Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

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Wintersemester 2017/18 WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Workshop Basics/Inhalte 1.1 Aufbau Arbeitsmappe / Arbeitsblatt 1.2 Formatierung 1.3 Formeln, Standard Funktionen 1.4 Kopieren von Formeln / 1 2.1 Kopieren von Formeln / 2 2.2 Drucken 2.3 Verknüpfen von Arbeitsblättern WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Quellen Schels, Ignatz: Excel Praxisbuch für die Versionen 2010 und München 2014 Schels, Ignaz: Excel 2010, Tipps & Tricks, München 2011 WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

1.1 Aufbau Arbeitsmappe / Arbeitsblatt 1.2 Formatierung 1.3 Formeln, Standard Funktionen 1.4 Kopieren von Formeln / 1 2.1 Kopieren von Formeln / 2 2.2 Drucken 2.3 Verknüpfen von Arbeitsblättern WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Grundlagen Was ist Excel Microsoft Excel gehört zum MS Office Paket Es sind verschiedene Versionen vorhanden (Win/Mac): Office 2003, Office 2007, Office 2010, Office 2013, Office 2016* Alle Versionen haben einen vergleichbaren Funktionsumfang Die Oberfläche von Excel ist in Zeilen, Spalten und Zellen aufgeteilt * die verwendeten Screenshots sind Excel 2016 WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Grundlagen Was ist Excel Excel ist eine sog. Tabellenkalkulation Mit Excel lassen sich einfache Tabellen erstellen, aber auch komplexe Berechnungen durchführen, Diagramme erzeugen, Makros und Programme schreiben Die Zellen eines Arbeitsblattes können Zahlen, Texte oder Formeln enthalten Weitere Möglichkeiten Verknüpfungen von Arbeitsblättern, z.B. Detail-Blätter und Summenblatt grafische Darstellung von Werteverläufen Layout Gestaltung mit Grafikelementen, z.B. Rechnungsformular Datenbank Funktionen WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Grundlagen Arbeitsmappe, Arbeitsblatt Eine Excel Datei entspricht einer „Arbeitsmappe“ Arbeitsmappen enthalten Arbeitsblätter Die Arbeitsblätter im Beispiel sind „Tabelle1“, „Tabelle2“ und „Tabelle3“ Mit dem werden Arbeitsblätter hinzugefügt Durch Doppelklick auf den Blatt-Namen kann der Name geändert werden Weitere Funktionen durch rechten Mausklick WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Arbeitsblatt 1 2 3 Oberfläche Die Multifunktionsleiste besteht aus folgenden Teilen Registerkarten befinden sich oben auf der Multifunktionsleiste. Jede Registerkarte stellt Kernaufgaben bereit, wie Formatierungs- und Layoutfunktionen Gruppen sind Mengen verwandter Befehle, die auf Registerkarten angezeigt werden. Befehle sind in Gruppen angeordnet. Ein Befehl kann eine Schaltfläche, ein Menü oder ein Feld sein, in das Sie Informationen eingeben. WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Arbeitsblatt Registerkarten und Befehle Auf der Menüleiste werden nicht immer alle Befehle angezeigt Zusätzliche Befehle und Eigenschaften finden sich auf dem Pfeilsymbol unterhalb der Gruppen Die Schnellstartleiste lässt sich mit den häufig verwendeten Befehlen konfigurieren Mit Rechtsklick auf einen beliebigen Befehl lässt sich dieser zur Schnellstartleiste hinzufügen Mit der [ALT] Taste lässt sich die Menüleiste auch über die Tastatur bedienen Schnellstartleiste WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Arbeitsblatt Bearbeitungszeile Arbeitsblatt Layout Eine Tabelle besteht Zeilen, Spalten und Zellen Zeilen werden in Excel mit Zahlen, Spalten mit Buchstaben definiert Wie bei einem Schachbrett werden Zellen durch den entsprechenden Schnittpunkt von Zeile und Spalte angegeben Spalten und Zeilen können in ihrer Größe angepasst werden Zellen können alle Arten von Zeichen aufnehmen, Formeln und mehrspaltigen Text Spalten Zeilen Aktive Zelle: B3 WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Arbeitsblatt Zellen Formatierung
Optisch können Zellenrahmen und -füllungen farblich geändert werden, ebenso wie Textausrichtung, Zeilenumbrüche und Zellen-Verbindungen Es werden nur zuvor selektierte Zellen geändert Soll während des Schreibens in eine Zelle ein Zeilenumbruch eingefügt werden, lässt sich das über [Alt]+[Enter] erreichen Um mehrere Zellen zu einer Zelle zusammenzufassen, lässt sich das über den Befehl verbinden erreichen, z.B. für Überschriften Genauso lässt sich die Verbindung auch wieder aufheben Schrift größer/kleiner Schriftfarbe Horizonate und Vertikale Textausrichtung Zeilenumbruch in Zelle und Zellen Verbinden WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Arbeitsblatt Zellen-Navigation Als aktive Zelle wird die Zelle bezeichnet, die man per Mausklick oder Tastatur angewählt hat, sie wird mit einem dickeren Rahmen versehen Um einen Eintrag in eine Zelle vorzunehmen, klickt man diese einmal mit der Maus an und beginnt zu schreiben. Alte Inhalte werden dabei gelöscht Alternativ lässt sich ein bereits vorhandener Zellen-Inhalt über die Bearbeitungszeile unterhalb der Registerkarten ändern. Über einen Doppelklick mit der Maus auf eine Zelle lässt sich deren Inhalt direkt in der Zelle editieren Über die Cursor-Tasten lässt sich die aktive Zelle Zeilen- bzw. Spaltenweise durch das Tabellenblatt verschieben Mit [F2] wird eine aktive Zelle in den Editiermodus versetzt WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Arbeitsblatt Spalten und Zeilen Spaltenbreite und Zeilenhöhe lassen sich über die Registerkarte Start in der Gruppe Zellen Befehl Format anpassen Ebenso ist es möglich mit der Maus die Höhe und Breite zu ändern Der Mauspfeil wird dazu zwischen die entsprechenden Zeilen bzw. Spalten gebracht und mit gedrückter Maustaste Höhe bzw. Breite geändert Doppelklick auf die Trennlinie zwischen Spalten bzw. Zeilen ergibt die „optimale Breite/Höhe“ WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Arbeitsblatt Spalten und Zeilen Häufig müssen zusätzliche Spalten und Zeilen eingefügt oder überflüssige gelöscht werden Man setzt dazu die aktive Zelle in die Spalte bzw. Zeile dort, wo eine Spalte oder Zeile gelöscht oder hinzugefügt werden soll Über die Befehle Einfügen und Löschen lassen sich dann die entsprechenden Funktionen ausführen Die schnellere Variante erreicht man durch Aufruf des Kontextmenüs der entsprechenden Zelle Im Menü wählt man dann den Befehl für Einfügen bzw. Löschen WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Arbeitsblatt Zellen Selektion In Excel lassen sich mehrere Zellen gleichzeitig selektieren Notwendig ist dies für Kopiervorgänge, Formatänderungen, Eingabe von Funktionen, Definition von Druckbereichen, etc. Selektions-Varianten: Bei gedrückter Maustaste einen Zellenblock selektieren Bei gedrückter [Shift]-Taste und Cursortasten Zellenblock selektieren Bei gedrückter [Strg]-Taste und Maustaste einzelne Zellen oder Zellblöcke zu der bereits vorhandenen Selektion hinzufügen Zeilenselektion durch Drücken auf den/die Zeilenüberschrift/en Spaltenselektion durch Drücken auf den/die Spaltenüberschrift/en Selektion des gesamten Tabellen-Blattes mit der „Alles Auswählen“ Schaltfläche WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Arbeitsblatt Zellen-Formate Abhängig von der späteren Bearbeitung von Zellen-Inhalten kann es wichtig sein das Zellen-Format zu definieren Dazu werden die Zellen selektiert Über Start – Zahl – Standard – Mehr… bzw. über das Kontextmenü wird der Format Dialog Zahlen geöffnet Hier lassen sich Kategorie und Einstellungen wählen Beispiel Währung, Datum oder Prozent WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Arbeitsblatt Seitenlayout 1 Wie bei einer Textverarbeitung lässt sich auch bei Excel das Seitenlayout definieren Über Ansicht – Seitenlayout lässt sich die Tabelle so darstellen, wie sie gedruckt werden würde In diesem Modus lassen sich auch direkt Kopf- und Fußzeilen einfügen WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Arbeitsblatt Seitenlayout 2 Seitenränder und die Seitenorientierung (Hoch- oder Querformat) lassen über Seitenlayout – Seitenränder bzw. Orientierung anpassen Gitternetzlinien, Kommentare und Spalten- und Zeilenüberschriften können in der Ansicht und beim Drucken ein und ausgeblendet werden WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Arbeitsblatt Kommentare Zellen lassen sich zusätzlich mit Kommentaren versehen Kommentare können entweder über die Registerkarte Überprüfen erstellt und bearbeitet werden, oder über das Zellen-Kontextmenü Zellen mit Kommentaren sind durch eine rote Markierung zu erkennen Kommentare klappen beim Ändern der aktiven Zelle automatisch zu Kommentare werden standardmäßig nicht gedruckt Das Drucken von Kommentaren lässt sich über Seitenlayout – Tabellenblattoptionen – Tabelle – Kommentare ein- und ausschalten WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Grundlagen Kopieren Excel Tabellen eignen sich gut dafür als Inhalte in andere Anwendungen wie Word oder Powerpoint eingefügt zu werden Man selektiert dazu einen Zellbereich, kopiert diesen und wählt in der Zielanwendungen Einfügen – Inhalte Einfügen Wählt man hier „Als Excel Arbeitsmappen Objekt einfügen“, lassen sich die Inhalte des Excel-Objektes auch nachträglich per Doppelklick editieren Beispiel: Rechnungs-Erstellung optimieren und automatisieren (kann aber mit den Formatierungen in Excel auch dort erfolgen) WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Grundlagen Speichern Mit der Version 2007 hat sich das Dokumentenformat geändert (XML) Sollen Dokumente verschickt werden, sollte aus Kompatibilitäts-gründen darauf geachtet werden, entweder das Format auf Version 2003 zu ändern oder es in PDF zu exportieren Wichtigste Formate : - xlsx: zum Bearbeiten, aktuelle Version - xls: zum Bearbeiten mit älteren Excel Versionen - PDF: zum Lesen, zur Weitergabe an Externe WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Formeln Formeln und Funktionen Zellen können alle Arten von Text, Zeichen und Zahlen aufnehmen Damit Excel erkennt, dass es sich um eine Berechnung handelt werden diese immer mit einem „= begonnen Beispiel: =3*4 Anschließend enthält die Zelle das Ergebnis der Berechnung Excel Grundrechenarten: +, -, *, / Die Stärke einer Tabellenkalkulation ist, das man Formeln mit Zellenbezügen aufstellen kann Beispiel: =B2*C3 Voraussetzung dafür ist das die Zellen gültige Zahlen enthalten WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Formeln Einfache Berechnungen Einfache Berechnungen wie Summe, Anzahl oder Mittelwert, lassen sich in Excel direkt als Befehl ausführen Dazu ist die Zelle zu aktivieren, die unterhalb der zu berechnenden Zahlenreihe oder rechts neben der Zahlenspalte steht Anschließend wählt man den gewünschten Berechnungsbefehl unter Start – Bearbeiten – Summe Nach Bestätigung mit der [Enter] Taste wird in der zuvor selektierten Zelle das Ergebnis angezeigt Änderungen der Zahlen oberhalb des Ergebnisses wirken sich direkt auf die Berechnung aus WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Formeln Formeln und Funktionen In Excel gibt es bereits viele vordefinierte Funktionen die genutzt werden können Unter der Registerkarte Formeln findet man diese nach Kategorien sortiert WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Formeln Formeln und Funktionen Eine gewählte Funktion wird in die aktive Zelle eingetragen Beispiel: =Summe(B3;B4;B5;B6) Anstatt einzelner Zellen lassen sich auch Zellblöcke angeben Beispiel: =Summe(B3:B6) Mit der Autovervollständigen Funktion lassen sich schnell bekannte Formeln eingeben Autovervollständigen WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Formeln Arbeitserleichterungen Bei langen Tabellen mit gleichen Berechnungen wäre es sehr aufwändig, müsste man für jede Zelle erneut die Formel eingeben Excel bietet die Möglichkeit Formeln zu kopieren und spalten- bzw. zeilenweise einzufügen Vor dem Einfügen kann dabei eine oder auch mehrere Zellen selektiert werden Der (relative) Zellbezug in der Formel wird dabei automatisch angepasst Beispiel: Man schreibt in Zelle C1 die Formel: =A1*B1 In C2 soll die Formel =A2*B2 stehen Kopieren von Zelle C1 und Einfügen in C2 WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Formeln Arbeitserleichterungen Zellbezüge können auch durch Mausklicks gewählt werden Beispiel: In der Zelle C9 soll die Summe der Zellen C4 und C6 berechnet werden: In Zelle C9 =summe( eingeben Mausklick auf C4 und Semikolon (;) eingeben Mausklick auf C6 Schließende Klammer eingeben und Eingabetaste zum übernehmen der Formel drücken WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Formeln Formeln anzeigen Ist die Formel einmal eingetragen und bestätigt worden, wird in der Zelle nur noch das Ergebnis angezeigt Zum Überprüfen und zum Ändern gibt es verschiedene Möglichkeiten: Einfacher Mausklick auf die Zelle, zeigt die Formel unterhalb der Menüleiste in Bearbeitungsleiste an Doppelklick auf die Zelle, zeigt die Formel wieder in der Zelle an. Zellbezüge in der Tabelle werden farblich markiert. Über Formeln – Formelüberwachung – Formeln anzeigen, werden sämtliche Formeln in der Tabelle angezeigt Hinweis: Sollte das Ergebnis in einer Zelle nur #-Zeichen enthalten, ist die Spalte zu schmal zum Anzeigen WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Formeln Zellbezüge – absolut und relativ Excel setzt standardmäßig relative Zellbezüge ein Das bedeutet beim Kopieren von Formeln ändern sich die Bezüge von Zeile zu Zeile bzw. Spalte zu Spalte Im Gegensatz dazu sind absolute Zellbezüge fest auf nur eine Zelle bezogen Beispiel: wie sehen die Formeln in C4 – C8 aus, wenn zur Berechnung die Mwst aus Zelle B2 verwendet wird? WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Formeln Zellbezüge – absolut und relativ Hier die Lösung: - der Verweis auf die Zelle B2 ist ein absoluter Bezug; dies wird durch das Zeichen $ vor der Zeilen und Spaltenangabe erreicht - der $ wird entweder * manuell eingefügt, oder * unter Windows nach markieren der Angabe B2 mit der Funktionstaste F4 Das Fixieren mit $ kann auch nur auf die Spalten- oder Zeilenangabe erfolgen, d.h. der mit $ markierte Wert bleibt fix, die andere Angabe wird relativ angepasst WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Basics: Drucken Drucken Überschriften/Titel Druckbereich festlegen Spalten ausblenden / einblenden Kopf- und Fußzeilen Zeilen in Tabellen fixieren (Seitenlayout>Drucktitel) WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

Excel Formeln Tabellen und Bezüge In einer Excel Arbeitsmappe können mehrere Tabellen angelegt werden Verfügbare Tabellen werden am unteren Fensterrand angezeigt Neue Tabellen können durch Tabelle einfügen hinzugefügt werden Tabellen können mit Hilfe der Maus verschoben / umsortiert werden Tabellen können über das Kontextmenü Umbenennen umbenannt werden Bezüge können nicht nur innerhalb einer Tabelle sondern auch auf andere Tabellen erfolgen Beispiel: Zellbezug innerhalb einer Tabelle: =D9 Zellbezug auf Tabelle 2 und Zelle D9=´Tabelle2´!D9 Aktive Tabelle Tabelle einfügen WS 2017/18 Excel Workshop Basics | Stephan Zorn

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