Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung

Präsentation zum Thema: "Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung"—  Präsentation transkript:

1 Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung
DVA 3 – Seminar Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

2 2 Personalzeit- und Leistungserfassung
Inhalt 1 Einführung in die Personalwirtschaft 2 Personalzeit- und Leistungserfassung 3 Lohnabrechnung Auf der Folie sehen wir einen Überblick über den gesamten Vortrag/Thema, welcher sich in mehreren Teilbereiche unterteilt: Einführung in die Personalwirtschaft, Personalzeit- und Leistungserfassung und Lohnabrechnung. Bei der Einführung in die Personalwirtschaft werden wir uns sehr kurz mit den verschiedenen Arbeitsmodellen und Lohnarten beschäftigen. Im zweiten Teil des Vortrags , bei Personalzeit- und Leistungserfassung, werden wir uns zunächst mit den wichtigsten Hardwarekomponenten eines PZW-Systems beschäftigen. Gleich danach gehen wir auf die Softwarekomponenten eines PZW-Systems und dessen Architektur ein. Die verschiedene Komponenten werden ausführlich erklärt. Am Schluss werden wir uns mit der Lohnabrechnung befassen, wie sieht ein Lohnabrechnungssystem und dessen Architektur aus und wir werden uns Gedanken machen, was hinter den Kulissen passiert. Letztendlich alles was eine Software automatisch machen muss, um eine Lohnabrechnung aus unseren erfassten Daten zu erstellen. Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

3 1 Einführung in die Personalwirtschaft
Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

4 1.1 Aufgaben der Personalwirtschaft (PW)
Personalplanung Personalbeschaffung Personalentwicklung Personalführung Personalentlohnung Die traditionelle Funktionen der Personalwirtschaft (PZW), auch als HRM (Human Resource Management) bezeichnet, umfasst im wesentlichen Personalplanung, Personalauswahl und- Einsatz, Personalentwicklung, Personalbeurteilung, Entlohnung und Sozialleistungen, Führung des Personals und Mitarbeitermotivieren. Um die Funktionen der der Personalentlohnung zu unterstützen werden heutzutage sogenannten PZW-Systeme eingesetzt. PZW-Systeme unterstützen die Erfassung und Kontrolle von An- bzw. Abwesenheiten und interpretieren die Zeiten im Vorfeld der Personalabrechnung. Weitere Funktionen wie z.B. Schichtverwaltung, Personaleinsatz und Urlaub kommen auch hinzu. Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

5 Traditionelle Arbeitszeit
1.2 Arbeitszeitmodelle Arbeitszeitmodelle Traditionelle Arbeitszeit Flexible Arbeitszeit Teilzeit Gleitzeit Zeitwertkonto Telearbeit Job-Sharing „Arbeitszeit ist die Zeit vom Beginn bis zum Ende der täglichen Arbeit ohne Ruhepausen“. Die Arbeitszeitmodelle können in zwei Hauptkategorien unterteilt werden: traditionelle (feste) Arbeitszeit und flexible Arbeitszeit. Bei festen Arbeitszeiten hat man einen festen Beginn und ein festes Ende. Auch die Lage und die Dauer wird vom Unternehmen bestimmt. Bei flexiblen Arbeitszeiten, lassen sich folgende Arbeitszeitmodelle unterscheiden: Teilzeit: entweder mit starrer, täglicher oder mit flexibler, täglicher Arbeitszeit Gleitzeit(GLAZ): der Arbeitnehmer kann innerhalb einer vorgegebenen Lage und Dauer seine Arbeitszeit selbst gestalten. In der Regel wird eine sogenannte „Kernzeit“ festgelegt, in der alle Mitarbeiter anwesend sein müssen Zweitwertkonto: es handelt sich um Arbeitszeitkonten, in die der Mitarbeiter Arbeitsentgelt oder Arbeitszeit einbringen kann, um damit eine bezahlte Freistellung zu finanzieren Telearbeit: bei dieser Arbeitsform, auch als „Home Office“ bezeichnet, verrichten die Mitarbeiter mindestens einen Teil der Arbeitszeit außerhalb des Betriebes, üblicherweise zu Hause Job-Sharing: mehrere Arbeitnehmer teilen sich einen Arbeitsplatz (Job-Splitting) Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

6 Lohnformen Zeitlohn Leistungslohn 1.3 Lohnarten Prämienlohn Akkordlohn
Ein Arbeitnehmer erhält für seine Arbeit ein Arbeitsentgelt, Lohn oder Gehalt. Das Entgelt bezieht sich allgemein auf eine gearbeitete Zeit wie Stunde, Woche, Monat oder Menge. Entlohnungsformen können grundsätzlich in Zeit und Leistungslohnformen gegliedert werden. Hier die wichtigste Kategorien: Zeitlohn: Zur Berechnung des Lohns wird nur die Dauer der abgeleisteten Arbeit berechnet. Akkordlohn: beim Akkordlohn wird die Vergütung des Arbeitnehmers am Ergebnis seiner Tätigkeit/Leistung gemessen. Je nach Vereinbarung gibt es verschiedene Formen von Akkordlöhne: Stückakkord, Gewichtsakkord, Flächenakkord, Maßakkord, Pauschalakkord Prämienlohn: diese Art von Lohn ist eine Kombination aus Zeit- und Leistungslohn und setzt sich aus einer leistungsabhängigen Prämie und einem leistungsunabhängigen (tariflichen) Grundlohn zusammen. Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

7 2 Personalzeit- und Leistungserfassung
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8 2.1 Betriebsdatenerfassung (BDE)
Personaldaten ID An-/Abwesenheit Lohn Urlaub Berechtigungen Betriebsdaten Material Werkzeuge Laufzeit Maschinendaten Mess- und Prüfdaten Gefertigte Stückzahlen Prozessdaten Qualität Einstelldaten Im Betrieb gibt es eine riesige Menge von Daten, die verwaltet werden sollen. Um die Produktivität und Verbesserungen von Arbeitsläufen zu erhöhen, ist heutzutage ein Betrieb ohne eine maschinelle Betriebsdatenerfassung (BDE-System) unvorstellbar. Unter dem Begriff „Datenerfassung“ (DE) werden alle Aktivitäten verstanden, die erforderlich sind , um Informationen so aufzubereiten, dass sie für die maschinelle Verarbeitung genutzt werden können. Bei der Datenerfassung können verschiedene Arten von Daten unterschieden werden. Daten, die für die Produktionsplanungs- und Steuerungssysteme relevant sind, sind beispielweise: Personaldaten: Identifikation: Berechtigungen und Zutrittskontrolle An- /Abwesenheit: Beginn und Ende der Arbeitszeit Lohn Urlaub: noch zur Verfügung stehenden Tage Berechtigungen Betriebsdaten: Identifikation: Mitarbeiter, Maschinen Material: Eingang, Ausgang Werkzeuge: vorhanden, nicht verfügbar Laufzeit: Beginn, Ende, Dauer Maschinendaten: Identifikation: Mitarbeiter, Maschine Mess- und Prüfdaten: Soll-/Ist Vergleich Gefertigte Stückzahlen Prozessdaten: Qualität Einstelldaten In diesem Vortrag werden wir uns ausschließlich mit Personaldaten beschäftigen. Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

9 2.2 Zeit- und Leistungserfassung
Personalzeiterfassung (PZE) Erfassung von Arbeitszeiten durch Maschinen Leistungserfassung (ADE) Erfassung der erbrachten Leistung durch Maschinen Personaldaten müssen, bevor sie zur Verfügung stehen, verarbeitet und dann verwaltet werden. Die Personalzeiterfassung (PZE) ist die Erfassung von Arbeitszeiten von Beschäftigten durch technischen Systemen. Aktuell gibt es in Deutschland, auf Grund der bestehenden Gesetzgebung nur Anwesenheits-Systeme. PZE wird oft auch bezeichnet als : Anwesenheits- oder Arbeitszeiterfassung(AZE) Zeiterfassung(ZE) Zeitdatenerfassung(ZDE). Unter „Mobile Zeiterfassung“ versteht man die Arbeitszeiterfassung (Personalzeiterfassung) außerhalb des eigenen Unternehmens. Sie ist relevant für Außendienstmitarbeiter, die nach Arbeitszeit vergütet werden, beispielsweise Handwerker. Die Leistungserfassung oder Auftragsdatenerfassung(ADE) ist die Erfassung der erbrachten Leistung von Beschäftigten durch technischen Systemen. Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

10 2.3 Erfassungssysteme: PZE, PZW, BDE
Personalzeiterfassungssysteme (PZE-Systeme) Personalzeitwirtschaftssysteme (PZW-Systeme) Betriebsdatenerfassungssysteme (BDE-Systeme) Technische Systeme, die die Erfassung von den verschiedenen Betriebsdaten unterstützen, lassen sich in folgenden Kategorien unterteilen: Personalzeiterfassungssysteme (PZE-Systeme): Software und Hardware zur Erfassung von An- und Abwesenheitszeiten. Isolierte PZE-Systeme („PZE-System Solo“) tauschen keine Daten und dienen ausschließlich zur Personalzeiterfassung Personalzeitwirtschaftssysteme (PZW-Systeme): Software und Hardware zur Erfassung, Verarbeitung und lohnartengerechten Aufbereitung von Zeitdaten und Auftragsdaten Betriebsdatenerfassungssysteme (BDE-Systeme): Software und Hardware zur Erfassung und Verarbeitung von Zeiten und sonstigen betrieblichen Daten. Die Personalzeiterfassung kann als das wichtigste Modul eines BDE-Systems betrachtet werden. Es ist heutzutage üblich, dass Software für PZE-Systeme sowohl für jeden beliebigen Rechnertyp als auch für jeden Betriebssystem entwickelt werden. Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

11 2.4 Planung und Einführung eines PZW-Systems
1. Projekt-Start 2. Vorprojektphase 3. Analysenphase 4. Grob-Konzeptphase 5. Angebots- und Vertragsphase 6. Fein-Konzeptphase 7.Einführungsphase 8. Betriebsphase Um ein PZE-System im Einsatz zu nehmen, sind eine sorgfältige Planung, Systemauswahl und Einführung nötig. Es sollte ein verantwortliches Team gebildet werden, zu welchem auch Fachleute aus Unternehmensberatung, Softwarehäusern und PZE-Anbieter gehören. Auf der Folie sehen wir die typischen Phasen eines PZE/BDE-Projektes, Voraussetzungen für das Gelingen eines PZE-/BDE-Projektes. Die erforderlichen Maßnahmen bei einem PZE-Projekt können wie folgt zusammengefasst werden: Projekt-Start: Zusammenstellung des Projektteams Vorprojektphase: Ziele und Zeitrahmen werden festgelegt Analysenphase: Istanalyse(Was hat sich bewährt, wo sind die Schwachstellen?) Grob-Konzeptphase: Grobpflichtenheft Angebots- und Vertragsphase: Auswahl der PZE-Systeme Anbieter Fein-Konzeptphase: Pflichtenheft wird erstellt Einführungsphase: Inbetriebnahme und Schulung der Mitarbeiter Betriebsphase: Echtbetrieb des PZE-Systems Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

12 2.5 Struktur eines PZE-/BDE-Systems: Systemebene
PZE-Subsystem Datenverarbeitungssysteme werden heutzutage mit verschiedenen Konfigurationen in allen betrieblichen Bereiche eingesetzt. Innerhalb dieser DV-Organisation sind verschiedene Informations-Ebenen vorhanden. Auf der Folie sehen wir die verschiedenen Informations-Ebenen einer DV-Organisation bzgl. der Struktur eines PZE-/BDE-Systems. Planungs- und Abrechnungsebene: auf dieser Ebene erfolgt die Verarbeitung der Massendaten des Unternehmens. Üblicherweise findet hier die Personalabrechnung statt sowie die Verwaltung von PPS-Software. Leit- und Steuerungsebene: dient zur Verarbeitung von Stammdaten, Bewegungsdaten, Salden, Vorgabedaten etc. Konzentrator- und Anbindungsebene: auf dieser Ebene findet man üblicherweise Server zur Anbindung an LAN-Anschlüssen oder anderen Schnittstellen sowie Workstation (Arbeitsplatzrechner) Erfassungsebene: hier finden Platz neben der Mensch-Maschine-Schnittstelle (MMS) auch die Anschlüsse für BDE-Terminals, PZE- und ADE-Terminals sowie Zugangskontrolle Betriebsdaten: auf Folie 8 besprochen Datenquelle: als Datenquelle dienen z.B. Tastatur, Lesesysteme, Türkontakte etc. Auf das Abbild ist der Datenfluss zwischen Erfassungs- und Leitebene dargestellt. Die Konzentrator- und Anbindungsebene bilden zusammen mit der Erfassungsebene ein sogenanntes „(PZE)-Subsystem“ und stellen die Verbindung zwischen der Leit- und Erfassungsebene dar. BDE- PZE-Systeme sowie Zutrittskontrolle (ZK) sind Subsystemkomponente einer SAP-Plattform. Quelle: Personalzeiten und Betribsdaten, Störmer, Droege, s. 35 Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

13 2.6 Komponenten eines ZK- und PZE-Subsystems
Subsysteme kommunizieren über standardisierten Schnittstellen mit übergeordneten Organisationsebene (s. Folie 12). Subsysteme sind ein wesentlicher Bestandteil von integrierten SAP-Lösungen und werden mittels definierter Schnittstellen an die SAP-Software angebunden werden können. Subsysteme werden von den verschiedenen Herstellern mit Hardware und Software für die ZK-/PZE -Peripherie geliefert. Hier auf der Folie sehen wir die Aufgabenverteilung und Komponenten von SAP-Subsysteme. Auf der unteren Ebene sehen wir die verschiedenen Peripherie: Zutrittskontrolle, PZE, BDE und Besucherverwaltung. Diese Peripherien kommunizieren über eine standardisierte Schnittstelle wie z.B. Ethernet, auf der Basis von TCP/IP-Protokoll, mit dem Host-Rechner. Auf diesem Rechner läuft die Datenerfassungssoftware für die Steuerung und Verwaltung der verschiedenen Peripherien. Der Host-Rechner bildet zusammen mit den Peripherien ein Subsystem. Über definierte Schnittstellen, wie z.B. KK1, KK2 oder in diesem Fall HR-PDC, erfolgt einen Datenfluss zwischen dem Subsystem und der übergeordneten Ebene, auf der eine SAP-Software läuft. In Anlehnung auf die letzte Folie (Folie 12) sind die verschiedenen Informationseben deutlich zu erkennen: Erfassungsebene (ganz unten) , Konzentrator- und Anbindungsebene (Mitte) und Leit- und Steuerungsebene und Planungs- und Abrechnungsebene (ganz oben, Ebene auf der die SAP-Lösung läuft). Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

14 2.7 Aufgaben von Subsystemen
Übernahme der Daten Laden der Datenerfassungs-Peripherie Erfassung der Bewegungsdaten Prüfung der erfassten Daten auf Plausibilität Übertragung der Bewegungsdaten Berücksichtigung von Notkonzepten Es folgt eine Liste der wichtigsten Aufgaben, die ein Subsystem erfüllen muss: Übernahme der Daten wie z.B. Stammdaten, Berechtigungen mittels PZE-Terminals oder über die verschiedene Schnittstellen Laden der Datenerfassungs-Peripherie mit entsprechenden Anwendungssoftware Erfassung der Bewegungsdaten am Terminal oder Identifikationssystem Prüfung der erfassten Daten auf Plausibilität und Berechtigungen Übertragung der Bewegungsdaten an das übergeordnete System oder SAP-Anwendungssystem Berücksichtigung von Notkonzepten (Schaltung auf Offline-Betrieb von ZK und PZE-Terminals im Fall von Rechner- oder Stromausfall) Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

15 2 .8 Die Hardware Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

16 Zutrittskontrolle Zutrittskontrolle steuert den Zutritt über ein vom Betreiber festgelegtes Regelwerk „WER−WANN−WOHIN“, damit nur berechtigte Personen Zugang zu den für sie freigegebenen Bereichen in Gebäuden oder geschützten Arealen auf einem Gelände erhalten. Die Zutrittsberechtigungen können zeitlich begrenzt werden. (Quelle: Auf der Folie sind die Funktionsweise und die Hardwaremodule einer Zutrittskontrolle dargestellt . (Quelle: Personalzeiten und Betriebsdaten, W. Störmer, M. Droege, s. 155). Die ZK-Terminals entschlüsseln den Code des ID-Trägers und entscheiden, anhand einer Berechtigungstabelle, ob die Tür geöffnet wird oder nicht. Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

17 2.8.2 Arten von Zutrittskontrolle
Berührungslos Kontaktbehaftet Auf Biometrie basiert Je nach Art der Identifizierungsmethode einer Zutrittskontrolle können folgende Kategorien unterschieden werden: Berührungslose Zutrittskontrolle: diese Art basiert z.B. auf die RFID-Technologie. ID-Träger lassen sich in Handy, Schlüsseln oder Armbanduhren integrieren oder sogar unter der Haut implantieren. Kontaktbehaftete Zutrittskontrolle: zu dieser Kategorie gehören Magnetstreifenkarten, Smart Memory Card oder Passwort/PIN über Nummerntastenfeld Auf Biometrie basiert: diese Form von Zutrittskontrolle basiert auf physischen Merkmale der authentifizierende Person. Üblich sind: Fingerabdruck, Iris- oder Netzhautscan, Handflächenabdruck, Gesichtserkennung. Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

18 Benutzerfreundlichkeit
Terminals Benutzerfreundlichkeit Qualität Leistung Erweiterbarkeit Sicherheit Preis Die Terminals zum Erfassen der An- /Abwesenheit oder der Leistung stellen innerhalb der Erfassungsebene die wichtigste Nahtstelle für den Anwender zum Gesamtsystem dar. Zusammen mit der Zugangskontrolle, spielen die Terminals eine sehr wichtige Rolle für das Erfassen von An- und Abwesenheitszeiten sowie der Leistung eines Mitarbeiters. Diese Geräte verfügen üblicherweise über verschiedene Funktionstasten, die den Abruf verschiedener Funktionen ermöglichen. Terminals finden heute Einsatz, überall wo man Datenerfassung braucht: Kantinendaten, Tankdaten oder Maschinendaten sind nur ein paar solcher Beispiele. Bei der Auswahl eines Terminals können folgende Kriterien dabei helfen: Benutzerfreundlichkeit: Displaygröße, Tastaturtyp, einfach zu bedien, Touch Screen Qualität: Display, Tastatur Leistung: Prozessor, Speicher, Software Erweiterbarkeit: Anbindung an beliebigen übergeordnete Systeme (z.B. SAP), Programmierbarkeit Sicherheit Preis Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

19 2.8.4 Moderne Stempeluhr Erfolgreiche Anmeldung Erfolgreiche Abmeldung
Stempeluhren dienen zur Aufzeichnung von Arbeitsbeginn und Arbeitsende. Auf der Folie sieht man eine moderne Stempeluhr. Wird ein Mitarbeiter erkannt, so wird eine Kommen- oder Gehen -Zeit auf sein Arbeitskonto gebucht und in der Datenbank gespeichert. Stempeluhren können sowohl als eine eigene Komponente als auch als Modul eines PZE-Terminals betrachtet werden. Des weiteren wird dem Benutzer eine Rückmeldung auf den Bildschirm gegeben, die An- bzw. Abmeldung bestätigt. Bei einem nicht erkannten Abdruck oder bei einem Fehler wir ebenfalls eine Rückmeldung gegeben. Das Geräte kann auch benutzt werden um Informationen, an allen oder gezielt, an die Mitarbeiter zu überreichen. Hauptfenster Nicht erkannter Abdruck Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

20 2.8.3 Zutrittskontrolle: Video
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21 Beispiel Ein Beispiel für ein System für Zutritt, Zeiterfassung und BDE/MDE der Firma PCS Quelle: Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

22 Beispiel Ein Beispiel für einen typischen Aufbau eines Systems für Zutrittskontrolle und Zeiterfassung der Firma PCS Quelle: Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

23 Beispiel Ein Beispiel für kombinierte Zutrittskontrolle mit einer Tür der Firma PCS Quelle: Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

24 Vorführung eines Erfassungssystems
Beispiel Vorführung eines Erfassungssystems Ein Beispiel für kombinierte Zutrittskontrolle mit einer Tür der Firma PCS Quelle: Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

25 2 .9 Die Software Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

26 2.9.1 Architektur eines PZE-Systems
ARBEITSZEITMANAGEMENTSYSTEM Anwenderschnittstelle Sperrelement Alarmsystem Zutritts- management Planung Bewertung Personal- abrechnung Terminal Browser Authenti- fizierung Erfassung Analyse Personal stamm Zeitmodelle Zeitkonten Arbeitszeitmanagementsysteme (PZE-Systeme) sind Anwendungen zur elektronischen Erfassung, Bewertung, Planung und Kontrolle von Personenbezogen An- und Abwesenheitszeiten. Ein PZE-System besteht im Kern aus Datenbankkomponenten für Personalstamm, Zeitmodelle und Zeitkonten, Komponenten Authentifizierung, Zeiterfassung, Zeitplanung, Zeitauswertung und Zeitbewertung sowie einer Anwenderschnittstelle. Alle diese Komponente greifen auf einen Datenbestand zu, der in einer zentralen oder mehreren synchronisierten Datenbanken abgelegt ist. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Applikationen immer auf den gleichen, aktuellen Stand sind. Diese Grundkomponenten werden üblicherweise um Zusatzkomponenten wie Zutrittskontrollskomponente ergänzt. In den nächsten Folien werden wir die einzelnen Komponenten betrachten und analysieren. Personal- einsatzplanung Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

27 2.9.2 Datenbankkomponenten
Personalnummer, Name, Abteilung, Kostenstelle, Ausweisnummer, Arbeitsmodell, Fingerabdrücke Personalstamm Personenunabhängig, für Gruppe formuliert Arbeits(zeit)modelle An- Abwesenheitszeiten Konten: Zuschläge, Urlaub, Krankheit Zeitkonten In der Regel benötigt jede PZE-Software wenige Personalstammdaten aber umfangreiche Zeitstammdaten. Personalstamm: Dieser beinhaltet Informationen wie Personalnummer, Name, Abteilung, Kostenstelle, Mitarbeiterausweisnummer, das zugeordnete Arbeitszeitmodell, sowie, falls vorhanden, identifizierende Mitarbeitermerkmale wie Fingerabdrücke. Arbeitsmodelle: Hier dienen Arbeitsmodelle wie Vollzeit, Teilzeit, Gleitzeit, Schichtarbeit oder betriebsindividuellen Arbeitszeitmodelle als Vorlage für die Anwesenheit der Mitarbeiter. Diese Daten werden als Arbeits(zeit)modelle gespeichert und mit den entsprechenden Personalstammdatensätzen verknüpft. Hier erfolgt die Formulierung der Arbeits(zeit)modelle, die üblicherweise „personenunabhängig“ und „für Gruppe“ formuliert werden. Zeitkonten: In Zeitkonten werden die eigentliche Zeitdaten (Kommen, Gehen) und die daraus zu berechnenden An- /Abwesenheitszeiten abgelegt. Verschiedene Konten sind im üblichen Fall vorhanden. So können z.B. auf das Konto „Zuschläge“ die Überstunden gebucht werden, auf das Konto „Urlaub“ die fehlende oder genommene Urlaubstage. Die Ergebnisse von in einem Zeitkonto gespeicherten Daten werden mit den Arbeitsmodellen verglichen und gemeinsam mit den Stammdaten in die Gehalts- Lohnabrechnung fließen. Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

28 2.9.3 Authentifizierungskomponente
Authentifizierung über Datenträger Biometrische Authentifizierung PIN/Passwort -Authentifizierung Zum Schutz vor Missbrauch muss der Zugriff auf die Daten eines PZE-Systems geregelt werden. Über die Authentifizierungskomponente werden Mitarbeiter identifiziert und auf ihre Berechtigung zur Zeiterfassung hin überprüft. Die heutzutage am meisten verwendete Authentifizierungsvorgehensweise sind: Authentifizierung über Datenträger: die Identifikationsdaten eines Mitarbeiters werden über einen physischen Datenträger wie z.B. Speicherschlüssel oder RFID-Transponder geprüft Biometrische Authentifizierung: Die biometrische Authentifizierung erfolgt über physiologischen Attribute von Mitarbeitern wie Fingerabdruck, Iris, Gesicht, Hand, Stimme usw. PIN/Passwort Authentifizierung: der Mitarbeiter identifiziert sich im System durch Eingabe eines Passworts bzw. PIN. Dieses Verfahren ermöglicht z.B. die Identifikation eines Mitarbeiters am Terminal. Deshalb spielt sie eine wichtige Rolle auch in der Leistungserfassung/Auftragserfassung. Je nach Berechtigungen ergeben sich somit Einschränkungen, die z.B. darin bestehen können, dass bestimmte Datenfelder nicht angezeigt werden oder nicht verändert werden können. Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

29 2.9.4 Erfassungskomponente
Selbsterfassung, Fremderfassung Träger Online, Offline Speicherung Nach erfolgreicher Authentifizierung übernimmt die (Zeit)Erfassungskomponente die Speicherung der Zeit- bzw. Leistungsbuchung. Träger: Die Zeiterfassung kann durch unterschiedlichen Personen durchgeführt werden. Es wird somit zwischen „Selbsterfassung“ oder „Fremderfassung“ unterschieden. Speicherung: Es wird zwischen eine Online- und Offline-Erfassung der Benutzereingaben unterschieden. Mehr erfahren Sie auf der nächsten Folie. Am PZE-Terminal kann sowohl die Zeitbuchung durch die Eingabe der Karte erfolgen als auch die Meldung der Menge eines Auftrags im Fall eines Leistungsbasierten Lohns, anhand dem entsprechenden Arbeitsmodell. Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

30 Ort und Zentralisierungsgrad
Erfassungsmethoden Ort und Zentralisierungsgrad Zentral, Dezentral Betriebsarten Online, Offline, Mischbetrieb Das Erfassen und Übertragen von Bewegungsdaten(Personalzeiten, gefertigte Aufträge) kann auf unterschiedlicher Art und Weise durchgeführt werden. Nach Art der räumlichen Speicherung, Bearbeitung und Zentralisierungsgrad der erfassten Daten kann man zwischen „zentrale“ oder „dezentrale“ Datenerfassung unterschieden. Bei der zentralen Datenerfassung werden die Daten lediglich an einem Ort im Unternehmen eingegeben. Aufgrund der geringen Leistungsfähigkeit dieser Form von Datenerfassung, ist die zentrale Datenerfassung auf wenige Anwendungen beschränkt. Bei dezentraler Datenerfassung erfolgt die Erfassung der Daten am Entstehungsort, wie im Falle von Auftragsdatenerfassung. Die Daten werden gleich oder bei einem späteren Zeitpunkt mit den Daten auf dem Server synchronisiert. Typisches Beispiel ist die mobile Datenerfassung in der Logistik. Nach der Art der Verbindung zwischen Subsystem/Erfassungsterminals und Zentralrechner kann zwischen Online- und Offline-Datenerfassung unterschieden werden. Entscheidend ist hier, wie die Datenübertragung erfolgt. Die eingesetzte Hardware macht die eine oder andere Variante möglich. Bei der Online-Erfassung, wird jede erfasste Meldung wie Kommen, Gehen, Auftragsmeldung direkt an den übergeordneten Rechner weitergeleitet, auf Plausibilität überprüft und sofort verarbeitet. Die Benutzereingaben werden gleich auf die entsprechenden (Zeit)Konten gebucht. Bei einer Offline-Erfassung arbeitet das Terminal im Standalone-Modus und unabhängig von der Verbindung mit dem Zentralrechner. Die erfassten Daten werden lokal gespeichert und bei einem späteren Zeitpunkt auf den Zentralrechner hochgeladen. Aus Kosten- oder Sicherheitsgründen können beide Erfassungsmethoden kombiniert werden. Im „Mischbetrieb-Mode“ werden sowohl die Online- als auch die Offline-Erfassungsmethoden unterstützt. Aufgrund von immer „intelligenteren Systeme“, kann das System entscheiden im welchem Modus es operieren muss (z.B. anhand ob es um kritischen Daten handelt oder nicht). Im Fall von Strom- oder Rechnerausfall, kann das System vom Online- auf Offline-Betriebsart umschalten. Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

31 2.9.6 (Zeit)Planungskomponente
Sollzeitenverwaltung Schichtwechselverwaltung Die Kernaufgabe eines PZE-Systems ist der Soll-Ist Vergleich von Zeitdaten bzgl. der Arbeitsmodelle. Zu den Aufgaben der Planungskomponente gehört auch die Verwaltung von Schichtwechseln wenn ein Schichtvorbelegung innerhalb von Zeitmodellen nicht praktikabel ist, weil es z.B. keine feste Schichtplanung gibt. Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

32 2.9.7 Bewertungskomponente
Prüfung auf Vollständigkeit der Daten Soll- Ist Vergleich Personalabrechnungskomponente Die einzelne Buchungen vom PZE-Terminals (Kommen, Gehen, Abwesend, Krank usw.) werden geprüft und anschließend gespeichert. In der Bewertungskomponente werden die erfassten Zeiten bzw. Leistungen für Zweck der Lohn- und Gehaltsabrechnung aufbereitet. Hier erfolgt ein Abgleich der tatsächlichen Ist-Zeit mit der vorgegebenen Sollzeit. Die Ergebnisse werden in Zeitkonten abgelegt. Verschiedene bewertungsrelevante Zeitvariante werden zunächst identifiziert und anschließend nach bestimmten Regel bewertet, je nach dem um was für ein Arbeitsmodell geht. Nachträgliche Korrekturen sind in der Regel möglich. Über Schnittstellen können die bewerteten Arbeitszeiten an „Personalabrechnungssysteme“ übergeben werden um den endgültigen Lohn bzw. Gehalt berechnen zu lassen. Mehr über „Personalabrechnungssysteme“ erfahren Sie in den nächsten Folien. Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

33 Auswertungen von Mehrarbeitszeiten
Analysekomponente Auswertungen von Mehrarbeitszeiten Auswertung aktuell an- und abwesender Mitarbeiter Auswertungen von Abwesenheitsgründen Zeitsaldenauswertungen Über die Analysekomponente haben sowohl die Personalabteilung als auch die einzelne Mitarbeiter die Möglichkeit sich einen Überblick über das eigene Zeitkonto zu verschaffen indem Auswertungen zur Verfügung gestellt werden. Typische Auswertungen sind: Auswertungen von Mehrarbeitszeiten Auswertung aktuell an- und abwesender Mitarbeiter Auswertungen von Absentismus-Gründen Zeitsaldenauswertungen Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

34 2.9.9 Zusatzkomponenten / Schnittstellen
Projekt- planung PPS- Aufträge Personal- Einsatz- planung BDE Tank- daten PZE-System Personal- Abrechnungs- system Kantinen-daten Je nach Unternehmensanspruch kann ein PZE-Grundsystem um weitere Teilsysteme erweitert werden. Die Verbindung der verschiedenen Teilsysteme erfolgt über eine „Programmschnittstelle“. Die wichtigsten Zusatzkomponente sind: Personaleinsatzplanung Tankdaten Kantinendaten Zugangsmanagement BDE PPS-Aufträge in der Produktion Planung und Steuerung Projektplanung Leistungs- Auftragserfassung Personalabrechnungssystem für die Lohn- Gehaltsabrechnung Als nächstes werden wir uns einige dieser Komponenten anschauen und zwar die Zutrittskomponente, die Leistungs-/Auftragserfassungskomponente und das Personalabrechnungssystem(PY) Zugangs- kontrolle Leistungs-/ Auftrags- erfassung Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

35 2.9.10 Zutrittskomponente / Zutrittsmanagementsystem
Anwenderschnittstelle Authenti- fizierung Steuerung Analyse Terminal Alarm- system Berechtigungs-profile Personal-stamm Zutrittsdaten Personal-einstaz-planung Die Zutrittskomponente kann als im PZE-System integrierte Komponente oder als externes Modul (Teilsystem) über die Programmschnittstelle implementiert werden. Sie dient zur Steuerung, Protokollierung und Auswertung von Zutritten zu bestimmten Bereichen des Unternehmens. Auf der Folie sehen wir eine typische Architektur von Zutrittsmanagementsystemen. In einer Datenbankkomponente werden üblicherweise Personalstammdaten, Berechtigungsprofile und Zutrittsdaten abgelegt. Mittels einer Authentifizierungskomponente wird über verschiedene Authentifizierungsverfahren die Berechtigung von Personen auf Zutritt geprüft. Die Steuerungskomponente protokolliert alle Ein- /Austrittsversuche sowie die evtl. vorhandenen Alarm- oder Sperrsystemen. Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

36 2.9.11 Leistungserfassungskomponente
LEISTUNGSERFASSUNGSSYSTEM Anwenderschnittstelle Sperrelement Alarmsystem Zutritts- management Planung Bewertung Personal- abrechnung Terminal Browser Authenti- fizierung Erfassung Analyse Personal stamm Arbeits-modelle Konten Auf der Folie ist die Architektur einer Leistungserfassungskomponente dargestellt. PZE ist die Basis für die Auftragsdatenerfassung (ADE) bzw. Leistungserfassung, da auch die Leistung nur in Verbindung mit dem entsprechenden Arbeitsmodell gemessen werden kann. Zu der Kernaufgabe eines Leistungserfassungssystem gehört die Verwaltung von Aufträge. Die Überwachung der richtigen Abwicklung von Auftragsmeldungen übernimmt das System durch seine „Bewertungskomponente“. Auch die Leistungserfassungskomponente besteht wie die PZE-Komponente aus mehreren Teilanwendungen: Datenbankkomponenten für Personalstamm, Arbeitsmodelle und Konten, Komponenten Authentifizierung, Leistungserfassung, Leistungsauswertung und Leistungsbewertung sowie einer Anwenderschnittstelle. In diesem Fall meldet der Mitarbeiter die Menge seiner Aufträge am Terminal (über Barcode, Tastatur, Fingerabdruck, usw.) Im Fall eines SAP R/3 Moduls, unterstützt die Leistungserfassungskomponente den Einsatz folgender leistungsbasierten Entlohnungsformen: Prämienlohn Akkordlohn und können sowohl als Einzelleistungslohn als auch Gruppenleistungslohn eingesetzt werden. Personal- einsatzplanung Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009 36

37 2.9.12 Auftragsbearbeitung Auftragsbeginn Auftrag zurückholen
Auftrag ist nicht aktiv Auftrag ist aktiv Hier wird eine vereinfachte Auftragsbearbeitung beschrieben. Der Auftrag wird vom Mitarbeiter am Terminal geladen/gemeldet Solange der Auftrag nicht aktiv ist, kann er vom BDE-System zurückgeholt werden und von einem anderen Mitarbeiter oder auf einer anderen Maschine bearbeitet werden Der Vertrag wird als aktiv markiert. Dadurch wird der Auftrag einer bestimmten Maschine zugeordnet und die Bearbeitung kann somit fortfahren Das übergeordnet BDE-System registriert sämtliche Ereignisse bzw. Zustände des laufenden Auftrages: Rüsten, Fertigung, Stillstand, Zeitdauer Auftrag wird abgemeldet und gelöscht. Die produzierte Stuckzahl wird vom Terminal registriert, ausgewertet und je nach Art der Erfassung (Online oder Offline) auf die entsprechenden Konten gebucht. Ereignisse-Registrierung Auftragsende Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009 37

38 3 Lohnabrechnung Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

39 3.1 Architektur eines Personalabrechnungssystems
Z PERSONALABRECHNUNGSSYSTEM Anwenderschnittstelle Bruttolohn- komponente Nettolohn- komponente Analyse & Übermittlung Banksysteme Bewegungs- daten Personal- stammdaten Abrechnungs- daten Auf der Folie ist die typische Architektur eines Personalabrechnungssystems dargestellt. Die wichtigste Schnittstelle eines PZE- bzw. PZW-Systems ist die Anbindung an das Lohn- und Gehaltssystem. Personalabrechnungssysteme erfassen im üblichsten Fall die Personalstammdaten, Bewegungsdaten und Abrechnungsdaten und besitzen in der Anwendungsschicht Brutto- und Nettolohnkomponente sowie eine Auswertungs- und Übermittlungskomponente und die obligatorische Anwenderschnittstelle. Nun betrachten wir die verschiedenen Teilanwendungen eines Personalabrechungssystems, mit Ausnahme von Personalstammdaten, da wir sie schon mal betrachtet haben. Datenhaltungs-systeme PZE Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

40 Entgeltkategorie Zeitentgelt Leistungsentgelt Bewegungsdaten
„geleistete Arbeitsstunden“ Zeitdaten  „produzierte Stuckzahl“ Leistungsdaten  Entgeltkategorie Zeitentgelt Stunden, Tage, Wochen, Monate Leistungsentgelt Stuck/h Neben den Stammdaten benötigt man für die Berechnung des Bruttolohns eines Mitarbeiters auch Bewegungsdaten. Die Bewegungsdaten werden üblicherweise in einer Datenbank gespeichert. Bewegungsdaten sind alle Daten, die für die Abrechnung relevant sind und in unterschiedlicher Häufigkeit und Anzahl anfallen können. Bewegungsdaten können genau so wie Stammdaten aus anderen Systemen importiert werden oder manuell in das Personalabrechnungssystem gepflegt werden. Zeit- und Leistungsdaten zählen zu den Bewegungsdaten, da sie als „geleistete Arbeitsstunden“ oder „produzierte Stückzahl“ gelten. In Zusammenhang mit Entgeltkategorien können zwei Kategorien von Bewegungsdaten unterschieden werden: Zeitentgelt: das zentrale Bewegungsdatum besteht hier aus geleisteten Arbeitszeit in Stunden, Tagen, Wochen, Monaten Leistungsentgelt: hier zählen als Bewegungsdaten, abhängig von der Arbeitskategorie(Akkordlohn, Prämienlohn) , Daten wie etwa „Stück/h“. Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

41 3.1.2 Bruttolohnkomponente
Auf dieser Folie können wir das Schema einer Bruttoentgeltermittlung verfolgen. Wir werden sie hier nicht besprechen, da es über unser Thema hinausgeht. Das gleiche betrifft die Nettolohnkomponente- und -Ermittlung. Ich werde hier nur nochmal betonen, dass die so generell dargestellte Bruttolohnermittlung je nach Entgeltform variiert. Im Falle eines reinen Zeitentgelts, fallen die Leistungsdaten aus. Schema der Bruttoentgeltermittlung (nach Hentschel & Kolzter 2002, 57) Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

42 3.1.3 Analyse- und Übermittlungskomponente
Zahlung von Entgelten Verbuchung der Abrechnungsergebnisse Abführen gesetzlicher Abzüge Erstellen von Ausdrucken und Bescheinigungen Erstellen von internen Managementinformation Mittels der Analysekomponente werden Daten aus der Abrechnungsdatenbank ausgewertet und deren Übermittlung an weitere interne und externe Systeme übergeben. Aufgaben der Analysekomponente können wie folgt zusammengefasst werden: Entgeltzahlung Verbuchung der Abrechnungsergebnisse Abführen gesetzlicher Abzüge Erstellen von Ausdrucken und Bescheinigungen Erstellen von internen Managementinformation Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

43 3.4 Hinter den Kulissen = Bruttobezüge
Laufende Bezüge einmalige Bezüge +Vermögenswirksame Leistungen des Arbeitgebers +geldwerte Vorteile/Sachbezüge = Bruttobezüge Rentenversicherung Arbeitnehmer-Anteil - Arbeitslosenversicherung Arbeitnehmer-Anteil - Krankenversicherung Arbeitnehmer-Anteil - Pflegeversicherung Arbeitnehmer-Anteil - Lohnsteuer - Kirchensteuer - Solidaritätszuschlag - Sachbezüge = Netto (nach Abzug der Steuern und Pflichtbeiträge) - Vermögenswirksame Leistungen des Arbeitnehmers - Persönliche Abzüge + Steuer- und sozialversicherungsfreie Aufwandsentschädigungen Auszahlung (Überweisung an den Arbeitnehmer) Eine Liste aller Werte, die in einer Lohnabrechnung auftreten können. Quelle: Quelle: Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

44 3.5 Das Ergebnis Das Ergebnis: die eigentliche Lohnabrechnung!
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45 4 Zusammenfassung PZW-Systeme Architektur PZE-Systemen Lohnabrechnungssysteme Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

46 … Danke Vielen Dank für die Aufmerksamkeit! … hoffe es gibt keine weitere Fragen! Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009

47 Personalzeit- und Leistungserfassung
5 Quellenverzeichnis Personalzeit- und Leistungserfassung W. Mülder, W. Störmer Luchterhand, 1995 Personalzeiten und Betriebsdaten W. Störmer, M. Droege Hanser, 1997 SAP Dokumentation Personalzeitwirtschaft(PT) , Release 4.6c Wikipedia: Personalzeiterfassung, Lohnabrechnung, Zeitlohn, Akkordlohn, Entgelt, SAP Personalzeit-/Leistungserfassung und Lohnabrechnung Giuseppe Biasi 05.Mai 2009