Debitoren und Mahnwesen

Präsentation zum Thema: "Debitoren und Mahnwesen"—  Präsentation transkript:

1 Debitoren und Mahnwesen
Geschäftsprozesse Debitoren/Mahnwesen

2 Überblick Bestellwesen, Debitoren-BH, Mahnwesen.
Welche Geschäftsprozesse fallen hier an?

3 Lernziele Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung.
Kontrollen beim Auftragsbearbeitung. Geschäftsprozesse Debitoren-BH. Kontrollen in der Debitoren-BH.

4 Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung
Lernziel 1 Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung

5 Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung
Der Bestellwesen-Prozeß umfaßt folgende Aktivitäten: Anfragen (optional) Kontaktierung (optional) Bestellannahme Versand Fakturierung

6 Geschäftsprozesse Auftragsbearbeitung
Bestell- annahme Optionale Schritte Anfrage Versand Kontakt- Herstellung Fakturierung

7 Enterprise Resource Planning
Ein ERP-System ist ein Informationssystem, welches umfangreiche Geschäftsdaten (u.a. auch) im Zusammenhang mit dem Bestellprozeß verwaltet. Bekanntestes Produkt: SAP R/3 Alternativen: Baan, Navision, Movex (Intentia), Peoplesoft, Oracle Financials, …

8 Kundenstammdaten Kunden-Stammdaten stellen alle die einzelnen Kunden betreffenden Daten dar (Name, Adresse, Kreditkonditionen, …). Diese Daten müssen zunächst angelegt werden, bevor Bestellprozesse angestoßen werden können. Im SAP R/3 sind vier Arten von Stammdaten erforderlich.

9 Kundenstammdaten Es handelt sich um folgende Datensatz-Strukturen:
Sold-to-customer records Ship-to-customer records Bill-to-customer records Payee customer records

10 Kundenstammdaten Bei Neuanlage eines sold-to-customer master records, werden die anderen drei master records automatisch (mit identischen Kundendaten) angelegt. Diese Datensätze sollten einzigartig sein. SAP R/3 setzt außerdem voraus, dass ein Kunde als “kundenfähig” (approved to sales) eingestuft wird, bevor diese Datensätze generiert werden können.

11 Datenfelder Die master records werden durch Dateneingabe angelegt.
In R/3 erfolgt die Eingabe durch eine Abfolge von Bildschirmmasken. In jeder Maske werden bestimmte Kundenattribute erfaßt. Welche Erfassungsmasken zur Kundenanlage existieren in R/3?

12 Datenfelder Initial Screen Customer Address Control Data Marketing
Payment Transactions Unloading Points

13 Datenfelder Foreign Trade Contact Person Account Management
Payment Transactions Correspondence Insurance

14 Datenfelder Sales Shipping Billing Taxes Output Screen
Partner Functions

15 Einmalkunden R/3 gestattet auch die Anlage spezieller, einfacher master records für “Laufkundschaft”. Diese master records enthalten lediglich minimale Informationen, nämlich: Address, Sales, Shipping, Billing, Taxes, and Output Create Customer-Bildschirmmasken.

16 Auftragsbearbeitung in SAP R/3
Auftragsbearbeitung stellt den Vorgang da, bei dem die Kundenbestellungen vom Lager der Fertigprodukte bedient werden. Ohne Kundenstammsatz kann keine Bestellung angelegt werden.

17 Kontrollen bei der Auftragsbearbeitung
Lernziel 2 Kontrollen bei der Auftragsbearbeitung

18 Transaktionskontrollen bei der Auftragsbearbeitung
Kontrollen der Transaktionszyklen basieren auf der Funktionstrennung in Geschäftsprozessen. Welche Funktionen sind das? Bestellannahme Kreditgewährung Verwaltung der Fertigprodukte

19 Transaktionskontrollen bei der Auftragsbearbeitung
Versand Fakturierung Mahnwesen Hauptbuchkonten

20 Bestelleingang Customer Enter Order Order Create Order Sales Order
Master Price List Order Database Sales Order

21 Approved Order Released for Further Processing
Kreditgewährung Sales Order Approve Credit Credit Files Retrieve New Orders Credit Processing Order Database Approved Sales Order Approved Order Released for Further Processing

22 Lagerverwaltung Picking Pick List Order Prepare Delivery Picking
Inventory Database Prepare Picking List Delivery Processing Order Database Picking List With Goods To Shipping

23 Versand Picking List With Goods Packing List Match Ship Order Delivery
Finished Goods Delivery Processing Order Database Packing List With Goods Bill of Lading Customer

24 Fakturierung Billing Prepare List Invoice Invoice Invoice Processing
Customer Billing List Prepare Invoice Invoice Processing Invoice Order Database Periodically Prepare Journal Entry Journal Voucher General Ledger

25 Accounts Receivable Ledger
Debitoren, Mahnwesen Invoice Posting List Review Post Accounts Receivable Ledger Prepare Posting List Invoice Posting Control Total Order Database General Ledger

26 Hauptbuch Control Total Journal Voucher Compare Post General Ledger
Accounts Receivable Billing Compare Post General Ledger General Ledger Processing

27 Geschäftsprozesse Debitoren-BH
Lernziel 3 Geschäftsprozesse Debitoren-BH

28 Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH
Der Debitorenverwaltungs-Prozeß beinhaltet Forderungen und Mahnwesen ebenso wie die Verwaltung von Anzahlungen. Die Forderungen stellen oftmals den Löwenanteil des Working Capital eines Unternehmens dar.

29 Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH
Debitorenbuchhaltung beinhaltet auch die Kreditgewährung und die Zahlungs-History. Diese Informationen sind zentral für die in diesem Bereich anfallenden Geschäftsprozesse.

30 Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH
Es existiert ein separater Rechnungskreis (“offene Posten”) mit Konten für die einzelnen Kunden, sowie ein Sammelkonto im Hauptbuch. Die Zahlungs-Eingangsinformationen kommen zum Ausgleich von der Rechnungsabteilung. Ebenso Zahlungserinnerungen und Wertberichtigungen.

31 Geschäftsprozesse in der Debitoren-BH
Debitorenbuchhaltungen können nach zwei Prinzipien organisiert sein: Open-item processing (Offene Posten) Balance-forward processing (eigener Rechnungskreis mit Konten und Abschlüssen für jeden Kunden)

32 Kontrollen in der Debitoren-BH
Lernziel 4 Kontrollen in der Debitoren-BH

33 Kontrollen in der Debitoren-BH
Cash Receipts Accounts Receivable Remittance Advices Remittance Advices

34 Kontrollen in der Debitoren-BH
Accounts Receivable General Ledger Billing Control Totals Control Totals Invoices

35 Kontrollen in der Debitoren-BH
General Ledger Cash Receipts Billing Control Totals Control Totals Journal Voucher Journal Voucher

36 Kontrollen in der Debitoren-BH
Accounts Receivable Receiving Credit Billing Sales Return Memo Sales Return Memo Sales Return Memo Credit Memo Credit Memo

37 Kontrollen in der Debitoren-BH
Accounts Receivable Customer Credit Aged Trial Balance Aged Trial Balance Statements Statements

38 Forderungsabschreibung
Auch bei den Forderungsabschreibungen ist eine Funktionstrennung wichtig. Zuerst müssen die Kundenkonten mit fälligen Außenständen untersucht werden. Dies wird mit einer speziellen Auswertung durchgeführt (aged trial balance report).

39 Forderungsabschreibung
Accounts Receivable Credit Treasurer Aged Trial Balance Aged Trial Balance Write-Off Memo Write-Off Memo Write-Off Memo 1 1 1 2 3 Worthless Account List File

40 Forderungsabschreibung
Internal Audit Credit Accounts Receivable General Ledger Write-Off Memo Write-Off Memo 3 3 Control Total Control Total Worthless Account List Worthless Account List Notifications

41 Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen
Ein Anzahlungs-Prozeß wird angestoßen, wenn ein positiver Kundensaldo besteht. Anzahlungen werden entweder bar oder durch Überweisungen getätigt (oftmals persönlich an Kassen).

42 Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen
Kundenzahlungen sollten stets durch Empfangsbestätigungen sowie monatliche Kundensaldenlisten dokumentiert werden. Dokumentierte offene Forderungen ermöglichen Zuordnung und Kontrolle von Zahlungseingängen.

43 Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen
Die wichtigste Kontrollmöglichkeit des Anzahlungs-Prozesses besteht in der strikten Trennung folgender Aufgabenbereiche: Postempfang Zahlungseingang Debitorenbuchhaltung Hauptbuch-Kontenführung

44 Geschäftsprozesse erhaltene Anzahlungen
Bank Innenrevision Um Zahlungen, welche per Post eingehen, zu kontrollieren, ist es erforderlich, dass niemand in der Postabteilung, beim Zahlungseingang oder in der Debitorenbuchhaltung den gesamten Vorgang steuern kann.

45 Geschäftsprozesse Barverkauf
Der wesentliche Unterschied zwischen einem Barzahlungsverkaufs-Prozeß und einem Anzahlungs-Prozeß besteht darin, dass beim Barzahlungsverkauf kein vorzeitiger Zahlungsmittel-Zugangs-Datensatz erfaßt wird. Barzugänge müssen in einem Kassenbuch unter besonderen Sicherheitsvorkehrungen laufend dokumentiert werden.

46 Geschäftsprozesse Barverkauf
Empfangsbestätigungen werden erstellt und den Kunden übermittelt. Was ist eine Kunden-Prüfung (customer audit)? Die Beschreibung eines Vorgangs, bei dem der Kunde als Kontrollinstanz der originären Dokumentation eines Geschäftsfalls fungiert.

47 Geschäftsprozesse Barverkauf
Welche solche Vorgänge gibt es? Eine Preisanzeige, die es dem Kunden ermöglicht, das Retourgeld zu überprüfen Kunden mit gratis-Waren zu belohnen, falls ihre Rechnungen fehlerhaft sind