Die Vorgangsbearbeitung

Präsentation zum Thema: "Die Vorgangsbearbeitung"—  Präsentation transkript:

1 Die Vorgangsbearbeitung
SaniVision Die Vorgangsbearbeitung

2 Die SaniVision wurde entwickelt, um Abläufe im Unternehmen organisatorisch abzubilden und Informationen jederzeit schnell und einfach aus der Datenbank abzurufen. Dazu gehören z.B. das automatische Führen von Kundenakten, ein Wiedervorlagesystem und eine mitlaufende Warenwirtschaft*. Warenwirtschaft: alle Prozesse, die zur Steuerung des Warenflusses beitragen; Aufgaben: Lagerbestand erfassen, Rechnungslegung, Inventur, Statistik; zugelassene Artikel: alles außer Arbeitszeitartikel, Material, Anfahrtswege etc.

3 Vorgangsbearbeitung: verwaltet alle anfallenden Kundenvorgänge von der Voranfrage bis zur Rechnung, sowie Rezepte, Ladenverkauf, Wareneinkauf und Inventur.

4 Die Stammdaten Kunde: Empfänger einer Leistung, Versorgung oder Ware
Kostenträger: bezahlt die erbrachte Leistung für den Kunden Verordner: stellt eine Verordnung (Rezept) aus, auf deren Grundlage eine Versorgung für den Kunden geleistet werden darf (Arzt) Vermittler: vermittelt den Kunden an den Leistungserbringer (Krankenhaus, Pflegedienst, Sozialstation) Alle Funktionen können Kunden sein, wenn sie als solche angelegt wurden. Stammdaten werden im Programm nicht als Personen, sondern als Funktionen behandelt (z.B. empfangende, zahlende Funktion) Verordner und Vermittler geben statistische Auskünfte über die Art der Versorgung (wer, was, wieviel?)

5 Suche in Auswahllisten
Bsp. Dateneingabe, wenn nur Monat März bekannt ist Bsp. häufig genügt die Eingabe von Anfangs-buchstaben % - Zeichen für die Suche nach bestimmten Wortteilen # - Zeichen bei Suche nach Nummern als Begrenzer ans Ende setzen, es wird nur bis zu dieser Nummer /-folge gesucht Suche über Pulldown; teilweise ist Pulldown auch verdeckt und wird durch Anklicken des Feldes sichtbar Auswahlkriterien = Spaltenüberschriften ohne Kriterium: Anzeige der gesamten Tabelle Button Filter: neue Auswahl Sortieren von Datensätzen durch Klicken der Spaltenüberschrift statt Button möglich  Tastenkombination Alt-Taste + unterstrichenen Buchstaben auf Button Zusätzliche Eingrenzung der Suche nach Datum von_bis

6 Die Vorgangsbearbeitung
ermöglicht die Datenaufnahme per EDV, noch bevor der Versorgungsumfang erkennbar ist; Vorarbeit zur Erleichterung der Erstaufnahme durch den Außendienstmitarbeiter vor Ort; Wer?(Kundendaten), Was?(Problem), Wie?(Lösen) Angebot nur für Privatkunden, entsprechend keine Genehmigung erforderlich Auftrag genaue Zusammenstellung der benötigten Leistungen als fester Wert, mit dem man kalkulieren kann (Vertragsabschluss) Kostenvoranschlag Zusammenstellung der Leistungen / Kosten des Versorgungsumfangs zur Ermittlung der Gesamtkosten; Genehmigung des Kostenträgers (Kasse) erforderlich! Bestellung Ordern von im Lagerbestand fehlenden Waren Lieferschein (= Menge) schriftliche Mitteilung des Lieferanten über die eingeleitete oder durchgeführte Lieferung; nach Unterzeichnung durch den Empfänger die Quittung über den Erhalt der Ware Wareneingang Wert der Eingänge von Waren in den Lagerbestand zum Wiederverkauf; Beginn des Lagerbestandes Rechnung (= Wert) dem Kunden / Kostenträger vom Leistungserbringer überreichte Mitteilung über Menge, Art und Preis der Ware oder Leistung mit Zahlungsbedingungen; in der Regel zugleich Zahlungsaufforderung

7 Vorgang Startbeleg zu jeder Kundenversorgung, aber ...
manuelle Erstellung nicht zwingend erforderlich, denn... automatische Erstellung im Hintergrund, wenn mit Folgebeleg begonnen wird alle zugehörigen Belege werden unter einer Vorgangsnummer zusammengefasst Inhalt: Kundenaufnahme, Problembeschreibung, Kundenvereinbarung Folgebelege: KV, Angebot, Auftrag, Rezept (autom. Modulaufruf) Bsp.: Gesprächsnotiz für potentielle Kunden, Reparaturannahme vor Ort beim Kunden

8 Programmpunkt: Vorgangsbearbeitung – Vorgänge

9 Druckausgabe

10 Kostenvoranschlag Erstbeleg oder Folgebeleg eines Vorgangs
Beleg muss vom Kostenträger (Kasse) genehmigt werden Inhalt: Kundenzuordnung, Zuordnung von Kostenträger und Abrechnungsstelle, statistische Zuordnung, Aufstellung der Positionen und Auftragssummen Folgebeleg: Auftrag oder auch Rechnung, wenn der KV genehmigt und sofort abgerechnet werden soll (automatischer Modulaufruf)

11 Programmpunkt: Vorgangsbearbeitung - Kostenvoranschläge

12 Druckausgabe

13 Angebot Erstbeleg oder Folgebeleg eines Vorgangs
Beleg ist Kostenvoranschlag gleichgestellt muss nicht genehmigt werden Kostenträger ist Privatkunde! (Privatpreiskalkulation) Inhalt: Kundenzuordnung, statistische Zuordnung, Aufstellung der Positionen und Auftragssummen Folgebeleg: Auftrag (automat. Modulaufruf)

14 Programmpunkt: Vorgangsbearbeitung - Angebote

15 Druckausgabe

16 Auftrag Erstbeleg oder Folgebeleg aus Vorgang, Angebot oder KV
Vorbelege nicht zwingend erforderlich; zugehöriger Vorgang wird automatisch im Hintergrund erstellt Inhalt: Kundenzuordnung, Zuordnung von Kostenträger und Abrechnungsstelle, statistische Zuordnung, Aufstellung der Positionen und Auftragssummen Folgebelege: Lieferschein, Rechnung (automatischer Modulaufruf)

17 Programmpunkt: Vorgangsbearbeitung - Aufträge

18 Druckausgabe

19 Lieferschein Folgebeleg aus Auftrag
muss für Rechnungserstellung vorhanden sein wird manuell erstellt bzw. bei automatischer Rechnungserstellung im Hintergrund geschrieben

20 Programmpunkt: Vorgangsbearbeitung - Lieferscheine

21 Druckausgabe

22 Rechnung Folgebeleg aus Auftrag Lieferschein erforderlich
Erstellung: manuell – wenn der dazugehörige Lieferschein schon erstellt wurde automatisch – Lieferschein wird automatisch im Hintergrund erstellt Abschluss eines Vorgangs

23 Programmpunkt: Vorgangsbearbeitung – Rechnungswesen - Rechnungen

24 Druckausgabe

25 Übersicht aller Vorgänge und deren aktueller Status
Vorgangsübersicht Übersicht aller Vorgänge und deren aktueller Status Auswahl des gewünschten Vorgangs in der Auswahltabelle Übersicht der dazu existierenden Belege in der Maske mit Möglichkeit, alle Daten und Positionen direkt in den Belegen einzusehen Protokoll über alle zum jeweiligen Vorgang erstellten Belege mit Status, Datum, Beleg-Nummer, Betreff, Betrag und Mitarbeiter

26 Programmpunkt: Vorgangsbearbeitung - Vorgangsübersicht

27 Programmpunkt: Vorgangsbearbeitung - Vorgangsübersicht

28 Bestellung Order von Waren
Inhalt: Erstellen, Verteilen nach Lieferanten, Verknüpfen mit Kommissionen, Hinterlegen von Kundenmessdaten, Zusammenfassen von Bestellungen Folgebeleg: Wareneingang (automatischer Modulaufruf)

29 Programmpunkt: Vorgangsbearbeitung - Zentrale Dienste - Einkauf - Bestellungen

30 Druckausgabe Zum Absenden der Bestellung muss diese über den Menüpunkt ‚Aktion‘ aktiviert werden. Der Ausdruck von nicht aktivierten Bestellungen ist NICHT möglich!

31 Wareneingang Folgebeleg aus Bestellung nach Lieferung der Ware
Inhalt: Ausgleich von Bestellungen, Filialenzuordnung,Lagermengenbuchung, Teillieferungen und Naturalrabatten, Retouren, Wareneingangsrechnung

32 Programmpunkt: Vorgangsbearbeitung - Zentrale Dienste - Einkauf - Wareneingang

33 Druckausgabe Nach Abschließen des Wareneingangs werden die Lagerbuchungen durchgeführt und der Wareneingang gleichzeitig aktiviert.