Zentrale Registratur Präzisa Immobilien GmbH & Co. Verwaltungs KG

Präsentation zum Thema: "Zentrale Registratur Präzisa Immobilien GmbH & Co. Verwaltungs KG"—  Präsentation transkript:

1 Zentrale Registratur Präzisa Immobilien GmbH & Co. Verwaltungs KG
Nutzungsgerechter Aufbau Projekt mit der FH Potsdam, Studiengang Archiv Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

2 Zugänglichkeit und Auffindbarkeit
Ziel des Projekts: Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung Logistik Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung Verbesserung der Zugänglichkeit und Auffindbarkeit der Akten in der Altregistratur Dr. Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

3 konkret: 1. Elektronische Erfassung der Akten
Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung Logistik Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung 1. Elektronische Erfassung der Akten 2. Empfehlung für die Aufbewahrung der Altregistratur 3. Empfehlungen für einheitliche Regelungen in der Schriftgutverwaltung Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

4 Elektronische Erfassung der Akten
Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung Logistik Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung 1. Integration einer Erfassungsmaske in die bestehende Datenbank bei Präzisa 2. Erfassung in diese Maske durch PraktikantInnen der FH Potsdam Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

5 Erfassungsmaske Anforderungen:
Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung Logistik Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung Anforderungen: Recherchierbarkeit der Akten insbesondere nach: Objekten Laufzeiten Aufbewahrungsfristen Aktentiteln leicht handhabbar auch für die zukünftige Erfassung der Akten Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

6 Erfassungsmaske (Beispiel)
Aktennummer: Aktentitel: 2 Möglichkeiten (Entscheidung liegt bei Präzisa): 1. lfd. Nummer: 2. Team + lfd. Nummer: Freies Textfeld für „Originaltitel“ Übernahme des Aktentitels vom Aktenrücken Originaltitel: Normiertes Feld mit Drop-down-Menü Bsp.: Wirtschaftsplan Umlagenabrechnungen Verwalterabrechnungen … Laufzeit: von – bis Datum Objektnummer: Aufbewahrungsfrist: Angabe des Zeitpunktes, wann eine Akte vernichtet bzw. an den Eigentümer des Objektes abgegeben werden kann Eingabefeld für die Objektnummern, welche in der Akte vorkommen Ltd. Team: Memo: Angabe des letzten bearbeitenden Teams der Akte freies Feld in dem Bemerkungen eingefügt werden können das Feld ist nicht recherchierbar Feld dient dem Kenntlichmachen, ob die Akte bei einem Vorverwalter oder bei Präzisa entstanden ist Feld mit einem Default – Wert (feststehend), mit der Möglichkeit erweitert zu werden Aufbewahrungsort: Vorverwalter: Präzisa: Übersicht erstellt von: U. Hanschke, S. Kiesling, A. Pannier, A. Piel , A. Wolf

7 Beispieldatensatz Aktennummer: 1263 Aktentitel: Kapitalertragssteuer
Originaltitel: Steuer 2003 Laufzeit: Objektnummer: Aufbewahrungsfrist: Ltd. Team: 2 Memo: Akte möchte der Eigentümer nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bekommen Aufbewahrungsort: xxx Vorverwalter: Präzisa: ja Übersicht erstellt von: U. Hanschke, S. Kiesling, A. Pannier, A. Piel , A. Wolf

8 Zeitplan für die Umsetzung
Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung Logistik Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung Zu erfassen: ca Akten Bearbeitungszeit pro Akte: x Minuten ________________________________________________________________________________ bei einer 40 Stunden-Woche Wochen bei vier Bearbeitern, pro Bearbeiter 9 Wochen Zeitraum: für die Erfassung: 16. Juli – 21 September, da eine Bearbeiterin nur 5 Wochen zur Verfügung steht. 3 BearbeiterInnen à 10 Wochen 1 Bearbeiterin für 5 Wochen Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

9 Empfehlung für die Aufbewahrung der Altregistratur
Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung Logistik Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung 1. Aufstellungssystematik (Reihenfolge der Akten) 2. Aufstellungstechnik (Regale und Schränke) Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

10 Aufstellungssystematik
Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung Logistik Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung Zwei verschiedene Varianten möglich: 1. Aufstellung nach laufender Nummer schnellere Erfassung Auffinden nur über die Datenbank nicht vor Regal kein Umräumen bei Teamwechsel, keine Lücken für künftige Akten nötig 2. Aufstellung nach Teams, innerhalb der Teams geordnet nach (alten) Aktentiteln Ordnungstätigkeit vor der Erfassung Auffinden über Datenbank und Regal Umräumen bei Teamwechsel, Lücken für künftige Akten Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

11 Aufstellungstechnik Anforderungen:
Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung Logistik Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung Anforderungen: archivgerechte Aktenregale für Akten abschließbare Schränke, bspw. für Personalakten Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

12 Aufstellungstechnik Merkmale:
Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung Logistik Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung Merkmale: standsichere, GS-geprüfte Regale für die Aktenaufbewahrung Maße pro Regaleinheit: 2m Höhe x 1m Breite x 60 cm Tiefe, von beiden Seiten bestückbar 5 Fachböden für insgesamt 120 Aktenordner (9 lfm), evtl. mit Mittelschiene Berücksichtigung von Verkehrswegen und Durchgängen Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

13 Aufstellungstechnik Bsp. Firma technigro, Petershagen b. Berlin (Lieferzeit: bis 6 Tage) Schraubgrundregal (ohne Mittelschiene) Büroregal (mit Mittelschiene) Kosten pro Regaleinheit (120 Akten) 26 Grundregale à ca. 80,- € 110 Anbauregale à ca. 60,- € 26 Grundregale à 98,90 € 110 Anbauregale à 86,70 € Gesamt (plus MWSt): ca 11.838,40 € Aufbauzeit 1. Regal: 1 Stunde, ab 2. Regal: ½ Stunde Gewicht Grundregal: 34 kg Anbauregal: 28 kg Grundregal: 36 kg Anbauregal: 30 kg Dr. Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

14 Logistik Ablaufszenario: Umsetzung in Etappen (möglichst Teamweise):
Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung Logistik Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung Ablaufszenario: Umsetzung in Etappen (möglichst Teamweise): 1. Aufstellen der Regale in einem Teilbereich 2. Bestückung der Regale mit Akten 3. Vergabe der lfd. Nummer auf dem Aktenrücken 4. Erfassung der Akten Dabei: Heraussortieren aussonderungsreifer Akten 5. Abfrage beim Eigentümer über Verbleib dieser Akten 6. Versendung oder Vernichtung dieser Akten Dr. Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

15 Empfehlungen für einheitliche Regelungen in der Schriftgutverwaltung
Ist-Zustand und Ziele Elektronische Erfassung Zeitplan Erfassung Empfehlun-gen für Aufbe-wahrung Logistik Empfehlun-gen für einheitliche Schriftgutver-waltung Erstellung von Einheitstiteln für die Akten in Zusammenarbeit mit einer Teammitarbeiterin Orientierung an der Verwaltersoftware von Präzisa: Beispiel: Einheitstitel: Verwalterabrechnung Aktentitel: „Rechnungen“, „Wohngeld“, „Jahresabrechnungen“ Regelungen für einheitliche Aktenführung bedürfen einer Vorab-Analyse des Geschäftsablaufs und der Geschäftsorganisation in Zusammenarbeit mit der Firma und ihren MitarbeiterInnen. Dr. Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften

16 Vielen Dank! Karin Schwarz Alexander Brandau Sven Brosda Anne Brosin
Martin Gleiniger Ulrike Hanschke Sonja Kiesling Ronald Michler Annegret Pannier Antje Piehl Andreas Wolf Dr. Karin Schwarz – FH Potsdam, FB Informationswissenschaften