Ratgeber PayPal Komfortable und effiziente Verarbeitung von PayPal-Umsätzen in den DATEV Rechnungswesen-Programmen* * DATEV Kanzlei-Rechnungswesen und.

Ratgeber PayPal Komfortable und effiziente Verarbeitung von PayPal-Umsätzen in den DATEV Rechnungswesen-Programmen* * DATEV Kanzlei-Rechnungswesen und DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen

Inhalt 1. Einleitung 2. Vorbereitende Tätigkeiten
3. Buchführungsprozess im Überblick 4. Verarbeitung der PayPal-Umsätze inklusive Buchungsbeispiele 5. Lerndatei nutzen 6. PayPal-Umsätze in Fremdwährung 7. Weitere Unterstützungsangebote Ratgeber PayPal

Ratgeber PayPal 1. Einleitung

PayPal im E-Commerce Die Geschäftsmodelle des E-Commerce gewinnen zunehmend an Bedeutung. Sie sind gleichzeitig eine Herausforderung für den Ersteller einer Finanzbuchführung. Eine zentrale Rolle spielen dabei Zahlungsdienstleister wie PayPal. In dem nachfolgenden Ratgeber erfahren Sie, wie Sie Zahlungsdatensätze von PayPal in die Finanzbuchführung importieren und verarbeiten können. Ratgeber PayPal

Herausforderungen im betrieblichen Rechnungswesen
PayPal als Zahlungsdienstleister bietet seinen Kunden die Möglichkeit, „sicher und bequem“ zu kaufen und zu verkaufen. Der Kaufpreis wird gewöhnlich sofort beim Abschluss der Bestellung fällig und dem PayPal-Konto gutgeschrieben (Vorauszahlung). Bei der Erstellung der Buchführung sind u. a. folgende Besonderheiten zu berücksichtigen: Verbindung zwischen Zahlung und Rechnung: Im Rechnungswesen bildet üblicherweise die Rechnungsnummer die Verbindung zwischen Zahlungs- und Rechnungsbuchung. Da die Zahlung mittels PayPal i. d. R. vor der Rechnungstellung erfolgt, existiert die Rechnungsnummer zu diesem Zeitpunkt noch nicht. Daher bilden andere Bestelldaten, wie die sogenannte Order-ID oder der Transaktionscode, eine Klammer um den Geschäftsvorgang. Für die Order-ID wird häufig auch der Begriff Bestellnummer oder Auftragsnummer verwendet. Vorauszahlung des Kaufpreises: Mit PayPal wird der Kaufpreis häufig im Voraus bezahlt. Bei Vorauszahlungen ist die Umsatzsteuer in der Periode der Zahlungsbewegung fällig. Bei dieser Vorauszahlung handelt es sich um eine Anzahlung. Umgang mit Massendaten: Beim Online-Handel liegen Geschäftsmodelle vor, die häufig mit Massenverkäufen verbunden sind, z. B. In-App-Käufe. Das hohe Absatzvolumen produziert eine Vielzahl an Zahlungstransaktionen bei PayPal, die als Massendaten in der Buchführung zu erfassen sind. Aufgrund der Einzelaufzeichnungspflicht dürfen die Geschäftsvorfälle nicht saldiert werden. Ratgeber PayPal

Unterstützung durch DATEV im Überblick
Zur Erfassung der Geschäftsvorgänge bietet DATEV eine Lösung zur Abholung und Verarbeitung der PayPal-Umsätze im Rechnungswesen-Programm. Das Vorgehen ist vergleichbar mit der Programmfunktion „Elektronisches Bankbuchen“. PayPal-Umsätze im DATEV-Rechenzentrum Die PayPal-Umsätze werden täglich automatisch von PayPal abgeholt und im DATEV-Rechenzentrum gespeichert. Erzeugen von PayPal-Buchungsvorschlägen Die PayPal-Umsätze stehen automatisch unter der Programmfunktion „Buchungsvorschläge erzeugen“ zur Verfügung. Das Abholen der Daten über Daten holen | Mandant ergänzen entfällt. Überblick Programmfunktionen: Zuordnung von Zahlungseingängen und -ausgängen zum offenen Posten anhand der Order-ID aus dem Bestellsystem oder des Transaktionscodes von PayPal Erzeugung einer separaten Gebührenbuchung zusätzlich zur Umsatzbuchung Verwendung der PayPal-Lerndatei für wiederkehrende Geschäftsvorfälle Einzahlungen als erhaltene Anzahlungen vorschlagen Buchen von Umsätzen in Fremdwährung Ratgeber PayPal

Gesamtprozess im Überblick
1 2 3 4 4 5 Ratgeber PayPal

Gesamtprozess im Überblick
Kurzbeschreibung: Der Bestellvorgang erfolgt im Vorsystem (Shopsystem/Warenwirtschaft). Für den Zahlungsvorgang per PayPal wird im Vorsystem eine Order-ID erstellt, die an PayPal übermittelt wird. Alternativ besteht die Möglichkeit, von PayPal den Transaktionscode der Zahlung in das Vorsystem zu übernehmen. Aus dem Vorsystem müssen die Rechnungsdaten mit der Order-ID oder dem Transaktionscode exportiert werden. Parallel holt DATEV die Umsätze von PayPal, in denen die Order-ID und der Transaktionscode enthalten sind. Im Rechnungswesen werden die Rechnungen importiert und die PayPal-Umsätze geholt. Da sowohl in der Rechnung als auch in der Zahlung die Order-ID oder der Transaktionscode enthalten ist, werden beim Erzeugen der Buchungsvorschläge die offenen Posten ausgeglichen. Ratgeber PayPal

Ratgeber PayPal 2. Vorbereitende Tätigkeiten

Einrichtungsprozess im Überblick
Unternehmer 1. Vorsystem konfigurieren 2. Rechte in der Rechteverwaltung online einrichten 3. PayPal-Konto in den Stammdaten anlegen 4. DATEV-Rechenzentrum für den Abruf von PayPal-Umsätzen berechtigen 5. Einstellungen im Rechnungswesen-Programm hinterlegen Einrichtungsprozess im zeitlichen Verlauf Steuerlicher Berater/Unternehmer Tipp: Nutzen Sie die Checkliste Einrichtung PayPal im DATEV Rechnungswesen-Programm (Info-Dok ) Ratgeber PayPal

Vorsystem konfigurieren (1)
Um einen Ausgleich der offenen Posten und damit eine effiziente Bearbeitung im Rechnungswesen-Programm zu erreichen, muss das Rechnungswesen-Programm die PayPal-Umsätze den Rechnungen zuordnen können. Voraussetzung dafür ist, dass die Order-ID oder der Transaktionscode sowohl in der PayPal-Zahlung als auch in der Rechnung enthalten ist: Entweder übergibt das Vorsystem die Order-ID an PayPal. Diese muss im Rechnungsexport enthalten sein. Oder das Vorsystem übernimmt den von PayPal vergebenen Transaktionscode. Dieser muss im Rechnungsexport enthalten sein. Ratgeber PayPal

Kommunikation des Vorsystems mit PayPal Entscheidet sich ein Kunde zur Zahlung per PayPal, so initiiert das Shopsystem den Bezahlvorgang. Das Shopsystem übergibt u. a. die Details zum Verkauf an PayPal. Im Folgeschritt meldet sich der Kunde bei seinem PayPal-Konto an und autorisiert dort die Zahlung. Bei der Kommunikation mit PayPal bieten die meisten Shop-Systeme folgende Möglichkeiten an: Entweder kann bei der Initiierung des Bezahlvorgangs eine Order-ID an PayPal übergeben werden, die dann im PayPal-Umsatz angezeigt wird. Alternativ kann nach Abschluss des Bezahlvorgangs der von PayPal erzeugte Transaktionscode im Shopsystem übernommen werden. Wichtig: Ohne die Order-ID oder den Transaktionscode ist eine sichere Zuordnung von Rechnungen und Zahlungen im Rechnungswesen-Programm nicht möglich. Klären Sie dies mit Ihrem Mandaten, bevor Sie weitere Vorbereitungen treffen. Ratgeber PayPal

Export der Rechnungsdaten/-buchungen aus dem Vorsystem Das Vorsystem muss die Rechnungsdaten bzw. die Rechnungsbuchungen entweder im DATEV-Format oder im ASCII-Format exportieren können. Informationen zum DATEV-Format finden Sie unter Informationen zum ASCII-Format finden Sie im Dokument ASCII-Import/-Export: Standardformate und individuelle Formate In den zu exportierenden Rechnungsdaten bzw. Rechnungsbuchungen müssen die Order-ID oder der Transaktionscode enthalten sein. Das dafür korrespondierende Feld im Rechnungswesen (DATEV-/ASCII-Format) ist das Feld Auftragsnummer Zu Fragen bezüglich der Einstellungen informieren Sie sich bitte bei dem Anbieter des Vorsystems. Exportdaten aus dem Vorsystem Order-ID oder Transaktionscode Feld bei DATEV: DATEV-/ASCII-Format Auftragsnummer Ratgeber PayPal

Feldaufbau am Beispiel des individuellen ASCII-Formats: Werden die Rechnungsdaten/-buchungen im ASCII-Format exportiert, können Sie diese im Rechnungswesen-Programm über eine individuelle ASCII-Formatvorlage importieren. Um die aus dem Vorsystem exportierte Order-ID im Rechnungswesen zu übernehmen, muss die individuelle Formatvorlage um das Feld Auftragsnummer ergänzt werden. Ratgeber PayPal

Rechte in der DATEV-Rechteverwaltung online einrichten (2)
Zur Nutzung der Programmfunktion wird ein Betriebsstätten-mIDentity oder eine personalisierte SmartCard (bzw. SmartLogin) benötigt (Dok.-Nr ). Vorgehen bei Nutzung eines Kommunikationsservers (DFÜ im Netzbetrieb) mit Betriebsstätten-mIDentity: Jeder DATEV-Benutzer ist mit einer Person im DATEV-Rechenzentrum verknüpft (Dok.-Nr ) Einrichtung des Rechts „Kontoumsätze (Zahlungs- dienstleister)“ in der Rechteverwaltung online für jeden DATEV-Benutzer, der zukünftig PayPal-Umsätze abrufen und bearbeiten möchte (Dok-Nr ) 1 2 Ratgeber PayPal

Zur Nutzung der Programmfunktion wird ein Betriebsstätten-mIDentity oder eine personalisierte SmartCard (bzw. SmartLogin) benötigt (Dok.-Nr ). Vorgehen bei lokaler DFÜ mit personalisierter SmartCard (bzw. SmartLogin): Einrichtung des Rechts „Kontoumsätze (Zahlungs- dienstleister)“ in der Rechteverwaltung online für jede SmartCard (bzw. jeden SmartLogin), über die zukünftig PayPal-Umsätze abgerufen und bearbeitet werden sollen (Dok-Nr ) 1 2 Ratgeber PayPal

Die Freigabe des Rechts Kontoumsätze (Zahlungsdienstleister) folgt bei Nutzung eines Kommunikationsservers (DFÜ im Netzbetrieb) mit Betriebsstätten-mIDentity und lokaler DFÜ mit personalisierter SmartCard (bzw. SmartLogin) dem gleichen Vorgehen. Klicken Sie im Strukturbaum auf das Recht Kontoumsätze (Zahlungsdienstleister) Geben Sie die entsprechenden Ordnungsbegriff-Freigaben ein (wenn nicht bereits über Globale Freigaben vorhanden) und klicken auf Hinzufügen Klicken Sie auf Speichern 1 2 3 Ratgeber PayPal

PayPal-Konto in den Stammdaten anlegen (3)
Unter Stammdaten | PayPal legen Sie ein neues PayPal-Konto an: Detailinformationen: Hinterlegen Sie die Händlerkonto-ID und die -Adresse des PayPal-Kontos. Die Händlerkonto-ID wird beispielsweise auf dem PDF-Kontoauszug von PayPal angegeben. Der Zahlungsdatenservice (PayPal) ist eine kostenpflichtige Leistung. Die Zustimmung ist Voraussetzung für die Fortführung des Anlageprozesses. Die erfassten Stammdaten werden mit Bestätigen der Schaltfläche „Kostenpflichtig anlegen“ an das DATEV-Rechenzentrum gesendet und gespeichert. Hinweis: Erhalten Sie im Anschluss die Fehlermeldung #PAY00006 „Sie haben keine Berechtigung für diese Aktion…“, folgen Sie den Anweisungen im Info-Dok Ratgeber PayPal

PayPal-Konto in den Stammdaten anlegen (3)
Für das Buchen der PayPal-Umsätze muss das PayPal-Konto mit einem FIBU-Konto (in Basiswährung) verknüpft werden. Detailinformationen: Das FIBU-Konto muss die Kontenfunktion Geldkonto besitzen. Für jede Fremdwährung ordnen Sie ein weiteres FIBU-Konto zu. Hinweis: Die PayPal-Umsätze werden beim Erzeugen der Buchungsvorschläge je Währung auf die ver-knüpften FIBU-Konten verteilt. Ratgeber PayPal

DATEV-Rechenzentrum für den Abruf von PayPal-Umsätzen berechtigen (4)
Nach erfolgreicher Anlage der PayPal-Stammdaten muss der Inhaber des PayPal-Kontos DATEV für den Abruf von Umsätzen bei PayPal berechtigen (elektronische Teilnahmeerklärung). Dazu muss der Kontoinhaber die Internet-Seite aufrufen. Hier müssen dieselbe Händlerkonto-ID und -Adresse hinterlegt werden, wie bei der Anlage des PayPal-Kontos in den Stammdaten des Rechnungswesen-Programms. Im Anschluss wird auf die Internetseite von PayPal weitergeleitet. Ratgeber PayPal

Auf der Internetseite von PayPal meldet sich der Kontoinhaber mit seiner -Adresse und Passwort an: Hinweis: Bei dem PayPal-Account muss es sich um ein Geschäftskonto handeln. Ratgeber PayPal

Anschließend erteilt der Kontoinhaber DATEV die Berechtigung für den Abruf der PayPal-Umsätze: DATEV holt ab dem nächsten Tag die Umsatzdaten von PayPal ab. Die PayPal-Umsätze stehen automatisch zur Weiterverarbeitung im Rechnungswesen-Programm bereit. Ratgeber PayPal

DATEV-Rechenzentrum für den Abruf von PayPal-Umsätzen berechtigen (4) Kontostatus im DATEV-Rechenzentrum überprüfen Unter Bestand | Daten holen | Übersicht PayPal-Konten RZ prüfen Sie den Status der im DATEV-Rechenzentrum angelegten PayPal-Konten. In der Spalte RZ-Status bedeutet OK, dass das Konto für den täglichen Abruf der PayPal-Umsätze berechtigt wurde. In den Spalten Umsätze von und Umsätze bis wird angezeigt, in welchem Zeitraum PayPal-Umsätze im DATEV-Rechenzentrum gespeichert sind. Hinweis: Das DATEV-Rechenzentrum holt bei PayPal die Umsätze des vorangegangenen Tages. In der Übersicht sehen Sie, wann das DATEV-Rechenzentrum zuletzt Umsätze bei PayPal abgerufen hat und ob beim Abruf ein Fehler aufgetreten ist. Ratgeber PayPal

Einstellungen im Rechnungswesen-Programm hinterlegen (5) PayPal-Umsätze abholen
Wenn die Einstellung PayPal-Umsätze abholen aktiviert ist, werden die PayPal-Umsätze automatisch aus dem DATEV-Rechenzentrum geholt. Der Bearbeitungsschritt „Daten holen | Mandant ergänzen“ entfällt. Tipp: Wird in der Auswahl kein Belegstapel angezeigt, prüfen Sie, ob… für den Zeitraum PayPal-Umsätze im DATEV-Rechenzentrum gespeichert sind. (Bestand | Daten holen | Übersicht PayPal-Konten RZ) dem PayPal-Konto mindestens ein FIBU-Konto zugeordnet ist. Ratgeber PayPal

Einstellungen im Rechnungswesen-Programm hinterlegen (5) Einstellungen PayPal-Buchungsvorschläge erzeugen Im Fenster Einstellungen PayPal-Buchungsvorschläge erzeugen legen Sie die Parameter für das Erzeugen der PayPal-Buchungsvorschläge fest: Zuordnung von Zahlungen Geben Sie an, auf welches Konto die umsatzabhängigen PayPal-Gebühren gebucht werden und defi- nieren Sie, wie die Zuordnung der PayPal-Zahlung zum offenen Posten erfolgt. In welchem Feld der Rechnungsbuchung haben Sie die Zuordnungsinformationen erfasst - Auftragsnummer oder Belegfeld 1? Buchen erhaltener Anzahlungen Legen Sie fest, ob das Programm für Einzahlungen erhaltene Anzahlungen vorschlagen soll und hinterlegen Sie ein Anzahlungskonto. Vorbelegung des Buchungstextes Detailinformationen zum PayPal-Umsatz werden im elektronischen Beleg angezeigt. Sie können die Informationen in den Buchungs- text übernehmen oder einen Standardtext erfassen. Standardkonten Hier legen Sie fest, ob das Programm nicht zugeordnete Zahlungen auf Standardkonten buchen soll. Ratgeber PayPal

Ratgeber PayPal 3. Buchführungsprozess im Überblick

Buchung der PayPal-Zahlung nach der Rechnung (OPOS-Ausgleich)
Die PayPal-Zahlung erfolgt i. d. R. mit dem Abschluss der Bestellung und damit vor dem Zeitpunkt der Lieferung und Rechnungsstellung. Der PayPal-Umsatz kann entweder vor oder nach der Rechnung gebucht werden. Beide Buchungsvarianten werden vom Programm unterstützt: Wird die Buchführung für einen zurückliegenden Zeitraum erstellt, können Sie dafür sorgen, dass zuerst die Rechnungen gebucht und erst anschließend die PayPal-Buchungsvorschläge erzeugt werden. In diesem Fall kann das Programm die Zahlung der Rechnung zuordnen und so den offenen Posten direkt ausgleichen. Ratgeber PayPal

Buchung der PayPal-Zahlung vor der Rechnung (erhaltene Anzahlung)
Die PayPal-Zahlung erfolgt i. d. R. mit dem Abschluss der Bestellung und damit vor dem Zeitpunkt der Lieferung und Rechnungsstellung. Der PayPal-Umsatz kann entweder vor oder nach der Rechnung gebucht werden. Beide Buchungsvarianten werden vom Programm unterstützt: Sind die Rechnungen beim Erzeugen der PayPal-Buchungsvorschläge nicht gebucht, findet kein automatischer OPOS-Ausgleich statt. Die PayPal-Einzahlungen werden als erhaltene Anzahlungen gebucht. Indem Sie die erhaltenen Anzahlungen nach Erfassung der Rechnungsbuchung über das Programm wieder auflösen, gleichen Sie den offenen Posten aus. Ratgeber PayPal

Ratgeber PayPal 4. Verarbeitung der PayPal-Umsätze inklusive Buchungsbeispiele

PayPal-Gebühren buchen
PayPal erhebt umsatzabhängige Gebühren. Neben dem Buchungsvorschlag für den Umsatz erzeugt das Programm für die PayPal-Gebühr einen separaten Buchungsvorschlag. Dieser erhält immer den Status „sicher“ (grüne Lampe). In den Einstellungen PayPal-Buchungsvorschläge erzeugen legen Sie fest, mit welchem Konto der Buchungsvorschlag erzeugt wird. Für den SKR 3 und SKR 4 ist das Konto mit dem Kontenzweck Nebenkosten des Geldverkehrs voreingestellt. Beispiel: Beim Verkauf einer Ware/Dienstleistung über 100,00 EUR erhebt PayPal eine Gebühr von 2,25 EUR. Hinweis: Gemäß den PayPal-Nutzungsbedingungen fällt für PayPal-Services (Gebühren) als Bankdienstleistung in der EU keine Umsatzsteuer an. Ratgeber PayPal

Offene Posten suchen Hinterlegen Sie in den Einstellungen PayPal-Buchungsvorschläge erzeugen die Optionen für die Zuordnung der PayPal-Zahlung zur gebuchten Rechnung (OPOS-Suche). Auftragsnummer Aktivieren Sie die Zuordnung über die Auftragsnummer, wenn Sie die Zuordnungsinformationen in der Rechnungsbuchung im Feld Auftragsnummer erfasst haben. Belegfeld 1 Aktivieren Sie die Zuordnung über Belegfeld 1, wenn Sie die Zuordnungsinformationen in der Rechnungsbuchung im Belegfeld 1 erfasst haben. Hinweis: Sind beide Optionen aktiviert, wird der offene Posten zuerst über Auftragsnummer und erst dann über Belegfeld 1 gesucht. Ratgeber PayPal

Offene Posten suchen Zuordnung über die Auftragsnummer aktivieren:
Bei Auswahl der Option OPOS-Suche über Auftragsnummer wird in den Buchen-Eigenschaften automatisch die Programmfunktion Anzahlungen aktiviert. Durch Aktivierung der Programmfunktion erhalten Sie in den Auswertungen die Spalten für die Auftragsnummer und den Buchungstyp. Das Buchen erhaltener Anzahlungen wird ermöglicht, ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Empfehlung: Blenden Sie in den Auswertungen Primanota und OPOS-Konto die Spalten Auftragsnummer und AnzBuTyp ein und rücken Sie diese direkt neben das Belegfeld 1. Ratgeber PayPal

Offene Posten suchen Beispiel: Offene Posten über die Auftragsnummer suchen Ein Unternehmer verkauft Ware im Wert von 100,00 € über seinen Online-Shop. Der Kunde bezahlt die Ware direkt über PayPal. Das Vorsystem hat die Order-ID OID an PayPal übermittelt und mit den Rechnungsdaten exportiert. Import der Rechnungsbuchungen  Debitor an Erlös Importieren Sie die Rechnungsbuchungen aus dem Vorsystem. Die Zuordnungsinformation (z. B. Order-ID) muss im Feld Auftragsnummer vorliegen. Die Programmfunktion Anzahlungen erfordert zusätzlich zur Auftragsnummer die Angabe eines Buchungstyps. Für die Rechnungsbuchung wird der Buchungstyp Schlussrechnung (SR) verwendet. Der Buchungstyp wird beim Importvorgang automatisch ergänzt und muss nicht vom Vorsystem eingesteuert werden. Ratgeber PayPal

Offene Posten suchen Beispiel: Offene Posten über die Auftragsnummer suchen PayPal-Zahlungen zu Buchungsvorschlägen verarbeiten  PayPal an Debitor Beim Erzeugen der Buchungsvorschläge wird anhand der Zahlungsinformationen der offene Posten gesucht: 1 2 3 Ratgeber PayPal

Erhaltene Anzahlungen buchen
Bei PayPal-Zahlung handelt es sich in den meisten Fällen um Vorauszahlungen. Die Leistung wird zu einem späteren Zeitpunkt erbracht. Bei Vorauszahlungen ist die Umsatzsteuer in der Periode der Zahlungsbewegung fällig. Genau genommen kann jede Zahlung als Anzahlung behandelt werden. Das Programm unterstützt Sie beim Buchen erhaltener Anzahlungen: Das Buchen erhaltener Anzahlungen wird im Rechnungswesen-Programm durch die Programmfunktion Anzahlungen unterstützt (Belege buchen | Eigenschaften | Anzahlungen). Das Rechnungswesen-Programm unterstützt Sie beim Erzeugen der Auflösungsbuchungen (Erfassen | Anzahlungsbuchungen erzeugen). Die Auflösung der erhaltenen Anzahlung erfolgt über die Auftragsnummer. Weitere Informationen zur Funktion Anzahlungen finden Sie im Ratgeber Anzahlungen. Für PayPal wird die Buchungsvariante 1 (Sachkonto) angewendet. Ratgeber PayPal

Beim Erzeugen und Bearbeiten der PayPal-Buchungsvorschläge werden folgende Anzahlungs-Szenarien unterstützt: Sie können jede Kundenzahlung zunächst als erhaltene Anzahlung buchen. Der OPOS-Ausgleich findet dann durch das Auflösen der Anzahlungen statt. Für die periodengerechte Abführung der Umsatzsteuer ist es nicht unbedingt erforderlich, dass jede Kundenzahlung als Anzahlung gebucht wird. Wenn die Zahlung und die Rechnung in der selben Periode liegen, wird der offene Posten sofort ausgeglichen. Für den Fall, dass die Rechnung in der nächsten steuerlichen Periode liegt, kann die Kundenzahlung als erhaltene Anzahlung gebucht werden. Dafür bietet das Programm eine entsprechende Einstellung an. Das Programm bietet zudem die Möglichkeit, alle Kundenzahlungen, für die das Programm beim Erzeugen der PayPal-Buchungsvorschläge keine Rechnungen findet, als erhaltene Anzahlung zu buchen. Ratgeber PayPal

Damit das Rechnungswesen-Programm Buchungsvorschläge als erhaltene Anzahlungen erzeugt, hinterlegen Sie in den Einstellungen PayPal-Buchungsvorschläge erzeugen die gewünschten Optionen: Der Zahlungseingang soll als erhaltene Anzahlung gebucht werden, wenn… … die zugeordnete Rechnung in der nächsten steuerlichen Periode liegt. Aktivieren Sie diese Option, damit Sie die Umsatzsteuer korrekt zum Zeitpunkt der Vorauszahlung abführen. Da Sie die Rechnung bereits gebucht haben, kann die Rechnungsnummer in den PayPal-Buchungsvorschlag übernommen werden. … keine Rechnung zugeordnet wird. Aktivieren Sie diese Option, damit ohne passende Rechnungsbuchung erhaltene Anzahlungen vorgeschlagen werden: Die Rechnung wurde noch nicht gebucht Die Rechnung wurde bereits gebucht, aber nicht gefunden Hinweis: Wenn Geschäftsvorfälle mit vollem und ermäßigtem Steuersatz vorliegen, wählen Sie das Anzahlungskonto mit dem vollen Steuersatz. Temporär wird bei Erlösen mit ermäßigtem Steuersatz zu viel Umsatzsteuer abgeführt. Durch das Auflösen der Anzahlung in der Folgeperiode wird dies wieder ausgeglichen. Ratgeber PayPal

Vorgehen: Alle Kundenzahlungen werden als erhaltene Anzahlungen gebucht. Wählen Sie in den Einstellungen PayPal-Buchungsvorschläge erzeugen die Option erhaltene Anzahlungen buchen, wenn keine Rechnung zugeordnet wird. Erzeugen Sie die PayPal-Buchungsvorschläge immer bevor Sie die Rechnungen buchen. Ansonsten findet das Programm die Rechnung beim Erzeugen der PayPal-Buchungsvorschläge und führt den OPOS-Ausgleich durch. Erzeugen und bearbeiten Sie die PayPal-Buchungsvorschläge. Da zu den PayPal-Zahlungen keine Rechnungen gefunden werden, werden diese als erhaltene Anzahlung gebucht. Importieren Sie die Rechnungsbelege nach der Bearbeitung der PayPal-Buchungsvorschläge (DATEV- bzw. ASCII-Format). Lösen Sie die Anzahlungsbuchungen nach dem Import der Rechnungen über die Programmfunktion Anzahlungsbuchungen erzeugen wieder auf. Ratgeber PayPal

Vorgehen: Erhaltene Anzahlungen buchen, wenn die Rechnung in der nächsten steuerlichen Periode liegt. Wählen Sie in den Einstellungen PayPal-Buchungsvorschläge erzeugen die Option erhaltene Anzahlungen buchen, wenn die Rechnung in der nächsten steuerlichen Periode liegt. Importieren Sie die Rechnungsbelege vor der Bearbeitung der PayPal-Buchungsvorschläge (DATEV- bzw. ASCII-Format). Erzeugen Sie die PayPal-Buchungsvorschläge. Findet das Programm zur PayPal-Zahlung eine Rechnung, die in der nächsten steuerlichen Periode liegt, erfolgt zunächst kein OPOS-Ausgleich. Die Zahlung wird als erhaltene Anzahlung gebucht. Bearbeiten Sie die PayPal-Buchungsvorschläge. Lösen Sie anschließend die Anzahlungen über die Programmfunktion Anzahlungsbuchungen erzeugen wieder auf. Ratgeber PayPal

Beispiel: Erhaltene Anzahlungen buchen, wenn die Rechnung in nächsten steuerlichen Periode liegt. Ein Unternehmer verkauft am (Januar) Ware im Wert von 119,00 € brutto über seinen Online-Shop. Der Kunde bezahlt die Ware direkt durch PayPal. Die Zahlung wird dem Unternehmer noch am selben Tag auf seinem PayPal-Konto gutgeschrieben. Die Ware wird am (Februar) versendet, das Rechnungsdatum entspricht dem Lieferdatum. Der Geschäftsvorfall wird am (Februar) gebucht: Die Rechnungsbuchungen werden vor dem Erzeugen der PayPal-Buchungsvorschläge importiert  Debitor an Erlös Die Buchungen enthalten die Zuordnungsinformationen (z. B. Order-ID) im Feld Auftragsnummer Ratgeber PayPal

Beispiel: Erhaltene Anzahlungen buchen, wenn die Rechnung in nächsten steuerlichen Periode liegt. Im Fallbeispiel wird die Zahlung in der Periode Januar geleistet, die Ware erst in der Periode Februar geliefert: Ist die Option „Rechnung in nächster steuerlicher Periode“ inaktiv, wird beim Erzeugen der PayPal-Buchungsvorschläge der offene Posten aus der nächsten steuerlichen Periode gefunden und direkt ausgeglichen. Die Zahlung wird in der Passiva der Bilanz nicht als erhaltene Anzahlung ausgewiesen. Die Umsatzsteuer wird fälschlicherweise in der Periode der Rechnungsbuchung abgeführt. Ratgeber PayPal

Beispiel: Erhaltene Anzahlungen buchen, wenn die Rechnung in nächsten steuerlichen Periode liegt. Damit die Umsatzsteuer in der Periode der Zahlungsbuchung abgeführt wird, aktivieren Sie die Option „Rechnung in nächster steuerlicher Periode“. Beim Erzeugen der PayPal-Buchungsvorschläge wird der offene Posten zwar gefunden, jedoch nicht ausgeglichen. Stattdessen wird die PayPal-Einzahlung als erhaltene Anzahlung gebucht. PayPal-Zahlungen zu Buchungsvorschlägen verarbeiten  erhaltene Anzahlung an PayPal Die Zahlung wird in der Passiva der Bilanz als erhaltene Anzahlung ausgewiesen. Die Umsatzsteuer wird korrekt in der Periode der Zahlungsbuchung abgeführt. Ratgeber PayPal

Beispiel: Erhaltene Anzahlungen buchen, wenn die Rechnung in nächsten steuerlichen Periode liegt. Erhaltene Anzahlungen auflösen  Debitor an erhaltene Anzahlung Lösen Sie die Anzahlungsbuchungen automatisiert über Erfassen | Anzahlungsbuchungen erzeugen auf. Dadurch wird die erhaltene Anzahlung aufgelöst, der offene Posten ausgeglichen und die Umsatzsteuer korrigiert. Ratgeber PayPal

Erhaltene Anzahlungen buchen Buchungsbeispiel im Überblick
Perioden-ende 1) Rechnung als Schlussrechnung (SR) 2) Geldeingang PayPal als Anzahlung (AV) 3) automatische Auflösung der Anzahlung (SU) PayPal-Zahlung am Rechnung am Buchführung am Auflösung der Anzahlungen 2 1 3 PayPal Erhaltene Anzahlungen Umsatzsteuer 19% Jan € Feb. 100€ Jan. 100€ Feb. 19€ Feb. 19€ 2 3 2 3 1 Jan. 19€ 2 Auflösung der Anzahlung Korrektur der USt. für Februar Debitor Erlöse Feb. 119€ Feb. 119€ Feb. 100€ 1 3 1 OPOS-Ausgleich Ratgeber PayPal

Ratgeber PayPal 5. Lerndatei nutzen

Wiederkehrende Geschäftsvorfälle buchen
Verwenden Sie Lerndateieinträge für wiederkehrende Geschäftsvorfälle. Diese legen Sie am besten auf Basis eines konkreten Buchungsvorschlages mit der Tastenkombination Strg + L neu an. Ein wesentliches Zuordnungskriterium ist der Transaktionstyp von PayPal, um die Geschäftsvorfälle zu unterscheiden. Beispiele für häufig wiederkehrende Geschäftsvorfälle: Geschäftsvorfall Transaktionstyp Abbuchung auf das Bankkonto T0400 Währungsumrechnung T0200 Einbehalt während eines Konfliktfalls T1110 Ratgeber PayPal

Ratgeber PayPal 6. PayPal-Umsätze in Fremdwährung

Fremdwährungstransaktionen im PayPal-Account
Grundsätzlich kann bei PayPal auch in Fremdwährung bezahlt werden: Die Zahlung kann innerhalb des PayPal-Accounts entweder akzeptiert oder abgelehnt werden. Nimmt der Händler die Zahlung an, entscheidet er sich, ob… …die Zahlungen in Fremdwährung direkt in die Basiswährung umgerechnet werden sollen ODER …die Währungsumrechnung später durchgeführt wird. Wird eine Zahlung in Fremdwährung akzeptiert, werden weitere Einzahlungen in dieser Währung automatisch abgewickelt (ohne weitere Bestätigung). Ratgeber PayPal

Fremdwährungstransaktionen im PayPal-Account
Bei PayPal entstehen immer insgesamt drei Transaktionen: Eine Zahlungstransaktion in Fremdwährung als Gegenstück zur Rechnung Zwei Umrechnungstransaktionen zum Zeitpunkt der Zahlung oder zu einem selbst gewählten Umrechnungszeitpunkt Umrechnungs-transaktionen Zahlungs-transaktion Buchungsvorschlag in Fremdwährung wird der entsprechenden Rechnungsbuchung (OPOS-Suche) zugeordnet oder als Anzahlung gebucht  ggf. Währungsdifferenzen Umbuchung vom PayPal-Fremdwährungskonto auf das PayPal-Eurokonto (Basiswährung) „Lerndatei“ Buchung auf PayPal-Verrechnungskonto (Transitkonto) z. B. „Restbetrag ausziffern“ Ausgleich PayPal-Verrechnungskonto durch Umbuchung auf Währungsdifferenzkonto Ratgeber PayPal

Währungsdifferenzen (+/-)
Fremdwährungsumsätze buchen Beispiel: Ein Unternehmer verkauft Ware im Wert von 100,00 USD, die am folgenden Tag geliefert wird. Die Zahlung wird im PayPal-Account akzeptiert und sofort umgerechnet. Der Unternehmer bekommt 83,00 EUR gutgeschrieben. Im Rechnungswesen-Programm wird die Zahlung mit einem Kurs von 1,00 $ = 0,85 € umgerechnet. Die Rechnung wurde mit einem Kurs von 1,00 $ = 0,9 € gebucht. Rechnung über 100$ (=90€), tagesaktueller „DATEV-Kurs“: 1$=0,90€  Rechnung aus Shop-System PayPal-Transaktion +100$ ≙ 85€, tagesaktueller „DATEV-Kurs“: 1$=0,85€  OPOS-Ausgleich; Währungsdifferenz PayPal-Transaktion -100$ ≙ 85€, tagesaktueller „DATEV-Kurs“: 1$=0,85€  Buchungsvorschlag über Lerndatei PayPal-Transaktion +83€  Buchungsvorschlag über Lerndatei Kursdifferenz auf Verrechnungskonto  z. B. Funktion Buchungen ausziffern Debitor Umsatzerlöse Währungsdifferenzen (+/-) 100$ 90€ 100$ 85€ 100$ 90€ 5€ 1 2a 1 2b 5€ 2€ 2b 5 PayPal (€) PayPal ($) PayPal-Verrechnung 83€ 100$ 85€ 100$ 85€ 100$ 85€ 83€ 4 2a 3 3 4 2€ 5 Ratgeber PayPal

Fremdwährungsumsätze buchen
Pro Währung werden getrennte Buchungsvorschlagslisten erzeugt, wenn in den Stammdaten ein separates FIBU-Konto je Währung hinterlegt wurde: Stammdaten | PayPal: Buchungsvorschlagslisten: Buchungsvorschläge: Gliederung der Zahlung je Währung analog dem PDF-Kontoauszug von PayPal Ratgeber PayPal

Einrichtungshinweise zum Buchen von PayPal-Fremdwährungsumsätzen
Währungsumrechnung Buchungsvorschläge in Fremdwährung werden beim Buchen unter Angabe eines Umrechnungskurses in die Basiswährung umgerechnet. Hinterlegen Sie in den Buchen-Eigenschaften die Einstellungen für die Währungsumrechnung. Geben Sie an, ob die Ermittlung der Umrechnungskurse automatisch erfolgen soll Die Kurse müssen unter Extras | Fremdwährung | Kurstabelle… gepflegt werden Wird die Zahlung mit einem anderen Kurs gebucht als die Rechnung, ergeben sich Währungs- umrechnungsdifferenzen. Währungsumrechnungsdifferenzen können automatisch ermittelt und gebucht werden Geben Sie in den Eigenschaften die zu buchenden Konten an Ratgeber PayPal

Einrichtungshinweise zum Buchen von PayPal-Fremdwährungsumsätzen
Lerndatei-Eintrag für die Umrechnungstransaktionen: In einer Umrechnungstransaktion wird immer auf die auslösende Buchung referenziert. Unter Details | Elektronischer Beleg finden Sie diese Information im Feld Zahlungsreferenz. Für die automatisierte Buchung der Umrechnungstransaktionen nutzen Sie die Lerndatei. Über den Transaktionstyp „Allgemeine Währungsumrechnung“ buchen Sie die Umrechnungstransaktionen auf ein Verrechnungskonto. Verrechnungskonto Zahlungsreferenz Transaktionstyp Währungsumrechnung Tipp: Übernehmen Sie die Zahlungsreferenz in den Buchungstext, um den Abzug vom Fremdwährungsbestand und die Hinzurechnung zum Eurobestand (Basiswährung) in Beziehung zu setzen. Ratgeber PayPal

Umrechnungstransaktionen ausziffern
Beim Buchen der Fremdwährungs-Umrechnungstransaktion muss im Rechnungswesen-Programm ein Umrechnungskurs erfasst werden. Der im Rechnungswesen-Programm (Extras | Fremdwährung | Kurstabelle…) verwendete Kurs weicht ggf. von dem von PayPal verwendeten Umrechnungskurs ab. Beispiel: Der PayPal-Umsatz 48,85 GBP (= nach Abzug der PayPal-Gebühren) wird von PayPal mit einem Kurs von 0,85928 in 56,85 EUR umgerechnet. Im Rechnungswesen-Programm werden die 48,85 GBP mit einem Kurs von 0,84 in 58,15 EUR umgerechnet. Es entsteht eine Differenz von 1,30 EUR. Wenn Sie die Umrechnungstransaktionen auf ein Verrechnungskonto buchen, können Sie… … die Differenzen summieren und mit einer manuellen Buchung umbuchen oder … die Differenzen einzeln über die Funktion „Restbetrag ausziffern“ anhand der Zahlungsreferenz umbuchen. Ratgeber PayPal

Ratgeber PayPal 7. Weitere Unterstützungsangebote

Weitere Unterstützungsangebote
Informations-Dokumente Checkliste Einrichtung PayPal im DATEV Rechnungswesen-Programm (Info-Dok ) Berechtigung zum Abruf von PayPal-Umsätzen erteilen (Info-Dok ) Berechtigung zum Abruf von PayPal-Umsätzen entziehen (Info-Dok ) PayPal-Berechtigung nicht möglich: Fehler 400 – Berechtigung nicht möglich (Info-Dok ) Leitfaden „Ermittlung der Lieferschwellen und ausländischen Umsatzsteuer bei Lieferungen ins EU-Ausland“ (Info-Dok ) Hilfe im Programm – online Detaillierte Beschreibungen zu den Programmfunktionen und Einstellungen Ratgeber PayPal

Weitere Unterstützungsangebote
Servicevideos* DATEV-Rechenzentrum für den Abruf von PayPal-Umsätzen berechtigen Einrichten eines PayPal-Kontos im Rechnungswesen-Programm Erzeugen und Buchen von PayPal-Buchungsvorschlägen PayPal-Umsätze und Lerndatei Seminare Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen Buchführung mit DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen Digitalisierung – Chancen erkennen, Möglichkeiten nutzen (Art.-Nr ) Chance Online-Handel (Art.-Nr ) * voraussichtlich ab September 2018 Ratgeber PayPal

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