Zielvereinbarungen in der Praxis

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1 Zielvereinbarungen in der Praxis

2 Erster Teil: Der Zusammenhang der Instrumente, Überleitung zu ZV
Reformen in den Bereichen Organisation, Budgetierung und Zielvereinbarungen sind komplementär; hier ein innovatives Beispiel!

3 Universität Amsterdam: Budgetierung und Matrixstruktur
Grundlage Organisationsstruktur: Etablierung eines internen Arbeitsmarkts faculty dean Arbeitsnachfrage research and education institutes Arbeits- angebot „basic units“

4 Aufgaben und Merkmale der Einheiten
Bereitstellung „Produkte“ in Lehre u. Forschung tragen alle Kosten eines Ausbildungs-/ Forschungsvorhabens Instituten steht ein „Manager“ vor Budgets bindend, Dekan kann nur mit Genehmigung university board umverteilen Institute fachlich zusammengesetzt gesamtes Personal einer basic unit zugeordnet Aufgabe Personalentwicklung basic units Gesamtverantwortung für Fakultät Überwachung Funktionieren des Marktes (Einhaltung Regeln, Gleichgewicht) aktiver Eingriff bei „Marktversagen“ verhindern Finanzdefizite von basic units Dekane

5 Finanzbeziehungen Hochschulleitung education institute research
Mittelverteilung per Zielverein- barung Mittelverteilung per einfacher Formel education institute research institute Finanzierung aller Leistungsangebote in Lehre u. Forschung Kontrakte, Transfer- preise basic unit basic unit basic unit basic unit Erwirtschaftung Per- sonalkosten (inkl. Ver- waltungskosten, PE)

6 Effekte Flexibilität, Interdisziplinarität starker interner Wettbewerb
starker Anreiz für basic unit, „human resource management“ zu betreiben keine Starrheit Lehrdeputate, Herausbildung von Stärken des Personals, effizienter Personaleinsatz starker interner Wettbewerb

7 Zweiter Teil: Grundlagen- und Methodenwissen zu Zielvereinbarungen
(externe wie interne) müssen bestimmte Grundanforderungen erfüllen. Sie eignen sich zu sehr unterschiedlichen Zwecken. Es gibt „Werkzeuge“ zur Gestaltung von Zielvereinbarungen.

8 Merkmale von Zielvereinbarungen
partnerschaftliches Verhältnis: Verhandlung, Dialog als Prozessbestandteil „Gegenstrom“-Elemente als Ausdruck der Partnerschaft wechselseitige Verpflichtungen, Leistung/ Gegenleistung, die miteinander in Beziehung stehen

9 Merkmale von Zielvereinbarungen
Zielorientierung, Koppelung mit Strategie/Profil, beide Seiten formulieren Ziele/Strategien längerfristige strategische Perspektiven ent- halten, mehrjährige Laufzeit Strukturierung, Transparenz schriftliche Fixierung, Unterschriften

10 Merkmale von Zielvereinbarungen
Verbindlichkeit, Festlegung Verantwortlichkeiten und Zeitrahmen, Controlling Ergebnisorientierung, Messansätze, Indikatoren Innovations-/Zukunftsorientierung Koppelung Ziele mit Finanzen (Grundorientie- rungen: Grundausstattung, Innovationsförderung)

11 Folgerung aus den Merkmalen
Vorsicht: mit Zielvereinbarungen nicht das Rad neu erfinden! Zielvereinbarungen sind eine graduelle Weiterentwicklung hochschulinterner Aushandlungsprozesse Anforderungen/Ideen hinter Zielvereinbarungen ernst nehmen, ansonsten droht Beliebigkeit des Instruments Checkliste für praktische Beispiele

12 Funktionen von ZV (Ziele generieren und durchsetzen)
dezentrale Planung/Profilierung anregen, heterogene Ziele befördern adäquate, spezifische Erfolgsmaßstäbe festlegen Aktivitäten in Bezug auf hochschulweite Ziele/Profile anregen und koordinieren (v.a. bei heterogener dezentraler Umsetzung) Anlass zu Stärken-Schwächen-Analyse/ Zieldiskussion schaffen, zielbezogene Prioritätensetzung statt Aktionismus

13 Funktionen von ZV (Autonomie fördern)
in Rahmenkontrakten Grundbedingungen zu Rechten und Kompetenzen der Akteure festlegen (i.d.R. mit Zielrichtung Dezentralisierung) Balance zwischen Steuerung und Autonomie durch Gegenstromansatz gewährleisten, dezentrale Sach-/Problemnähe nutzen Sicherung Autonomie durch Nachweis der Selbststeuerungsfähigkeit autonomiegerechte Problemlösung

14 Funktionen von ZV (Handeln/Kultur verändern)
Dialog- und Kooperationskultur fördern Verbindlichkeit fördern Denken in Ergebnis- anstatt nur in Input- Kategorien fördern Partizipation fördern Handlungs- und Durchsetzungsfähigkeit dezentraler Entscheidungsträger erhöhen

15 Funktionen von ZV (im Finanzierungskontext)
Gegenleistung für Grundausstattung, Ausstattung legitimieren (Benennung Beitrag zu Hochschulzielen, Transparenz) Fortschreibung aufbrechen, finanzielle Flexibilität fördern Mittel leistungs- und aufgabenbezogen verteilen Innovationen fördern komplementäre Funktion zur Formel (Stabilisierung, Abwärtsspiralen stoppen)

16 Beispiele für den Zusammenhang Funktion - Gestaltung

17 Methoden Herausgreifen einiger Methoden-
Aspekte, die kritisch für den Erfolg des Zielvereinbarungseinsatzes sind

18 Ziele müssen von beiden Seiten formuliert werden
Ausdruck der Partnerschaft/Symmetrie Problem v.a. im Verhältnis Staat-Hochschule Vermeidung „hidden agenda“ zentrale Ziele so formulieren, dass höhere Abstraktionsebene, Flexibilität für dezentrale Ziele Beispiele Ruhr-Universität Bochum, NRW, Hamburg

19 Die Partner müssen sich zu Beginn auf Leitlinien/Spielregeln verständigen
Klärungsprozess bei der zentralen Einheit Effizienz des Vereinbarungsprozesses durch klare Vorgaben Vertrauensbildung, Transparenz, Vermeidung von Missverständnissen, klare Intentionen Festlegung Initiativrechte im Gegenstromverfahren Beispiel NRW

20 Die Texte sollten durch Raster/ Formulare strukturiert werden
Standards setzen (z.B. status quo-Analyse, Indikatorbildung, Umgang mit Maßnahmen) Vergleichbarkeit, Auswertbarkeit Vorsicht: formale Restriktion, nicht inhaltliche, Gefahr von „Abhak-Listen“ zentrale Rolle eines schriftlich formulierten „Zielvereinbarungsangebots“ Bsp. ZWE Ruhr-Universität, Niedersachsen

21 Was sollte in einer Zielvereinbarung enthalten sein
Was sollte in einer Zielvereinbarung enthalten sein? (durch Formular anlegen) Vorbemerkungen zu Zweck/Ausrichtung Formulierung Ziele, Begründung Zielprioritäten Messansätze/Prüfkriterien für Ziele Stärken-Schwächen-Analyse geplante Maßnahmen Zielwerte, Meilensteine, Controlling

22 Was sollte in einer Zielvereinbarung enthalten sein
Was sollte in einer Zielvereinbarung enthalten sein? (durch Formular anlegen) Zeitplanung Leistungen der höheren Ebene (finanziell, andere) Sanktionen/Anreize Berichtspflichten Verantwortlichkeiten ?

23 Das Gegenstromverfahren muss fest-gelegt werden (Beispiel TU München)
Phase Inhalte Zielformulierung Hochschulleitung Schlussfolgerungen aus Memorandum „Internationalisierung“, Ankündigung Prozess + Ideen, Kommunikation Ziele Rückkoppelung Dekane Feedback-Möglichkeit, erste Auseinandersetzung mit Prozess Auswertung in Experten-AG Vorbereitung im Auftrag der Hochschulleitung, Auswertung Feedback Zielvereinbarungsangebot der Hochschulleitung formeller/finanzieller Rahmen, Aufforderung, setzen von Eckdaten fakultätsinterner Prozess Stärken-Schwächen-Analyse, Bestimmung Zielbeiträge, Vorhaben

24 Das Gegenstromverfahren muss fest-gelegt werden (Beispiel TU München)
Phase Inhalte freiwilliges Gegenangebot der Fakultäten formulieren Zielbeiträge/Maßnahmen/Leistungen Abstimmung/Vergleich Angebote Basis für Einzelverhandlungen, in AG und erweiteter Hochschulleitung Einzelverhandlung/Kontraktabschluss Aushandeln wechselseitiger Verpflichtungen, Definition Meilensteine/Messansätze Honorierung Zielverfolgung Anreizsetzung Controlling Berichts-/Diagnosesystem Honorierung Zielerreichung Anreizsetzung

25 Beispiel Uni Kaiserslautern (Pilotfachbereiche)
fachbereichsöffentliche Anhörung zu Ideen/Anliegen (persönliche Einladung aller FB-Angehörigen) Studierenden-/Mitarbeiterbefragung (Stärken-Schwächen-Analsye), Angebot Teilnahme am Workshop getrennte Workshops Studis/Mitarbeiter/Professoren, extern moderiert (Ziele: Offenheit, Partizipation) Aufbereitung Ergebnisse, Kommunikation auf „Informationstag“ für alle abschließender gemeinsamer Zielfindungs-Workshop Festlegung „Projekte“, Festhalten in Projektformularen (Inhalt, Verantwortlicher, Zeitraum ...) Fachbereichsbeschluss, Kontrakt mit Hochschulleitung

26 Die Ziele müssen auf der richtigen Ebene formuliert werden
Internationalisierung Steigerung Zahl der ausländischen Studierenden in neuem Studiengang mind. 20% ausländische Studierende aufnehmen Werbemaßnahmen, Kontakte zu Partnerunis...

27 1. Beispiel zum Umgang mit der Zielhierarchie durch die Fachbereichsleitung
„Meta“-Ziele FBL initiiert Strategieworkshop, auf dem Metaziele generiert werden FBL schätzt aus Einzelbeiträgen aggregierten, angestrebten Effekt ab und vereinbart diesen mit HS-Leitung Teileinheiten teilen FBL mit, welche konkreten Ergebnisse sie im Rahmen der Grundstrategien erzielen können Teileinheiten ergreifen autonom und flexibel Maßnahmen, keine direkte Beteiligung FBL (oder: Vereinbarung nach innen auf dezentralen Vorschlag)  aggregierte Ergebnisziele  spezielle Ergebnisziele  Maßnahmen 

28 2. Beispiel zum Umgang mit der Zielhierarchie durch die Fachbereichsleitung
„Meta“-Ziele FBL initiiert Stärken-Schwächen-Analyse, AG im Fachbereich entwickelt daraus grobe Richtungen, die mit HSL vereinbart werden Überprüfung Effekte nach Durchführung der Maßnahmen, Rechtfertigung gg. HSL (ausgeblendet) Diskussion und Festlegung konkreter Maßnahmen + Verantwortlichkeiten in Workshop  aggregierte Ergebnisziele  spezielle Ergebnisziele Maßnahmen 

29 Maßnahmen müssen die richtige Rolle spielen
„ordnungsgemäße Durchführung“ ist kein Erfolgsmaßstab lediglich sinnvoll zur Umsetzung/Delegation Verantwortlichkeiten/Verbindlichkeit, z.B. anknüpfend an Evaluation (Ergebnismessung: nächste Evaluation!), auch innerhalb Fachbereich zur Umsetzung ZV FB/HS-Leitung evtl. bei mehrperiodischer Zielvereinbarung kurzfristig relevant (prüfen, ob Meilensteine erreicht werden bei langfristiger Ergebnismessung) anders sieht es aus mit Verfahren/Prozessen: Kernelemente von Vereinbarungen (v.a. Rahmenvereinbarungen)

30 Kombination Zielverfolgung/-erreichung
Bei der finanziellen Umsetzung müssen Ziel-verfolgung/-erreichung berücksichtigt werden negative/positive Sanktion koppeln an Zielverfolgung Zielerreichung Vorfinanzierungseffekt Anreiz zu hohen Zielen, Anstrengung Problem Übertreibung Erfolge belohnt, Misserfolge sanktioniert Anreiz zu realistischen Zielen Problem „weiche“ Ziele, Unter- treibung Leistungsfähigkeit Kombination Zielverfolgung/-erreichung wirksamer Anreiz: anspruchsvolle, aber realistische Ziele gute Interpretation für Begriffspaar belastungs- und leistungs- orientierte Finanzierung

31 Die Direktheit der finanziellen Rück-koppelung muss bestimmt werden
Indirekte, „weiche“ finanzielle direkte, automatisierte Rückkoppelung finanzielle Rückkoppelung Verhandlungs- position nächste Runde, Reputation Korridor, Mittel- sperren, Warnsystem Indikator, aber mit „gelber Karte“ Indikator- ansatz, automati- siert

32 Dritter Teil: fakultätsinterne vs. externe Zielvereinbarungen
Zielvereinbarungen sind ein Mehr-Ebenen Problem. Es muss einerseits eine Abstimmung zwischen den Ebenen erfolgen, andererseits sind nach innen und außen z.T. unterschiedliche Methoden nötig.

33 Zielvereinbarungen als Mehr-Ebenen-Problem
interne Generierung von Zielen, Zielwerte externe ZV externe ZV o d e r interne ZV interne Umsetzung der Ziele

34 vorrangige Funktionen von internen Zielvereinbarungen
Umsetzung interne ZV, „Projektmanagement“ Strategiebildungsanstoß Lösung von Trittbrettfahrern, Kommunikations- problemen Partizipation Innovationsförderung

35 besondere interne Methodenaspekte
evtl. stärker bottom up (Selbstverständnis Dekan?) wenn Umsetzung/Projektmanagement: Maßnahmen orientiert, Checkliste mit Arbeitspaketen, Terminen, Verantwortlichkeiten je nach Größe/Klima Fakultät: evtl. weniger Formalisierung (z.B. Spielregeln)

36 zusätzliche Einsatzfelder für Fakultäten/Fachbereiche
Verknüpfung Berufszusagen mit verabredeten Zielbeiträgen, zeitlich begrenzt (??? mit Hochschulleitung) horizontaler Einsatz, Kooperationsanreiz (Bsp. TUM Physik/Mathematik Abgabe Stelle vs. dauerhafte Zusage zusätzlicher Lehrexport)