Fleet Management Suche nicht nach Fehlern, suche nach Lösungen!

Präsentation zum Thema: "Fleet Management Suche nicht nach Fehlern, suche nach Lösungen!"—  Präsentation transkript:

1 Fleet Management Suche nicht nach Fehlern, suche nach Lösungen!
Flottensoftware - Car-Configuratior Steuerung daily business - Rechnungs-Steuerung - Dokumentenmanagement Suche nicht nach Fehlern, suche nach Lösungen! Henry Ford

2 Unsere Stärken – Ihre Vorteile
Wir sind Ihr Partner für maßgeschneiderte Flottenlösungen pragmatisch und kundenorientiert objektiv, neutral, unabhängig ein allumfassender, unabhängiger Dienstleister! Flottensoftware - Car-Configuratior - Steuerung daily business - Rechnungssteuerung - Dokumentenmanagement

3 Unsere Stärken – Ihre Vorteile
Wir bieten Ihnen ein unabhängiges Kundensystem Car Configurator auf Basis Multibidding individualisierbare Flottensteuerungs-Software die neueste „Cloud- und Webportaltechnik“ Kreative Lösungen aus einer Hand! Flottensoftware - Car-Configuratior - Steuerung daily business - Rechnungssteuerung - Dokumentenmanagement

4 Leistungsprofil Fleetmanagement im Überblick
Strategische Planung  Fuhrpark-Analyse  Erstellung Firmenwagen- Überlassungsverträge und Car Policies  Tankkarten (unabhängig von Leasinggesellschaften)  ERP gerechte Datensätzen (SAP)  Beratung zur Senkung von Verbrauchskosten Operative Steuerung  Erreichbarkeit 7 x 24 h  Fahrerdirektkommunikation  Terminüberwachung  Schadenmanagement und Regulierung  Reifenmanagement  Fahrzeugbestellungen und Rückgaben  Lieferantensteuerung  Sichererstellung rechtlicher Vorgaben Qualitätsmanagement  Rechnungskontrolle  Rechnungsklärung  Rechnungsdokumentation  Rechnungsverarbeitung, konform für Ihre Buchungssysteme  Invoicing Flottensoftware - Car-Configuratior - Steuerung daily business - Rechnungssteuerung - Dokumentenmanagement

5 Leistungsprofil Fleetmanagement
Strategische Planung Fuhrpark-Analyse  Unser professionelles Fleet- und Schadenmanagement garantiert Effizienz Kostenoptimierung Rechtssicherheit (gesetzliche Vorgaben bei gewerblicher Nutzung) Rücken Sie Belange des Fuhrparks in Ihr Blickfeld, wenn mögliche Kosteneinsparungspotentiale in vollem Umfang genutzt werden sollen! Der Fuhrpark ist eine Ressource, die durch die Unternehmensführung gesteuert werden kann! Ablauf einer Fuhrparkanalyse! Flottensoftware - Car-Configuratior - Steuerung daily business - Rechnungssteuerung - Dokumentenmanagement

6 Fuhrpark-Analyse im Detail Erfassung aller relevanten Daten
Aufnahme Fuhrparkdaten im „Ist-Zustand“ (Anzahl, Modellauswahl, Ausstattung, etc.) Zustand der Flotte (Schäden, Reifenzustand, Kilometerleistung, etc.) Nutzung von Fahrzeugen (Effektivität / Aussonderungs-Planung / Austausch-Zyklen) Ablauforganisation (Bestellung, Übergabe, Rückgabe von Fahrzeugen) Steuerungs- , Kontroll-Instrumente und Entscheidungsstrukturen Leistungs- und Kostenstruktur bestehender Lieferanten Zeitaufwand für die involvierten Abteilungen Flottensoftware - Car-Configuratior - Steuerung daily business - Rechnungssteuerung - Dokumentenmanagement

7 Konzeption Analysieren der Daten / Erstellen eines Konzeptes
Fuhrpark-Analyse im Detail Analysieren der Daten / Erstellen eines Konzeptes Konzeption Ermittlung von Einsparpotential und Optimierungsbedarf Ausarbeiten eines optimierten Ablaufes Berücksichtigung rechtlicher Vorgaben kosteneffizienter Aspekte vorhandener Mitarbeiterstrukturen Prognose über die zukünftige Planung (mittel + langfristig) Flottensoftware - Car-Configuratior - Steuerung daily business - Rechnungssteuerung - Dokumentenmanagement

8 Fuhrpark-Analyse im Detail Umsetzung ins daily business
Implementierung Information aller Mitarbeiter über Maßnahmen und neue Serviceleistungen Schulung der Mitarbeiter, deren Aufgaben neu organisiert wurden Entlastung der Mitarbeiter von administrativen Routine-Tätigkeiten Flottensoftware - Car-Configuratior - Steuerung daily business - Rechnungssteuerung - Dokumentenmanagement

9  Strategische Planung Leistungsprofil Fleetmanagement Erstellung von
Firmenwagen-Überlassungsverträgen + Car Policies  Wir entwickeln diese für Sie in Absprache mit Ihnen. Ihre rechtliche Sicherheit ist nur gewährleistet, wenn die schriftlichen Verträge und Vereinbarungen in Übereinstimmung mit den deutschen Vorschriften korrespondieren. Tankkarten unabhängig von Leasinggesellschaften Tankkarten einer Leasinggesellschaft oder freier Tankkartenservice – wir beraten Sie unabhängig und erläutern Ihnen die Vor- und Nachteile Ihrer Entscheidung. Wir übernehmen die Organisation einer eventuellen Umstellung und die zukünftige Betreuung. Zur Verfügungstellung ERP gerechter Datensätzen (SAP) Wir übernehmen die Schnittstellen-Definition und organisieren die Programmierung für Sie. Aus Ihrer Rechnungsdatei wird eine „batch-input-Datei“ zum direkten Einspielen in Ihr System generiert. Beratung zur Senkung von Verbrauchskosten Kraftstoff Reifen Wir analysieren Ihre bestehende Kostenstruktur und setzen, in Absprache mit Ihnen, Einsparpotenziale um. Ein ständiger Austausch zwischen Ihren internen Mitarbeitern (HR, Buchhaltung, Verwaltung) garantiert eine hohe Effizienz und Kosteneinsparungen. Flottensoftware - Car-Configuratior - Steuerung daily business - Rechnungssteuerung - Dokumentenmanagement

10 Leistungsprofil Fleetmanagement Fahrer-Direkt-Kommunikation
Operative Steuerung Erreichbarkeit  Hotline 24/7 Außerhalb der regulären Kernzeiten werden alle Anrufe an das eigene Personal weitergeleitet. Es kann jegliche Situation sofort geklärt werden. Fahrer-Direkt-Kommunikation z.B. Werkstatttermine Wir sind jederzeit für Ihre Fahrer da, denn unsere Mitarbeiter haben online Zugriff auf alle Fahrer- bzw. Fahrzeugdaten. Alle Fragen können direkt geklärt, Werkstatt-Termine generiert und kontrolliert werden. Außerdem können sich alle Mitarbeiter unserer Kunden einloggen, Informationen abrufen und Dokumente einsehen. Terminüberwachung Leasingverträge HU/AU Sommer+Winterreifen-Wechsel Inspektionen Strafprotokolle Aufgrund interner Vernetzung können sämtliche Termine überwacht und übermittelt werden. Im Hintergrund werden von uns vorab alle notwendigen Schritte eingeleitet, damit Termine wahrgenommen werden können. Flottensoftware - Car-Configuratior - Steuerung daily business - Rechnungssteuerung - Dokumentenmanagement

11  Operative Steuerung Leistungsprofil Fleetmanagement
Schadenmanagement Online Schadenmeldung (mandantenfähig) Option auch auf Papier oder Erfassung durch Dienstleister  Im Schadenfall hat der Fahrzeugnutzer nur einen Ansprechpartner. In unserem Kundenportal werden alle Informationen gebündelt, selektiert und an die entsprechenden Dienstleister weitergegeben. Reifenmanagement Sie haben die Möglichkeit uns als Bindeglied zwischen Werkstatt oder Leasing zuschalten, um Kosten bei der Reifenbeschaffung, Montage und Lagerung einzusparen. Persönliche Betreuung bei Fahrzeugbestellungen und -rückgaben Wir wenden uns vor Ablauf des Leasingvertrages an den Fahrzeugnutzer und klären alle Daten für eine Neubestellung ab. Ein Fahrzeug wird auf Basis der Car Police fertig konfiguriert bis es dem Vorgesetzten zur Freigabe vorgelegt wird. Nach erteilter Freigabe wird der Bestellprozess bis zur Auslieferung an den Nutzer von der Uebel GmbH organisiert. Flottensoftware - Car-Configuratior - Steuerung daily business - Rechnungssteuerung - Dokumentenmanagement

12 Leistungsprofil Fleetmanagement Lieferantensteuerung
Operative Steuerung Lieferantensteuerung Leasinggesellschaft Werkstatt Versicherung etc.  Wir managen, kontrollieren und überwachen Ihre Lieferanten Übersicht über Markt, Liefermöglichkeiten, Preis/Leistungsverhältnisse Alternativen geeigneter Lieferanten aufzeigen Kontrollen von Qualität, Leistung, rechtlicher Vorgaben Dokumentation, Intervention bei Abweichungen Aufbau von Standards für Qualität und Leistung Risikobegrenzung bei kritischen Prozessen Kontinuierlicher SOLL-IST-Abgleich Flottensoftware - Car-Configuratior - Steuerung daily business - Rechnungssteuerung - Dokumentenmanagement

13 Leistungsprofil Fleetmanagement Sicherstellung rechtlicher Vorgaben
Operative Steuerung Sicherstellung rechtlicher Vorgaben  Wir informieren Sie, worauf zu achten ist oder organisieren die Abläufe für Sie. Hält sich Ihr Unternehmen (durch Falsch- oder Nicht-Information einzelner Mitarbeiter) nicht an rechtlichen Vorgaben, ist immer der Halter in der Haftung. Wir informieren z. B. die Personalabteilung zeitgleich mit der Überlassung eines Firmenwagens an den Nutzer über die Höhe des Bruttolistenpreises seines Fahrzeuges, damit die 1% Regelung korrekt angewendet werden kann. 1%-Reglung / geldwerter Vorteil Darf ein Firmenfahrzeug auch für Privatfahrten genutzt werden oder ist es einem Arbeitnehmer überlassen, muss ein Nutzungswert der kostenlosen Kfz-Überlassung für private Fahrten mit monatlich 1% des Bruttolistenpreises des Kfz zum Zeitpunkt der Erstzulassung (abgerundet auf volle 100) als Bruttoarbeitslohn oder Entnahmewert besteuert werden. Die private Nutzung eines Dienstwagens muss als sogenannter geldwerter Vorteil versteuert werden (§ 8 Abs.2 S.2 EStG iVm § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG) Vorsicht Risiko: Halterhaftung! Flottensoftware - Car-Configuratior - Steuerung daily business - Rechnungssteuerung - Dokumentenmanagement

14 Leistungsprofil Fleetmanagement Sicherstellung rechtlicher Vorgaben
Operative Steuerung Sicherstellung rechtlicher Vorgaben  Wir informieren Sie, worauf zu achten ist oder organisieren die Abläufe für Sie. Hält sich Ihr Unternehmen (durch Falsch- oder Nicht-Information einzelner Mitarbeiter) nicht an rechtlichen Vorgaben, ist immer der Halter in der Haftung. Unfallverhütungsvorschrift Die Unfallverhütungsvorschriften schreiben in vor, dass der betriebssichere Zustand aller Fahrzeuge vom Unternehmer bei Bedarf, aber mindestens aber einmal pro Jahr von einem Sachkundigen überprüft werden muss. Im Rahmen dieser Prüfung sind die Fahrzeuge sowohl auf ihren verkehrssicheren als auch auf ihren arbeitssicheren Zustand hin zu untersuchen. Überprüfung aller Fahrzeuge 1x pro Jahr (§ 57 Abs.1 der BGV D29) Bei Missachtung: Berufsgenossenschaft kann die Versicherungsleistung verweigern betroffener Mitarbeiter kann das Unternehmen in Regress nehmen Fuhrparkverantwortliche kann teilregressiert werden Bußgeld von bis zu Euro an das Unternehmen jährliche Führerscheinüberprüfung nach Kundenabsprache und Anforderung Flottensoftware - Car-Configuratior - Steuerung daily business - Rechnungssteuerung - Dokumentenmanagement

15   Transparenz  Kontrolle  Kosteneffizienz Qualitätsmanagement
Leistungsprofil Fleetmanagement Qualitätsmanagement Rechnungssteuerung Reporting Dokumentation  Wir überprüfen den Inhalt und die Objektivität Ihrer Rechnungen (Leasing, Versicherung, Dienstleister, Werkstätten, Steuerbescheide), reporten und speichern die Daten im Kundenportal, jederzeit online abrufbar. Überprüfung (übermäßiger Materialeinsatz, Reparaturen, etc.) Plausibilitätsprüfung der Kraftstoffabrechnungen Kontrolle und Überwachung der Garantieleistungen  Transparenz  Kontrolle  Kosteneffizienz Flottensoftware - Car-Configuratior - Steuerung daily business - Rechnungssteuerung - Dokumentenmanagement

16   Transparenz  Kontrolle  Kosteneffizienz Qualitätsmanagement
Leistungsprofil Fleetmanagement Qualitätsmanagement Rechnungssteuerung Reporting Dokumentation  Wir überprüfen den Inhalt und die Objektivität Ihrer Rechnungen (Leasing, Versicherung, Dienstleister, Werkstätten, Steuerbescheide), reporten und speichern die Daten im Kundenportal, jederzeit online abrufbar. Onlineverfügbarkeit von Datensätzen und Dokumenten Kontrolle der erfassten Daten Rechnungsklärung / Reklamationsabwicklung  Transparenz  Kontrolle  Kosteneffizienz Flottensoftware - Car-Configuratior - Steuerung daily business - Rechnungssteuerung - Dokumentenmanagement

17   Transparenz  Kontrolle  Kosteneffizienz Qualitätsmanagement
Leistungsprofil Fleetmanagement Qualitätsmanagement Rechnungssteuerung Reporting Dokumentation  Wir überprüfen den Inhalt und die Objektivität Ihrer Rechnungen (Leasing, Versicherung, Dienstleister, Werkstätten, Steuerbescheide), reporten und speichern die Daten im Kundenportal, jederzeit online abrufbar. Kostendarstellung nach Kostenträgern Generalreports über alle verbuchten Kosten (gesamt oder nach Fahrzeug) Einsparungspotential durch Transparenz  Transparenz  Kontrolle  Kosteneffizienz Flottensoftware - Car-Configuratior - Steuerung daily business - Rechnungssteuerung - Dokumentenmanagement

18  Qualitätsmanagement Leistungsprofil Fleetmanagement
Schadenregulierung  Der Fahrer hat im Pannen- oder Schadenfall nur einen Ansprechpartner! Wir erledigen im Hintergrund alle notwendigen Schritte. Invoicing Wir leiten Ihre von uns geprüften Rechnungen an die entsprechenden Abteilungen Ihres Unternehmens weiter Zahlungen werden fristgerecht getätigt Zahlungsprozess wird überwacht Fakturierung und Zahlung Wir zahlen Ihre Rechnungen punktgenau und zuverlässig. Nach einem definierten Intervall erhalten Sie von uns eine transparente Abrechnung. Rechnungsverarbeitung, konform für Ihre Buchungssysteme Können wir abbilden, eine (speziell für dieses Tool) von uns entwickelte Software generiert aus Ihren Rechnungsdaten eine „batch-input-Datei“ zum direkten Einspielen in Ihr Buchungssystem (z. B. SAP). Flottensoftware - Car-Configuratior - Steuerung daily business - Rechnungssteuerung - Dokumentenmanagement

19  Qualitätsmanagement Leistungsprofil Fleetmanagement
Transparenter Zugriff auf alle Kosten, Dokumente und Fleet Historie durch Kunden  Gehört für uns zum Flottenmanagement und wird von uns zur Verfügung gestellt! Mittels unseres Kundenportals hat jeder autorisierte Mitarbeiter Zugriff auf wichtige Daten und Informationen. Die Fahrzeugnutzer haben einen allgemeinen Account und damit Zugriff auf deren wichtige Informationen und Unterlagen (Car Police, etc.). Online Fahrzeugakten mit laufendem Status und vollständiger Kostenübersicht Verwaltung von Alt-Daten zur Steuerprüfung Vollständige Digitalisierung aller Fuhrparkunterlagen Flottensoftware - Car-Configuratior - Steuerung daily business - Rechnungssteuerung - Dokumentenmanagement

20 Ihr Benefit Unsere Stärken – Ihre Vorteile
Abrufbarkeit aller Daten, Kosten, Dokumente, Fahrzeugdaten und deren Historie Erreichbarkeit 7 x 24 h per Fahrerdirektkommunikation (eigene Hotline) Transparenz aller Prozesse und Kosten (Schäden, Fahrzeugrückgaben, Rechnungen, usw.) kontinuierlicher SOLL / IST - Abgleich und permanente Prozessoptimierung  Kostenreduktion und Verbesserung der finanziellen Performance Wer weiß, wo Kosten aus dem Ruder laufen, aber auch seine größten Potentiale stecken, kann richtig entscheiden und rechtzeitig handeln. Flottensoftware - Car-Configuratior - Steuerung daily business - Rechnungssteuerung - Dokumentenmanagement