Personalmanagement Mitarbeiterführung Mag. Karin Kilian.

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1 Personalmanagement Mitarbeiterführung Mag. Karin Kilian

2 Personelle Betriebshierarchie
Rangordnung Mag. Karin Kilian

3 „gutes“ Personalmanagement !!!
Mitarbeiterführung Führen bedeutet, Mitarbeiter so zu beeinflussen, dass durch ihr Handeln das gemeinsame übergeordnete Ziel – der Unternehmenserfolg – unter weitgehender Berücksichtigung individueller Erwartungen erreicht wird. Personal effizient einsetzen Personal zufriedenstellen „ökonomische Aufgabe“ „soziale Aufgabe“ „gutes“ Personalmanagement !!! Mag. Karin Kilian

4 Hohe Personalkosten  gute Leistung
Unternehmer/ Vorgesetzter Forderungen des Unternehmers: Gute Arbeitsleistung Erfüllung der Unter- nehmensziele Zufriedenheit der Mitarbeiter Forderungen der Mitarbeiter: Richtlinien für zielge- rechtes Arbeiten gute Arbeitsbedin- gungen, Entwicklungs- möglichkeiten, Zufrie- denheit, angemessene Löhne,.. Vertretung ihrer Interessen gegenüber vorgesetzten Stellen Konfliktsituation Betriebsrat, Interessen- vertreter Mitarbeiter Mag. Karin Kilian

5 Ziele der Personalführung
= Erhaltung und Steigerung der Produktivität bei glz. Schaffung menschengerechter Arbeitsbedingungen (=Humanisierung der Arbeitswelt). Richtige MA-Auswahl Bemühung um die Erhaltung eines motivierten MA-Stamms (wenig Fluktuation) Schaffung einer echten Betriebsgemeinschaft Entsprechende Entlohnungsmethoden Bestmögliche Gestaltung der Arbeit Weiterentwicklung der Mitarbeiter Soziale Betreuung Mag. Karin Kilian

6 Leistungsfähigkeit/Leistungswille
Anlagen, Begabung, Fachaus- bildung, Berufserfahrung Menschliche Arbeitsleistung Materielle Anreize: Lohn, Gehalt, Umsatzbeteiligung, Gewinnbeteiligung Immaterielle Anreize: Sicherheit, Führungsstil, Betriebsklima, Aufstiegsmöglich-keiten Arbeitsbedingungen: Arbeitsplatz, -zeit, -ablauf, Arbeitsgestaltung Leistungswille Mag. Karin Kilian

7 Aufgaben der Personalführung
Zuständig: Personalabteilung, Personalreferent und Vorgesetzte/r Aufgaben: Bereitstellung von Mitarbeitern: Personalbedarfsplanung Erstellung von Anforderungsprofilen Mitarbeitersuche – Auswahl der Bewerber Vertragsabschluss Beendigung von Dienstverhältnissen durch Kündigungen, Entlassungen,… Mag. Karin Kilian

8 Aufgaben der Personalführung
Erhaltung und Steigerung der Produktivität: Richtige Entlohnung Humanisierung der Arbeitsplätze Motivation des Personals Personalbeurteilung Personalentwicklung (systematische Schulung und Ausbildung und Karriereplanung) Organisation des Personaleinsatzes Mag. Karin Kilian

9 Personalbedarf Personalbedarfsplanung:
richtet sich nach der Personaleinsatzplanung (Schwankungen) Erweiterungsbedarf Ersatzbedarf Quantitativen Bedarf Prognose des Geschäftsumfanges+ Leistungsmaßstäbe  Arbeitskräftebedarf Qualitativer Bedarf Mag. Karin Kilian

10 Qualitativer Bedarf (Anforderungsprofil)
Fähigkeiten: Fachliche Fähigkeiten Verkäuferische Fähigkeiten Soziale Fähigkeiten Einstellungen: Zielengagement (Identifikation mit dem Unternehmen) Menschliches Engagement Mag. Karin Kilian

11 Mitarbeitersuche Besetzung einer Stelle Versetzung Beförderung Neueinstellung ehemalige Mitarbeiter Neuanwer bung Neueinstellungen: Personalinserat, Vermittlung durch eigene MA, Internet, Arbeitsamt, Personalvermittlungsunternehmen u. Headhunter für Führungspositionen Mag. Karin Kilian

12 Formulierung von Stellenangeboten
Was wird gefordert? Fähigkeiten, Fachwissen, Ausbildung, Erfahrung Führungsfähigkeiten Charakter- und Persönlichkeitsmerkmale Was bieten Sie? Sozialleistungen, gutes Betriebsklima, Aufstiegschancen,.. Wie u. an wen soll die Bewerbung gerichtet werden? Kontaktperson Schriftlich, per oder Online-Bewerbung Mag. Karin Kilian

13 Mitarbeitersuche über das Internet
Vorteile: Bis zu 90% Zeit- und Kostenersparnis Große räumliche und zeitliche Erreichbarkeit Gute differenzierte Ansprache der Zielgruppen Direkter und schneller Kontakt Hohe gegenseitige Transparenz in der Informationsbeschaffung Stellenangebote für Saisonkräfte können länger präsentiert werden Anonyme Stellensuche für „noch Beschäftigte“ Vorauswahl durch Bewerberprofile Systeme: Online-Bewerbung -Bewerbung Bewerberhomepage Mag. Karin Kilian

14 Kniffe fürs Web Auf Firmen-Wünsche achten !
Internetadresse -> Onlinebewerbung -Adresse -> -Bewerbung Postadresse -> Schriftliche Bewerbung Mit Sorgfalt vorgehen ! Höflicher Ton Fehlerfreie Texte Gewünschte Positione, Erscheinungsdatum und –ort der Anzeige, Adresse und Tel.-Nr. angeben Keine Datenberge versenden ! Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitsproben nicht größer als 1MB Nicht zuviele Formate verwenden: Dokumente als pdf, Fotos als jpeg in Textmappe einklinken Mag. Karin Kilian

15 Auswahl der Bewerber Die Auswahlverfahren haben den Zweck, den geeignetsten Bewerber auszulesen. Diese Forderung ist deshalb so dringlich, da Fehlbesetzungen hohe „Fluktuationskosten“ verursachen! Gastronomie: 1 Monatslohn für Hilfskräfte 3 Monatslöhne für Fachkräfte 6 Monatsgehälter für Führungskräfte Mag. Karin Kilian

16 Analyse der Bewerbungsunterlagen
Zeitfolgeanalyse Positionsanalyse Firmen- und Branchenanalyse Kontinuitätsanalyse Fragen, die geklärt werden müssen: Stimmen die Daten im Lebenslauf mit den Arbeitszeugnissen überein? Fehlen Nachweise für Ausbildungen, Dienstzeiten,.. Welche Ausbildungen wurden begonnen? Wie gut ist Leistung und Verhalten wd. der Ausbildung bewertet worden? Gibt es Lücken? Wurden berufliche Tätigkeiten nicht zu den üblichen Kündigungs-terminen beendet? (Angestellten nicht zu Qu-Ende,..) Wie oft wurden Ausbildungsstätten und Tätigkeiten gewechselt und welche Gründe gab es? Ist aus den Stellenwechseln eine Kontinuität und Zielrichtung erkennbar? Durchschnittliche Verweildauer bei den einzelnen Arbeitgebern? Stellenwechsel mit Aufstieg oder Abstieg verbunden? Mag. Karin Kilian

17 Das Vorstellungsgespräch
Bewertet werden… Ausdrucksverhalten Leistungsverhalten Sozialverhalten Ziele Persönlicher Eindruck vom Bewerber und von seinen Persönlichkeitsmerkmalen Ermittlung fehlender Daten Vergleich schriftlicher und mündlicher Aussagen, Klärung etwaiger Differenzen Kann sich Bewerber in das Team konfliktfrei einordnen? Ermittlung der Erwartungen und Zielvorstellungen des Bewerbers Mag. Karin Kilian

18 Phasen eines Vorstellungsgesprächs
Begrüßung, gegenseitige Vorstellung, Dank für Bewerbung, Versicherung der Vertraulichkeit der Bewerbung, Begründung der Einladung Eingehen auf persönl. Situation des Bewerbers, Herkunft, Elternhaus, Familie, Wohnort Bildungsgang (schulisch, Weiterbildungsabsichten), Hobbys Infos über Unternehmen, Abteilung, Stelle Vertragsverhandlung, Abschluss des Gesprächs Mag. Karin Kilian

19 Beginn des Dienstverhältnisses
Arbeitsvertrag Regelt die gegenseitigen Rechte und Pflichten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Keine Abweichung von zwingend vorgeschriebenen Regelungen lt. Gesetz, Kollektivvertrag und Betriebsvereinbarung. Besserstellung des Dienstnehmers ist allerdings möglich. Dienstzettel schriftlich! Mag. Karin Kilian

20 Ende des Dienstverhältnisses
Ablauf der Zeit bei befristetem Dienstverhältnis Einvernehmliche Auflösung Kündigung Entlassung seitens des Arbeitgebers Vorzeitiger Austritt seitens des Arbeitnehmers Tod des Arbeitnehmers Mag. Karin Kilian

21 Das Zeugnis Auf Verlangen des AN ist über Art und Dauer des Dienstverhältnisses ein Zeugnis auszustellen. Es darf keine Anmerkungen enthalten, die das Erlangen einer neuen Stelle erschweren. Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, ein Werturteil abzugeben. Interimszeugnis auch möglich – allerdings klar, dass eine Veränderung angestrebt wird. Mag. Karin Kilian

22 Grundschema für Arbeitszeugnis
Personalien Ein-/Austrittsdatum Besetzte Arbeitsplätze Aufgabengebiete Leistung Fortbildungsinitiativen Vertrauenswürdigkeit Sozialverhalten Führungsfähigkeit Grund für die Beendigung des Dienstverhältnisses Abschließende Dank- und Glückwünschformel Mag. Karin Kilian

23 Mitarbeitermotivation
Motivationstheorien Führungsstile Teamarbeit Betriebsklima Humanisierung des Arbeitsplatzes Mag. Karin Kilian

24 Motivation Motivation heißt, einen Mitarbeiter innerhalb seiner Arbeitswelt zum Handeln anzuspornen, um das Unternehmensziel besser, leichter und rascher zu erreichen. Motivation soll sowohl dem Mitarbeiter als auch dem Betrieb ein Höchstmaß an Erfolg bringen. Was motiviert Sie ???? Mag. Karin Kilian

25 Bedürfnispyramide nach Maslow
Mag. Karin Kilian

26 Dualitätstheorie nach Herzberg
Hygienefaktoren (Dissatisfiers) MÜSSEN vorhanden sein Fehlen wird wahrgenommen und demotiviert Angemessene Entlohnung, Arbeitszeiteinteilung, Arbeitsbedingungen,… Motivatoren (Satisfiers) Tragen zur Zufriedenheit bei Einfluss auf Leistungsverhalten Selbstbestätigung durch Anerkennung, Verantwortung, Selbständigkeit, gutes Betriebsklima,… Mag. Karin Kilian

27 Mitarbeiter-Motivations-Mix
Zufriedenheits-Faktoren Arbeitsbedingungen Zeitsouveränität, Arbeitsplatz, Arbeitszeiten, Pausen, Freizeit Bezahlung/Sicherheit Löhne/Gehälter, Sozialleistungen, Status, Position Organisation/Kommunikation Klarheit, Information, Mitsprache Entwicklungsmöglichkeiten Schulung, Vorwärtskommen Motivations-Faktoren Anerkennung Leistungen, Verhalten, Verständnis Selbständigkeit eigene Leistungserfolge, Sinn der Arbeit Vertrauen Identifikation, Förderung der Initiative, Mitdenken Betriebsklima Atmosphäre, Zusammenarbeit, Rücksicht Mag. Karin Kilian

28 Ergebnisse empirischer Untersuchungen
10 Qualitätsmerkmale bei der Arbeit (MA-Sicht): Anerkennung für Leistung markt-/leistungsgerechte Entlohnung für fachlich/menschl. hervorragende Führungskraft arbeiten Aufstiegs-/Weiterentwicklungsmöglichkeiten Information als Mensch und Fachkraft respektiert zu werden immer interessantere und anspruchsvollere Aufgaben übertragen bekommen dass man Zeit für sie hat und ihnen zuhört (Mitsprache,..) Mag. Karin Kilian

29 Führungsstile = Art und Weise, wie die Führungskraft die Management-funktionen ausübt. Mag. Karin Kilian

30 Mag. Karin Kilian

31 Verhaltensgitter nach Blake-Mouton
Mitarbeiter-orientierung 1/9 9/9 5/5 Sach-orientierung 1/1 9/1 1 5 9 Mag. Karin Kilian

32 Betriebsklima als Motivationsfaktor
= Zusammenwirken aller Faktoren, die das Wohlbefinden/Unbehagen der MA am Arbeitsplatz ausmachen. Die Atmosphäre der betrieblichen Umwelt! Mag. Karin Kilian

33 Einflussfaktoren Negative Einflüsse Positive Einflüsse MA
Unzureichende fachl. Eignung Mangelnde Leistungsmotivation Unzureichende Gruppenintegration Austragung persönlicher Konflikte im Betrieb (Egoismen, Vorurteile, Generationenkonflikte) Sorgfältige Personalauswahl Beratungsgespräche Kooperative Führung Sorgfältige Fremdbeobachtung Lob und sachbezogene Kritik Sanktionen für Fehlverhalten Vorge-setzter Mangelnde Sachkenntnis Geringe Menschenkenntnis Mangelnde Führungsfähigkeiten Mangelnde Selbsteinschätzung Personenbezogene Kritik Autoritärer Führungsstil Zu starke Distanz zum Personal Vorurteile Gezielte Eigenbeobachtung zur Verminderung von Vorurteilen Fortbildung in MA-Führung Selbstkritik Erfahrungsaustausch mit Kollegen Mag. Karin Kilian

34 Einflussfaktoren Negative Einflüsse Positive Einflüsse
Betriebs-organi-sation Ungerechte Aufgabenverteilung Kompetenzüberschneidungen Doppelaufgaben Mangelnde Information Überstürzte organisatorische Veränderungen Fehlende und unklare Richtlinien Unklare Zielsetzungen Stellenbeschreibungen Delegation Mitarbeiterinformation von oben nach unten und umgekehrt Klare Richtlinien und Zielsetzungen Lfr. und sorgfältige Planung Mitarbeitergespräche Arbeits-bedin-gungen Unzureichende Arbeitsmittel Ungerechte Entlohnung Mangelnde Fortbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten Einengung des Handlungsspiel-raums durch zu starke Spezialisierung und Standardisierung Innovation Arbeitsplatzbewertung Fortbildungsprogramme/Seminare Laufbahnplanung Bürokratie statt Bürokratismus Mag. Karin Kilian

35 Einflussfaktoren Negative Einflüsse Positive Einflüsse
Zwischen-menschl. Beziehun-gen Oppositionelle Gruppen Soziale Distanz Fehlende Informationsbereitschaft unter den MA Mangelnder Erfahrungsaustausch der Mitarbeiter Fehlendes Gruppenbewusstsein Auflösung negativer Gruppen oder Integration der Cliquen durch bewusste Gruppenpflege Systematische Beobachtung informeller Gruppenbildungen Gruppenbesprechungen Integration von Isolierten und Außenseitern Positive Zusammenarbeit mit informellen Führern Mag. Karin Kilian

36 Arbeitshumanisierung
Auf individueller Ebene Job-rotation Job-enlargement Job-enrichment Job-sharing Auf Gruppenebene Teilautonome Arbeitsgruppen Arbeitshumane Personalpolitik Mag. Karin Kilian

37 Job-Rotation Geplante Arbeitsplatzwechsel Systematischer Tausch strukturell ähnlicher Arbeitsplätze durch MA, der sich regelmäßig wiederholen kann Vorteile: Abwechslungsreichere Tätigkeit, weniger Monotonie Flexiblerer Mitarbeitereinsatz Zunahme fachlicher Qualifikation Förderung der Lernfähigkeit Nachteil: Schwierigkeit der Identifikation mit Arbeit und Arbeitsplatz Mag. Karin Kilian

38 Job-enlargement Arbeitserweiterung Aufgabenvielfalt wird erhöht, indem stark zergliederte, traditionell an verschiedene Stelle verteilte Tätigkeiten, einer Stelle zugeordnet werden. Vorteile: Abwechslungsreichere Tätigkeit Nachteil: erschwerte Planung und Organisation der Arbeit Mag. Karin Kilian

39 Job-enrichment Entscheidungsspielraum des MA wird erhöht und sein Tätigkeitsbereich wird durch glz. Übertragung von Planungs- und Kontrollaufgaben bereichert. Vorteile: Mehr Abwechslung, weniger Monotonie Qualitative Bereicherung der Arbeitsinhalte Erweiterung des Gestaltungsfeldes Erhöhte Chance auf Weiterentwicklung Zunahme der fachlichen Qualifikation Förderung der Lernfähigkeit Zunahme der Leistungsqualität Nachteil: Erhöhter Schulungsaufwand Mag. Karin Kilian

40 Job-sharing Es besetzen 2 oder mehrere TZ-Mitarbeiter gemeinsam einen Vollzeitarbeitsplatz, wobei sie Arbeitszeit und Arbeitsinhalte nach ihren Wünschen verteilen. Vorteile: Flexibilisierung und freie Gestaltung der Arbeitsbedingungen und Inhalte Mehr Spielraum bei zeitlicher Einteilung Job-sharing-Teams können tägl./wöchentl./monatl./jährl. Arbeitszeit individuell einteilen Nachteil: Konfliktpotential, alle Wünsche unter einen Hut zu bringen, stark abhängig von „Reife“ der Mitarbeiter, Mag. Karin Kilian