-Rechte Datei auswählen Frei definierbarer Status
z.B. Freigabe erforderlich, Neu, 30%… Mehrzeilige Kommentare und Zusatzinformationen

39 Intelligenter Dokumenten-Manager
InLoox spart Speicherplatz und schafft Ordnung im Datei-System und in Outlook / MS Exchange Bestehende Sicherheits- und Backup-Konzepte werden unterstützt – InLoox verweist lediglich auf die Dokumente

40 Windows Server und Exchange Server
Outlook-Objekte wie s, können incl. Anhänge ebenfalls einem Projekt zugeordnet werden InLoox unterstützt: lokale Speicherung Outlook-Postfächer und Datendateien MS SharePoint Sites Internet-Verknüpfungen Speicherung auf Netzlaufwerken (UNC-Shares), z.B. Datei-Server, Team-Stores, Offline-Dateien

41 Speicherstruktur frei definierbar
Struktur der Ablage einfach über Optionen konfigurierbar

42 Dokumente buchen: aus Posteingang
Projekt-Dokumente direkt aus Outlook-Posteingang Buchung direkt in Ihr InLoox-Projekt Intelligenter Umgang mit Datei-Anhängen

43 Projekte einfach budgetieren
InLoox Projekt-Budgets Kosten, Kalkulationen und Abrechnungen einfach und unternehmensweit erstellen, abrufen und exportieren

44 Budget-Dokumente & Posten
Projekt-Budgets sind in Dokumenten organisiert: Kosten Kalkulationen Abrechnungen Budgets enthalten eine beliebige Anzahl Posten Jedes Budget und jeder Posten hat eine eindeutige Identifikations-Nummer

45 Automatische Vorgangskosten
Jeder Vorgang wird automatisch erfasst. Interne Kostensätze errechnen Ihre Eigen-Aufwendungen Kostensätze, Kostenstellen sind über die InLoox-Optionen frei definierbar InLoox erfasst den Abrechnungsgrad Ihrer Kalkulationen und Kosten Versteckte Projektkosten gehen in den Rohertrag mit ein. Der Projektleiter entscheidet über eine optionale Weiterberechnung

46 Budget-Status Projekt-Budgets besitzen einen Status ( )
Status und Beträge sind automatisch projekt-übergreifend verfügbar Rechte/Ansichten lassen sich auf Exchange Server konfigurieren

47 Projekt-Abrechnung InLoox erstellt aus Kosten und Kalkulationen mit einem Klick Projekt-Rechnungen Kostensätze, Kostenstellen sind über die InLoox-Optionen frei definierbar InLoox-Kontrolle verhindert ungewollte Mehrfach-Abrechnung von Posten

48 Neues Budget erstellen
Typ des Budget-Dokuments Eindeutige Zuordnung Datum / Status Autorenkennung: Anwendername aus MS Exchange / Outlook Posten aus bestehenden Dokumenten übertragen: nicht abgerechnete alle keine

49 Neuen Posten erstellen
Gruppe des Postens Name des Postens InLoox lädt automatisch Preise Beschreibung, Anzahl, Einheiten. Ein unternehmensweites Budget-Postenverzeichnis wird erstellt Mehrzeilige Beschreibung Flexible Einheiten, z.B.: Minuten, Stunden, Tage, Monate, … Meter, Kubikmeter, Gebinde, … Pauschal, nach Aufwand, frei

50 Übergabe nach Excel Übergabe nach Excel Vorlagen frei definierbar
Farben, Felder anpassbar Formeln, Makros verfügbar

51 InLoox-Budgetposten anlegen
Postenliste in Microsoft Outlook verwaltbar Funktion ist berechtigten Anwendern (Exchange-Sicherheit) vorbehalten Unternehmens- oder Abteilungsweites Leistungs-Verzeichnis definieren

52 Auswertung während des Projekts
Live-Projektauswertung Alle Kosten (Plan, Ist, Soll) sowie Budgets jederzeit transparent - auf einen Blick

53 Frühwarnsystem & Kostenkontrolle 1
Planaufwendungen Ressourcen- und Zusatzkosten Reale Kosten Ressourcen- und Zusatzkosten Kosten- bzw. Gewinnalarm Gruppenwerte, Summen

54 Frühwarnsystem & Kostenkontrolle 2
Vergleich zwischen Plan- und Ist-Kosten Kostenüberschreitungen werden rot dargestellt Beliebige Währungen: EUR, $, CHF, …

55 Controlling auch über MS Excel
Textdaten oder Grafiken Übergabe nach Excel Sicherheitsschema für Vorlagen Vorlagen frei definierbar Farben, Felder anpassbar Formeln, Makros verfügbar

56 Weitere Module Erweiterungen, z.B. Projekt-Risikobewertung
Kostenganglinien etc.

57 InLoox ist flexibel anpassbar
Formular-Editor Eigene Felder, Module, etc. Entwicklungsumgebung

58 Geplant: InLoox Enterprise Server
Systemdienst zur bidirektionalen Synchronisation der Datenbestände von Outlook und InLoox. Brücke zwischen Exchange Server und ODBC-Datenbanken (MS SQL Server, Oracle, Access, …)

59 Ende - Vielen Dank Vielen Dank für Ihr Interesse an InLoox Informationen im Web: Ihr Ansprechpartner IQ medialab GmbH Herr Andreas Tremel +49 (0) © IQ medialab GmbH InLoox® und IQ medialab® sind eingetragene Warenzeichen und Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. Alle in diesem Dokument genannten Produktnamen, Produktbezeichnungen und Logos sind eingetragene Warenzeichen und Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber.