Ergebnisse der Befragung zum Controlling Zusammenfassung.

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1 Ergebnisse der Befragung zum Controlling Zusammenfassung

2 Rücklauf Verschickt: 29 Zurück: 23 Abgesagt: 4 Fehlend: 2 Rücklauf 93% Rücklaufquote 79%

3 OE mit Controllingaufgaben im Sinne des NSM? Kommunen ohne entspr. OE 14 Kommunen mit entspr. OE 9

4 Kommunen mit expliziten Controllingeinheiten Stadt Ahrensburg* Stadt Flensburg* Stadt Glückstadt Stadt Husum Stadt Itzehoe Hansestadt Lübeck* Stadt Norderstedt Stadt Rendsburg Stadt Wedel*

5 Angaben zum Berichtswesen Ohne Angaben oder laufendes Berichtswesen 8 Mit laufendem Berichtswesen 15

6 Kommunen mit Berichtswesen Stadt Ahrensburg Stadt Bargteheide Stadt Büdelsdorf Stadt Eckernförde Stadt Elmshorn Stadt Eutin Stadt Flensburg Stadt Itzehoe LHS Kiel Gem. Kronshagen Hansestadt Lübeck Stadt Neustadt i. H. Stadt Norderstedt Gem. Stockelsdorf Stadt Wedel

7 Organisation des zentralen Controlling 1 Unterstellung: BGM (6x), FBL, FDL, Hauptamt (disziplinarisch) Einordnung: 5 x Stabsstelle 3 x Linienorganisation

8 Organisation des zentralen Controlling 2 Anzahl der Planstellen: 1 (5 mal) bis 10,8 (Stadt Flensburg) Qualifikation: Verwaltungsausbildungen (18) Wirtschaftsausbildungen (8)

9 Definition des Controlling Steuerungs- bzw. Managementunterstützung, Prozessbegleitung, Beratung Informationsbeschaffung/ -verarbeitung Einbringen neuer Methoden

10 Aufgaben des z. Controlling (Rangliste) Aufbausteuerung (8) Entwicklung/ Einführung neuer Instr. (7) Entwicklung/ Pflege v. Zielsystemen (6) Projektstandscontrolling (5) Finanz- u. Beteiligungssteuerung (4) Kontraktmanagement (2)

11 Befugnisse des z. Controlling VL auf Fehlentwicklungen hinweisen (6) Berichte aus FB Kommentieren (5) Beratungstätigkeit (5) Berichte mit den FB gestalten (4) Abweichungsanalysen (4) Generell keine Weisungsbefugnisse

12 Auswirkungen der Arbeit des z. Controlling (Schulnoten) Planung: gut Organisation: befriedigend Informationsbeschaffung: befriedigend Kontrolle: befriedigend Personal: ausreichend

13 Organisation des dez. Controlling Fünf Kommunen mit 3 bis 7 FB Anzahl der MA: o.A.; anteilig; 7; 12,5 Unterstellung: FBL (4), AL Einordnung: Linie (3), Stab (1)

14 Aufgaben des dez. Controlling (Rangliste) Aufbau- und Finanzsteuerung (je 4) Projektstandscontrolling (3) Entw./ Einführung neuer Instrumente (1)

15 Befugnisse des dez. Controlling FB auf Fehlentwicklungen hinweisen (4) Beratungstätigkeit (4) Berichte für die FB gestalten (3) VL auf Fehlentwicklungen hinweisen (3) Abweichungsanalysen (3)

16 Auswirkungen der Arbeit des dez. Controlling (Schulnoten) Planung: befriedigend Organisation: ausreichend Informationsbeschaffung: befriedigend Kontrolle: befriedigend (-) Personal: befriedigend

17 Allgemeiner Teil Produktausgerichtetes Berichtswesen in fünf Kommunen: Stockelsdorf Wedel Norderstedt Flensburg Lübeck (im Aufbau: Kiel)

18 Aufbau eines Controlling (i.S.d. NSM) Bisherige Dauer des Aufbauprozesses: 0,5 (Neustadt) bis 7,5 (Wedel) Jahre Prozessabschluss: Zwischen 1 und max. 10 Jahren; nie (3x)

19 Zentralämter und Gesamtkonzeption Zentralämter noch in 15 Kommunen vorhanden (davon in 12 mit den alten Befugnissen) Gesamtkonzeption: Berichtswesen (6); Controlling (2)

20 Zusammenarbeit Zentralämter und Controllingeinheiten Abstimmungsprozesse zu selten Eher Konkurrenz zu Zentralämtern Abgespaltene Personalplanung Aufgabenabgrenzung

21 Berichtswesen Formale Verantwortlichkeit der Produktverantwortlichen oder der AL/ FBL Mögliches Problem: C.-Einheiten werden in die Pflicht genommen (2x)

22 Adressaten des Berichtswesens In sechs Kommunen gibt es lediglich einen Adressaten für das Berichtswesen In neun Kommunen (in alle Kommunen mit C.-Einheiten) gibt es mehr als einen Adressaten.

23 Regelmäßige Berichte Unterschiedlichste Inhalte und Bezeichnungen. Am häufigsten Finanz- und Haushalts- berichte. Die Anzahl schwankt zwischen 1 und 6 Berichten.

24 Standardisierung Das Berichtswesen ist in den Kommunen weitgehend oder vollständig standardisiert (nur eine Ausnahme). Rhythmus: zwischen 1x und 6x im Jahr. Häufigste Angabe: 3x pro Jahr. Argumente: Häufigkeit angemessen oder ausreichend Aufwand Terminliche Gründe (6x)

25 Allgemeines 1 Die Berichte werden zumeist mit Microsoft- Produkten erstellt (nur in Kiel und Flensburg wird spezielle Software eingeführt). Die Berichte sind in allen Kommunen kameral aufgebaut (in Kiel, Ahrensburg und Neustadt gibt es Planungen für eine KLR).

26 Allgemeines 2 In den Kommunen existieren Controlling- Regelkreise nur in Ansätzen oder befinden sich noch in der Planungsphase. Aufbau/ Gestaltung des Berichtswesens erfolgt i.d. Kommunen ohne explizite Controlling-Einheiten zentral, i.d. Kommunen mit Controlling-Einheiten in Kombination mit Arbeitsgruppen.

27 Ausblick Wird sich die Beurteilung des Kosten- Nutzen-Verhältnisses in Zukunft ändern? Wie kann der Erfahrungsaustausch zwischen den Kommunen aufgaben- oder problemorientiert gestaltet werden?