VSA Jahresversammlung 2012

VSA Jahresversammlung 2012
Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management: Herausforderungen, Konzepte und Rezepte Dr. Ulrich Kampffmeyer Frauenfeld,

Agenda |Einführung ||Ordnung |||Aufbewahrung ||||Ausblick

Die Themen des Vortrags drehen sich alle um das Thema „dOCUMENTieren“
Download Handout: Download Show: Die Nutzung der Präsentation und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gestattet © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

|Einführung |Einführung| |Einführung|Vom Ordnen und Aufbewahren||

Am Anfang war die Sprache

Das Dokument war geboren.
Ein uraltes Thema Durch die Erfindung der Schrift vor Jahren wurde es möglich, Informationen und Vereinbarungen zu überliefern: Das Dokument war geboren. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer Vom Aufbewahren und Archivieren © PROJECT CONSULT 2002

What is a document? “Object --- Document? Star in sky -- No Photo of star -- Yes Stone in river -- No Stone in museum -- Yes Animal in wild -- No Animal in zoo -- Yes There is discussion of an antelope. An antelope running wild on the plains of Africa should not be considered a document, she rules. But if it were to be captured, taken to a zoo and made an object of study, it has been made into a document. It has become physical evidence being used by those who study it. Not only that, but scholarly articles written about the antelope are secondary documents, since the antelope itself is the primary document.” Quelle: Michael K. Buckland: What is a document?; Journal of the American Society of Information Science 48, no. 9 (Sept 1997):

Ein Dokument ist nur noch ein flüchtiges, virtuelles Datenobjekt.
Ein altes Thema Durch die elektronische Informationsverarbeitung wird der Dokumentbegriff neu definiert: Ein Dokument ist nur noch ein flüchtiges, virtuelles Datenobjekt. © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

Viele Dokumente erfordern Ordnung!
Die Geburt des Archivs Viele Dokumente erfordern Ordnung! Das Archiv wird als Konsequenz des Wachstums der Zahl von Dokumenten erfunden. Die Geburt des Archivs liegt mindestens Jahre zurück. Elektronische Archive gibt es seit rund 35 Jahren. Ein eher überschaubarer Zeitraum. © PROJECT CONSULT 2002

Der Begriff Archiv „Der populäre Sprachgebrauch verwendet den Begriff ‚Archiv‘ heute derart inflationär, dass beinahe alles, was Altes, aber noch Wertvolles bzw. Nützliches aufbewahrt und zugänglich macht, als Archiv bezeichnet wird.“ „Archiv leitet sich aber nicht von griechisch archaios (alt) ab, sondern von arché (Regierung, Behörde, Amt).“ Quelle:

Einführung | Vom Ordnen und Aufbewahren

Der Mensch und Ordnung „Als unspezialisiertes Neugierwesen braucht der Mensch Information zum Überleben!“ Das menschliche Gehirn ist in seiner Kapazität eingeschränkt und muss um den Überblick zu behalten, Informationen klassifizieren und zuordnen. (Ein)Ordnen ist dem Menschen angeboren. Quelle: Hartmann, Gerd: Auf der Suche nach einer allgemeinen Ordnung der Information,

||Ordnung ||Ordnung| ||Ordnung|Records Management| ||Ordnung|Records Management|Acht Grundprinzipien| ||Ordnung|Records Management|Aktuelle Standards| ||Ordnung|Records Management|Ordnung vs. Chaos| ||Ordnung|Aufbewahrung|||

Ordnungssysteme sind die Grundlage des Records Managements.
„Ordnungssystem definiert eine Ordnung und beschreibt ein Ordnungsprinzip Typische Ordnungsprinzipien sind Klassifikation, Register, Facettenklassifikation, Begriffskombination, Freitextsuche und Vektorraummodell Die Größe eines Ordnungssystems ergibt sich aus der Anzahl der in ihm enthaltenen verbindlichen Deskriptoren und Relationen.“ Ordnungssysteme sind die Grundlage des Records Managements. Aufgabe des Records Managements ist es, Ordnung zu schaffen und Ordnung zu halten. Quelle:

||Ordnung|Records Management

Alt: Definition „Record“ (ISO 15489, Teil 1)
Definitionen: Record Alt: Definition „Record“ (ISO 15489, Teil 1) Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen Handlung zu dienen. “Information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business.” Quelle: ISO :2001 Information and Documentation - Records Management – Part 1 : General

Neu: Definition „Record“ ISO 30300
Definitionen: Record Neu: Definition „Record“ ISO 30300 “Information created, received, and maintained as evidence and /or as an asset by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business or for its purposes, regardless of medium, form or format.” Quelle:

Definition „Record“ nach PROJECT CONSULT (1)
Definitionen: Record Definition „Record“ nach PROJECT CONSULT (1) Ein Record ist abgegrenzt und definiert durch seinen gesetzlichen und geschäftlichen Wert. Er ist ein beständiges, dauerhaftes, verbindliches und konsistentes Informationsobjekt, unabhängig von seinem physischen Format. Abhängig von den Inhalten, angereichert mit Zusammenhangs- und deskriptiven Informationen, ist ein Record durch eine eindeutige Kennzeichnung und seine Klassifikation bestimmt. „Records can be defined by their attributes like business value, legal value, context, integrity, persistence, authenticity, defined metadata, consistency, classification, and more. These attributes separate records from other types of documents and information objects.“ Quelle: Dr. Ulrich Kampffmeyer

Definition „Record“ nach PROJECT CONSULT (2)
Definitionen: Record Definition „Record“ nach PROJECT CONSULT (2) Records werden durch ihre Eigenschaften definiert und von anderen Informationsobjekten wie Datensätzen, Dokumenten, Content etc. abgegrenzt. Die wichtigsten Eigenschaften eines Record sind: • Betriebswirtschaftlicher Wert • Rechtlicher Wert • Kontext • Integrität • Unveränderlichkeit • Authentizität • Kontrollierte Metadaten • Konsistenz • Deklaration und Klassifikation • Aufbewahrungspflicht / Aufbewahrungswürdigkeit Quelle: Dr. Ulrich Kampffmeyer

Definitionen: Records Management
Alt: Definition „Records Management“ (ISO 15489, Teil 1) Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten. “Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records.”

Neu: Definition „Records Management“ nach ISO ISO bezieht sich auf das Records Management System Ein Records System erfasst und verwaltet Records und macht sie langfristig zugänglich Zusammenarbeit zwischen menschlichen Prozessen und Technologien zur Kontrolle (control) von Records Das „Management System for Records" führt und kontrolliert ein Unternehmen hinsichtlich seiner aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen Hinweis: „Control“ meint hier Steuerung und nicht Kontrolle!

Definition „Records Management“ nach PROJECT CONSULT (1) Records Management ist der übergreifende Anwendungsbereich für die systematische und kontrollierte Verwaltung von aufbewahrungspflichtigen und aufbewahrungswürdigen Informationen in Politik, Gesellschaft, Jurisprudenz, Exekutive, Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen, die deren Tätigkeit in Bezug auf die Konformität mit gesetzlichen, regulativen, geschäftlichen, moralischen, ethischen und anderen Vorgaben nachvollziehbar machen. Quelle: Dr. Ulrich Kampffmeyer

Definition „Records Management“ nach PROJECT CONSULT (2) Records Management weist eine Reihe typischer Eigenschaften auf, die es auch vom Dokumentenmanagement abgrenzen: Dedizierte Klassifikation und Deklaration von Information als Record Abbildung von Ordnungssystematiken, Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen Thesaurus- oder kontrollierte Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (Deletion Schedules) Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Records Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen. Quelle: Dr. Ulrich Kampffmeyer

Definition: Record Keeping
Record Keeping ist ein weiterer Begriff, der durch die ARMA in acht Prinzipien „Generally Accepted Record Keeping Principles“ (GARP) beschrieben und mit Records Management weitgehend identisch ist. Record Keeping umfasst die Verwaltung von Informationsobjekten in Hinblick auf die unmittelbaren und zukünftigen regulatorischen und rechtlichen Anforderungen an Unternehmen sowie unterstützende Maßnahmen zur Risikominderung. Records Keeping kann als Grundlage für das Records Management betrachtet werden. Quelle:

||Ordnung|Records Management|Acht Grundprinzipien

ARMA Internationaler Berufsverband der Records Manager „ARMA Association of Records Managers and Administrators“ Gegründet 1955, über Mitglieder (Records Manager, Archivare, Bibliothekare, Imaging Spezialisten, Legal Professionals, IT Manager, Berater, Lehrende etc.); inzwischen auch mit einem Chapter in der Schweiz! Zugleich Verwaltungsbehörde für Richtlinien zum elektronischen Records Management in den USA Veröffentlichte 2011 grundlegende Prinzipien zum Records Keeping (GARP - Generally Accepted Record Keeping Principles)

ARMA – Übersicht der GARP
GARP – „Generally Accepted Records Keeping Principles“ Principle [EN] Prinzip [DE] 1 Principle of Accountability Prinzip der Verantwortlichkeit 2 Principle of Integrity Prinzip der Integrität 3 Principle of Protection Prinzip der Sicherung 4 Principle of Compliance Prinzip der Compliance 5 Principle of Availability Prinzip der Verfügbarkeit 6 Principle of Retention Prinzip der Aufbewahrung 7 Principle of Disposition Prinzip der Entsorgung 8 Principle of Transparency Prinzip der Transparenz

1) Prinzip der Verantwortlichkeit
Innerhalb eines Unternehmens sollte es eine Führungskraft geben, die ein Records Management-System überwacht und System-Verantwortung an geeignete Personen delegiert sowie bestimmte Programm- Anforderungen adaptiert. Der verantwortliche Manager sollte eine Methode zur Gestaltung und Durchführung einer Struktur der Aufzeichnungspflichten vorgeben Für die Umsetzung von Records-Keeping-Maßnahmen sollte eine Governance-Struktur und Vorgehensweise geschaffen werden Zu den notwendigen Komponenten gehören eine verantwortliche Person und ein festgelegtes Maßnahmenprogramm Ein Record-Keeping-Programm sollte für seine Umsetzung über dokumentierte und auf Genehmigungen basierende Richtlinien und Verfahren verfügen Eine Nachvollziehbarkeit des Programms ermöglicht es, seine Aufgaben zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren

2) Prinzip der Integrität
Die Integrität, und somit auch die Authentizität und Zuverlässigkeit der Informationsobjekte in einem Record Keeping-Umfeld, sollten folgendes berücksichtigen: Richtigkeit und Einhaltung der Richtlinien und Verfahren des Unternehmens (Governance und Compliance) Zuverlässige, angemessene und wiederholte Information Management Ausbildung Zuverlässigkeit und Richtigkeit von Records Inhalten und Kontext Verlässliches und auswertbares Audit-Trail Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit des Systems

3) Prinzip der Sicherung
Das Prinzip der Sicherung deckt Sicherheits-, Verfügbarkeits- und Schutzansprüche ab. Es erfordert Ein angemessenes Maß an Schutz für private, vertrauliche, privilegierte, als auch geheime oder für die Unternehmensabläufe wesentliche Records und Informationen Sichere Aufbewahrung von Informationen entsprechend den vorgeschriebenen gesetzlichen, regulativen oder durch Unternehmens-Richtlinien (Policy) definierte Vorgaben Angemessene Steuerungs- und Kontrollmechanismen für den gesamten Lebenszyklus von Informationsobjekten Angemessene Sicherheitsstrukturen mit exklusiven Zugangsberechtigungen für Administratoren, die den Zugang zum System durch Key-Cards oder ähnlichen elektronischen sowie physischen Schranken, kontrollieren

4) Prinzip der Compliance
Die verpflichtende Einhaltung regulativer Compliance- Vorgaben beinhaltet folgende Aspekte: Das Records Management System muss Informationen über die ordnungsgemäße Durchführung der Unternehmensaktivitäten enthalten und eine vollständige Dokumentation beinhalten Das Records Management System selbst ist Gegenstand der gesetzlichen Anforderungen, wie z. B. Anforderungen an Steuer- oder sonstige Aufzeichnungen

4) Prinzip der Compliance
Daraus lässt sich folgern, dass jedes Unternehmen Wissen muss, welche Informationen als Records und Aufzeichnungen geführt werden müssen, um einen Nachweis der ordnungs-, rechts- und gesetzmäßigen Durchführung der Geschäftsaktivitäten zu besitzen Seine Informationen in der gesetzlich vorgeschriebenen Weise als Records deklarieren und im Kontext wiederauffindbar aufbewahren muss Die Informationsobjekte für den gesetzlich oder durch regulative Vorgaben bestimmten Zeitraum aufbewahren und dies nachweisen können muss

5) Prinzip der Verfügbarkeit
Organisationen müssen in der Lage sein, alle Informationsobjekte die für die Aufbewahrung relevant sind zu erkennen, zu klassifizieren, zu lokalisieren und abrufen zu können. Diese Aufzeichnungen werden benötigt von Einzelpersonen und Gruppen, die die Informationen für ihre Tätigkeit als Referenz oder Bearbeitungsobjekt benötigen. Die für Qualitäts-, Rechts-, Revisions- und Prüfungsfragen Verantwortlichen im Unternehmen und gegebenenfalls von extern Manager und Managementgruppen für Bewertung, Steuerung und Entscheidungsfindung.

6) Prinzip der Aufbewahrung
Das Prinzip der Aufbewahrung orientiert sich an der Funktionalität, die auch für Archivsysteme gilt. Prinzipien wie Vollständigkeit, Integrität, Unverändertheit, Wiederfindbarkeit und andere kommen zur Anwendung. Es Beschreibt die Aufbewahrungsdauer und den Lebenszyklus von Informationsobjekten während der Aufbewahrung In der Regel muss eine Organisation seine Records für eine angemessene, zum Teil vorgegebene Zeit unter Berücksichtigung der rechtlichen, aufsichtsrechtlichen, steuerlichen, betrieblichen und historischen Rahmenbedingungen aufbewahren.

7) Prinzip der Entsorgung
Das Prinzip der Entsorgung schließt die Disposition mit logischen Löschen wie auch die physische Entsorgung als Deletion ein. Eine Organisation muss eine sichere und angemessene Disposition für Informationsobjekte bestimmen, um die geltenden Gesetze und die Unternehmens-Policies einzuhalten Organisation sind dazu verpflichtet sicher zu stellen, dass alle Kopien und Versionen der Daten entsorgt werden und einen Nachweis hierüber zu führen Dies betrifft auch Migrations- und Konvertierungsprozesse, die zu dokumentieren sind

8) Prinzip der Transparenz
Die Prozesse und Aktivitäten eine Organisation, werden von dem Records Management System in einer verständlichen Art und Weise dokumentiert und werden für alle befugten Nutzer verfügbar gemacht. Es ist im Interesse eines jeden Unternehmens und auch der Gesellschaft im Allgemeinen, allen Beteiligten deutlich zu machen, Dass ein Unternehmen seine Aktivitäten in rechtmäßiger und angemessener Weise durchführt Dass das Records Management System die relevanten Informationen der Organisation genau und vollständig erfasst Dass das Records Management System selbst in einer rechtmäßigen und angemessenen Art und Weise strukturiert und dokumentiert ist Dass die Implementierung, Betrieb und Nutzung des Records Management Systems ordnungsgemäß erfolgen

||Ordnung|Records Management|Aktuelle Standards

Wildwuchs Wildwuchs, wie wir ihn im Records Management und bei der Archivierung nicht zulassen würden: Es gibt einfach zu viele Records Management Standards.

ISO Normen

Technologie-unabhängig International Alle Branchen
ISO 15489:2001 ISO :2001 Information and documentation -- Records management -- Part 1: General ISO/TR :2001 Information and documentation -- Records management -- Part 2: Guidelines Ausrichtung: Allgemein / High Level Geeignet für Records Management Policies Technologie-unabhängig International Alle Branchen Keine „echte“ Zertifizierung

ISO 15489:2001 Gemäß ISO sollten Records aufweisen: Authentizität Glaubwürdigkeit Integrität Brauchbarkeit

ISO 15489:2001 Wesentliche Inhalte: Die Norm verlangt, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten in der Schriftgutverwaltung festzulegen, zuzuweisen und in der gesamten Organisation bekannt zu machen (Ziff. 6.3). Die Norm verlangt, zur Erstellung, Führung und Bewahrung authentischer, aussagefähiger, zuverlässiger und benutzbarer Unterlagen ein Schriftgutverwaltungsprogramm einzuführen («To do this, organizations should institute and carry out a comprehensive records management programme»; Ziff. 7.1).

ISO 22310:2006 ISO 22310:2006 Information and documentation -- Guidelines for standards drafters for stating records management requirements in standards Ermöglicht die angemessene Einbeziehung von Records- Anforderungen nach ISO , ISO / TR und in andere Standards, die die Erstellung und Aufbewahrung von Records erfordern Verdeutlichung der verschiedenen Elemente, die für ein umfassendes Records-Management-Framework berücksichtigt werden müssen

Beinhaltet die Grundsätze zu Records Management Metadaten
ISO :2006 ISO :2006 Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for records -- Part 1: Principles Beinhaltet die Grundsätze zu Records Management Metadaten Diese Prinzipien sind über den Lebenszyklus der Information anzuwenden auf: Records und ihre Metadaten Alle Prozesse, die mit den Records in Verbindung stehen Jedes System, dem die Records angehören Jede Organisation, die für das Records Management zuständig ist

ISO/TS :2009 ISO/TS :2009 Information and documentation -- Managing metadata for records -- Part 2: Conceptual and implementation issues Schafft den Rahmen für die Definition von Metadaten-Elementen passend zu den Grundsätzen und Implementierungsvorschlägen aus ISO :2006 Zielsetzung: Standardisierten Beschreibungen für Records Ein allgemeines Verständnis zur Aggregation schaffen, um die Interoperabilität von Records und relevanter Informationen zwischen organisatorischen Systemen zu schaffen Wiederverwendung und Standardisierung der Metadaten ermöglichen, damit Records langfristig, anwendungs-übergreifend und ortsunabhängig gemanaged werden können

ISO :2011 ISO :2011 Information and Documentation -- Records Management Processes-Metadata Records Gibt eine Anleitung zur Selbsteinschätzung von Records Metadaten im Verhältnis zur Erstellung, Erfassung und Kontrolle von Records Die Selbsteinschätzung hilft : Den aktuellen Zustand der Erfassung und des Managements von Metadaten in Unternehmen oder darüber hinaus zu ermitteln Prioritäten zu setzen was zu bearbeiten ist und wann Hauptanforderungen aus ISO :2006 und ISO :2009 zu bestimmen Den Fortschritt der Entwicklung einer Metadatenstruktur zur Implementierung spezifischer Ssysteme und Projekte zu evaluieren Den System- und Projektstatus zu evaluieren (die nächste Phase eines Systems oder Projektes starten) während die Records Metadaten Funktionalität in ein System integriert wird

Feststellung zweier Analysearten:
ISO/TR 26122:2008 ISO/TR 26122:2008 Information and documentation --Work process analysis for records Bietet Anleitung aus der Perspektive der Erstellung, Erfassung und Kontrolle von Records Feststellung zweier Analysearten: Funktionsanalyse (Zerlegen der Funktionen in Prozesse), und Ablaufanalyse (Erhebung des Arbeitsablaufs)

ISO 13008:2012 ISO 13008:2012 Information and documentation -- Digital records conversion and migration process (ersetzt ANSI/ARMA “The Digital Records Conversion Process”) Gibt Anleitungen für das organisatorische und wirtschaftliche Verfahren zur Konvertierung und Migration in die elektronischen Umgebung und zum Verständnis von Aufbewahrungsanforderungen in diesem Verfahren Die Verfahren behandeln nicht umfassend 1) Backup Systeme 2) Langzeitarchivierung 3) Funktionalität von zuverlässigen digitalen Repositories 4) den Prozess der Konvertierung analoger Formate in digitale Formate und umgekehrt

ISO/TR 13028:2010 ISO/TR 13028:2010 Information and documentation -- Implementation guidelines for digitization of records Gibt Anleitungen zur Erstellung und Aufbewahrung von Records, die nur für Records in digitalem Format gelten Gibt Best Practice Richtlinien zur Digitalisierung um die Vertrauenswürdigkeit, Zuverlässigkeit und Sicherheit der Records sicher zu stellen Gibt Best Practice Richtlinien für die Zuverlässigkeit der digitalisierten Records die sich auf die gesetzliche Zulässigkeit und die erwiesene Bedeutung solcher Records auswirkt Gibt Best Practice Richtlinien für den Zugang zu digitalisierten Records so lange sie verfügbar sein müssen Spezifiziert Strategien um digitale Records zu erstellen die für langfristige Aufbewahrungsfristen geeignet sind Gibt Best Practice Richtlinien zum Management von Records die aus nicht-digitalen Quellen kommen und digitalisiert wurden

ISO/TR 13028:2010 ISO/TR 13028:2010 Information and documentation --Implementation guidelines for digitization of records Anwendbar beim Design und der Durchführung verantwortlicher Digitalisierung von allen Unternehmen, die digitalisieren - entweder beim Geschäftsvorgang oder bei späteren Erfassungsprojekten für Records Management Zwecke, wie beschrieben in ISO :2001 und ISO/TR 15801:2009 Nicht anwendbar auf: Erfassen und Management original erstellter digitaler Records Technische Spezifikationen für das digitale Erfassen von Records Entscheidungsfindungsverfahren über den letztendlichen Verbleib der Records Technische Spezifikationen für die Langfristaufbewahrung digitaler Records Digitalisierung bestehender Archivbestände für die Langzeitarchivierung

ISO/TR 15801:2009 ISO/TR 15801:2009 Document Management -- Information Stored Electronically -- Recommendations for Trustworthiness and Reliability Beschreibt die Implementierung und den Betrieb von Dokumenten-Management-Systemen von denen man ausgeht, elektronische Informationen sicher und zuverlässig zu speichern Nutzbar durch jede Organisation die ein Dokumenten-Mangement-System einsetzt, um authentische, sichere und nutzbare/lesbare elektronische Informationen im gesamten Zeitablauf zu speichern Behandelt keine Prozesse die benutzt werden um zu evaluieren, ob Information nach vorheriger Speicherung oder Import in das System echt bzw. authentisch ist

ISO ISO :2010 Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments -- Part 1: Overview and statement of principles ISO :2011 Information and documentation-- Guidelines and functional requirements for records in electronic office environments Ursprung: ICA-Req / ICA-ISDF

ISO ISO verweist auf Good - Practice-Methoden und Richtlinien, Risiken und ihre Minderungen für Die Verbesserung des Records Managements in Unternehmen Die Unterstützung von Unternehmensanforderungen, die zu einer effektiveren und effizienteren Arbeitsweise führen Eine Compliance gestützten, sicheren Arbeitsweise Die Entwicklung von Schlüsselprinzipien für ein funktionierendes automatisiertes Records Management-System Eine einheitliche „Sprache“ zwischen Anbietern und Anwendern

ISO 30300:2011 ISO 30300:2011 Information and documentation -- Management systems for records -- Fundamentals and vocabulary Inhalt: Management Standards für Records Fundamentale Erläuterungen zu Begrifflichkeiten Kernprinzipien eines Records Management-Systems Terminologie und Definitionen Records Management-Systeme betreffend

ISO 30300:2011 ISO 30300:2011 Information and documentation -- Management systems for records -- Fundamentals and vocabulary Zielsetzung: Grundsätze und Prinzipien zur Anwendung eines Records Management Systems (elektronisch und physisch) Beschreibung prozessorientierter Ansätze Spezifizierung der Rollen für das „Top Management“ Definitionen der angewandten Terminologie innerhalb der ISO 30300

ISO 30301:2011 ISO 30301:2011 Information and documentation -- Management systems for records -- Requirements Inhalt: Funktionale Anforderungen an ein RM-System Voraussetzungen für eine Zertifizierung des Records Management-Systems nach ISO 30301

ISO 30301:2011 ISO 30301:2011 Information and documentation -- Management systems for records -- Requirements Zielsetzung: Spezifizierung von Anforderungen an ein Records Management System Richtlinien für eine Records Management Policy innerhalb eines Unternehmens Hilfestellung zur Erreichung von optimalen Unternehmenszielen durch die Implementation eines regelkonformen Records Management- Systems Bezieht sich auf unterschiedlichste Organisationsformen

Weitere Standards der ISO 30300 Serie sind in Bearbeitung
ISO und ISO 30301 ISO und ISO wurden entwickelt, um kompatibel mit und komplementär zu anderen ISO - Management System Standards zu sein. Dazu zählen u.a.: ISO 9001 (quality management) ISO (environmental management) ISO/IEC (information security management) Weitere Standards der ISO Serie sind in Bearbeitung

Angestrebte Vorteile:
ISO und ISO 30301 Angestrebte Vorteile: Einheitliche und weltweit geltende Standards Sicherheit und Compliance-Anforderungen entsprechend bei gewissenhafter Anwendung Compliance auf nationaler und internationaler Ebene Unterstützung im Risk Management, sowie im Reputation Management Weniger redundante Informationen im Unternehmen Konsistenter Informationsfluss Weniger Verwaltungsaufwand etc..

ISO 30300 und ISO 30301 Unterschiede zur ISO 15489:
Die neuen (MSR Standards) ISO Normen beziehen sich hauptsächlich auf die standardisierte Kontrolle und das Management von Unternehmensprozessen innerhalb des Records Managements (Policies, Mitarbeiterführung, Planung und Aufsicht etc..) ISO bezieht sich mehr auf die betriebsbedingten Aspekte bezüglich Records Management Bei der ISO geht es um die Records, um ihre Kontrolle und die damit verbundenen Prozesse Grundsätzlich basieren die MSR Standards aber auf der ISO 15489!

ISO 30300 und ISO 30301 Unterschiede zur ISO 15489:
Unterschiede zwischen „management system for records“ und „records system“ “A ‘management system for records’ is the management system to direct and control an organization with regard to records. It focuses on controlling the organization.” Ein Management System für Records führt und kontrolliert ein Unternehmen hinsichtlich seiner Records. Der Fokus liegt hierbei auf der Kontrolle im Sinne von Steuerung. Anwendungsgebiet für die ISO und ISO 30301

ISO 30300 und ISO 30301 Unterschiede zur ISO 15489
Unterschiede zwischen „management system for records“ und „records system“ A ‘records system’ is an information system which captures, manages and provides access to records over time. It is usually a combination of people, processes, tools and technology specifically to control records. Ein Records System erfasst Records, verwaltet sie und macht sie langfristig zugänglich. Es handelt sich hierbei um eine Zusammenarbeit zwischen menschlichen Prozessen und Technologien zur Kontrolle von Records. Anwendungsgebiet von ISO 15489!

Verantwortliches Kommittee: IDT/2/17 Archive/Records Management
PD ISO/TR 17068 PD ISO/TR Information and documentation -- Records Management -- The Trusted Third Party Repository for Electronic Records Verantwortliches Kommittee: IDT/2/17 Archive/Records Management Status: Genehmigung Dieser Standard ist noch in der Entwicklung und wird kategorisiert in: Allgemein Terminologie Standardisierung & Dokumentation Informationswissenschaften IT Anwendungen

Andere Standards

ICA international Council on Archives

ICA - Req ICA International Council on Archives: ICA – Req: Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments Das Ziel des Standards ist es, global einheitliche Prinzipien und funktionelle Anforderungen an Software, die zum Erzeugen und Managen von elektronischen Records eingesetzt wird, zu definieren. ICA Standards wurden auch als ISO-Normen veröffentlicht.

Dieser Standard setzt auf verschiedene Informationselemente
ICA – Req: Scope ICA Committee of Best Practices and Standards (CBPS): International Standard for Describing Functions (ICA-ISDF) Dieser Standard setzt auf verschiedene Informationselemente Allgemein gehalten Auch für Mittelstand (SME) Auch für Entwicklungsländer Häufig „archivisch“ gedacht Zertifizierung geplant

ICA – Req Die ICA-Req Suite von Richtlinien und funktionellen Anforderungen ist in drei Modulen organisiert: Module Overview and Statement of Principles Module 2 Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems Module Guidelines and Functional Requirements for Records in Business Systems

DLM Foundation

MoReq® Europäische Kommission und DLM Forum:
Model Requirements for the Management of Electronic Records MoReq® Ist keine Norm – besser: eine Empfehlung Ist formell ein Modell – besser: es ist eine Leitlinie Wird wie ein de facto Standard behandelt Ist in einigen moderneren Gesetzgebungen europäischer Staaten direkt oder indirekt verankert oder als Grundlage benutzt Erfüllung der Anforderungen wird teilweise bei der Beschaffung von Records-Management-Lösungen gefordert Ist das “Pendant” zum amerikanischen Standard DoD MoReq ®, MoReq2 ® und MoReq2010 ® sind geschützte Warenzeichen der DLM Foundation, United Kingdom, siehe auch

MoReq® MoReq® wurde 2000/2001 im Rahmen des europäischen IDA-Projektes entwickelt. Träger der Entwicklung war das von der Europäischen Kommission gefördete DLM Forum. MoReq® sollte als europäische Empfehlung für das Records Management bei Dokumenten der Verwaltungen der europäischen Mitgliedsstaaten und der europäischen Kommission dienen. Eine entsprechende Verankerung in Verordnungen oder Richtlinien ist jedoch nie erfolgt. MoReq® wurde im Jahr 2001 veröffentlicht und seit dem in zahlreiche Sprachen übersetzt. MoReq® war nicht durch technische Spezifikationen, ein Testverfahren und eine Zertifizierung gestützt. Es konnte sich daher bei Anbietern von Records Management Systemen nicht etablieren Nach der Veröffentlichung von MoReq2® bürgerte sich die Bezeichnung MoReq1® für das ursprüngliche MoReq ® ein.

MoReq2® MoReq2® war eine evolutionäre Weiterentwicklung von MoReq® (nunmehr vielfach als MoReq1® bezeichnet) verbesserte, modularisierte und erweiterte MoReq1® aktualisierte MoReq1® in Bezug auf neue Technologien und Regularien stellte den Bezug zu anderen Normen und Standards her (ISO 15489, ISO 23081) ergänzte MoReq1® um XML-Schema, Testsuite und ein Zertifizierungs-verfahren für Softwareprodukte unter der Federführung des DLM-Forums (seit 2010 DLM Foundation) MoReq2® wurde im Februar 2008 elektronisch und in gedruckter Form veröffentlicht. Die Entwicklung und die Zertifizierung von MoReq2® wurde defacto 2009 eingestellt. Die MoReq2® Spezifikation wird immer noch übersetzt und als Standard für beschreibende Funktionalität von Records Management Lösungen benutzt.

MoReq2®: Die Spezifikation
235 Seiten Text mit 794 Anforderungen 13 Anhänge ca Seiten Test Cases und Test Daten Metadaten Modell auf Basis ISO (nicht so vollständig wie andere, aber besser strukturiert)

MoReq2010® 2009 wurde die Überarbeitung von MoReq2® beschlossen (mangelnde Akzeptanz bei Anbietern) Der überarbeitete Standard trägt die Bezeichnung MoReq2010®, wobei MoReq® nunmehr „Modular Requirements for Records Systems“ bedeutet Im Juni 2011 wurde die MoReq2010® Spezifikation 1.0 als PDF veröffentlicht Die gedruckte Version ist kostenfrei bestellbar unter requirements-for-records-systems-pbKAAF11S01/ In 2012 wurden weitere, noch fehlende Module von MoReq2010® zum Review bereitgestellt

Das High-level von MoReq2010®

Die 10 Grundmodule von MoReq2010®
1. System Services 1.1 Servicebasierte Architektur 1.2 Model Services und Plug-in Modules 1.3 Die Anwenderoberfläche MoReq2010® (MCRS) als Gruppierung voneinader abhängiger Dienste mit Service-basierter Architektur.

2. Benutzer, Rollen und Berechtigungen 2.1 Berechtigungsanforderungen an das Records Management System 2.2 Many – to – many – Beziehungen der Nutzer 2.3 Zugangskontrollen durch Rollendefinition In dem MCRS haben die Nutzer eine Many-to-Many Beziehung

Klassifikation von Records Record Service 5. System-Metadaten und kontextuelle Metadaten Das MoReq2010® Record Lifecycle Management Vererbung der Klassifikationen im MCRS Lifecycle eines Records

7. Disposal Holding Service 8. Searching and Reporting Service 9. Export Service 10. Komponenten und Container Speicherung von Komponenten

(Outdated) MoReq® Roadmap

Aktuelles zum DLM-Forum
Seit 2010 ist der Träger des DLM Forum die DLM Foundation, die das DLM Network EEIG abgelöst hat Seit Juli 2012 ist John Leigh der neue Managing Director der DLM Foundation und des DLM Forum Das MGB MoReq® Governance Board wurde 2012 neu konstituiert und um Kommitees für Schulung, Weiterentwicklung, Zertifizierung, Vermarktung etc. ergänzt

DLM-Forum: Publications Policy
Das DLM Forum hat im Juni 2012 eine neue Richtlinie für Veröffentlichungen herausgegeben: „DLM Forum: Publications Policy“ ( ). Nicht mehr gewünscht, Publikationen des DLM Forum, besonders zu MoReq2010®, auf anderen Servern zur Verfügung zu stellen. Nur noch der offizielle Download auf der Webseite des DLM Forum ( ) soll benutzt werden Die Verwendung von Namen, Logos, Texten und Grafiken aus MoReq2010® ist stark reglementiert. Sie ist auf kommerziellen Seiten und bei kommerziellen Veranstaltungen nur nach vorheriger Genehmigung und entsprechender Lizensierung möglich Im Gegensatz zu MoReq® und MoReq2® hat die Europäische Kommission keine Rechte an MoReq2010®. Diese liegen ausschließlich bei der DLM Foundation (damit ist MoReq2010® auch kein offener Standard der Europäischen Union mehr)

MoReq2012® Consultation Portal
Das DLM Forum hat das MoReq2010® Consultation Portal für eine neue Diskussionsrunde zu den Zusatzmodulen von MoReq2010® aktiviert Gegenstand der Erörterung sind die plug-in & extension modules "402 File Aggregations and Volumes" und "502 Security Categorization Service“ Die Entwürfe wurden auf der DLM Forum Webseite publiziert.

MoReq2012® Erweiterungsmodule
Security

MoReq2012® Erweiterungsmodule 2012
File Aggregation / Container

Object Management Group
Die Object Management Group (OMG) ist ein 1989 gegründetes Konsortium, das sich mit der Entwicklung von Standards für die herstellerunabhängige systemübergreifende Objektorientierte Programmierung beschäftigt. Hauptsitz in Needham, Massachusetts Über 800 Mitglieder Entwicklung international anerkannter Standards Bekannteste Entwicklungen sind die Common Object Request Broker Architecture (CORBA), sowie Unified Modeling Language (UML)

OMG Records Management
Specification for Records Management Services Die Spezifikation beinhaltet Modelle für Software- Services im Sinne von SOA im Bereich des elektronischen Records Management: PSM-1: Web Services definition for Records Management Services in Web Service Description Language (WSDL). PSM-2: Records Management Service XSD. PSM-3: Attribute Profile XSD. The XSD is for capturing and communicating attribute profiles to permit flexible attribution of certain types of Records Management Objects.

Nationale Standards

USA: DoD DoD Department of Defense Standard DoD Wird in USA (und Kanada) eingesetzt Militär und militärnahe Industriebetriebe In einigen Bereichen auch sonstige öffentliche Verwaltung Maßstab für Records Management und Enterprise Content Management in den USA Zertifizierung mit mehreren Stufen Der Standard beschreibt die benötigten Funktionen Informationsmanagement Systemmanagement Zuletzt aktualisiert 2007

DoD DoD ist international und bei den Systemanbietern immer noch der am Weitesten verbreiteste und akzeptierte Standard

ANSI ARMA AIIM

ANSI/ARMA American National Standard ANSI-ARMA : Policy Design for Managing Electronic Messages Definiert die Strategieanforderungen für das Management von elektronischen Nachrichten als Records über deren gesamten Lebenszyklus hinweg – von der Erstellung bis zur endgültigen Zerstörung oder dem Verbleib Erstreckt sich auch auf textbasierte elektronische Nachrichten oder Kommunikation und schließt (und dazugehörige Anhänge/Metadaten), Instant Messaging, und Text Messaging mit ein Beinhaltet keine Anforderungen für Anwendungen wie Video Messaging, Voic /Audio-basierte Nachrichten, und andere elektronische Messaging Plattformen im Kontext von Social Media

ANSI/ARMA American National Standard ANSI-ARMA Vital Records Programs: Identifying, Managing, and Recovering Business-Critical Records Gibt Anleitungen zur Einführung unerlässlicher Records Management Programme um wichtige Records zu erkennen, zu bewerten und zu schützen Hilft, die Auswirkung auf die Organisation bei eventuellem Verlust oder Zerstörung der Records einzuschätzen

ANSI/ARMA American National Standard ANSI-ARMA : Implications of Web-Based, Collaborative Technologies in Records Management Gibt Anleitungen für das Erstellen von Strategien und Prozessen bei der Benutzung von Web-Portalen, Wikis, Blogs, Mash-Ups und verwandter kollaborativer Teamtechnologien Beinhaltet Best Practice Empfehlungen

ANSI/AIIM TR ANSI/AIIM TR : Legal Acceptance of Records Produced by Information Technology Systems Dieser Bericht aus 2004 ist eine Materialzu-sammenstellung aus den Veröffentlichungen als ANSI/AIIM TR , ANSI/AIIM TR , und ANSI/AIIM TR (Teil III). Teil I gibt einen Überblick über rechtliche Beweisführung (evidence law) Teil II stellt eine Leistungs-Richtlinie für die gesetzliche Anerkennung von Records dar die durch IT-Systeme erstellt wurden Teil 3 III bietet eine Selbst-Einschätzung zur Bewältigung der Leistungs-Richtlinie

AIIM ARP1-2009 AIIM Recommended Practice AIIM ARP1-2009: Analysis, Selection, and Implementation of Electronic Document Management Systems (EDMS) Diese branchenweite Empfehlung stellt ein Set von Verfahren und Aktivitäten dar, die entweder berücksichtigt und/oder ausgeführt werden sollten – während aller Aspekte der Analyse, Auswahl und Implementierung von elektronischen Dokumenten-Management-Systemen Liefert eine Kategorisierung relevanter nationaler und internationaler Standards und Reports Hilft Anwendern und Organisationen , schnell die erforderlichen Informationen für alle Aspekte des ECMS Projektes zu erkennen und zu finden

Deutschland Schweiz

Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit OkeVa
Deutschland: OkeVa Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit OkeVa Nachfolger von DOMEA Mai 2012 vom Bundesinnenministerium veröffentlicht Bestandteile: Elektronische Schriftgutverwaltung (E-Akte) einschließlich der elektronischen Langzeitspeicherung und Aussonderung Elektronische Prozessunterstützung durch: elektronische Vorgangsbearbeitung, elektronische Zusammenarbeit und Fachverfahren Das DOMEA Zertifizierungsverfahren wird nicht fortgesetzt und für OkeVa nicht eingeführt

Deutschland: OkeVa Das Organisationskonzept ist nach dem Baukastensystem aufgebaut. Die folgenden Bausteine sind verfügbar: Leitfaden für verantwortliche Führungskräfte Grundlagen und Bedarfsanalyse E-Akte E-Vorgangsbearbeitung E-Zusammenarbeit Projektleitfaden Weitere Bausteine befinden sich in Arbeit bzw. in Planung: E-Langzeitspeicherung (in Arbeit) E-Poststelle und Signatur (in Arbeit) Scan-Prozess (in Arbeit) Datenschutz, Personaldaten und VS (in Planung) E-Fachverfahren (in Planung)

Deutschland Weitere Konzepte und Lösungen mit Implikationen für das Records Management: Bundes-CIO, IT-Planungsrat und neues E-Governmentgesetz Open Government Data nPa und EID D Aber auch noch: DOMEA 2.0 immer noch in Gebrauch und füllt Lücken im OkeVa FAVORIT

Deutschland In Deutschland gibt es den Begriff „Records Management“ in der öffentlichen Verwaltung eigentlich nicht. Schriftgutverwaltung – die deutsche Übersetzung aus der ISO – trifft es weder begrifflich noch von der Philosophie noch funktional.

OkeVa Deutschland versucht Lehren aus dem „Debakel“ um DOMEA zu ziehen, einfacher, modularer, ohne Zertifizierung von Produkten. Jedoch das neue Organisationskonzept ist bereits jetzt wieder mit „Sonderlocken“ überfrachtet.

Schweiz Elektronische Geschäftsverwaltung GEVER
Am hat der Bundesrat beschlossen, für die gesamte Bundesverwaltung eine elektronische Geschäftsverwaltung (GEVER) einzuführen GEVER Office ist in der Bundesverwaltung als zweites GEVER-System im Sinne der Mehrproduktestrategie des Informatikrats Bund IRB positioniert und basiert auf Standardtechnologien Lösung für papierlose Bundesverwaltung auf Basis von Microsoft SharePoint, jedoch im November 2011 eingestellt: „Wir mussten in einer detaillierten Untersuchung feststellen, dass die Weiterentwicklung von GEVER Office wirtschaftlich nicht vertretbar ist. Deshalb ist der einzig nachhaltige Weg, die Weiterentwicklung von GEVER Office abzubrechen.“ Quelle:

Bei einem Vortrag in der Schweiz: No comment!
GEVER Bei einem Vortrag in der Schweiz: No comment!

Australien Brasilien Finnland Kanada Neuseeland Norwegen

Australien AGRMS Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.0 Gibt Richtlinien zu Metadatenelementen und Unter-elementen für Records Management Basiswerkzeug, “das Informationen zu Records und den Kontext in dem sie in den australischen Behörden erfasst und genutzt werden”, beschreibt Soll australischen Behörden helfen, “wirtschaftliche, Rechenschaftspflichts- und Archivanforderungen zu erfüllen: systematisch und konsequent – durch verlässliche, aussagekräftige und zugängliche Records” Der Standard wurde in zwei Teilen erstellt: Der erste beschreibt seinen Zweck und die Merkmale Der zweite Teil stellt die speziellen Metadatenelemente und Unterelemente dar

Australien AGLS Australian Government Locator Service, veröffentlicht als AS Australian Standard Metadaten-Standard um Informationen online zu finden und auszutauschen Aktualisiert die 2002er Version und beinhaltet die Änderungen, die von der Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) gemacht wurden Einige der wesentlichen Änderungen und Verbesserungen sind: Überarbeitung von Terminologie, Beschreibung der Eigenschaften und Formatierungsempfehlungen um mit der Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) konsistent zu bleiben Zuordnen von unabhängiger Beschreibung an Metadatenbegriffe Einfügen einer neuen Pflichtangabe ‘Empfohlen’ Aktualisierung von Verweisen auf die neuesten Versionen des Request for Comment (RFC) Standards und ISO Standards Beispiele in eXtensible Hypertext Markup Language (XHTML)

Australien AS Australian Standard AS 5090:2003: Work process analysis for recordkeeping Ergänzt AS ISO 15489 Gibt Richtlinien zum Verstehen von Geschäftsprozessen und Workflow, damit Records-Aufbewahrungsanforderungen festgelegt werden können

Brasilien National Council of Archives of Brazil: e-ARQ Brasil (v1.1) Der brasilianische Standard wurde ursprünglich 2006 erstellt und 2009 aktualisiert Der Standard heißt im Original “Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos, v1.1”

Arkistolaitos Arkivverket: SÄHKE2 Veröffentlicht in 2008
Finnland Arkistolaitos Arkivverket: SÄHKE2 Veröffentlicht in 2008 Ist der finnische Nationalstandard für elektronisches Records Management Setzt sich zusammen aus: SÄHKE2 Verordnung Anhang 1 – Erstellen von Metadaten Anhang 2 – Metadatenmodell XML Schema für Übergabedateien Anleitung über das Übertragen von Records an den National Archives Service

Kanada Electronic Records as Documentary Evidence CAN/CGSB (“72.34”) Inhalt: Management Autorisierung und Rechenschaftspflicht Verfahrensdokumentation um Records zu managen “Zuverlässigkeitsprüfung” elektronischer Records gemäß den gesetzlichen Regelungen Verfahrenshandbuch und CRO Chief Records Officer Produktionsbereitschaft (the “prime directive”) Records die erfasst und aufbewahrt sind gemäß “im üblichen ordnungsgemäßen Geschäftsgang” und “System Integrität,” – dies sind die Schlüsselsätze des Evidence Acts in Kanada Aufbewahrungsdauer und Vernichtung von elektronischen Records Backup und Records System Recovery Sicherheit und Schutz. Von diesen Standards haben Anwender viele spezielle Tests für das Auditing, die Erstellung und das Verfahren zur Änderung von elektronischen Records Management Systemen abgeleitet

Neuseeland Archives New Zealand: DRS Digital Recordkeeping Standard 2010 veröffentlicht “Ermessens Best Practice” Standard Ersetzt den Electronic Recordkeeping Systems Standard (ERKSS) ”gemäß des Public Records Act 2005” Ähnlich des australischen Ansatzes, ist der DRS der ICA Standard, Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments (ICA-Req) der zur ISO wurde, inklusive einer hinzugefügten Section One, um zu erklären, wie der Standard in andere neuseeländische Recordsaufbewahrunganleitungen – und standards hineinpasst

Norwegen Arkivverket Digitalarkivet: Norwegian Archive Standard NOARK 5 Wurde in 2009 veröffentlicht Noark ist die norwegische Abkürzung für: Norsk arkivstandard Wurde ursprünglich als Aufbewahrungsanforderungen für elektronische Records-Aufbewahrungssysteme in der Öffentlichen Verwaltung in 1984 entwickelt und etablierte sich schnell zum de facto standard

Wildwuchs Würde es nicht Sinn machen, alle nationalen und technischen Standards des Records Management zu „vergessen“ und auf eine einfache – aber weltweit gültige – Leitlinie wie GARP General Accepted Records Keeping Principles zu setzen`?

||Ordnung|Records Management|Ordnung vs. Chaos

Suchen in chaotischen Datenbeständen „Enterprise Search“ vs
Suchen in chaotischen Datenbeständen „Enterprise Search“ vs. Ordnung schaffen „Records Management“

Googlerisation Eine Erwartungshaltung:
Man erwartet, dass alles ganz einfach nur über die Eingabe in einem einzigen Feld rasend schnell zum richtigen Ergebnis führt Inhouse-Systeme ( -Postfach, große Datenbankanwendungen) können mit der Geschwindigkeitserwartung nicht mehr mithalten Die Benutzeroberfläche, der „eine Schlitz der Wahrheit“, hat sich längst als Metapher für optimales Suchen und Finden in unsere Verhaltensmuster eingeprägt Krieg zwischen den Lösungen für Ordnung wie z.B. Records Management und übergreifendem, universellen Finden wie Enterprise Search ab Metadaten helfen, doch kann nicht bitte das System dies selbst ermitteln? Oder sich irgendwoher downloaden? Und warum sieht die Suche im Archiv nicht aus wie bei Google? Semantische Technologien, die die Beziehungen zwischen Eigenschaften ermitteln, können irgendwann die bisherigen ECM-Strategien des Records Management obsolet machen

Consumerization Steht für die neue treibende Kraft bei der Entwicklung von Oberflächen, Funktionalität und Nutzungsmodellen Bisher: Aufwändige Clienten, an Funktionalität überbordende Oberflächen, volle Bildschirme Heute: Betriebssysteme werden bereits so designt, dass sie auf allen Arten von Geräten nutzbar sind Der Maßstab sind nicht mehr die Oberflächen der Unternehmens-IT sondern die der Verbraucherwelt, die des Consumers Intuitive Benutzbarkeit, einfachste fehlerfreie Installation, Performance, Attraktivität und viele andere Kriterien der „Benutzerfreundlichkeit“ spielen jetzt bei der Entwicklung von Anwendungen die entscheidende wichtige Rolle

Enterprise Search vs. Records Management
Thesen Enterprise Search ist der „natürliche Feind“ von geordneter, datenbankgestützter und mit Metadaten versehener Schriftgutverwaltung. Die Erwartung ist, alles über eine einfache Suche in einem Feld zu finden – die aufwändige facettierte Suche ist out! Die Automatische Klassifizierung ist der Schlüssel zur Überwindung des Flaschenhalses der Informationserfassung. Compliance Anforderungen sind zur Zeit die letzte Bastion des klassischen Records Managements

||Ordnung|Aufbewahrung

Records Lifecycle Management
Viele Dokumente Einige Records Wenige Archiv-Objekte

Die entscheidende Frage ist:
Lifecycle Die entscheidende Frage ist: Wie schafft man bei wachsender Datenflut ohne quälerische manuelle Sysyphus-Arbeit und bei Wahrung der Ordnungsanforderungen den Schritt vom Document zum Record und den Schritt vom Record zum Archiv-Objekt?

|||Aufbewahrung |||Aufbewahrung| |||Aufbewahrung|Archivierung| |||Aufbewahrung|Archivierung|Compliance vs. historischem Wert| |||Aufbewahrung|Archivierung|Die Wolke| |||Aufbewahrung|Archivierung|Aufgabe Web & Co.| |||Aufbewahrung|Zukunft||||

Aufbewahrung ≠ Archivierung
Der vom Gesetzgeber (in Deutschland) verwendete Begriff für Archivierung vor der eigentlichen Langzeitarchivierung ist „Aufbewahrung“ Nur Bundes- und Landesarchivgesetze kennen den Begriff der Archivierung. Dieser bezieht sich auf die „Langzeitarchivierung“ archivisch (historisch) relevanter Information. GOBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV- gestützter Buchführungssysteme, HGB (Handelsgesetzbuch) oder auch AO (Abgabenordnung) sprechen nur von „Aufbewahrung“

|||Aufbewahrung| Archivierung

Archiv Unter einem Archiv (abgeleitet vom lat.: archivum, aus griech.: archeion Regierungs-, Amtsgebäude, und dadurch mit einem gewissen „offiziellen“ Charakter versehen) versteht man üblicherweise eine meist auf Dauer angelegte Sammlung von Objekten, Unterlagen oder Informationen.

… heute herrscht Begriffsverwirrung
Im deutschsprachigen Raum gab es bisher relative Klarheit, was unter elektronischer Archivierung zu verstehen ist (siehe z.B. Wikipedia und andere Lexika) In den letzten drei Jahren kamen viele neue Begriffe auf, die den Sicherheitsaspekt von Archivierung mit neuen Eigenschaften und Wortschöpfungen belegten … heute herrscht Begriffsverwirrung

Begriffsverwirrung Aufbewahrung Archivierung
Elektronische Archivierung Digitales Archiv Digitale Archivierung Langzeitarchivierung Langzeitspeicherung Revisionssichere Archivierung Rechtssichere Archivierung Rechtskonforme Archivierung Vertrauenswürdige Archivierung Beweiswerterhaltende Archivierung Beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung usw.

In Englisch synonym oder divergent?
Preservation (Archivierung? Langzeitarchivierung?) Digital Preservation (elektronische Langzeitarchivierung?) Archive (Archiv?) Electronic Archiving (Datensicherung! Archivierung?) Electronic Filing (Ablage, Zwischenarchiv?) Trusted Archive (Vertrauenswürdige Langzeitarchivierung?)

Revisionssichere Archivierung
Ein deutscher Begriff für Aufbewahrung im Sinne von Records Management und elektronische Archivierung: Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung (HGB AO in Deutschland) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten.

Digitales Archiv „Ein digitales Archiv ist ein Informationssystem, dessen Ziel es ist, unterschiedliche digitale Ressourcen aufzubewahren und einer definierten Gruppe von Benutzern zur Verfügung zu stellen. Digitale Archive nehmen die gleiche Aufgabe für digitale Ressourcen wahr, wie „normale“ Archive es für analoge Inhalte tun. Sie sind häufig im WWW zu finden, können aber auch lokales Intranet, CDs und andere Trägermedien nutzen.“ Quelle:

Langzeitarchivierung
Unter „elektronischer Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mehr als 10 Jahren. Archivare in historischen Archiven verstehen unter Langzeitarchivierung die ewige, dauerhafte Archivierung.

Archivierungsstandards

ISO 14721 CCSDS OAIS Magenta Book

Reference Model for an Open Archival Information System
ISO 14721:2003 National Aeronautics and Space Administration NASA/ Consultative Committee for Space Data Systems CCSDS: OAIS: Reference Model for an Open Archival Information System 2002: Blue Book der NASA/CCSDS (650.0-B-1) 2003 als Standard ISO 14721:2003 übernommen Vor allem gedacht für die Verarbeitung digitaler Informationen Logisch strukturiert und damit unabhängig von Implementierung Sowohl aus der Sicht der Funktionalität als auch des Informationsflusses darstellbar

CCSDS OAIS MAGENTA BOOK
The Consultative Committee for Space Data Systems CCSDS: Reference Model for an Open Archive Information System (OAIS), Recommanded Practice, CCSDS M-2, MAGENTA BOOK, June 2012 Entwicklung des OAIS Standards wurde von der NASA (National Aeronautics and Space Administration) initiiert und gemeinsam mit der Raumfahrtorganisation ESA und Weltraumforschungszentren in Großbritannien, Kanada, Frankreich, Deutschland, Brasilien, Japan und Russland vorangetrieben Mai 1999 erster Entwurf "Referenzmodell für ein offenes Archiv-Informationssystem (OAIS)“ 2003 in den ISO Standard überführt 2009 überarbeitete Version, das CCSDS OAIS "Pink Book“ Version 2 von OAIS wurde im Juni 2012 von der CCSDS als "Magenta Book" veröffentlicht und bereits im August 2012 von der ISO als ISO 14721:2012 übernommen

ISO 14721:2012 ISO 14721:2012 Space data and information transfer systems -- Open archival information system (OAIS) -- Reference model Version 2.0 der ISO 14721:2012 wurde am veröffentlicht Diese Norm gilt als der weltweit akzeptierte Standard für die elektronische Archivierung Auch die Version 2.0 basiert wieder auf dem Standard der Weltraumbehörden CCSDS Während die ISO käuflich erworben werden muss, ist die "bis auf das Deckblatt" identische CCSDS-Version frei im Download verfügbar Zahlreiche Unklarheiten beseitigt: Betrifft konzeptionelle "Schwammigkeiten" aber auch neue Abschnitte zu Zugriffsrechten, Authentizität und anderen Funktionen Grafiken vollständig überarbeitet

Inhalt ISO 14721:2012 [EN] 1 INTRODUCTION 2 OAIS CONCEPTS
1.1 PURPOSE AND SCOPE 1.2 APPLICABILITY 1.3 RATIONALE 1.4 CONFORMANCE 1.5 ROAD MAP FOR DEVELOPMENT OF RELATED STANDARDS 1.6 DOCUMENT STRUCTURE 1.7 DEFINITIONS 2 OAIS CONCEPTS 2.1 OAIS ENVIRONMENT 2.2 OAIS INFORMATION 2.3 OAIS HIGH-LEVEL EXTERNAL INTERACTIONS 3 OAIS RESPONSIBILITIES 3.1 MANDATORY RESPONSIBILITIES 3.2 EXAMPLE MECHANISMS FOR DISCHARGING RESPONSIBILITIES

5 PRESERVATION PERSPECTIVES
Inhalt ISO 14721:2012 [EN] 4 DETAILED MODELS 4.1 FUNCTIONAL MODEL 4.2 INFORMATION 4.3 INFORMATION PACKAGE TRANSFORMATIONS 5 PRESERVATION PERSPECTIVES 5.1 DIGITAL MIGRATION 5.2 PRESERVATION OF ACCESS AND USE SERVICES 6 ARCHIVE INTEROPERABILITY 6.1 TECHNICAL LEVELS OF INTERACTION BETWEEN OAIS ARCHIVES 6.2 MANAGEMENT ISSUES WITH FEDERATED ARCHIVES

Inhalt ISO 14721:2012 [EN] ANNEX A COMPOSITE FUNCTIONAL VIEW (NORMATIVE) ANNEX B RELATIONSHIP WITH OTHER STANDARDS OR EFFORTS (INFORMATIVE) ANNEX C BRIEF GUIDE TO THE UNIFIED MODELING LANGUAGE (UML) (INFORMATIVE) ANNEX D INFORMATIVE REFERENCES (INFORMATIVE) ANNEX E A MODEL FOR SOFTWARE USE IN REPRESENTATION INFORMATION (INFORMATIVE) ANNEX F SECURITY CONSIDERATIONS (INFORMATIVE)

Zusammenfassung Inhalt ISO ISO 14721:2012 nach Kapiteln

1 INTRODUCTION OAIS Introduction
Zweck ist, das Referenzmodell der Internationalen Organisation für Standardisierung (ISO) für ein Offenes Archiv-Informations-System (OAIS) zu definieren Ein OAIS ist ein Archiv, das aus einer Organisation, die Teil einer größeren Organisation sein kann, aus Menschen und Systemen besteht, das die Verantwortung übernommen hat, Information zu erhalten und sie einer vorgesehenen Zielgruppe zugänglich zu machen. Erfüllt eine Reihe von Verantwortlichkeiten, die in der Norm definiert werden Erlaubt Unterscheidung von einem OAIS-Archiv von anderen Verwendungen des Begriffs „Archiv“.

1 INTRODUCTION Das OAIS Referenzmodell:
Bietet Rahmen für das Verständnis und das gesteigerte Bewusstsein für archivische Konzepte, die zur langfristigen Erhaltung digitaler Information und den Zugriff auf sie nötig sind Bietet Konzepte, die es nicht-archivischen Organisationen ermöglichen, erfolgreich am Erhaltungsprozess mitzuwirken Bietet Rahmen, inklusive Terminologie und Konzepte, zur Beschreibung und zum Vergleich des Aufbaus und der Tätigkeiten bestehender und zukünftiger Archive Bietet Rahmen zur Beschreibung und zum Vergleich verschiedener Langzeiterhaltungsstrategien und -techniken Bietet Basis zum Vergleich der Datenmodelle archivierter digitaler Information und für die Diskussion, inwiefern sich Datenmodelle und die zugrundeliegende Information über die Zeit verändern können

1 INTRODUCTION OAIS bietet einen Rahmen, der durch andere Bemühungen ausgeweitet werden kann, um auch die Langzeiterhaltung NICHT-digitaler Information (z.B. physische Datenträger oder physische Proben) abzudecken erweitert Konsens über die Elemente und Prozesse der digitalen Langzeiterhaltung und des langfristigen Zugriffs und begünstigt einen größeren Markt, den Anbieter unterstützen können gibt Hinweise für die Identifikation und Anfertigung OAIS-verwandter Standards kann in jedem Archiv angewandt werden definiert oder verlangt keine bestimmte Methode zur Umsetzung der Konzepte

1 INTRODUCTION Ein OAIS-konformes Archiv kann weitere Funktionen für Benutzer zur Verfügung stellen, die über die von einem OAIS verlangten Leistungen hinausgehen. Nutzungshinweise: Alle Leser sollten die Unterabschnitte „Zweck und Aufgabenstellung“ (1.1), „Anwendbarkeit“ (1.2) und „Konformität“ (1.4) lesen, um einen Überblick über die Themen und Aufgabenstellungen dieses Dokuments zu gewinnen Diejenigen, die lediglich einen Überblick über die Hauptkonzepte wollen, sollten außerdem „OAIS-Konzepte“ (Abschnitt 2) und „OAIS-Aufgabenbereiche“ (Abschnitt 3) lesen Wer ein OAIS-Archiv umsetzen oder tagtäglich verwalten möchte, sollte das ganze Dokument lesen

Begründet und beschreibt zentrale OAIS-Konzepte
2 OAIS CONCEPTS OAIS Concepts Begründet und beschreibt zentrale OAIS-Konzepte Umgebung des OAIS Informationsgewinnung aus Daten Konzepte und Beziehungen innerhalb eines Informationspakets Externe Daten des OAIS-Archivs Interaktion mit den Produzenten Interaktion mit den Endnutzern

Environment Model of an OAIS

Obtaining Information from data

Information Package Concepts and Relationships

OAIS Archive External Data

3 OAIS RESPONSIBILITIES
Definiert Minimalanforderungen, die ein OAIS erfüllen sollte. Darauf aufbauend einige Beispiele von Mechanismen, um diese Aufgaben zu erfüllen, geboten (z.B. Verhandeln und Annehmen von Information, Ausreichende Kontrolle für die Langzeitarchivierung erlangen, Vorgesehene Zielgruppe bestimmen,…) Hinweise zu einigen relevanten Standards

4 DETAILED MODELS OAIS Detailed Models
Detailliertere, modellhafte Sicht auf die Funktionseinheiten des OAIS und der im OAIS bearbeiteten Information Funktionales Modell Datenfluss-Diagramme Informationsmodell Transformationen von Informationspaketen Unterstützt Gestalter künftiger OAIS Systeme und stellt ein präziseres Set von Begriffen und Konzepten für die Bewertung bestehender Systeme zur Verfügung

OAIS Functional Entities

Ingest Functional Entity - Functions

Archival Storage Functional Entity - Functions

Data Management Functional Entity - Functions

Administration Functional Entity - Functions

Preservation Planning Functional Entity - Functions

Access Functional Entity - Functions

OAIS Data Flow Diagram

Administration Context Diagram

Information Object

Representation Information Object

Information Object Taxonomy

Information Package Contents

Information Package Taxonomy

Archival Information Package (AIP)

Preservation Description Information

Package Description

Archival Information Package (Detailed View)

Archival Specialization of the AIP

Archival Specialization of the Package

Archival Information Unit (AIU)

Unit Description

Archive Information Collections Logical View

Collection Description

Data Management Information

High-Level Data Flows in an OAIS

Problemzonen im OAIS-Reference Model (1)
Interfaces

Problemzonen im OAIS-Reference Model (2)
SIP AIP AIP DIP Problemzone 2: Container-Formate

5 PRESERVATION PERSPECTIVES
OAIS Preservation Perspectives Verschiedene Verfahren, die angewendet werden oder angewendet werden könnten, um digitale Information und Zugriffsservices zu digitaler Information langfristig nutzbar zu erhalten Stützt sich auf die Funktions- und Prozessmodelle (aus Abschnitt 4.2), wendet sie auf die verschiedenen Verfahren an und erweitert die Terminologie, um wesentliche Aspekte der verschiedenen Verfahren zu unterscheiden Mehrere Optionen zur Aufbewahrung von beliebiger digitaler Informationen gegeben – die Aufbewahrungslösung sollte so ausgewählt werden, dass sie mit den Interaktionen von Administration und Erhaltungsplanung einhergeht Digitale Migration: Gründe, Kontext, Typen Erhaltung des Zugriffs- und Nutzungsservice

Conceptual View of Relationships among Names and AIP Components

6 ARCHIVE INTEROPERABILITY
OAIS Archive Interoperability Ein OAIS kann geografisch getrennt sein jedoch mit einheitlichem Management, z.B. dem Archival Storage Functional Entity, das auf mehrere separate Orte aufgeteilt werden kann, um Störungen zu reduzieren Mehrere OAIS Archive mit getrennten Managements, die miteinander kooperieren müssen Technische Ebenen der Kooperation von Archiven Archivverbund Archive mit geteilten Funktionsbereichen

Cooperating Archives with Mutual Exchange Agreement

Cooperating Archives with Standard Ingest and Access Methods

An OAIS Federation Employing a Common Catalog

Archives with Shared Storage

Annex A: Composite of Functional Entities

Annex C: Key to UML Relationships

Annex E: Layered Information Model

Deutschsprachige Version der ISO 14721
Da es bereits eine deutsche Übersetzung des CCSDS OAIS „Pink Book“ als nestor Materialien gibt und das PINK Book weitgehend mit dem Magenta Book übereinstimmt, und die ISO im Prinzip nur das Magenta Book übernommen hat, wird es auch sehr schnell eine deutsche DIN Norm geben (können)

Beschreibt die ISO 14721 Verfahren,
Die Frage bleibt: Beschreibt die ISO Verfahren, die im Zeitalter von Web 2.0 und Cloud noch relevant sind?

ISO ISO ISO 28500

ISO 16363:2012 ISO 16363: Space data and information transfer systems -- Audit and certification of trustworthy digital repositories Praxisempfehlung zum Beurteilen der Vertrauenswürdigkeit digitaler Langzeitarchive Anwendbar auf den Gesamtumfang digitaler Langzeitarchive Audit- und Zertifizierungsstandard, der in drei weitgefassten Kategorien organisiert ist: Organisation Infrastruktur Digital Object Management Technische Infrastruktur und Sicherheits-Risiko- Management. Repräsentiert den “Gold Standard" für Audits und Zertifizierung für vertrauenswürdige Langzeitarchive

ISO TR (2005) ISO TR (2005) -- Long Term Preservation of Electronic Document Based Information Liefert praktische Methodenrichtlinien für die langfristige Aufbewahrung und das Wiederfinden der authentischen elektronischen dokumentbasierten Information, wenn der Aufbewahrungszeitraum die Lebenserwartung der Technologie (Hardware und Software) überschreitet, die benutzt wurde, um die vorhandenen Informationen zu erstellen und aufzubewahren. Nimmt die Rolle der ISO zur Kenntnis, aber deckt nicht die Prozesse zur Erfassung, Klassifizierung, Bereitstellung von authentischen elektronischen dokumentbasierter Informationen ab

WARC ISO 28500 ISO Information and documentation – WARC file format Soll verhindern, dass wertvolle Informationen verschwinden, wenn sich eine Webseite verändert. Entwickelt durch ISO Technischen Komitees ISO / TC 46, Information und Dokumentation, Unterausschuss SC 4, Technische Interoperabilität WARC ist aber nur ein Dateiformat Effektive Verwaltung, Strukturierung und Speicherung unzähliger, angesammelter Ressourcen aus dem Internet Erweiterung des ARC-Dateiformats, durch IIPC um Informationen und Wissen aus dem Internet, für zukünftige Generationen bereitstellen zu können Aufzeichnung von http-request-headern, beliebig vielen Metadaten Zuweisung von Kennungen für jede enthaltene Datei Verwaltung von Duplikaten und migrierten Datensätzen WARC speichert jede Art von digitalen Inhalten Quelle:

WARC – Beispiel und Kritik
Das Problem an WARC liegt darin, dass die eigentlichen Inhalte weiterhin genauso vorliegen, wie sie auf der Webseite ursprünglich vorhanden waren. Hier ein Beispiel aus der Spezifikation selbst (ISO 28500:2009): WARC/1.0 WARC-Type: response WARC-Target-URI: WARC-Warcinfo-ID: <urn:uuid:d7ae5c10-e6b3-4d27-967d-34780c58ba39> WARC-Date: T17:20:24Z WARC-Block-Digest: sha1:UZY6ND6CCHXETFVJD2MSS7ZENMWF7KQ2 WARC-Payload-Digest: sha1:CCHXETFVJD2MUZY6ND6SS7ZENMWF7KQ2 WARC-IP-Address: WARC-Record-ID: <urn:uuid: ef2f-4d72-b224-f54c6ec90bb0> Content-Type: application/http;msgtype=response WARC-Identified-Payload-Type: image/jpeg Content-Length: HTTP/ OK Date: Tue, 19 Sep :18:40 GMT Server: Apache/ (Ubuntu) Last-Modified: Mon, 16 Jun :28:51 GMT ETag: "3e45-67e-2ed02ec0" Accept-Ranges: bytes Content-Length: Connection: close Content-Type: image/jpeg [image/jpeg binary data here] < PROBLEM

WARC – Beispiel und Kritik
Der Inhalt ist weiterhin eine normale JPEG-Datei, d.h. auch mit WARC wird das Format-Problem nicht gelöst, sondern es wird einzig ein Container über die Daten gestülpt. Das löst zwar das Problem, der standardisierten Speicherung von HTTP-Informationen und Metadaten zusammen mit einem Objekt in einem WARC-File, nicht aber das eigentliche Kernproblem, dass die Webformate selbst (Videos, CSS, Javascripts, Bildformate, Flash, etc.) nicht langzeittauglich sind. Ein WARC-Reader ist sehr einfach zu schreiben, aber für die Darstellung der Inhalte wieder auf eine normale Rendering- Engine angewiesen. Mehr dazu: Diskussion auf XING in der Gruppe Information & Document Management

NIST Standards für Medienerhaltung

NIST SP National Institute of Standards and Technology (NIST): NIST SP Information Technology – Care and Handling of CDs and DVDs— A Guide for Librarians and Archivists Gibt Hinweise, wie man CDs und DVDs behandelt und pflegt um ihre Lebensdauer zu maximieren und Abnutzung oder Fehler zu reduzieren, die durch umweltbedingte Faktoren und physischen Umgang entstehen

NIST SP 800-88 National Institute of Standards and Technology (NIST):
NIST SP – Computer Security – Guidelines for Media Sanitization Gibt Richtlinien für die ordnungsgemäße Übertragung, Wiedernutzung oder Vernichtung von Medien, um die Qualität zu erhalten und die Wahrscheinlichkeit von Sicherheitsverletzungen beim Wiederherstellen und Hacken von Daten gebrauchter Platten oder Fehlern hervorgerufen von Medienalterung zu reduzieren Sanitization (Löschung von Daten) bezieht sich auf den allgemeinen Datenentfernungsprozess aus den Speichermedien, damit es eine sinnvolle Absicherung gibt, damit die Daten nicht leicht wiedergefunden und wiederhergestellt werden können

BSI TR 03125 Deutsche (?) für Nachsignieren

BSI TR-ESOR 03125 BSI Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: TR-ESOR – Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente, Version 1.1 Erschienen am Sprachliche, als auch technische Überarbeitung der TR-VELS 03125 Der wesentliche Fokus liegt auf der Nachsignatur kryptografisch signierter Objekte. Die Formulierungen der früheren Version konnten als Universalarchivanspruch für alle Branchen und jede Art der ordnungsgemäßen Aufbewahrung missverstanden werden. Dieser Punkt ist mit der neuen Version nun klarer formuliert.

BSI TR-ESOR 03125 Das Einsatzfeld der TR ist dann gegeben, wenn eine gesetzliche Notwendigkeit oder der freiwillige Wunsch zur Nachsignatur besteht. Für die meisten Anwendungsfälle elektronischer Dokumente im DMS-Markt in Deutschland dürfte die TR-ESOR allerdings keine Anwendung finden, da diese Dokumente entweder nicht initial signiert werden müssen oder keine Nachsignatur erforderlich ist, obwohl sie initial signiert wurden. Vornehmlicher Anwendungsbereich der vorliegenden Technischen Richtlinie sind die Bundesbehörden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Andere Unternehmen können frei entscheiden, ob sie diese Spezifikation oder andere Verfahren einsetzen, solange die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.

TR-ESOR 03125 – wesentliche Inhalte
Module: # Anlage TR-ESOR-M.1: ArchiSafe-Modul # Anlage TR-ESOR-M.2: Krypto-Modul # Anlage TR-ESOR-M.3: ArchiSig-Modul Schnittstellen: # Anlage TR-ESOR-S: Schnittstellenspezifikation # Anlage TR-ESOR-E: Konkretisierung der Schnittstellen auf Basis des eCard-API-Framework # Anlage TR-ESOR-F: Formate und Protokolle

Aktuelle Diskussionen um die TR-ESOR
Verankerung im OkeVa Modul „Elektronische Akte“ Planung die TR als allgemeingültige DIN Norm zu veröffentlichen Der umbenannte DIN Arbeitskreis NA "AK Beweiswerterhaltung von kryptographisch signierten Dokumenten" setzt die Umsetzung der TR-ESOR in eine DIN-Norm fort. Diese soll unter der Nummer DIN veröffentlicht werden. Erweiterung Geltungsbereich auch außerhalb von Bundesbehörden Zertifizierung von Produkten geplant

ISO Für Objekt-Formate

PDF Standards ISO 15930 PDF/X Format für die Druckvorstufe
PDF/X-1a = ISO PDF/X-3 = ISO ISO PDF/UA Aufbau eines Dokuments im Format PDF (Universal Accessability) ISO PDF/VT Transaktionsdruckspeicherung (PPML/VDX) ISO PDF/A PDF Archive Format für die Dokumentenarchivierung PDF/A-1 = ISO : PDF/A-2 = ISO : PDF/A-3 = ISO/CD :2012 ISO PDF/E PDF Engineering Format für technische Zeichnungen ISO PDF normiertes Format für Standard-PDF PDF= ISO PDF/H PDF im Gesundheitswesen (Health)

PDF ISO Seit dem 1. Juli 2008 ist PDF in Version 1.7 als ISO :2008 ein offener Standard. Funktionen: Dokumentgetreue Darstellung unabhängig von Gerät und Plattform Inhalte aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen Gemeinsame Arbeit an Dokumenten über verschiedenen Plattformen hinweg Digitale Signaturen Sicherheits- und Rechtemechanismen Extraktion und Wiederverwendung von Inhalten für andere Formate Das Sammeln von Daten über PDF-Formulare und Integration mit Business-Systemen

PDF/A ISO 19005 PDF-A basiert auf PDF-Standards von Adobe und verfolgt vier grundsätzliche Ziele: Maximierung der Geräteunabhängigkeit Maximierung des „Self-Containment“ Maximierung der Selbst-Dokumentation Maximierung der Informationsdurchlässigkeit Unterschiede zwischen PDF/A und PDF sind: Verschlüsselung ist in PDF-A Dateien nicht erlaubt, PDF/A Dateien müssen geräteunabhängige Farbfelder benutzten, Der Verweis zu Inhalten außerhalb des PDF-A-Informationsobjektes über dynamische Links ist nicht erlaubt, Alle Schriften sind in die PDF-A Datei einzubinden, wo bei man sich allerdings auch auf Subsets beschränken kann, Es sind keine Multi-Media Inhalte in PDF-A-Dateien erlaubt.

PDF/A-2 Kein neuer Normteil, sondern Erweiterung von PDF/A-1
Je nach Anforderung entweder PDF/A-1 oder PDF/A-2 nutzen Keine Migration von einem Normteil zum anderen Beispiel:

Veröffentlichung wird 2012 erwartet
PDF/A-3 Veröffentlichung wird 2012 erwartet Erweiterung des Standards PDF/A-2 um Möglichkeit für die Einbettung „dynamische“ PDF-Dokumente (z.B. Videos, 3D Elemente) und Originaldaten ( z.B. XML, CAD) in PDF/A als ein vollständiges Archiv-Objekt, sonst identisch mit PDF/A-2 Ziel: Zwei Dokumentenversionen untrennbar miteinander verbinden Aber: weiterhin elektronisches Papier Quelle: Carsten Heiermann, VOI: LuraTech, PDF/A-1, -2 und jetzt schon -3?

PDF/A Übersicht Compliance Level
Level „a“ erfordert „Tagging“ und erst mal Verfügbarkeit der Strukturinformation Sonst Level „b“ oder „u“ Quelle: Carsten Heiermann, VOI: LuraTech, PDF/A-1, -2 und jetzt schon -3?

WWF-Format

Seit 30.11.2010 von der WWF World Wide Fund For Nature veröffentlicht
WWF-Format Seit von der WWF World Wide Fund For Nature veröffentlicht Ein PDF-Format, dass nicht ausgedruckt werden kann Soll unnötige Druckerei verhindern, um die Umwelt zu schonen Motto „SAVE AS WWF, SAVE A TREE” Software kann kostenfrei unter heruntergeladen werden Ca Firmen, Organisationen und Einzelpersonen haben WWF-Format bisher heruntergeladen

|||Aufbewahrung| Archivierung|Compliance vs. Historischem Wert

Compliance und historisch
Betrifft in der Regel Informationsobjekte, die nach kaufmännischen, gewährleistungs-, haftungs-, qualitäts- und anderen rechtlichen Grundlagen einen Wert besitzen. Dieser Wert kann sich über die Zeit ändern und auch zur Löschung führen. Historisch Nicht alle Informationsobjekte, auch die zunächst aufbewahrungspflichtigen, besitzen einen historischen Wert. Dieser wird durch Fachleute bestimmt und führt zur Aussonderung aller Records, die dem Maßstab nicht genügen. Der Wert bleibt in der Regel beständig und die Aufbewahrung ist dauerhaft.

Compliance Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten eines Unternehmens, seiner Organisationsmitglieder und seiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen Ge- und Verbote begründen. Compliance ist die Übereinstimmung mit und die Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben.

Compliance: Grundsätzliche Kriterien
Authentizität Vollständigkeit Nachvollziehbarkeit Zugriffssicherheit Geordnetheit Integrität Auffindbarkeit Reproduzierbarkeit Unverändertheit Richtigkeit Prüfbarkeit Portabilität Vertrauenswürdigkeit

GRC Governance, Risk management & Compliance GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, Risikomanagement und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell

„Archivwürdige“ Informationsobjekte stellen
Der historische Wert Archivare müssen aus einer großen Zahl von Unterlagen diejenigen herausfiltern, die nachfolgenden Generationen ein möglichst umfassendes Bild der derzeitigen Zeit liefern „Archivwürdige“ Informationsobjekte stellen Einen bleibenden Wert für die Erforschung oder das Verständnis der deutschen Geschichte Die Sicherung berechtigter Belange der Bürger Die Bereitstellung von Informationen für Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtsprechung dar Um sie auszuwählen bedarf es bestimmter Kriterien und Methoden Quelle:

Der historische Wert „Gegenstand archivischer Verwahrung und Betreuung ist heute das gesamte Schrift-, Bild- und Tongut, das als dokumentarischer Niederschlag der Tätigkeit staatlicher und nichtstaatlicher Dienststellen, aber auch sonstiger Einrichtungen, Verbände, Betriebe oder Einzelpersonen erwächst, soweit es wegen seines rechtlich-verwaltungsmäßigen, seines historischen, aber auch seines wissenschaftlich-technischen oder künstlerischen Quellenwertes als ‚archivwürdig’ zu dauernder Aufbewahrung bestimmt wird. “ Quelle: Eckhart G. Franz

Archive als „Gedächtnisspeicher“
„Archive sind zunächst das „Gedächtnis“ der sie tragenden und speisenden Verwaltung, übernehmen also wichtige Aufgaben der Rechtssicherung. Als „Rohstofflager der historischen Forschung“, zu denen sie in der 2. Hälfte des 19. Jahrhunderts geworden sind, dürfen sie heute den Anspruch erheben, auch in einem viel weiteren Sinne „Gedächtnisspeicher“ zu sein.“ „Electronic Archives are the Memory of the Information Society“. Quelle 1: Quelle 2: Erkki Liikanen, EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft, 1999)

|||Aufbewahrung| Archivierung|Die Wolke

Traditionell: Archivsysteme im Inhouse-Netz
Storage Archiv Tape Server User Mobile Nutzer

Anschluss von Archivsystemen
Dediziert versus virtualisiert: Viele Archivsysteme verwenden persistente Speicherorte (Adressen, URLs), die sich bei Veränderungen in virtualisierten Systemen gegebenenfalls nicht mehr auflösen lassen Bestimmte WORM-Festspeicherplattensysteme verlangen dedizierte Adressen. Virtualisierte Speicher erlauben eine schnelle Skalierbarkeit. Die Verwaltung der Speicherorte im Archivsystem und in der Netzwerkadministration muss harmonisiert sein.

Sichere Auslegung von Archivsystemen
Archiv operativ Archiv Sicherung „Inhouse“ on premise „Outhouse“ outsourced Eigen- Anwender Eigen- Anwender mit outge- sourctem Sicherheits- archiv SaaS & Outsourcing

Der Unternehmens-Trend 2012: Cloud Computing

Infra-structure as a Service
Cloud Computing The Cloud Infra-structure as a Service IaaS Platform as a Service PaaS Software as a Service SaaS Amazon Elastic Compute Cloud (EC2) Microsoft Azure Amazon Glacier Amazon Simple Storage Service (S3) PayPal Google Docs / SkyDrive Salesforce Box Dropbox

& Chancen Risiken Cloud Computing Schnellere Verfügbarkeit Provider
Vertrauen Kontrolle Abhängigkeit Zuverlässigkeit der Cloud Engpässe in der Datenübertragung Software-Lizenzen Eigentumsrechte Schnellere Verfügbarkeit von Innovationen Theoretisch unbegrenzte Skalierbarkeit Kosteneinsparung bei Hardware, Personal und Lizenzen Aufwandersparnis bei Programmupdates Schnelle Anpassung an sich ändernde Anforderungen Kostenkontrolle durch Pay-for-use

Archivierung in der Cloud
Angebote neben bisherigen Spezialisten aus dem ECM-Umfeld auch von Startups wie Boxnet und Dropbox sowie zunehmend die großen Web-Konzerne wie Amazon, Apple und Google Probleme: Wenn man viel Archiviertes erst einmal auf einer Plattform hat, dann kann man nur mit großem Aufwand auf eine andere Plattform wechseln. Keine Kontrolle darüber, was für Informationsobjekte die Anwender hochladen Sicherheit nur bei „sicheren“ Leitungen und kryptografischer Codierung, jedoch Probleme beim Recovery von kryptografisch codierten Informationsobjekten

Cloud „On-Premise“ (lokal im eigenen Haus) installierte Systeme gelten als „outdated“ (veraltet).

|||Aufbewahrung| Archivierung|Auf-gabe Web & Co.

Datenbankarchivierung

Datenbankarchivierung
Komplette Archivierung von Datenbanken einschließlich Nutzdaten, Anwendungslogik und Nutzungsmodell Besonders bei der Abschaltung von Altsystemen Nur sehr spezielle Archivsysteme erlauben eine entsprechende Lösung, die im Regelfall nicht dem OAIS-Modell entsprechen Traditionellen Formen der Archivierung von Listen und anderen Ausgabeformaten Zahlreiche Lösungsansätze Datenstrukturen werden mitarchiviert und ein Suchen in den Tabellen ist somit gegeben.

Datensicherung und Archivierung bei Datenbanken
Backups Archivierung Kurze Wiederherstellungs- zeiten Wiederherstellung der Datenbestände Redundanz wg. Sicherung Kompletter Datenumfang ⇒ keine Storage-Vorteile Suche in Zeiträumen Entlastung der Datenbank Behandlung von abhängigen Daten Berücksichtigung von DB-Teilausschnitten Offenes Archivformat DB-Herstellerunab- hängigkeit Inkrementelle Archivierung

Datenbanksystem - basierte Archivierung
Anwendung mit Archivierungsfunktionalität DBMS Datenbank Archiv

Datenbanksystem - integrierte Archivierung
DBMS mit Archivierungsfunktionalität Datenbank Archiv Datenbanksystem

Ablauf der Archivierung bei SAP
Schreiben der zu archivierenden Daten aus der Datenbank in Archivdateien Löschen der Daten aus der Datenbank

Daten- und Datenbank-Archivierung
Die Archivierung beliebiger Daten aus Datenbanken und Anwendungen ist ein großes Desiderat, da hier Objekte entstehen und genutzt werden, die später in Archive überführt werden sollen. Die Hauptproblematik – die Erhaltung des Kontext, der Funktionslogik und der ursprünglichen Präsentation – stellt Archive vor große Herausforderungen. Es geht nicht mehr um das einzeln greifbare, abgeschlossene und selbsttragende Archiv-Objekt.

Archivierung von Webinhalten

Webarchivierung Das Internet verändert den Dokument-Begriff:
Websites, CMS Content-Management-Systemen und Portale und WCM Web Content Management Neuartige Formen von Dokumenten, Zusammenhang zwischen Inhalt, beschreibenden Daten sowie Struktur, Layout und Format bewusst aufgelöst Das Web – ein schnelllebiges Medium: Anschwellende Menge von Plagiaten, Kopien, gestohlenen Inhalten Keine Gewähr der Richtigkeit, Vollständigkeit, Originalität und Aktualität der Information Gesetzliche Regelungen, die die Betreiber von Webseiten verpflichten, die Inhalte ihrer Seiten zu nachvollziehbar zu dokumentieren, wird meist nicht ernst genommen Abhängigkeit von Browsern und Viewern

Web Content Management System

Webarchivierung Anforderungen an Archivsysteme für Webseiten
Datenbankgestützte, kontrollierte Verwaltung und Zugriffsmöglichkeit auf die gespeicherten Informationen Standardschnittstellen Verwaltung einheitlicher Metadaten Umfangreiche Protokollierungs-, Audit-Trail- und Journalfunktionen Konverter und Rendition-Management Versionierung Berechtigungssysteme und Berechtigungssystematiken Verwaltung von elektronischen Signaturen, Zertifikaten und den zugehörigen Objekten Revisionssicherheit, internes Kontrollsystem Migrationswerkzeuge

Web-Archivierung: Herausforderungen

Web 2.0 verstärkt die Archivierungsproblematik
Hohe Dynamik, keine „festen“ Objekte und Inhalte, die sich einer Archivierung „widersetzen“: Indvidualisierung und Personalisierung Tweeds Blogs und Foren Wikis Multi-Media-Objekte Links Mashups usw. Die Bewertung, was „archivierungspflichtig“ und was „archivierungswürdig“ ist, ist kaum möglich Die unterschiedlichen technischen Formate machen eine einheitliche Strategie nahezu unmöglich

Wertvolle Inhalte sind bereits verloren gegangen.
Web-Archivierung Wertvolle Inhalte sind bereits verloren gegangen. Zukünftige Historiker werden unsere Ära das „dunkle Zeitalter der frühen Informationskultur“ nennen.

Mobile

Apps sind Wiedergeburt des Fat Client in mikroskopischer Form
Die Mobile Revolution Apps sind Wiedergeburt des Fat Client in mikroskopischer Form Hinter dem Begriff Apps verbirgt sich nicht nur bei Apple das Thema Mobilität. Apps erfassen alle Betriebssystemplattformen und werden die neue Form des Anwendungsprogrammes Die Nutzung des Internets über Mobile Devices, Smartphones, Pads und andere mobile Services erzeugt auch Druck für ECM: Nutzeroberflächen verändern sich und Damit auch die Erwartungen der Anwender, wie Software zukünftig bedient werden soll.

Archivierung im Bereich Mobile
Mobile Geräte verfügen über keine eigenen Archivspeicher. Zu archivierende Information muss daher anders abgespeichert werden, in internen Archivsystemen oder in Archiven als Software as a Service Wege, wie Information erfasst, als archivwürdig oder archivpflichtig klassifiziert werden, und dann letztendlich einem Archiv zugänglich gemacht werden, weitgehend ungeklärt Direkte Zugriffe von mobilen Geräten wie Telefonen oder Tablets häufig über spezielle Dienstanbieter abgewickelt, die auf ihren Servern Kommunikation wie auch Dokumente (zumindest zwischen-) speichern. Hier setzt das Geschäftsmodell aller großen Telekommunikations-, Web- und Softwareanbieter an – Google und Apple in der ersten Reihe.

Die Mobile Revolution Auch ECM-Services wie -Archive, elektronische Akten und Workflows können mit Hilfe von Apps genutzt werden. Viele ECM-Anbieter haben daher Apps für iPhone, iPad und vergleichbare Produkte. Die Sinnhaftigkeit der Nutzung von ECM-Apps auf Mobiltelefonen und Pads ist umstritten; lesen und freigeben ja, erstellen und editieren nein.

Mobile Inhalte Inhalte für mobile Geräte werden Zukünftig die Mehrheit aller Informationen und den größten Teil des Netzverkehrs ausmachen. Niemand eine rechte Idee, was von mobilen Inhalten und mobiler Kommunikation unter rechtlichen Gesichtspunkten in ein Records Management und unter Gesichtspunkten des Werts von Information in ein Archiv gehört.

|||Aufbewahrung| Zukunft

Neue Herausforderungen durch Mash-Up, Individualisierung und 3D

Mash-Up

Mash-Up: Probleme für die Archivierung
Die Rekonstruktion der einzelnen Bestandteile eines Mash-Ups ist schwierig für die Archivierung Mash-Ups werden zur Laufzeit erst variabel, individuell und situationsbezogen zusammengebaut – für die Archivierung ist dies oft schwer nachvollziehbar z.B. Kontext kartografische Informationen (Karten, Bilder) mit darauf abgebildeten dynamischen Beschreibungen, Positionsmarken, Links etc.

Mash-Up Klimakarte

Mash-Up: Probleme für die Archivierung
Für die meisten der Anwendungsfälle ist noch keine vernünftige Lösung in Sicht. Nur reduzierte, auf Standard-Format herunter gebrochene Auszüge/Views/Abstraktionen können als Einzelobjekte archiviert werden, was die Archiv-Formatauswahl erschwert. Das Problem ist die Anwendung proprietärer Software und die nichtgegeben Möglichkeit einer Alternative.

3D-Anwendungen sind im Kommen Zukunftsvisionen sind
Web 3D 3D-Anwendungen sind im Kommen Zukunftsvisionen sind 3D-Webshops, 3D-Chats, 3D-Communities, 3D-Browsergames, 3D-Messen, interaktive 3D-Präsentationen, virtuelle 3D-Messe-Besuche - selbst Social Networks/ Social Media in 3D und 3D-Homepages Ob die Verbreitung bis hin zum vernetzten Web 3D geschieht, hängt von technischer Entwicklung und Usability ab

Individualisierung von Websites
Probleme für die Archivierung: Persönliche Sichten von Webseiten erzeugen gleichzeitig verschiedene Versionen der Inhalte PROXY-Server erschweren die Archivierung Formular-Archivierung erschwert Rekonstruktion allgemein schwierig

3D - Architektur

3D: Probleme für die Archivierung
Bei 3D-Filmformaten sind die Tiefenschärfe und die Farbe kein unerhebliches Thema, ebenso wie die unterschiedlichen Tonspuren, die Overlays (Untertitel), die Einsprungadressen und eventuelle Verknüpfungen zu externen Daten. Es ist schwierig sich auf nicht proprietäre und Langzeit - archivierbare 3D-Formate (Bild und Film) zu verständigen, die alle Komponenten, die für die Archivierung notwendig sind berücksichtigen: Farbtabellen, Tonspuren, Overlays Technische Squenzierung Dynamik, Brillianz, Auflösung Digital Rights Management Interaktive Steuerung Metadaten, Viewer Verknüpfungen zu externen Daten eigene Anwendung mit eigener Navigation

||||Ausblick ||||Ausblick| ||||Ausblick|Herausforderungen| ||||Ausblick|Herausforderungen|Große Aufgabe, k(l)eine Budgets| ||||Ausblick|Herausforderungen|Die Rolle des Archivars| ||||Ausblick|Herausforderungen|Die kulturelle und gesellschaftliche Aufgabe|||||

||||Ausblick|Herausforderungen

Herausforderung Beschleunigung!

Rasantes Wachstum Web 3D
Quelle:

Informationsüberflutung
Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen. Die systematische Erschließung der exponentiell wachsenden Information muss strategisch geplant, konsequent umgesetzt und regelmäßig kontrolliert werden.

Explosion der Unternehmensinformationen
Quelle:

Die Herausforderung des Informationswachstums
Es gibt ein exponentielles Informationswachstum und kein ausreichendes “Management” der Informationen. Problemfelder: Unkontrollierte Redundanz Fehlende Einschätzung des Wertes von Information Die wachsende Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und Richtigkeit der Information etc.

Das digitale Universum
IDC;

…von der Richtigkeit und Verfügbarkeit von Information
Abhängigkeit… …von der Richtigkeit und Verfügbarkeit von Information Die Abhängigkeit von elektronischer Information wird unterschätzt. Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von elektronischer Information wächst ständig. Ganze Bereiche unseres öffentlichen Lebens, unserer Wirtschaft und unserer Verwaltung arbeiten nur noch mit elektronischer Information. Ist sie nicht verfügbar, sind wir nicht arbeitsfähig – oder in Zukunft – nicht überlebensfähig. Die Frage nach der Verfügbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit von Information ist längst eine Existenzfrage geworden.

||||Ausblick|Herausforderungen|Große Aufgabe, k(l)eine Budgets

Verzettelung in der öffentlichen Verwaltung (1)
Records Management Denken und Verfahren sind auf dem Stand des vergangenen Jahrtausends (die Potentiale moderner Lösungen werden nicht ausgeschöpft) Die Mittel für einzelne Verwaltungen reichen nicht für durchgängige Lösungen (die meisten Lösungen sind „Einzelschicksale“) Jeder meint er sei anders (und brauche daher eine spezielle für ihn angepasste Lösung) Die Chancen gemeinschaftlicher Lösungen, z.B. in der Cloud, werden nicht genutzt (jeder meint es selbst machen zu müssen) Ohne Reform der Verwaltungen und der Prozesse enden viele Projekte als Elektrifizierung der vorhandenen Ineffizienz

Verzettelung in der öffentlichen Verwaltung (2)
Records Management Geplante Lösungen nehmen häufig auf die Endanwender keine Rücksicht Systeme scheitern an ihrer eigenen eingebauten Komplexität (entscheidend ist heute die Anpassungsfähigkeit) Wirtschaftliche Interessen führen durch Lobby-Gruppen zu unnötigen „Sonderlocken“ Es gibt nicht genügend Vertrauen in Automatisierung (aber Automatisierung ist die einzige Chance den Flaschenhals der manuellen Erschließung zu überwinden) Die Angst vor dem demographischen Wandel ist noch nicht groß genug um ausreichend Willen und Mittel für die notwendigen Systeme zum Wissensmanagement zu mobilisieren

Obama und das Records Management
Die Bedeutung des Records Management steigt, wie z.B. die Initiative und Gesetzgebung Präsident Obamas in den USA zeigt. Diesem Vorbild sollte gefolgt werden.

Ohnmacht in den Archiven (1)
Elektronische Archivierung Ablage-Lösungen zur Aufbewahrung werden nur halbherzig eingeführt und folgen keinen einheitlichen Standards Die Welle der elektronischen Informationen ist bei den meisten Archiven noch gar nicht richtig angekommen. Man beschäftigt sich vielfach immer noch mit Piloten. Kleine Archive können sich den Aufwand für eine professionelle, sichere Langzeitarchivierung weder in der Beschaffung und Befüllung noch in der Pflege und im Betrieb leisten. Konzeptionell ist man noch nicht beim „Universal- Archiv“ Gedanken sondern denkt immer noch in Sparten- und Medientyp-abhängigen Archiven.

Ohnmacht in den Archiven (2)
Elektronische Archivierung Das bisherige Konzept der Einzel-Bewertung von Archivgütern in Bezug auf die Archivierungs-würdigkeit lässt sich mangels geeigneter Kriterien und zu großer Menge nicht mehr bewältigen Archive setzten immer auf Auszüge und die Lücke im Bestand. Die historische Bedeutung der Informations-, Kommunikations- und Publikationsflut selbst erfordert neue archivische Konzepte. Die für Aufbewahrung und Archivierung eingesetzten Mittel sind ein Tropfen auf den heißen Stein und werden der Herausforderung nicht gerecht.

Internationale und europäische Projekte
Internet Archive (open source, Oracle) – am Anschlag, überfordert, konzeptionell nicht mehr den Produkten der Zeit gewachsen Europa Zahllose Förderprojekte, die nach Auslaufen der Förderung den „Heldentod“ sterben. Was wird z.B. aus APENET im Archivbereich? Europeana – eine Ausnahme? Quelle:

Bis August 2013 gefördertes Projekt:
Blogforever Bis August 2013 gefördertes Projekt: EU fördert das Konsortium mit 3,1 Millionen Euro, mit der Eigenbeteiligung der Hochschulen in Thessaloniki, Berlin, London, Glasgow und Warwick kommen 4 Millionen Euro zusammen Bis August 2013 wollen Forscher ein System entwickeln, um Blog-Einträge und Konversationen für die Ewigkeit zu sichern Die Inhalte sollen authentisch und vollständig erhalten bleiben, leicht zu durchsuchen und zu analysieren sein Und was passiert nach August 2013? Quelle:

Konkurrenz bei der Aufbewahrung und Archivierung
Große Anbieter wie Amazon (Glacier, S3), Google (Postini, GDrive) und andere drängen in den kommerziellen „Aufbewahrung“-Sektor vor. Internet-Anbieter machen den traditionellen Informationsangeboten von Archiven, Museen und Bibliotheken zunehmend Konkurrenz.

Verantwortung Niemand würde ein Softwareprodukt kaufen, mit der er nicht auch etwas versenden oder drucken könnte. Wir alle kaufen aber Softwareprodukte, die nicht archivieren können! Wo die Gesellschaft und ihre Institutionen nicht mehr in der Lage sind, Informationen effektiv zu verwalten und zu bewahren, da sollten die Anbieter von Software, die hierfür keine Lösung in ihre Betriebssysteme, Speichersysteme, Anwendungen und andere Standardsoftware eingebaut haben, verdonnert werden, nunmehr einige Milliarden für eine weltweit und dauerhaft angelegte elektronische Archivierung zu investieren.

Und wer denkt an den Privatmann?
Auch Zuhause ist der Bestand an Dokumenten, Bildern, Videos, Musik und Medien so gewachsen, dass man auch hier professionelle Lösungen für das Informations- und Archivmanagement brauchen würde.

Devise Aber Records Management, Aufbewahrung und Archivierung sind immer noch Themen, die mental als unbedeutend, akademisch und in den Keller gehörig herabgewürdigt werden. Die Devise könnte/müsste lauten: „Archivare, Bibliothekare und Records Manager, raus aus den Kellern, zur Freiheit, ans Licht“ Archivare und Records Manager müssen für ihre (unsere!) Sache so werben wie dies Umweltaktivisten, Tierschützer und andere soziale Bewegungen tun.

||||Ausblick|Herausforderungen|Die Rolle des Archivars

Wer braucht NOCH Archivare und Records Manager?
Records Management und Archivierung gelten als „staubige“ Berufsbilder. Die Bedeutung der Berufe wird unterschätzt. Information muss gepflegt werden um nutzbar zu sein. Die bestehenden Berufsbilder sind den zukünftigen Anforderungen als „Information Manager“ häufig nicht gewachsen. Einige Provokationen:

Einige Provokationen Archivare
lieben Metadaten. Sie sind komplexe Dateneingabeformulare gewohnt. 2.0 User hassen komplexe Dateneingabeformulare! Sie vertrauen der automatischen Kategorisierung.

Einige Provokationen Archivare sind ausgezeichnet in der strukturierten Suche. Sie sind es gewohnt umfangreiche Suchformulare mit vielen Feldern zu verwenden. 2.0 User hassen komplexe Suchformulare! Sie lieben “single field search” á la Google, die alles irgendwo findet.

Sie kümmern sich nicht darum, wo sie ihren Kram ablegen.
Einige Provokationen Archivare kennen die Relevanz eines Informationskontextes. Sie sind es gewohnt, stundenlang geordnete Strukturen zu entwickeln und die Objekte zuzuordnen. 2.0 User sind faul! Sie kümmern sich nicht darum, wo sie ihren Kram ablegen.

Sind sie von der Software genervt, geben sie die Suche einfach auf.
Einige Provokationen Archivare wissen genau, wie sie durch hierarchische Bäume und Ordner-Unterordner-Band-Register-Strukturen navigieren. Es macht ihnen einfach Spaß. 2.0 User verlieren die Geduld, wenn das Interface nicht wie eine Medienbibliothek oder YouTube funktioniert. Sind sie von der Software genervt, geben sie die Suche einfach auf.

Einige Provokationen Archivare sind sich der Relevanz der Bewertung und Aussonderung von Information bewusst. Sie arbeiten bis spät in die Nacht, um ihre Ablagen in Ordnung zu halten. 2.0 User wissen, dass eine TeraByte Hard Disk im Kaufhaus nur 100 € kostet. Sie glauben, dass es immer genügend Platz für Alles und Jedes da sein wird.

Einige Provokationen Archivare sind Spezialisten im Ermitteln des Werts von Records. Sie arbeiten eifrig daran, Informationen ständig zugänglich und langfristig verfügbar zu halten. 2.0 User haben keine Ahnung, was ein Record ist oder wer für die sichere Verwahrung verantwortlich ist. Jeder bekommt Kopien von Allem, also wird sich schon irgendjemand um die Aufbewahrung kümmern.

Einige Provokationen Archivare lieben ihre Aktenpläne, Thesaurus, Taxonomien, Ontologien und Klassifikationsschema. Sie werden sieben oder mehr Hierarchieebenen durchforsten, um den richtigen Ort für eine kleine Notiz zu finden. 2.0 User glauben an Folksonomy. Wenn genügend Anwender den selben “Tag” verwenden, kann es nicht falsch sein.

Einige Provokationen Archivare sind darauf eingestellt, jede einzelne Funktion ihrer Records-Management-Software zu erlernen. Mit intensiven Training kann jede Art von Software-Interface in ein brauchbares Werkzeug verwandelt werden. 2.0 User lieben ihren iPod! Wenn das Benutzer-Interface nicht „sexy“ genug ist und nicht so funktioniert wie Facebook, dann machen sie die Anwendung einfach dicht.

Einige Provokationen 2.0 Users, die „Digital Natives“ leben in einer virtuellen Welt und haben ihre Objekte in der „Cloud“. …und die Systeme sind nicht länger in ihren „Silicon cages“ gefangen. Mit RFID, Robotik, Kameras und Sensoren dringen sie in die reale Welt vor und sie übernehmen. Archivare wissen auswendig, wo sich jedes Objekt befindet. Sie haben die Kontrolle über alles, sowohl im elektronischen Bereich als auch in der Welt der Papierdokumente.

Digital Natives – eine falsche Hoffnung?
Viele glauben dass die heranwachsende Generation, die mit Web 2.0, Mobile & Konsole aufgewachsen ist, besser mit der elektronischen virtuellen Welt zurechtkommen wird. Dies ist ein Trugschluss! Vielfach geht es beim Digital Native nur um die Bedienung intuitiver Oberflächen – ein oberflächliches Wischen ohne Kenntnis der darunterliegenden Technologien und Informationsstrukturen. Der Bedarf an Information Professionals wächst und wird durch die Lehre nicht befriedigt. Quelle: Ulrich Kampffmeyer

||||Ausblick|Herausforderungen|Die kulturelle und gesellschaftliche Aufgabe

Ubiquitous Computing „Rechenleistungsallgegenwart“ Allgegenwärtigkeit der rechnergestützten Informationsverarbeitung … alles und überall wird von Software gesteuert und ausgewertet Für jede Person viele Computer eingebettet, die in der Umgebung vernetzt arbeiten und ein „Netz der Dinge“ bilden Computer im Sinne des Ubiquitous Computing kommunizieren meist über ein mobiles Ad-hoc-Netz und können auf diese Weise auch ein verteiltes System bilden Miniaturisierung und Telekommunikation treiben Ubiquitous Computing voran

Ubiquitous Computing Jenseits von PC, Notebook, Telefon und Tablett … Der persönliche Computer als Gerät wird verschwinden und durch „intelligente Gegenstände“ ersetzt werden. Die immer kleineren Computer arbeiten ohne „abzulenken“ oder überhaupt „aufzufallen“ Statt selbst Gegenstand der menschlichen Aufmerksamkeit zu sein, soll das „Internet der Dinge“ den Menschen bei seinen Tätigkeiten unmerklich unterstützen. Es beinhaltet aber auch das Risiko der totalen Kontrolle und mehr noch der unkontrollierten Beeinflussung

Unsichtbarkeit an der Oberfläche, alles geht in den Untergrund
“In the future, content management will become like air, invisible to users. The content will be automatically managed. We won't have to spend any thoughts on how to manage our content. We won't have to care about different formats or types of content, where the content is stored, or what version of it that is the correct one. Instead we will be able to concentrate entirely on how to communicate effectively.” Quelle: Oscar Berg, 2011

Unsichtbarkeit an der Oberfläche, alles geht in den Untergrund
“Library services such as version control and checkout/checkin are happening behind the scenes.“ “Cloud-based storage and automatic synchronization services enables seamless working across any device.” “Nothing is deleted. Ever.“ Quelle: Oscar Berg, 2011

Ubiquitous Computing Wir haben keine Archivierungsstrategien für Distributed Ubiquitous Computing.

…für die Informationsgesellschaft
Herausforderungen… …für die Informationsgesellschaft Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft? Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch und Computer. „Die Informationsexplosion wird unser Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und unsere geistigen Fähigkeiten verändern, unser Gehirn physisch verändern, vergleichbar nur den Muskel- und Körperveränderungen der Menschen im Zeitalter der industriellen Revolution. Kein Mensch kann sich diesem Wandel entziehen. Aber das sind nur Vorbereitungen auf einen ungleich größeren Wandel.“ ( Quelle: Frank Schirrmacher, , SpiegelOnline;

Konsequenzen von „Always online“
Was ist mit der Einstellung zur Privatsphäre ? Haben wir bald keine Bedenken mehr unsere Gedanken, Vorlieben und Fotos der ganzen Welt zu offenbaren? Wie steht es um die Sicherheit vertraulicher Firmeninformationen im Zeitalter von „Social“? Was davon ist archivierungspflichtig oder zumindest archivierungswürdig? Dank real-time Updates von Facebook oder Twitter können wir prüfen, was derjenige, den wir anrufen gerade tut. Wir wissen eher, was die Ex-Freundin wo zu Mittag isst, als was in unserem Unternehmen passiert!

Was ist das Selbstverständnis des Arbeiters im Büro der Zukunft? Nur noch Monitoring und vielleicht Kontrolle von automatisch ablaufenden Prozessen? Wird die echte Interaktion zur Ausnahme, übernehmen allgegenwärtiges Verfolgen, Multimedia, Video, Sprachsteuerung und Spracherkennung die Herrschaft über uns? Moderne Kommunikation verändert unser Verhalten! Verändert es auch unsere Gene?

Wir haben keine Archivierungsstrategien für die wachsende Menge individueller und unstrukturierter Nachrichten und Beiträge in verteilten Umgebungen – geschweige denn Konzepte zur Handhabung der Menge von Informationen unter traditionellen archivischen Gesichtspunkten.

Gesellschaftliche Herausforderung
Die Informationsgesellschaft wird von Software getragen, gesteuert und manipuliert. Informationsverfügbarkeit verändert soziale Schichtung. Die Beschleunigung beeinflusst und beeinträchtigt uns zunehmend. Ein neuer Mensch – oder ein neues Menschenbild? – steht am Horizont: „Homo socialus electronicus“

Ist dies alles nur ein Problem unserer Generation?
Hoffnung Ist dies alles nur ein Problem unserer Generation? © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr- Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002 © PROJECT CONSULT 2002

Ulrich Kampffmeyer E-Mail: info@PROJECT-CONSULT.com
Danke! Ulrich Kampffmeyer Präsentation, weitere Informationen... Download Handout: Download Show: Die Nutzung der Präsentation und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gestattet

VSA Jahresversammlung 2012

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