Inhaltsverzeichnis Einführung Vorgehensweise Literatur 22.09.2010.

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1 Inhaltsverzeichnis Einführung Vorgehensweise Literatur

2 Einführung Charakteristik allgemein
Verbale Steuerung von Gruppen zur Aktivierung und Gewinnung von Wissen. Es handelt sich dabei um einen Kommunikationsprozess. Moderation einer Projekt- bzw. Arbeitsgruppe Merkmale: unter Leitung eines Moderators / Projektleiters wird im Team innerhalb einer festgelegten Zeitspanne ein vorgegebenes Projekt / eine Aufgabe erarbeitet. Input durch Auftraggeber Vertiefung, Weiterentwicklung, Lösung in der Gruppe Meist Zusammenführung der Ergebnisse in der Großgruppe. Einsatzgebiete Klar definiertes Projekt / Thema / Problem wird ausgearbeitet / gelöst (z.B. Entwicklung von Maßnahmen, damit die Garantie verdoppelt werden kann).

3 Einführung Aufgaben des Moderators
Besprechung eröffnen und Thema vorstellen. Ablaufregeln vorschlagen und abstimmen. Achtet auf Einhaltung der Regeln Moderiert das Meeting Ermutigt Teilnehmer Kümmert sich darum, dass alle relevanten Ergebnisse protokolliert werden Ist selbst neutral – darf sich inhaltlich nicht einbringen Sorgt für sachliche Bewertung Eliminiert Killerphrasen (... das ist nicht neu, das funktioniert nicht...) Achtet darauf, dass sich alle Teilnehmer zu Wort melden Empfehlungen Die Auswahl des Moderators erfolgt durch die Gruppe selbst oder per Ernennung durch den Vorgesetzten. Der Moderator ist kein Leiter im hierarchischen Sinn, er ist vielmehr Helfer der Gruppe und übernimmt für die Dauer der Besprechung eine Rollenfunktion. Das Ergebnis einer Besprechung kommt nicht durch den Moderator zustande, sondern durch die Gruppe. Empfehlungen für Gruppen mit mehr als 7 Personen: Duo-Moderation Einer schreibt, der andere behält die Gruppe im Auge. Einer hört zu, der andere registriert die Reihenfolge der Wortmeldungen. Ein Moderator hat spezielle Fach- oder Themen- kompetenzen. Für Fortgeschrittene (gut eingespielte Duos):Einer hat ein Tief, steuert auf ein Problem zu > der andere übernimmt.

4 Einführung Anforderungen an den Modertor Eigenschaften des Moderators
Partnerschaftlicher Führungsstil Mobilisierung des individuellen Wissens des Einzelnen Individuellen Wissensbedarf des Einzelnen befriedigen Mitarbeit jedes einzelnen Teilnehmers fördern (>Identifikation) Gedanken- und Ideenaustausch anregen Jeder im Team soll sich mit Ergebnis identifizieren Eigenschaften des Moderators Er ist... Zuwendungsfähig Taktvoll Selbstbewusst Fair Integrationsfähig Geduldig Höflich Flexibel Eigenschaften des Moderators Er ist... Kritisch Belastbar Tolerant Nicht nachtragend Ehrlich

5 Einführung Todsünden eines Moderators Todsünden eines Moderators
Beraten oder Ablehnen Drohen oder Anordnen Belehren Verhörsituation praktizieren Ermahnen Interpretieren Predigen Todsünden eines Moderators Jemanden lächerlich machen Zureden Kritisieren Widersprechen Mit falschem Lob, Probleme zudecken Beschuldigen Vorschläge anbieten

6 Vorgehen 1 To do´s vor dem Meeting Empfehlungen für den Moderator
Vorbereitungs- phase To do´s vor dem Meeting Den richtigen Raum auswählen Anzahl der Teilnehmer klären Die Sitzordnung fixieren Präsentationsmittel auswählen und organisieren Klärung, ob Einzel- oder Duomoderation Moderationsleitfaden erstellen Klärung, wer sich um die Dokumentation / das Protokoll kümmert Empfehlungen für den Moderator „Störfriede“ gegenüber dem Moderator platzieren „Feinde“ in der Gruppe nicht vis-à-vis setzen Sitzhierarchien berücksichtigen - gegebenenfalls Namensschilder aufstellen Empfehlungen für die Teilnehmer auf Sitzung vorbereiten Pünktlichkeit Positive Einstellung zum Thema Aktives Zuhören Präzise Fragen stellen Zuerst denken, dann sprechen Klare Formulierungen Nur Infos einbringen, die Sitzungsverlauf dienlich sind

7 Vorgehen 2 Einstieg in das Meeting Empfehlungen Start des Meetings
Pünktlicher Start (auch dann, wenn noch nicht alle anwesend sind) Begrüßung kurz halten Zeithorizont festlegen Thema knapp und verständlich formulieren und schriftlich darstellen Kurze Einführung zum Thema: Zielsetzung Was passiert mit Ergebnis Thema systematisch angehen und nicht hin und her springen Empfehlungen Sicheres Auftreten Wenn notwendig, Vorstellung der Teilnehmer Dauer des Meetings, Pausen und Spielregeln fixieren Im Stehen moderieren, wenn: > techn. Hilfsmittel verwendet werden, > zu Beginn der Moderation, > wenn es turbulent zugeht Blickkontakt mit Teilnehmern halten Nie zur Projektions- oder Pinwand sprechen Hände für wohldosierte Gesten verwenden (nicht in Hosentasche) Wenn notwendig, Teilnehmer mit provokanter Aussage aktivieren Beispiel: Die Konkurrenz behauptet, dieses Unternehmen findet keine neuen Produkte.

8 Vorgehen 3 Der Prozess des Meetings Empfehlungen für den Moderator
Das Meeting läuft Der Prozess des Meetings Der Moderator führt durch das Meeting Durch Steuerung der Aussagen der Teilnehmer werden Etappenziele und das Gesamtziel angesteuert Durch Steuerungs- und/oder Entscheidungsfragen sollen diese Ziele erreicht werden Etappenziele werden durch Zwischen- Zusammenfassung klar dargestellt Die Ergebnisse werden laufend dokumentiert Empfehlungen für den Moderator Roter Faden / am Thema bleiben Fragen pauschal an Gruppe richten Direktansprache eines Teilnehmers durch Moderator nur dann, wenn sich dieser durch Mimik oder Gestik meldet. Überraschende Aufforderung zu einer Aus- sage kann Teilnehmer in Verlegenheit bringen. Zwiegespräche und Störungen unterbinden Auf Reihenfolge der Wortmeldung achten Bei Verstößen gegen die Spielregeln auf diese hinweisen Vermeidung von persönlichen Angriffen oder Beleidigungen in der Gruppe Wenn notwendig (zum Beispiel, wenn Details zu klären sind), zwei oder mehrere Teilnehmer in Dialog koppeln - Ergebnis der Kleingruppe mit richtungweisender Frage an die Gesamtgruppe zurückgeben (zum Beispiel: Können wir Projekt mit 25% öffentlicher Förderung bewältigen?)

9 Vorgehen 4 5 Zusammenfassen und festhalten Empfehlungen
Der Abschluss des Meetings Zusammenfassen und festhalten Arbeitsergebnis zusammenfassen Check, ob Ziel in der geplanten Qualität erreicht wurde Meeting beenden Empfehlungen Auf Ermüdungserscheinung der Teilnehmer Rücksicht nehmen. Eventuell Meeting unterbrechen und zu späterem Zeitpunkt fortsetzten Achtung, wenn hyperaktive Teilnehmer weiterdiskutieren wollen – Gefahr, dass gelöste Themen nochmals aufgerollt werden 5 Meeting Nacharbeit Jeder bekommt die richtige Information Protokoll erstellen Protokoll ist Commitment-Papier und Checkliste für Aufgaben und Verantwortungen: Wer hat was bis wann zu tun? Empfehlungen Protokoll möglichst schnell zur Verfügung stellen

10 Vorgehen 6 Ergänzende Empfehlungen Beispiele und Empfehlungen zur Eliminierung von häufigen vorkommenden Killerphrasen Killerphrase Mögliche Antwort des Moderators Das geht vielleicht in den USA, aber nicht bei uns! Wodurch unterscheidet sich denn der amerikanische Markt so grundlegend von unserem? In der Theorie haben Sie völlig Recht, aber in der Praxis sieht das doch ein wenig anders aus! Könnten Sie mir kurz begründen, was in der Praxis so anders ist? Das haben wir schon vor 5 Jahren einmal versucht und ganz schnell wieder aufgegeben! Das ist natürlich für unsere Arbeit ganz wichtig zu wissen, warum das Projekt damals aufgegeben wurde. Das kann doch nicht Ihr Ernst sein! Was lässt Sie daran zweifeln? Das mag vielleicht in der Auto-Industrie gelten, aber nicht für uns! Die Autoindustrie ist im Allgemeinen sehr erfolgreich. Überlegen wir doch einmal, was wir von dort übernehmen könnten?

11 Vorgehen 6 Ergänzende Empfehlungen Beispiele und Empfehlungen zur Eliminierung von häufigen vorkommenden Killerphrasen Killerphrase Mögliche Antwort des Moderators Das Geld für diese Aktion können wir uns sparen! Warum glauben Sie das? Von unseren Kunden wird das nie akzeptiert! Was veranlasst Sie zu dieser Meinung? Wir haben doch wirklich Wichtigeres zu tun als dies! Was glauben Sie, ist im Moment wichtiger als das, was wir jetzt hier erarbeiten?

12 Empfehlungen für den Umgang mit Störern und Inaktiven Teilnehmern
Vorgehen 6 Ergänzende Empfehlungen Empfehlungen für den Umgang mit Störern und Inaktiven Teilnehmern Störungsart Empfehlungen für das Verhalten des Moderators Der Abschweifer Kommt von „Hundertsten“ zum „Tausendsten“ Bringt unzutreffende Vergleiche An Gruppe: „Ich fürchte, wir kommen vom Thema ab, sind Sie auch der Meinung? Wichtige Aussagen im Themenspeicher festhalten Der Agressive, Polemiker, Zyniker, Unsachliche Beiträge sind aggressiv, polemisch / zynisch, unsachlich Greift Moderator, Experten oder Teilnehmer an Wird Teilnehmern unangenehm Sachlich und ruhig bleiben Ursache für Verhalten ergründen Input nochmals sachlich wiederholen und an die Gruppe weitergeben Fragen warum er aggressiv / zynisch ist Entschuldigung bei Verärgerung durch Moderator Killerphrasen mit offenen Fragen parieren In Pausengespräch Ursachen ergründen Der Hierarch Hält sich nicht an Spielregeln Verfolgt und beobachtet das Geschehen, ohne sich selbst einzubringen Teilnehmer orientieren sich mit ihren Beiträgen an seiner Meinung Abstimmung vor Meeting, dass er den Moderator akzeptiert und die Spielregeln beachtet Bitte um Einhaltung der Spielregeln Pause einlegen und ihm die Moderation anbieten Pausengespräch, wenn er als Vorgesetzter die Moderation beobachtet und dadurch stört

13 Vorgehen 6 Ergänzende Empfehlungen Empfehlungen für den Umgang mit Störern und Inaktiven Teilnehmern Störungsart Empfehlungen für das Verhalten des Moderators Der Alberne Inputs werden veralbert Unangebrachtes Lachen Witze werden erzählt Darüber hinwegsehen Aufforderung an Gruppe, Diskussion sachlich weiterzuführen Pausengespräch mit Verursacher und Hinweis auf Zielerreichung in der Diskussion Dauerredner, Profilierungssüchtiger Nutzt jede Gelegenheit zur Selbstdarstellung Redet oft und viel Unterbricht andere Teilnehmer Unterbrechung (bitte entschuldigen Sie...) Das Wesentliche als Frage an die Gruppe zurückgeben Bei Protest: Haben Sie Verständnis, wir müssen aber erst einmal verarbeiten, was Sie bereits alles eingebracht haben Auf Spielregeln hinweisen Zeit ist begrenzt, es gibt noch andere Wortmeldungen – bitte um Verständnis 4-Augengespräch in der Pause („Sie wissen gut Bescheid, lassen Sie auch andere Teilnehmer zu Wort kommen“...) Desinteressierter, Schweigsamer“ Beschäftigt sich anderweitig Schaut gelangweilt, sagt nichts, stört nicht Geht öfter hinaus Ist unkonzentriert Aufgrund von Mimik/Gestik Ursachen eruieren für Gleichberechtigung sorgen In Ruhe lassen Positiv aufmunternd anschauen Als Experten in einem seiner Fach-/Hobbygebiete ansprechen durch Skizzen am Flipchart aktivieren Pausengespräche – was ist der Grund?

14 Vorgehen 6 Ergänzende Empfehlungen Empfehlungen für den Umgang mit Störern und Inaktiven Teilnehmern Störungsart Empfehlungen für das Verhalten des Moderators Der Kommentator hat keine eigenen Ideen hängt sich an Ausführungen der Anderen an fasst zusammen und kommentiert Am Anfang überhören Nach persönlichen Ideen / Vorschlägen fragen Als „Co-Moderator“ zusammenfassen lassen – Achtung, dass er nicht Hauptmoderation übernimmt Nörgler, Skeptiker Meckert an allem herum Ist negativ, destruktiv Neigt zu Pauschalier- ungen Kommt häufig mit Killerphrasen Einwand sachlich formulieren und Gruppe nach Meinung fragen Killerphrasen mit Detailfragen hinterfragen In Pausen Ursachen ergründen Der Tuschler Tratscht immer wieder mit dem Nachbarn Auf ihn zugehen und anschauen Aufhören zu sprechen Auffordern, Beitrag laut zu formulieren

15 Vorgehen Fragetechnik 6 Art der Frage Wird verwendet .... Ergänzende
Empfehlungen Fragetechnik Fragen so einsetzen, dass sie Gruppenprozess dynamisieren Wissen im Team lebendig werden lassen Aufmerksames Zuhören erreichen Art der Frage Wird verwendet .... W-Fragewörter Weshalb? Wo? Wie viele? Warum? Womit? Wer? Wem? Wann? Was? Wie? Wohin? Wodurch? Wozu? Welche? In der Eröffnungsphase eines Gespräches, einer Diskussion versprechen die "offenen" Fragen Erfolg. Bei dieser Art zu fragen, öffnet sich der Gesprächspartner, die Kreativität wird aktiviert. Ja/Nein-Antworten werden vermieden. Antworten sind nicht schon vorgegeben. Verallgemeinerungen wie immer, alle, jeder, nie, nirgends, keiner... werden relativiert Lösungs-Beispiele: Welche anderen Möglichkeiten wären denkbar? Wem sind Ausnahmen bekannt? Wirklich jeder? Unspezifische Begriffe wie ...das kann ich mir nicht vorstellen,das ist nicht sinnvoll... werden konkretisiert Welche Aspekte müssen berücksichtigt werden? Warum ist das nicht sinnvoll?

16 Vorgehen 6 Fragetechnik Art der Frage Wird verwendet .... Ergänzende
Empfehlungen Fragetechnik Art der Frage Wird verwendet .... W-Fragewörter Weshalb? Wo? Wie viele? Warum? Womit? Wer? Wem? Wann? Was? Wie? Wohin? Wodurch? Wozu? Welche? Blockaden auflösen...“Ich kann nicht. Das ist unmöglich“. Lösungs-Beispiele: Was müsste geschehen, damit es doch geht? Was genau ist unmöglich? Vergleiche konkretisieren...“Das hat schon früher nicht funktioniert“ Woran lag es damals? Was ist heute anders als damals? Unausgesprochene Annahmen...“Dem stimmt der Vorstand sowieso nicht zu“... werden konkretisiert. Woraus schließen Sie das? Was könnten wir tun, um es doch zu erreichen?

17 Vorgehen Fragetechnik 6 Art der Frage wird verwendet ....
Geschlossene Fragen Antwort nur mit JA oder NEIN. Sie werden häufig als Kontrollfragen eingesetzt, um sich zu überzeugen, dass die Ausführungen des Teammitgliedes auch verstanden und akzeptiert wurden. Geschlossene Fragen dienen ferner dazu: > Dinge zu präzisieren Beispiel: Sie wollen das Projekt also bis 31. des Monats abschließen? > Wissen kontrollieren Beispiel: Sie haben das schon geprüft? > Sachverhalte klären Beispiel: Welche Terminpräferenz für die Markteinführung hat die Kundenbefragung ergeben? > Einverständnis holen Beispiel: Können wir das gleich im Meeting klären? Generelle Empfehlungen zur praktischen Anwendung von Fragetechniken Nur immer eine Frage stellen Kurz fassen Wichtige Fragen stellen Eindeutige Formulierung – keine doppelte Verneinung Zuhören erspart Fragen Alternativen klären Konkrete Fragen stellen Reizwörter vermeiden Fragestellung variieren, sonst entsteht eine Kreuzverhörsituation 6 Ergänzende Empfehlungen

18 Muster-Moderations-Leitfaden
Vorgehen 6 Ergänzende Empfehlungen Muster-Moderations-Leitfaden Zeit Thema Zielsetzung Methode Hilfsmittel 10 min. Eröffnung des Meetings Es herrscht Klarheit über den Grund des Meetings Präsentation durch den Moderator Interaktion mit den Teilnehmern Flipchart 20 min. Bewertung von Produktideen im Team Die besten 3 Ideen sind ausgewählt Jeder Teilnehmer präsentiert die Ideen seines Bereichs anschließend moderierte Bewertung in der Gruppe Pinwand 30 min. Detailspezifikation der ausgewählten Ideen Die Ideen sind klar dargestellt und Verständlich Moderation des Prozesses, schriftliche Ergänzung der Ideen Duomoderation Zusammenfassung des Meetings, Aufgaben- und Terminverteilung jeder Teilnehmer weiß, was er und die anderen zu tun haben und kennt die Termine Präsentation Abstimmung Stichwortprotokoll am Flipchart

19 Beispiel für Spielregeln
Vorgehen 6 Ergänzende Empfehlungen Beispiel für Spielregeln (mit Teilnehmern vor dem Meeting vereinbaren) Ausreden lassen Korrekte Wortmeldungen Moderator kann extreme Störer ausschließen Nur Inputs, die zum Thema passen Keine persönlichen Angriffe Keine Angriffe auf Personen, die nicht anwesend sind Auch andere Meinungen gelten lassen Handy ausschalten Pause nach….

20 Probieren geht über studieren!
Es kann losgehen... Probieren geht über studieren!

21 Literaturempfehlung Gerd Koch.: Die erfolgreiche Moderation
Ch. Malorny, M. A. Langner.: Moderationstechniken, Pocket Power, ISBN Martin Hartmann, Michael Rieger, Andreas Auert.: Zielgerichtet moderieren, ISBN Olaf Albers.: Gekonnt moderieren: Zukunftswerkstatt und Szenariotechnik, Regensburg, Düsseldorf, Berlin 2001 Knill+Knill.: Moderieren – aber wie?