Projekt Zukunft Finanzwesen

Präsentation zum Thema: "Projekt Zukunft Finanzwesen"—  Präsentation transkript:

1 Projekt Zukunft Finanzwesen
Informationsveranstaltung am Stuttgart Sollte eine Frage im Vortrag nicht schon geklärt werden, bitte ich diese am Ende zu stellen – hier gibt es noch Zeit für Fragen

2 I. Warum das Projekt? Empfehlung der Synode aus 2013
Ziel: Umstellung des kirchlichen Finanzwesens von der erweiterten Kameralistik auf die Doppik Bedingt durch Änderungen in der Technologie der derzeit im Einsatz befindlichen Finanzsoftware war als Zwischenziel zunächst die Umstellung auf eine neue Softwareoberfläche erforderlich Herr Dr. Kastrup nochmal fragen, wer am das endgültige „Go“ gegeben hat  Pia fragen! Umstellung auf NAV2016 haben Sie ja alle hinter sich. Natürlich nur die Navision-Anwender/innen unter uns… Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart

3 II. Gründe für die Umstellung
Orientierung an einem Rechnungswesen-Standard Vereinheitlichung und Standardisierung des Rechnungswesens für alle Bereiche der Landeskirche Rechnungswesen Standard: Orientierung sowohl am öffentlichen als auch am privaten Sektor Nutzung von Standard-Softwareprogrammen (kein Einsatz speziell programmierter Systeme. Einfache Nutzung des Systems für Anwender) Und da die Kommunen auch bis 01. Januar 2020 umgestellt sein müssen, konnten wir uns bei der Gestaltung der HHO am kommunalen Recht orientieren Weiterhin ist auch die Verwendung von Kommentaren zum kommunalen Recht ist möglich, sowie Aktualisierung des Rechts analog kommunalem Recht Vereinheitlichung und Standardisierung erleichterte Steuerung der gesamten Landeskirche, damit ein konsolidierter Gesamtabschluss möglich ist, bessere Auswertungsmöglichkeiten Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart

4 II. Gründe für die Umstellung
Generationsübergreifende Gerechtigkeit Leichtere Einarbeitung von Nachwuchskräften und verbesserte Mitarbeitergewinnung Generationsübergreifende Gerechtigkeit Ressourcenverbrauch und damit eine gezielte Zuordnung von Aufwand und Ertrag zu dem Zeitpunkt an dem sie wirtschaftlich anfallen. Einnahmen und Ausgaben stehen somit nicht mehr im Mittelpunkt der Betrachtung, sondern die Betrachtung der wirtschaftlichen Gesamtsituation der Einheit Leichtere Einarbeitung und Gewinnung von Nachwuchskräften Da die Ausbildung an den Verwaltungshochschulen auf die "Kommunale Doppik" umgestellt wurde, besteht das Risiko für die Landeskirche auf Grund des besonderen Mischsystems im Finanzwesen nicht mehr attraktiv genug für Nachwuchskräfte zu sein) Zudem: Ehrenamtliche kennen eine kaufmännische Buchführung ggf. aus dem Berufsleben. Besseres Verständnis für die Öffentlichkeit (Begriffe der „Doppik“ sind geläufiger) Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart

5 II. Gründe für die Umstellung
Verbesserte Darstellung der Mittelverwendung Transparenz in der Darstellung  Ziel: nachhaltige, zukunftsorientierte und transparente Steuerung Verbesserte Darstellung der Mittelverwendung Verbesserte Darstellung der Kirchensteuer Verwendung und Verbesserte Steuerung des Einsatzes der vorhandenen Mittel durch bessere Transparenz der Kosten Transparenz in der Darstellung vollständige Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden nach allgemeinen Bewertungsgrundsätzen Dieses Ziel erreichen wir mit der Umstellung auf die Doppik! Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart

6 III. Der Weg zum Ziel ….ja und bereits im Jahr 2014, nach dem Beschluss der Synode, haben wir uns dann im Projekt auf diesen Weg gemacht… Und wie Sie auf dem Bild sehen: es ist auch ein Ende in Sicht, nämlich im Jahr 2024, wenn die gesamte Landeskirche in Württemberg auf die Doppik umgestellt sein soll. Einen Teil des Weges sind wir ja alleine gegangen (5 Jahre) und nun werden Sie alle, die hier anwesend sind, mit auf diesen Weg nehmen (sofern Sie nicht schon z.B. auch in den Anhörungsphasen am Projekt beteiligt waren). Das Projekt geht ja immerhin noch bis zum Jahr 2024 – also nochmal fünf Jahre. Gerne würde ich Ihnen aber nochmals einen Gesamtüberblick über das Projekt geben und da werden Sie dann auch erfahren, wann die Umstellungen in der Fläche geplant sind. Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart

7 Meilenstein 7 Schulungskonzept und -unterlagen für Piloten sind erstellt Meilenstein 8 Buchungsleitfäden und -richtlinien für Piloten sind erstellt Meilenstein 9 Rollout und inhaltliche Schulungen sind abgeschlossen, Schulungsunterlagen, Buchungsleitfäden und –richtlinien sind finalisiert Umstellung NAV 2016 Umstellung doppisches Finanzmanagement Umstellung doppische Software Meilenstein 5 neue HHO ist verabschiedet Start 1. Rollout-Welle Start 2. Rollout-Welle Start 3. Rollout-Welle Meilenstein 6 Lastenheft erstellt Start 1. Pilot Start 2. Pilot Start 3. Pilot 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 Meilenstein 3 Beginn der Umstellung Meilenstein 4 Schulung und Rollout NAV 2016 abgeschlossen Meilenstein 12 Ende Erste Pilotphase Meilenstein 14 Rollout und Schulungen sind abgeschlossen Meilenstein 1 Serverinfrastruktur für NAV2016 ist eingerichtet NAV2016: bereits abgeschlossen – war ja sicher ein Teil von Ihnen auch betroffen Parallel dazu auch schon Inhaltliche Arbeit, sodass wir Ende 2016 die neue HHO verabschieden konnten… Darauf basiert auch das Lastenheft, aufgrund dessen wir den Softwareanbieter ausgewählt haben – dazu aber später mehr Was uns jetzt als nächste große Aufgabe gemeinsam mit dem Softwareanbieter bevorsteht ist der Start der ersten Piloten zum – dazu auch gleich mehr….und natürlich die drei großen Rolloutwellen in der Fläche von Meilenstein 13 Pilotierungsphasen sind beendet Meilenstein 10 Softwareanbieter ist beauftragt Programmentwicklung und –test beginnt Meilenstein 11 Detailplanung und Anforderungen sind definiert Meilenstein 2 Abnahme der Software Navision-K 2016

8 III. Der Weg zum Ziel Gerade in intensiven Vorbereitungen  die ersten Piloten! Echtstart: Evang. Gesamtkirchengemeinde Ludwigsburg (NAV-Anwender) Evang. Kirchengemeinde Eberdingen (NAV-Anwender) Evang. Kirchengemeinde Schwieberdingen und Evang. Kirchengemeinde Großbottwar (CuZea-Anwender)  Aus den Erfahrungswerten kann und soll profitiert werden! Evangelische Gesamtkirchengemeinde Ludwigsburg, als große Kirchengemeinde, die Evangelische Kirchengemeinde Eberdingen, als vergleichsweise kleine Kirchengemeinde, die heute jedoch ohne CuZea arbeitet und die Evangelische Kirchengemeinde Schwieberdingen und der Kirchengemeinde Großbottwar, die das Finanzwesen heute mit CuZea bedienen. Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart

9 III. Der Weg zum Ziel Navision-K CuZea Gremien Ca. 600 Ca. 900
3 Rolloutwellen mit je ca. 200 Anwendern in NAV2016 und je ca. 300 Anwendern in CuZea Zusätzlich müssen die Gremien miteinbezogen werden  weitere ca. 500 Personen pro Rolloutwelle Gesamtanzahl Anwender in den drei Rolloutwellen: Navision-K CuZea Gremien Ca. 600 Ca. 900 Ca. 1500 Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart

10 III. Der Weg zum Ziel Schulungen jeweils im Jahr davor bzw. nach Echtstart (z.B. Jahresabschluss) also für die ersten ab 2021 Derzeit in Planung wer und wann  in Abstimmung mit Ihnen! Start 1. Rollout-Welle Start 2. Rollout-Welle Start 3. Rollout-Welle …da können wir leider derzeit noch nicht allzu viel dazu sagen – Rhetorische Frage!!! Sie fragen sich sicher wer da kommen wird?! Das weiß ich nach derzeitigem Stand auch nicht. 3 Rolloutwellen – die sind noch nicht geplant und gerade in Arbeit. Natürlich sind wir hier auch in enger Abstimmung mit dem Projekt 2024Plus, zu dem Herr Osiw nachher noch informieren wird. Stimmen wir gemeinsam mit denen ab! Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart

11 IV. Informationen zur Software
Selektion möglicher Softwareanbieter Nach Fertigstellung des Lastenheftes 2017: Eröffnung des Bieterverfahrens mit ausgewählten Softwareanbietern Sichtung und Bewertung der Angebotsunterlagen in Auswertungsklausuren mit Vertretern der vom Umstellungsprozess betroffenen Personen Was ich Ihnen aber schon sicher sagen kann, ist welche Software kommen wird: Hier ein kurzer Abriss… am Markt im Jahr 2015 Insgesamt vier Angebote aus den Fachbereichen des OKR, sowie Arbeitsgruppen-Mitgliedern und Vertretern: Arbeitsgruppen, z.B. zu den Themen Haushaltsgrundsätze, Steuerungs- und Berichtsbedarfe, Kontenplan Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart

12 IV. Informationen zur Software
Nach Auswertung der Angebotsunterlagen und den Bieterpräsentationen Auswahl des Softwareanbieters, der die Anforderungen am besten erfüllen kann Axians Infoma GmbH aus Ulm Start in die Feinkonzeptionsphase ab Mitte 2018 Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart

13 IV. Informationen zur Software
Abschluss der ersten Feinkonzeptionsphase im ersten Quartal 2019 Start der Programmierarbeiten Weitere Feinkonzeptionsphasen für OKR und Pilot Einrichtungen Erster Einblick in die Software ‚newsystem‘ Vertretern der vom Umstellungsprozess betroffenen Personen bzw. Arbeitsbereichen eingeladen, um einen Einblick in die Vorgehensweise zu erhalten und ihr Interesse zur Mitarbeit in den neun neu gegründeten Teilprojektarbeitsgruppen, welche modulweise die Feinkonzeption der Software erarbeiten, bekunden zu können. Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart

14 V. Von CuZea zum ePortal Mit der Umstellung des Finanzwesens wurde auch die Fortführung von CuZea diskutiert Ausarbeitung verschiedener Alternativen Prüfgruppe mit Projektmitarbeitern, OKR, RPA, Kirchenpflegern, CuZea Anwendern, KVST-Leitende sowie verschiedenen Software-Anbietern  Ergebnis: CuZea wird durch eine neue Software, das ePortal, ersetzt Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart

15 V. Das ePortal Integration des ePortals in newsystem, damit keine Notwendigkeit Daten ins Hauptsystem einzulesen vom Softwareanbieter Axians Infoma GmbH individuell programmierbar einfache, anwenderfreundliche Oberfläche Systemlogik (Doppik) wird vermittelt Berücksichtigung kirchlicher Besonderheiten große Anwenderschaft - über ELKW hinaus Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart

16 ePortal Personen-verzeichnis
V. Aufbau des ePortals Erste skizzenhafte Darstellung Bedienung an Hauptsystem newsystem angelehnt ePortal Personen-verzeichnis ePortal Zeitbuch ePortal Spende ePortal Auskunft Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart

17 IV. Schulungskonzept Einigung auf eine Schulungsmatrix
Modul/ Zielgruppe Führungs-ebene/ Gremien/ Pfarrer Bewirtschafter/Mitarbeiter KVST mit Kasse Kirchen-pfleger (haupt-beruflich)* Kirchen-pfleger (nebenberuflich) Anordnende Führungs-ebene Key-User/ MAV/ RPA Grundlagen x Strukturen und Stammdaten Planung Bewirtschaftung Kasse ePortal Bilanzielle Prozesse & Jahresabschluss KLR Berichtswesen (erw.) Erste Überlegungen bereits Mitte des Jahres 2017 Bildung einer Arbeitsgruppe mit Vertretern aus den Verwaltungsstellen, Kirchengemeinden, Piloten und dem Projektteam. Außerdem Unterstützung von einer kommunalen Beraterin, die einen großen Erfahrungsschatz bezüglich der Umstellung von der Kameralistik auf die Doppik einbringt. Einigung auf ein modulares Schulungskonzept mit Erarbeitung einer Schulungsmatrix. Hier wurden Zielgruppen definiert, die den jeweiligen Modulen zugeordnet sind. Zielgruppenspezifischer, modularer Aufbau Anzahl der Tage: noch in Ausarbeitung: Bsp.: 0,5 Tage Grundlangenschulung …Strukturen und Stammdaten: 1 Tag * Das Modul Kasse wird bei Bedarf auch für hauptberufliche Kirchenpfleger angeboten Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart

18 VI. Schulungskonzept Die Inhalte der Schulungsmodule wurden von und mit der AG erarbeitet und werden in diesem Jahr weiter verfeinert (Trainerleitfäden, Präsentationen, …)  Qualitätssicherung immer durch die AG Technische Teile in Abstimmung mit dem Axians Infoma Erster „Einsatz“ der Unterlagen an den Piloten im Jahr 2019 und sukzessive Fortschreibung und Verbesserung Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart

19 VI. Schulungskonzept  Schulungsunterlagen
Insgesamt soll es ein Handbuch "Kirchliche Doppik" geben, das folgendes enthält: 1) Leitfaden für Buchführung und Bilanzierung 2) Technische Schulungsunterlagen 3) geplant: Handout "Wichtigste Neuerungen", als Ergänzung zum Leitfaden und als erste Arbeitshilfe nach dem Echtstart Erste Überlegungen bereits Mitte des Jahres 2017 Bildung einer Arbeitsgruppe mit Vertretern aus den Verwaltungsstellen, Kirchengemeinden, Piloten und dem Projektteam. Außerdem Unterstützung von einer kommunalen Beraterin, die einen großen Erfahrungsschatz bezüglich der Umstellung von der Kameralistik auf die Doppik einbringt. Einigung auf ein modulares Schulungskonzept mit Erarbeitung einer Schulungsmatrix. Hier wurden Zielgruppen definiert, die den jeweiligen Modulen zugeordnet sind. Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart

20 1) Inhaltliche Schulung
VI. Schulungskonzept  Schulungen 1) Inhaltliche Schulung 2) Technische Schulung mit kurzer Auffrischung Inhalt Anmerkung: je nach Modul werden die Schulungen im Mix Inhalt und Technik (Bsp.: Kasse, Bewirtschaftung, ePortal) und getrennt durchgeführt (Bsp.: Bilanzielle Prozesse und Jahresabschluss)  Schulungsteam Team kann alles (Inhalt und Technik) jedoch modulbezogen. Somit kann ein Referent eine Schulung im Ganzen geben. Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart

21 Hauptsächlich „Face-to-Face“, dezentral
VI. Schulungskonzept  Schulungen Hauptsächlich „Face-to-Face“, dezentral Für einzelne Module (z.B. KLR oder Berichtswesen) wird die Möglichkeit des Angebots von Webinaren geprüft Begleitend: Videos für einzelne signifikante Arbeitsschritte (z.B. Mehrwertsteuerabrechnung, erste Buchung nach dem Echtstart, …) Begleitend: Lernvideos, die die neue kirchliche Doppik erklären Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart

22 Stammdaten und Strukturen Bewirtschaftung und Kasse
VI. Schulungskonzept Beispielaufstellung Schulungen  nur skizzenhaft! Zeitpunkt (vor Umstellung) Modul 1 Quartal Grundlagenschulung 2 Quartal Stammdaten und Strukturen 3 Quartal Planung 4 Quartal Bewirtschaftung und Kasse 1 Quartal Startjahr Berichtswesen 2 Quartal Startjahr KLR Bilanzielle Prozesse 2 Quartal Folgejahr Jahresabschluss Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart

23 VII. Unterstützung vor Ort
Echtstartunterstützung Key-User und Multiplikatoren Hotline – sowohl inhaltlich als auch technisch Videos, die stetig zur Verfügung stehen All das soll Sie vor Ort bestmöglich auf die Umstellung vorbereiten und auch durch die Umstellung führen… Zudem: aus verschiedenen Bereichen suchen wir! Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart

24 VIII. Weitere Informationen
Neue Homepage: Auch neu: Newsletter-Anmeldung Bei Fragen rund um das Projekt können Sie sich jederzeit per an wenden, sowie uns telefonisch unter 0711/ erreichen Evangelischer Oberkirchenrat Stuttgart

25 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
…und nun möchten wir gerne Ihre Fragen beantworten…