Weiterbildung finanzkommission nidwalden

Präsentation zum Thema: "Weiterbildung finanzkommission nidwalden"—  Präsentation transkript:

1 Weiterbildung finanzkommission nidwalden
Modul 2 - Prüfungsprozess / Schwerpunktprüfungen / Berichterstattung Pirmin Marbacher 13. SEPTEMBER 2018 Begrüssung zum Modul 2 Heute versuche ich Ihnen den Inhalt des Handbuches in den Bereichen Prüfungsprozess Prüfungstechnik Schwerpunktprüfungen (Zwischenrevisionen) Zusammenarbeit externe Prüfer Berichterstattung näher zu bringen oder Wie ist die Prüfung zu planen / durchzuführen / abzuschliessen Welche Hilfsmittel sind vorhanden Welche Instrumente kann ich für die Prüfung einsetzen. Wie ist der Ablauf des heutigen Abends vorgesehen: 1. Teil: Theorie in Form eines Referates 2. Teil: Workshop / Arbeitsteil: konkrete Umsetzung üben anhand der Unterlagen Ihres Gemeinwesen Fragen / Unklarheiten aufgrund Referat / Workshop Fragen: Kurze Runde Erfahrungen in der Prüfung? Was interessiert Sie besonders?

2 Weiterbildung Finanzkommission Nidwalden
Referent: Pirmin Marbacher Dipl. Wirtschaftsprüfer / Betriebsökonom FH Bereichsleiter öffentliche Verwaltungen und Non-Profit- Organisationen BDO AG Zentralschweiz Schwerpunkte Prüfung öffentliche Verwaltungen und NPO (Bund / Kanton /Gemeinden / Verbände / Stiftungen / Vereine) Begleitung und Schulung Rechnungsprüfungsorgane IKS und Risikomanagement in öffentlichen Verwaltungen Organisationsentwicklung und Fusionen Seminare, Workshops und Klausuren BDO AG Landenbergstrasse Luzern Tel Bevor wir starten noch einige Angaben zu meiner Person: Mitglied SRS Schweiz Branchenzentrum öffentliche Verwaltungen BDO Schweiz

3 agenda Gesetzliche Grundlagen
Prüfprozess (Vorbereitung, Planung, Durchführung, Abschluss, Berichterstattung) Prüfmethoden Wesentlichkeit Schwerpunktprüfungen und Internes Kontrollsystem (IKS) Prüfung Budget und Finanzplan Prüfung Verpflichtungs-/Objektkredit Beizug externe Fachleute Berichterstattung Anträge Finanzkommission Fragen / Diskussion / Hinweise Folgende Bereiche des Handbuches möchte ich mit Ihnen nun besprechen.

4 Gesetzliche grundlagen (1/4)
Gemeindegesetz (GG NG 171.1) Art. 104ff - Finanzkommission Zusammensetzung Aufgaben und Befugnisse Akteneinsicht Berichterstattung Kommissionen generell und die Finanzkommissionen im Speziellen sind im GG geregelt. Im GemFHG wird nur noch auf das GG verwiesen. Regelungen gelten sinngemäss auch für Gemeindeverbände oder gemeindeeigene selbständige Anstalten Wichtig sind primär die Regelungen betr. Aufgaben und Befugnisse und Berichterstattung. Zusammensetzung: GV wählt – 3 – 7 Mitglieder – Regelung in GO Gemeinsame Fiko für mehrere Gemeinwesen (SG und PG) Unabhängigkeitsregelungen – nicht gleichzeitig GR und Fiko

5 Gesetzliche grundlagen (2/4)
Gemeindegesetz (GG NG 171.1) Art. 105 GG Aufgaben und Befugnisse Prüfung Gemeinderechnung / Rechnungen der Anstalten der Gemeinde Abrechnung Kredite Stellungnahme Festsetzung Steuerfuss / Steuerrabatt Budget Geschäft an Gemeindeversammlung (GV) mit finanziellen Auswirkungen evt. weitere Aufgaben (z.Bsp. gemäss Gemeindeordnung) Gesetzliche Grundlagen Prüfung vs. Stellungnahme: Was ist der Unterschied – was ist gleich: Prüfung: Antragstellung auf Genehmigung oder Rückweisung der Rechnungen (Gemeinderechnung, Abrechnungen Kredite, Rechnungen selbständige Anstalten) Rechnung / Kredite richtig oder falsche – bzw. Antrag Genehmigung oder Rückweisung Stellungnahme: Festsetzung Gemeindesteuerfuss / Steuerrabatt Stellungnahme Budget Stellungnahme Geschäfte mit Bezug Gemeindefinanzen Stellung nehmen – also Beurteilung gefordert z.B finanzielle Entwicklung, Steuersatz, etc. vertretbar, gut oder schlecht und stellt allenfalls auch Antrag auf Rückweisung Voranschlag oder Herabsetzung / Erhöhung Steuersatz, etc. Vgl. Unterschiede in der Berichterstattung!!

6 Gesetzliche grundlagen (3/4)
Art. 105 Abs. 2 GG – Prüfung Geschäftsführung Art. 105 Abs. 3 GG – Beizug Fachleute Geschäftsführung: Politische Planung (Legislaturprogramm, Strategie, Leitbild) Zielsetzung/ -erreichung (Legislaturziele, Aufgaben- & Finanzplan, Budget) Vorhaben Rechtssetzung (Gemeindeordnung, Reglemente) Grössere Finanzgeschäfte (Sonderkredite) Organisation / Projekte (z.B. Führungsmodell Gemeinderat) Verwaltungsführung (Geschäftsprozesse, Reorganisationen, Personalfluktuationen, Beschwerden)

7 Gesetzliche grundlagen (4/4)
Art. 106 GG - Akteneinsicht Art. 107 GG - Berichterstattung Bericht an GV Antrag Genehmigung / Rückweisung Rechnung / Budget (Voranschlag) Stellungnahme zu den übrigen geprüften Geschäften Thema Akteneinsicht!! - Antrag auf Genehmigung / Rückweisung der Rechnung und Abrechnung Kredite Stellungnahme zum VA und den übrigen geprüften Geschäfte Schriftlichkeit der Berichterstattung an GV Geschäftsführung: Politische Planung (Legislaturprogramm, Strategie, Leitbild) Zielsetzung/ -erreichung (Legislaturziele, Aufgaben- & Finanzplan, Budget) Vorhaben Rechtssetzung (Gemeindeordnung, Reglemente) Grössere Finanzgeschäfte (Sonderkredite) Organisation / Projekte (z.B. Führungsmodell Gemeinderat) Verwaltungsführung (Geschäftsprozesse, Reorganisationen, Personalfluktuationen, Beschwerden)

8 Übersicht Prüfungsprozess
Phasen der Prüfung Sie sehen hier dargestellt die einzelnen Phasen des Prüfprozesses. Wir gehen nun die einzelnen Elemente des Prüfprozesses durch. Zu allen Phasen enthält des Handbuch Vorlagen, Muster und Checklisten.

9 Prüfungsvorbereitung
Termine festlegen Informationen beschaffen Mitwirkung Personen absprechen Besprechung Gemeinde / Verwaltung Zuteilung Mitglieder Finanzkommission auf Prüfbereiche ....  Ziel: zeitliche / sachliche Vorbereitung der Prüfung Prüfungsvorbereitung Ziel: In Zusammenarbeit mit den zuständigen Gemeindebehörden zeitlich und sachlich Vorbereiten: Termine zwischen Fiko, administrativem Rat und Verwaltung frühzeitig vereinbaren Informationen beschaffen, d.h. alle für die Prüfung notwendigen Unterlagen beschaffen / zusammenstellen: z.B. Gesetzliche Grundlagen, Reglemente, Beschlüsse adm. Rat / Gemeindeversammlung, Budget, Jahresrechnung, Kreditabrechnungen, Bericht des administrativen Rats, Botschaften, etc. Mitwirkung weiterer Personen absprechen: Mitglieder anderer Kommissionen, weitere Personen aus der Verwaltung, externe Revisionsstelle, etc. Erwartungen / Zusammenarbeit mit Gemeinde / Verwaltung klären

10 Prüfungsplanung (1/4) Risiko- beurteilung Mehrjahres-planung
Prüfprogramm Prüfungsplanung Risikobeurteilung: Lückenlose und alles umfassende Prüfung viel zu aufwendig; Zeit- und Personalressourcen reichen nie aus: Ziel: Beschränken auf die kritischsten / wesentlichen Bereiche Mehrjahresplanung: Resultat der Risikoanalyse Übersicht über jährlich wiederkehrende Prüfungen Übersicht über Schwerpunktprüfungen (IKS, Abläufe, Organisation) Jahresplanung: Sämtliche Termine / Abläufe für Kalenderjahr Prüfprogramm (Detailplanung): Basis Mehrjahresplanung / Jahresplanung Gegenstand der Prüfung, zeitlicher Bedarf, terminlicher Ablauf, personeller Einsatz

11 Prüfungsplanung (2/4) Mehrjahresprüfungsplan Detailprogramm
Risikobeurteilung: Lückenlose und alles umfassende Prüfung viel zu aufwendig; Zeit- und Personalressourcen reichen nie aus: Ziel: Beschränken auf die kritischsten / wesentlichen Bereiche Mehrjahresplanung: Resultat der Risikoanalyse Übersicht über jährlich wiederkehrende Prüfungen Übersicht über Schwerpunktprüfungen (IKS, Abläufe, Organisation) Jahresplanung: Sämtliche Termine / Abläufe für Kalenderjahr Prüfprogramm (Detailplanung): Basis Mehrjahresplanung / Jahresplanung Gegenstand der Prüfung, zeitlicher Bedarf, terminlicher Ablauf, personeller Einsatz

12 Prüfungsplanung (3/4) Risikobeurteilung Mehrjahresplanung
Ziel und Zweck Fokus auf vorhandene / mögliche wesentliche Risiken Ansatz Tiefe Risiken – wenig / keine Prüfungen Hohe Risiken – detaillierte / tiefe Prüfungen Vorgehen Risikobeurteilung (allgemein / innerhalb Prüfbereich) Kritische Durchsicht Rechnung / Budget / Finanzplan / Geschäft Informationsbeschaffung (GR-Protokolle, Besprechungen, Prüfungen, Medien, ...) Hinweise Bevölkerung Persönliche Feststellungen / Erfahrungen Mehrjahresplanung Schwerpunktprüfungen Jährliche Prüfungsarbeiten Wesentliche Sachbereiche innerhalb z.Bsp. 4 Jahren geprüft (Legislatur) Prüfungsplanung II (vgl. AP im HB) Risikobeurteilung Prüfung auf vorhandene / mögliche Risiken ausgerichtet Tiefe Risiken – wenig Prüfung Hohe Risiken – detaillierte / tiefe Prüfung Vorgehen Risikobeurteilung allgemein Kritische Durchsicht Rechnung / Budget / Finanzplan Informationsbeschaffung Medien, GR-Protokollen, Besprechungen Aufnahme von Hinweisen aus der Bevölkerung Persönliche Feststellungen und Beobachtungen Vorgehen Risikobeurteilung innerhalb Prüfbereich Prüfbereich wird auf diverse Risiken untersucht bzw. deren Risiken beurteilt Effizienter Einsatz der zeitlichen und personellen Ressourcen Verständnis für Abläufe / Organisation von Bereichen erlangen Mehrjahresplanung Resultat der Risikobeurteilung Planung der Schwerpunktprüfungen Sämtliche wesentlichen Bereiche sind innert bestimmter Periode einmal geprüft

13 Prüfungsplanung (4/4) Jahresplan Detailplanung (Prüfprogramm)
Termine, Abläufe, Organisation der Prüfung Detailplanung (Prüfprogramm) Zeitliche Planung Sachliche Planung Personelle Planung Prüfungsplanung III (vgl. AP im HB) Jahresplan Termine, Abläufe, Organisation Detailplanung Jahresendprüfung / Schwerpunktprüfung Jahresendprüfung / Schwerpunktprüfung Sachliche Planung (was und wie) Zeitliche Planung (wann und wieviel) Personelle Planung (wer und wieviel) Interne (z.B. Zuteilung Prüfgebiete auf Mitglieder Fiko) externe

14 Prüfungsdurchführung (1/2)
Allgemeines Gute Planung ist die Hälfte der Prüfung! Zeit für Prüfungsabschluss einplanen Pflicht der Geheimhaltung Prüfungen Prüfung Budget / Finanzplan Prüfung Kredite Schwerpunktprüfung - Prüfung der internen Kontrollen (evtl. IKS) Jahresendprüfung (Prüfung der Jahresrechnung) evt. weitere Prüfungen – Geschäftsführung oder Geschäfte Prüfungsdurchführung I Allgemeines Nach Abschluss der Planung erfolgt eigentliche Prüfung Grundsatz: je besser die Planung, desto besser die Prüfung Prüfungen sind zu dokumentieren (vgl. diverse Arbeitspapiere) Schwerpunktprüfungen Schwerpunktprüfungen während Jahr durchführen Nicht im Rahmen der Jahresendrevision (zeitliche Probleme) Mehrjahresplan soll die Prüfung aller wesentlichen Prüffelder innert bestimmter Periode sicherstellen Ziel: Abläufe / Organisation kennen lernen und beurteilen Ziel: IKS beurteilen – Basis für Risikobeurteilung Jahresendprüfung Prüfung der vorliegenden JR oder Bauabrechnung, etc. Primär Prüfung der Bilanz und Anhang (aus zeitlichen Gründen / Schwerpunktprüfungen schon durchgeführt); LR IR plausibilisieren Basis: Abgeschlossene Buchhaltung / Jahresrechnung

15 Prüfungsdurchführung (2/2)
Prüfung interne Kontrollen (evtl. IKS) Ziel und Zweck Verständnis Abläufe / Organisation wird erhöht Sicherheit / Einschätzung über Zuverlässigkeit der Abläufe und Kontrollen Risikobeurteilung kann «genauer» oder fundierter vorgenommen werden Prüfungsumfang je nach Ergebnisse erhöhen / reduzieren Arten von internen Kontrollen (Beispiele) Organisatorische Massnahmen / Arbeitsabläufe Funktionentrennung Unterschriftenregelung Stellen- und Funktionsbeschreibungen IK(S)-Prüfung beeinflusst Art und Umfang Prüfung der Jahresrechnung! Prüfungsdurchführung II (vgl. AP im HB) Administrativer Rat für die zweckmässige Organisation des Rechnungswesens verantwortlich Wirksame Interne Kontrollen Ziel und Zweck: Schutz Vermögen der Gemeinde Ordnungsgemässe Buchführung und Rechnungslegung Einhaltung der Gesetze, Verordnungen und Reglementen IKS-Formen: Organisatorische Massnahmen / Arbeitsabläufe Funktionentrennung Unterschriftenregelung Stellen- und Funktionsbeschreibungen IKS-Prüfung: Zweckmässigkeit und Wirksamkeit der IKS beurteilen Einhaltung der Abläufe / Organisation, etc. überprüfen Zweckmässigkeit Abläufe / Organisation (Wirtschaftlichkeit) Grenzen IKS: Unterlassungen, fehlende Einhaltung der Organisation und Abläufe Deliktische Handlungen

16 Abschluss der Prüfung Behandlung offene Punkte
Durchsicht Prüfungsdokumentation Prüfungsfeststellungen beurteilen Erfahrungsaustausch Dokumentation Wie / Wo werden die Akten der Finanzkommission aufbewahrt? Abschluss der Prüfung: Offene Punkte auf Pendenzenliste führen Durchsicht der Prüfungsdokumentation Sämtliche relevanten Prüfungsergebnisse in Berichterstattung Übersicht über Qualität / Vollständigkeit der durchgeführten Prüfungen Prüfungsfeststellungen beurteilen Wesentliche Feststellungen im Erläuterungsbericht / Schlussbesprechung berücksichtigen Summe unwesentliche Befunde können auch relevant sein Erfahrungsaustausch innerhalb Finanzkommission Schlusssitzung Erfahrungen austauschen Wertvolle Basis für Prüfung Folgejahr Erkenntnisse in Planung Folgejahr einfliessen lassen

17 Berichterstattung Mündliche Berichterstattung
Besprechungen mit Gemeinderat Einbezug der geprüften Stellen Schriftliche Berichterstattung Erläuterungsbericht (GR/Verwaltung, intern) Bestätigungsbericht (Gemeindeversammlung) Berichterstattung: Mündliche Berichterstattung Alle wesentlichen Feststellungen erläutern Angemessene Dokumentation erleichtert Argumentation Alle Feststellungen besprechen die im Erläuterungsbericht enthalten sind Offene Besprechung fördert Vertrauensverhältnis Schriftliche Berichterstattung Erläuterungsbericht Interne Berichterstattung z.Hd. Administrativer Rat / Verwaltung (Managementletter) Alle wesentliche Feststellungen gemäss Prüfungsergebnis aufgeführt Bestätigungsbericht Standardbericht (gemäss Beilage) an GV Abweichung nur wenn wesentliche Feststellungen, die vom administrativen Rat nicht bereinigt werden oder Vom administrativen Rat an der GV nicht kommuniziert werden Bericht Bestandteil des Gemeindebüchleins mit der Rechnung

18 Anträge / Stellungnahme Finanzkommission
Genehmigung / Rückweisung Rechnung Genehmigung / Rückweisung Abrechnung Verpflichtungs- / Objektkredit Stellungnahme zum Budget / Steuerfuss Was ist mit dem Finanzplan? Vorsicht: Es sind Anträge und Stellungnahmen der Fiko verlangt:

19 Prüfmethoden   Internes Kontrollsystem   Jahresrechnung
Prüfungsmethode (1/2) Funktionsprüfungen Prüfbereich: Abläufe, Organisation, IKS Prüfziel: Funktionstüchtigkeit, Zweckmässigkeit der Abläufe und Kontrollen Einsatz: Schwerpunktprüfungen Aussagebezogene Prüfungen Prüfung einzelner Geschäftsvorfälle (Einzelfallprüfungen) Analytische Prüfungen Bewertung / Bestand von Bilanzpositionen oder einzelne verbuchte Transaktionen im Rechnungsjahr Direkte Prüfung (Belegprüfung) Indirekte / analytische Prüfung (Plausibilisierung anhand geeigneter Unterlagen)   Internes Kontrollsystem (Funktionsprüfungen)   Jahresrechnung (aussagebezogene Prüfungen)

20 Wesentlichkeit (1/3) Definition
„Eine Information ist dann wesentlich, wenn ihr Weglassen oder ihre fehlerhafte Darstellung die Entscheidung der Adressaten (z.B. Legislative, Exekutive) beeinflusst.“ Grundsatz Wesentliches prüfen / beachten Unwesentliches weglassen Wesentlichkeit im ganzen Prüfprozess relevant! Wesentlichkeit auch bei der Berichterstattung beachten! Prüfungsmethoden II Wesentlichkeit Definition: Wesentlich ist ein Betrag, Information, etc. wenn ihr Weglassen oder ihre fehlerhafte Darstellung die Entscheidung der Adressaten beeinflussen Wesentlich sind alle Feststellungen, welche bei der Berichterstattung thematisiert werden Die Wesentlichkeit hilft bei der Planung der Prüfung, Art und Umfang der Prüfungshandlungen zu bestimmen – Risikobeurteilung / risikoorientierte Prüfungen Die Wesentlichkeit beeinflusst, welche Gebiete in welchem Umfang geprüft werden und welche nicht Die Wesentlichkeit beeinflusst welche Fehler toleriert werden können.

21 Wesentlichkeit (2/3) Ziel und Zweck Prüfung effizient durchführen
Ressourcen effizient einsetzen Art und Umfang der Prüfungen festlegen Entscheidungshilfe, was ist relevant für Berichterstattung Welche Fehler können toleriert werden Auswirkungen auf Gemeinwesen kennen / beurteilen Festlegen Wesentlichkeit Arithmetische Berechnung Festlegen aufgrund der Auswirkung Schätzung / Erfahrung Prüfungsmethoden II Wesentlichkeit Definition: Wesentlich ist ein Betrag, Information, etc. wenn ihr Weglassen oder ihre fehlerhafte Darstellung die Entscheidung der Adressaten beeinflussen Wesentlich sind alle Feststellungen, welche bei der Berichterstattung thematisiert werden Die Wesentlichkeit hilft bei der Planung der Prüfung, Art und Umfang der Prüfungshandlungen zu bestimmen – Risikobeurteilung / risikoorientierte Prüfungen Die Wesentlichkeit beeinflusst, welche Gebiete in welchem Umfang geprüft werden und welche nicht Die Wesentlichkeit beeinflusst welche Fehler toleriert werden können.

22 Wesentlichkeit (3/3) Prüfungsmethoden II Wesentlichkeit Definition:
Wesentlich ist ein Betrag, Information, etc. wenn ihr Weglassen oder ihre fehlerhafte Darstellung die Entscheidung der Adressaten beeinflussen Wesentlich sind alle Feststellungen, welche bei der Berichterstattung thematisiert werden Die Wesentlichkeit hilft bei der Planung der Prüfung, Art und Umfang der Prüfungshandlungen zu bestimmen – Risikobeurteilung / risikoorientierte Prüfungen Die Wesentlichkeit beeinflusst, welche Gebiete in welchem Umfang geprüft werden und welche nicht Die Wesentlichkeit beeinflusst welche Fehler toleriert werden können.

23 Schwerpunktprüfungen
Ziel und Zweck Kenntnisse über Organisation, Abläufe, Risiken Zweckmässigkeit / Wirksamkeit des IKS Grundlage Jahresendprüfung Abgrenzung zur Jahresendprüfung Funktionsprüfungen Prüfung Abläufe in Bilanz, ER und IR Internes Kontrollsystem (IKS) Arbeitspapiere Schwerpunktprüfungen Folgende Themen werden erläutert und besprochen.

24 Elemente des IKS Risikobeurteilung: Analyse der finanziellen Risiken einer Gemeinde Risikobehaftete Prozesse (Bereiche): Analyse der wesentlichen Prozesse (Bereiche) und Risikopotentiale eruieren. Ableitung der notwendigen Kontrollen. Berichterstattung über IKS / Beurteilung: Aus den Prüfungen resultieren Soll-/Ist-Vergleiche d.h. Stärken und Schwächen. Verbesserungspotential erheben und umsetzen: Basis bilden die in der Berichterstattung festgestellten Schwachstellen. Dokumentation/Wesentlichkeit/Kontrollumfeld/Organisation: Das IKS ist in den wesentlichen Prozessen zu erheben. Organisation und Kontrollumfeld bilden den Rahmen für die Prozesse. Unter Kontrollumfeld wird die gelebt Kultur im Unternehmen verstanden, welches die Integrität, ethischen Werte und Vorbildfunktion der Behörden und Mitarbeitenden umfasst. Die Organisation umfasst Organigramm, Ablauf- und Funktionendiagramme, Stellen- und Prozessbeschreibungen, etc.

25 Prüfung Budget und Finanzplan
Aufgaben Finanzkommission gemäss GG Budget – Stellungnahme Finanzplan – Einsichtnahme/Kenntnisnahme Umfang der Prüfung Erstellungsprozess Parameter Einsichtnahme Finanzplan Abgleich mit Leitbild, Strategie, Visionen Beurteilung finanzielle Entwicklung Schwierigkeiten Ermessensspielraum Finanzielle Entwicklung beurteilen Zusammenhänge / Auswirkungen kennen / sehen Keine Berichterstattung zum Finanzplan Prüfung Budget und Finanzplan Aufgabe Fiko gemäss Art. 105 GG Stellungnahme zum Budget gemäss Berichtsmuster Basis Einsichtnahme Finanzplan – Art. 190 GG Abs. 4 „der Finanzplan ist öffentlich; er kann von jedermann auf der Kanzlei eingesehen werden.“. Wer prüft / welcher Umfang / Berichterstattung Finanzplan?? Umfang der Prüfung Erstellung aktuelle Erkenntnisse berücksichtigt Abweichungen Erträge / Aufwendungen Finanzkennzahlen Schwierigkeiten Vieles ist Ermessen finanzielle Entwicklung beurteilen!! keine Berichterstattung zum Finanzplan!

26 Prüfung Verpflichtungs-/Objektkredit
Aufgabe Finanzkommission gemäss GemG (Art. 105 Abs. 1 Ziff. 2) Abrechnung über Verwendung der von den Stimmberechtigten beschlossenen Kredite Umfang der Prüfung Kompetenzen Zusatzkredite Beiträge Dritter / Subventionen Richtige Kreditverwendung Projektcontrolling Verträge eingehalten Abstimmung Abrechnung mit Jahresrechnung Schwierigkeiten Abgrenzung Kredit Umsetzung bewilligtes Projekt / richtige Kreditverwendung Beurteilung Krediteinhaltung Zeitpunkt der Prüfung Submission / Vergaben Prüfung Verpflichtungs- / Objektkredit Prüfung gemäss Art. 105 Umfang der Prüfung (vgl. AP im Teil 6): Formelle Prüfung: Empfehlung analoge Darstellung / Gliederung wie bei der Vorlage für Kreditsprechung!! Finanzkompetenzen eingehalten Subventionen / Beiträge Dritter geltend gemacht Richtige Kreditverwendung Projektcontrolling – allenfalls während Ausführung prüfen!! Verträge eingehalten Submissionsverfahren Schwierigkeiten Abgrenzung Kredit / andere Investitionen bzw. Aufwendungen LR Projekt gemäss Vorlage umgesetzt / wesentliche Anpassungen und Änderungen sind zu kommunizieren / quantifizieren Krediteinhaltung beurteilen (Teuerung, Abgrenzung Kredit, Projektanpassungen, etc.)

27 Beizug externe Fachleute (1/3)
Art.  105 Abs. 3 GG Beizug von Sachverständigen „Sie (Finanzkommission) kann im Rahmen des beschlossenen Kredits für die fachliche Überprüfung der Rechnungen ganz oder teilweise aussenstehende Fachleute beiziehen.“ Wer entscheidet über Kredit im Budget?

28 Beizug externe Fachleute (2/3)
Ziel und Zweck Zuzug externe Fachleute Fokus auf wesentliche Bereiche / Aufgaben der Finanzkommission Knowhow-Transfer / Spezialwissen einkaufen Begleitung durch externe Fachperson Umfang der Auftragserteilung Auslagerung Teilbereiche der Prüfung (z.B. «technische Prüfung») Schwerpunktprüfungen (wiederkehrend) Spezialprüfungen (einmalig) Coaching Finanzkommission Art der Auftragserteilung Ausschreibung (klar, detailliert) Auftrag schriftlich Auftragsbestätigung Voraussetzung: Mittel im Budget eingestellt! Auftragserteilung externe Sachverständige Ziel und Zweck Zuzug Fokussierung auf wesentliche Bereiche / Aufgaben der Finanzkommission Einkauf fehlendes Knowhow Schwerpunktprüfungen durch externe Sachverständige durchführen lassen Fachliche Begleitung durch externe Limitierte zeitliche und personelle Ressourcen Auftragserteilung Externe Prüfer führen Prüfung im Auftragsverhältnis der Finanzkommission vollständig oder in Teilbereichen aus Prüfungsauftrag ist präzise zu umschreiben (Prüfbereiche und Berichterstattung,etc.). Als Basis können bspw. die Vorlagen der Treuhandkammer modifiziert verwendet werden. Voraussetzung: Mittel im Budget eingestellt Veranwortung!!: Fiko bleibt für die Prüfung verantwortlich Komplette Ausgliederung der Prüfung wie im Kanton Luzern nicht möglich (als Ersatz für Finanzkommission)

29 Beizug externe Fachleute (3/3)
Mögliche Aufteilung bei Beizug externe Fachleute

30 Berichterstattung Adressaten Form Rechtzeitig!
Externer Bericht (Kurzbericht): Gemeindeversammlung Interner Bericht: Gemeinderat, Verwaltung, evt. weitere Form Externer Bericht: schriftlich und evt. mündlich (Erläuterungen) Interner Bericht: schriftlich und / oder mündlich – Empfehlung schriftlich! Rechtzeitig! Musterberichte im Handbuch Vollständigkeitserklärung Bericht zur Jahresrechnung Bericht Prüfung Kredit Bericht zum Budget / Steuerfuss Berichterstattung Adressaten: Gemeinderat, evt. andere verantwortliche Behörde, Verwaltung, Gemeindeversammlung Form: Unterschiedliche Adressaten verlangen unterschiedliche Formen der Berichterstattung intern / mündlich / schriftlich Schlussbesprechung mit verantwortlichen Behörde und geprüfte Stelle der Verwaltung Schriftliche Berichterstattung z.Hd. Verantwortliche Behörde und geprüfte Stelle der Verwaltung extern / schriftlich Bestätigungsbericht: Zusammenfassung des Prüfergebnisses und Antrag zuhanden des genehmigenden Organs Standardbericht / Normalwortlaut Abweichung vom Normalwortlaut nur in Ausnahmefällen Rechtzeitig: sehr Wichtig extern: Termin Gemeindeversammlung bzw. Versand mit Gemeinderechnung vorgegeben intern: Wirkung am Besten wenn unmittelbar nach Prüfungsende

31 Fragen – Diskussionen - Hinweise