Organisationsprinzipien Disposition, Improvisation und Organisation.

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1 Organisationsprinzipien Disposition, Improvisation und Organisation

2 Organisieren Kontrollierbare Ziele festlegen Arbeitsverteilung und Abläufe planen Entscheidungen treffen Durchführung überwachen Kontrollieren, ob gestellte Ziele erreicht werden

3 Disposition, Improvisation und Organisation Disposition: Entscheidung ohne starre Regelungen. Improvisation: Alles kann jederzeit geändert werden ! Organisation: Sie ist das Ergebnis von generellen Regelungen.

4 Aufgliederung Gestaltung StrukturierungDisposition OrganisationImprovisation

5 Substitutionsprinzip Eine Einzelfallregelung wird durch eine dauerhafte Regelung ersetzt (=substituiert). Prinzip: Arbeitsabläufe, die wiederholt werden, sollen durch generelle Regelungen festgelegt werden. In der EDV ist die Substitution Voraussetzung für jeden Computereinsatz !!

6 Vor-und Nachteile von generellen Regelungen Vorteile: 1.Zeit wird eingespart 2.Geschäftspartner und Mitarbeiter (MA)können gleiche Fälle gleich behandeln 3.Aufgaben können anderen MA übertragen werden Nachteile: 1.Allgemeine Regelungen wirken „unpersönlich“ ! 2.Ausführung von allgemeinen Regeln motivieren die MA kaum !

7 Delegationsprinzip delegieren = übertragen Geregelte Abläufe werden zur Entlastung der Führungsebene auf andere Stellen übertragen !

8 Organisatorisches Gleichgewicht Ermöglicht Entlastung Gefährdet Anpassungsfähigkeit Ziel: Gleichgewicht zwischen Stabilität und Elastizität !!

9 Org. Gleichgewicht 1.Unterorganisation Kaum Regelungen MA entscheiden nach Gefühl und Laune 2.Überorganisation Fast alles im Voraus geregelt Richtlinien und Vorschriften

10 Beziehungstypen Management-Funktionen

11 Management-Funktion Organisieren heißt Ziele festlegen, planen, entscheiden, die Durchführung gestalten und kontrollieren ! Nur organisierte EDV-Einsätze führen zum Erfolg !

12 Führung in Organisationen Bedürfnisse, Motive und Motivation

13 Bedürfnisse Fünf Bedürfnisse: 1.Existenzbedürfnisse 2.Sicherheitsbedürfnisse 3.Bedürfnis nach sozialen Kontakten 4.Bedürfnis nach Anerkennung und Wertschätzung 5.Bedürfnis nach persönlicher Entwicklung

14 Motivation Motivationsfaktoren:...führen zu mehr Zufriedenheit und Bedürfnisbefriedigung Hygienefaktoren:...tragen dazu bei, dass Motivation und Zufriedenheit nicht abnehmen. Konsequenz für Führung: Rahmenbedingungen verbessern !!!!!

15 Führungsformen,-stile und - techniken Def.:Führung ist soziale Einflussnahme zur Erfüllung einer gemeinsamen Aufgabe.

16 Kooperative Führung  Vorgabe von überprüfbaren Zielen  Führung durch Zielsetzung ...oder partizipativ-situativer Führungsstil: Mitarbeiter und Vorgesetzte kommen zusammen zu Entscheidungen  Delegation:...kompetenten MA wird Verantwortung übertragen  Integrative Kommunikation

17 Elemente einer kooperativen Führung Bessere Motivation Bessere Leistung größere Zufriedenheit Vertrauen Führung durch Zielsetzung Partizipativ-situativer Führungsstil Delegation

18 Einzel-und Gruppenverhalten...Einbindung von Mitarbeitern führt zu mehr Motivation und Arbeitsfreude In effizient geführte Organisationen erwartet die Gruppe klare Entscheidungen !

19 Gefährliche Gruppierungen ! 1.Die Gruppe behauptet, dir zu geben, was dir fehlt ! 2.Die Gruppe spricht von einer neuen Sicht der Dinge ! 3.Die Gruppe gibt kein genaues Bild von sich ! 4.Die Gruppe hat einen Meister, ein Medium, einen Führer oder einen Guru !

20 Fortsetzung: 5. Die Lehre der Gruppe gilt als einzig echtes, ewiges wahres Wissen ! 6. Die Welt treibt unaufhaltsam auf eine Katastrophe zu ! 7. Die Gruppe will, dass du Mitglied wirst ! 8. Die Gruppe ist Elite. 9. Die Gruppe schreibt dir dein Sexualleben vor ! 10. Zweifel bestraft die Gruppe mit Angst- und Schuldgefühlen !

21 Kommunikation und Entscheidungsfindung Formen innerbetrieblicher Kommunikation

22 Ziel Um Ziele erreichen zu können, bedarf es einer Kommunikationskultur ! Mängel sind: 1.Gesprächspartner nicht ansehen ! 2.Beschimpfung von Abwesenden ! 3.An Meinungen festhalten ! 4.Persönliche Angriffe und Unterstellungen!

23 Verbesserung der Kommunikation: Durch : 1.Bereitschaft mehr zu tun als verlangt ist ! 2.Selbstbewusstsein und Eigenmotivation fördern ! 3.Kompetenz statt Autorität zeigen ! 4...für Gespräche zur Verfügung stehen ! 5.Prioritäten setzen !

24 Individuelle und kollektive Entscheidungsfindung ! In 3 Sozialformen können Entscheidungen getroffen werden : 1.Die MA stimmen ab, der Vorsitzende enthält sich der Stimme ! 2.Der Vorsitzende und die MA erarbeiten eine gemeinsame Lösung ! 3.Der Vorsitzende entscheidet, ohne die MA wesentlich einzubinden !

25 Krisen und Konfliktmanagement Def.: Ein Konflikt ist ein wiederholtes, vertiefendes Aufeinanderprallen verschiedener Interessen ! Ohne Strategie: nur 3 „Lösungsvarianten“: 1.Machtkampf um Gewinn herbeiführen ! 2.Sich dem Schicksal unterwerfen ! 3.Den Konflikt von Dritten lösen lassen !

26 Gesprächsführung Grundregel : Zuhören, zuhören, zuhören ! Ablauf: 1.Klient um einen Gesprächstermin ersuchen ! 2.Kontakt herstellen ! 3.Aktives zuhören ! 4.Problemanalyse ! 5.Entscheiden : Alternativen statt Ratschlägen 6.Realisierung : Unterstützung anbieten !

27 Gesprächs- und Beratungsformen: Zweiergespräch: Zwei Partner besprechen Inhalte, die nur für sie von Bedeutung sind ! Erweitertes Zweiergespräch: Weitere Personen werden hinzugezogen ( Personalchef) Gruppengespräch: Eine Kleingruppe kommuniziert mit dem Leiter dieser Gruppe bzw. untereinander !

28 Gesprächstypen Vier vorrangige Gesprächstypen: 1.Kontraktgespräch: Ziel ist eine gute Arbeitsbeziehung ! 2.Beratungsgespräch: Zweck ist eine Hilfestellung !

29 Weitere Gesprächstypen: 3.Schlichtgespräch: 1. Darstellung des Konfl. 2. Vorschläge 3. Einigung und Vereinbarung 4.Kritikgespräch: 1. Äußerung der Kritik 2. Änderungsanspruch 3. Änderungsstrategie besprechen

30 Bürokratische Organisation Erfinder: Max Weber Bürokratie ist heute oft ein negativer Begriff Unternehmen soll unbürokratisch sein: -fördert die Arbeitsmotivation -führt zu besserem Unternehmen Dies wirkt sich auf Mitarbeiter und Kunden aus.

31 Das Ende der feudalen Organisation Früher: Man dachte dass Adlige über die Geburt die Eignung zum Führen mitbekamen. Staatsverwaltung von Zusammenbruch bedroht Später: Die Eignung zum Führen musste man durch Fachkenntnisse und Ausbildung belegen.

32 Merkmale der neuen Organisation Geordnete Kompetenzen Hierarchie Erlernbare Regeln Bei Einstellung zählt Fachwissen! Arbeitsabläufe dokumentiert Laufbahn Geld für Tätigkeit abhängig

33 Dimensionen von Kultur und Unternehmenskultur Kultur = Werte die Gemeinschaft prägen Kultur wirkt sich auf Mitglieder aus Kultur unterliegt Wandel Mitglieder haben gemeinsame Symbole Sozialisation = Prozess wenn Person Werte einer Kultur erwirbt Kulturtechniken = benötigte Fertigkeiten um an Kultur teilzunehmen

34 Unternehmenskultur = Unverwechselbarer, von Unternehmen unterscheidbarer Charakter und Stil eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt!

35 Die 9 Charakteristika 1.Sozial 2.Verhaltenssteuernd 3.Menschengeschaffen 4.Allgemein akzeptiert 5.Tradiert 6.Erforschbar 7.Veränderbar 8.Bewusst und unbewusst 9.Nicht direkt erfassbar

36 Funktionen der Unternehmenskultur 1.Schafft ein „Wir-Gefühl“ 2.Vermittelt Sinnzusammenhang 3.Gemeinsame Verständnisbasis 4.Entlastet Mitarbeiter 5.Fördert Lern- und Entwicklungspotentiale

37 Elemente der Unternehmenskultur Unternehmenskultur durch Fragen beschreibbar: Wie wird man Mitglied bei der Firma? Wie wird motiviert? Wie werden Ziele festgelegt? Wie werden Krisen bewältigt? usw... Bild von Unternehmen entsteht

38 McKinsey-7S-Modell 1.Selbstverständnis 2.Strategien 3.Strukturen 4.Stammpersonal 5.Stil 6.Systeme 7.Sachmittel

39 Organisationsentwicklung

40 Definition Organisationsentwicklung = langfristige Bemühung, die Problemlösungs- und Erneuerungsprozesse in einer Organisation verbessert OE passiert unterbrochen OE ist etwas woran alle beteiligt sind OE lässt sich nicht verhindern OE lässt sich manchmal steuern

41 Veränderungsnotwendigkeit Oft müssen Veränderungen vorgenommen werden um wirtschaftlich zu bleiben: Fehlentwicklungen beseitigen Fehlentwicklungen vermeiden

42 Veränderungsnotwendigkeit Auslöser: Wirtschaftliche Kennzahlen Krisen Geänderte Rahmenbedingungen Reaktionen: Reduktion der Personalkosten Steigerung der Produktion Oft ohne dauerhaften Erfolg!

43 Ziele der OE Organisationale Ziele:  Innovationsfähigkeit  Anpassungsfähigkeit  Lernfähigkeit  Effektivitätssteigerung  Effizienzsteigerung Personale Ziele:  Zufriedenheit der OM  Humanisierung  Autonomie der OM  Selbstverwirklichung Die beiden Ziele widersprechen sich oft!

44 Grundsätze der OE Prozessorientierte Vorgangsweise: 1.Entscheidungsprozesse: sollen zu Entscheidungen führen 2.Analyseprozesse: Selbstdiagnose der Situation 3.Lernprozesse: Verbesserung der Situation 4.Psychosoziale Prozesse: sollen Beziehungen neu ordnen (Teams einrichten oder abschaffen)

45 Grundsätze:Gesamtprozess Diese Prozessen wechseln sich immer ab und bilden so den Gesamtprozess. Aufbau eines Gesamtprozesses:  Auftauen: Situation erörtern,Änderungen besprechen  Verändern: gemeinsame Aktionen mit Strukturen, Gruppen, Teams  Einfrieren: das Erarbeitete wir dauerhaft beibehalten

46 Grundsätze Non-Direktive Beraterrolle: Berater gibt keine Lösungen vor, sondern fördert und begleitet den Prozess nur. Der Experte ist der Mitarbeiter! Dies unterscheidet die OE von anderen Beratungsmodellen.

47 Grundsätze Methoden:  Gruppenprozesse: Entwicklung einzelner Mitarbeiter Es werden Konflikte, Neueintritte ins Unternehmen, Karrieremöglichkeiten besprochen...  Teams: Teamentwicklung steht im Vordergrund Ziele: Vertrauen bilden, offenes Kommunizieren...  Intergruppen: werden benötigt wenn verschiedene Teams kommunizieren müssen  Organisationsumgreifend: begleiten Veränderungsprozess über mehrere Jahre, betrifft Gesamtorganisation

48 Instrumente der OE Es gibt Instrumente in großer Vielfalt und ständig werden neuen entwickelt. Eine fixe Aufzählung ist somit unmöglich. Die OE-Techniken werden in drei Ansätze unterteilt.

49 1.Personaler Ansatz Weiterentwicklung von Personen und Beziehungen in Organisation werden bearbeitet. (Trainingsgruppen, Prozessberatung...) Teamentwicklung: Innerer Zusammenhalt und Kompetenz soll gesteigert werden. Mit einem Fragebogen kann das Team erörtern wo es Lernbedarf gibt.

50 2.Strukturaler Ansatz Neben Primärorganisation soll eine Sekundärorganisation aufgebaut werden um bestimmte Ziele zu erreichen. (Workshops, Projekte, Qualitätszirkel...)

51 3.Strategischer Ansatz Überschreitet in seiner Dimension noch den strukturalen Ansatz und richtet sich nach der Position des Unternehmens im gesamten Markt.

52 Fallbeispiel Problem: Zusammenschließung von Abteilungen mit fachlichen Differenzen Einstieg: Interviews mit Leitern und Mitarbeitern der Abteilungen Vorschläge: Teamentwicklungsprojekte Umsetzung: vermehrter Austausch der Abteilungen Abschluss: Befragung der Mitarbeiter auf Zufriedenheit

53 Kritik an OE 1. Inhaltliche Einseitigkeit: technologische Aspekte vernachlässigt 2. Werthaltung: Wertehaltungen sind nicht eindimensional 3. Wirtschaftliche Sicherheit: hohes Maß an Wirtschaftssicherheit ist Vorraussetzung 4. Manipulative Aspekte: Erfolg ist von Ehrlichkeit der Mitarbeiter abhängig