Schulung für Microsoft® Office SharePoint® Services 2007

Präsentation zum Thema: "Schulung für Microsoft® Office SharePoint® Services 2007"—  Präsentation transkript:

1 Schulung für Microsoft® Office SharePoint® Services 2007
[Ihr Firmenname] stellt vor: Schulung für Microsoft® Office SharePoint® Services 2007 Vorbemerkung Die Kursteilnehmer sollten in der Lage sein, Dateien in einer SharePoint-Bibliothek hinzuzufügen, darin enthaltene Dateien zu bearbeiten oder Dateien aus der Bibliothek auszuchecken. Andernfalls sollten sie an den Onlineschulungspräsentationen mit dem Titel "SharePoint-Dokumentbibliotheken I: Einführung in das Freigeben von Dateien" und "SharePoint-Dokumentbibliotheken II: Alles Wissenswerte zum Auschecken" teilnehmen. [Hinweise für den Kursleiter: Ausführliche Anweisungen zum Anpassen dieser Vorlage finden Sie auf der letzten Folie. In den Notizenfeldern einiger Folien befinden sich zusätzliche Lektionstexte. Adobe Flash-Animationen: Diese Vorlage enthält Flash-Animationen, die in PowerPoint 2000 und höher wiedergegeben werden. Wenn Sie die Vorlage jedoch in PowerPoint 2007 speichern möchten, dann speichern Sie sie in dem früheren PowerPoint-Dateiformat: PowerPoint  Präsentation (*.ppt) oder PowerPoint  Vorlage (*.pot). (Die Dateitypen werden im Dialogfeld Speichern unter neben Dateityp angezeigt.) Warnung: Wenn Sie die Vorlage in einem PowerPoint 2007-Dateiformat wie PowerPoint-Präsentation (*.pptx) oder PowerPoint-Vorlage (*.potx) speichern, bleiben die Animationen in der gespeicherten Datei nicht erhalten. Außerdem: Da diese Präsentation Flash-Animationen enthält, kann beim Speichern der Vorlage eine Warnmeldung bezüglich persönlicher Informationen angezeigt werden. Sofern Sie keine Informationen zu den Eigenschaften der Flash-Datei hinzufügen, gilt diese Warnung jedoch nicht für diese Präsentation. Klicken Sie in der Meldung auf OK]. Workflows I: Grundlagen

2 Workflows I: Grundlagen
Inhalt der Schulung Übersicht Lektion: Grundlagen von Workflows Am Ende der Lektion stehen ein paar Fragen zur Überprüfung des Verständnisses der Unterlagen. Workflows I: Grundlagen

3 Workflows I: Grundlagen
Übersicht Wird in Ihrer Organisation eine Microsoft Office SharePoint Server 2007-Website verwendet? Nutzen Sie auf dieser Website Dokumentbibliotheken zum Freigeben von Dateien? In diesem Fall sollten Sie lernen, wie Workflows oder automatisierte Prozesse eingesetzt werden, die Dokumente zu verschiedenen Arten von Überprüfungen weiterleiten. In diesem Kurs erhalten Sie eine Einführung in die Grundlagen. Workflows I: Grundlagen

4 Workflows I: Grundlagen
Lernziele für den Kurs Lernen Sie die wertvollen Vorteile kennen, die ein Workflow Ihnen und Ihren Kollegen bieten kann. Beginnen Sie mit den Grundlagen von Workflows. Lernen Sie, wie Sie einen Workflow starten, wie andere Personen an einem Workflow teilnehmen usw. Starten Sie den Genehmigungsworkflow, bei dem Sie anderen Personen eine Datei zur Genehmigung weiterleiten können. Workflows I: Grundlagen

5 Grundlagen von Workflows
Lektion Grundlagen von Workflows

6 Workflows I: Grundlagen
Was ist ein Workflow? Im Kontext einer SharePoint- Dokumentbibliothek ist ein Workflow ein automatisierter Prozess, der Benutzer bei der Überprüfung einer Datei unterstützt. Sie möchten eine Datei überprüfen lassen und starten daher den Workflow. Anschließend warten Sie einfach ab, während die betreffenden Personen automatisch darüber informiert werden, dass die Datei überprüft werden muss. Falls sie dies vergessen, wird ihnen eine weitere zugesandt. Nachdem alle beteiligten Personen ihre Arbeit an der Datei beendet haben, wird der Workflow auf einer Webseite zusammengefasst. Dies dient als Beleg dafür, welche Personen an dem Vorgang beteiligt waren. Was genau tun Personen, wenn Sie die Datei überprüfen? Das kommt darauf an, welchen Workflow Sie auswählen. Dies wird als nächstes behandelt. Workflows I: Grundlagen

7 Workflows I: Grundlagen
Die drei Workflows Wenn Sie eine Date in einer Dokumentbibliothek auf einer SharePoint Server 2007-Website speichern, stehen Ihnen drei Workflows zur Verfügung. Genehmigungsworkflow – Alle Personen werden um Genehmigung einer Dateigebeten. Workflow zum Sammeln von Feedback – Es wird Feedback gesammelt. Workflow für das Sammeln von Signaturen – Es werden digitale Signaturen gesammelt. Beispiele für die Verwendung der einzelnen Workflowtypen: Genehmigungsworkflow. Es empfiehlt sich, diesen Workflow auszuführen, bevor Sie eine Präsentation abhalten, damit einflussreiche Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen die Präsentation genehmigen können. Workflow Feedback sammeln. Wenn Sie eine neue Firmenrichtlinie erstellen, möchten Sie möglicherweise Feedback von Mitarbeitern aus mehreren Abteilungen einholen. Anschließend können Sie das Feedback der Mitarbeiter in eine endgültige Version der Richtlinie integrieren, bevor diese offiziell angewendet wird. Workflow Signaturen sammeln Diesen Workflow können Sie verwenden, wenn Sie zum Beispiel eine Unterschrift auf einer Spesenaufstellung oder einer Leistungsbeurteilung benötigen. Workflows I: Grundlagen

8 Der Genehmigungsworkflow
Der einfachste der drei Workflows ist der Genehmigungsworkflow. Wie funktioniert dieser Workflow? Wenn Sie den Workflow aus einer Datei in einer Dokumentbibliothek starten, geschehen verschiedene Dinge. Eine spezielle -Nachricht wird an die erste genehmigende Person gesendet. Auf Ihrer SharePoint-Website wird diese -Nachricht als "Aufgabe" bezeichnet, da sie einer Aufgabe für eine Person im Workflow entspricht. Durch die "Aufgabe" wird die Person zur Genehmigung der Datei aufgefordert. Dies geschieht durch Klicken auf die Schaltfläche Genehmigen. In diesem Kurs wird nur der Genehmigungsworkflow behandelt, da lediglich die Grundlagen erarbeitet werden sollen. Weitere Informationen zur Schaltfläche Genehmigen finden Sie auf den folgenden Folien. Workflows I: Grundlagen

9 Der Genehmigungsworkflow
Der einfachste der drei Workflows ist der Genehmigungsworkflow. Wie funktioniert dieser Workflow? Wenn Sie den Workflow aus einer Datei in einer Dokumentbibliothek starten, geschehen verschiedene Dinge. Anschließend erhält die nächste Person eine Aufgabe. Sie klickt dann ebenfalls auf die Schaltfläche Genehmigen. Nun wird eine Aufgabe an die letzte Person gesendet. Nachdem diese Person auf die Schaltfläche Genehmigen geklickt hat, ist der Workflow abgeschlossen. Workflows I: Grundlagen

10 Der Genehmigungsworkflow
Im Wesentlichen soll vermittelt werden, dass jede Aufgabe an jede genehmigende Person einzeln gesendet wird, und zwar in einer von Ihnen zuvor festgelegten Reihenfolge. Falls eine Person versäumt, die Datei zu genehmigen, kann dies dazu führen, dass die nächste Person ihre Aufgabe nicht erhält. Sie können jedoch ein Fälligkeitsdatum festlegen, sodass durch den Workflow eine Erinnerungsnachricht gesendet wird. Diese Einzelheiten werden auf der nächsten Folie veranschaulicht. Workflows I: Grundlagen

11 Die Seite "Workflowstatus"
Nachdem der Workflow abgeschlossen ist, werden auf der hier dargestellten Seite Workflowstatus die im Rahmen des Workflows durchgeführten Aktivitäten zusammengefasst. Angezeigt werden jede Aufgabe, ihr Status und das Ergebnis. Als Initiator des Workflows erhalten Sie diese Informationen nach Abschluss des Workflows auch in einer praktischen -Nachricht. Workflows I: Grundlagen

12 Die Seite "Workflowstatus"
Die Seite "Workflowstatus" stellt einen der wesentlichen Vorteile der Nutzung eines Workflows dar. Warum? Wenn Benutzer später nicht sicher sind, ob die Datei genehmigt wurde, erhalten sie auf dieser Seite eine Antwort. Hinweis: Die Seite "Workflowstatus" gibt es auch in den Workflows "Feedback sammeln" und "Signaturen sammeln". Workflows I: Grundlagen

13 So sieht ein Workflow aus
Wie also bringen Sie einen Workflow in Gang, und wie bearbeiten die Mitarbeiter ihre Aufgaben? Animation: Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und klicken Sie dann auf Wiedergabe. Hinweis: Diese Animation zeigt die Vorgehensweise für PowerPoint 2007, wobei diese in Word 2007 und Excel 2007 identisch ist. [Hinweis für den Kursleiter: Wenn Sie die Animation beim Anzeigen der Bildschirmpräsentation wiedergeben möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Animation, und klicken Sie dann auf Wiedergabe. Nachdem Sie die Datei einmal wiedergegeben haben, müssen Sie möglicherweise (nach dem Klicken Sie mit der rechten Maustaste) erst auf Zurückspulen und dann auf Wiedergabe klicken. Wenn Sie auf die Folie klicken, um Text einzugeben oder zur nächsten Folie zu wechseln, aber nichts geschieht, klicken Sie neben die Animation. In einigen Fällen müssen Sie zweimal klicken. Beachten Sie die Hinweise für die letzte Folie in dieser Präsentation zum Wiedergeben einer Adobe Flash-Animation, wenn beim Anzeigen der Animation Probleme auftreten. Sollten die Probleme beim Anzeigen der Animation weiterhin bestehen, handelt es sich bei der Folie, die dieser folgt, um eine doppelte Folie mit statischem Inhalt. Löschen Sie vor dem Wiedergeben der Präsentation entweder die aktuelle oder die nächste Folie.] Die Animation zeigt, wie Ellen, die eine Präsentation für ein Firmenmeeting mit ein paar wichtigen Ankündigungen erstellt hat, die Präsentation vor Fertigstellung mithilfe des Genehmigungsworkflows an drei wichtige Kollegen weiterleitet. Workflows I: Grundlagen

14 So sieht ein Workflow aus
Wie also bringen Sie einen Workflow in Gang, und wie bearbeiten die Mitarbeiter ihre Aufgaben? In diesem Beispiel hat jemand eine Präsentation für ein Firmenmeeting erstellt, die einige wichtige Ankündigungen enthält. Bevor sie die Präsentation fertig stellt, leitet die Mitarbeiterin die Präsentation mithilfe des Genehmigungsworkflows an drei wichtige Kollegen weiter. Zum Starten des Workflows klickt sie auf den Genehmigungslink, wie in der Abbildung dargestellt. Anschließend gibt sie die -Adressen der Empfänger an, gibt einen Einleitungstext ein, legt einen Endtermin fest und klickt dann auf Start. Die erste Person erhält daraufhin eine -Nachricht, klickt auf den Link und überprüft dann die Datei. Nachdem alle drei Bearbeiter auf diese Weise vorgegangen sind, wird in der Dokumentbibliothek in der Spalte Genehmigung der Status Genehmigt angezeigt. Auf der Seite "Workflowstatus" wird angezeigt, dass drei Aufgaben abgeschlossen wurden. [Hinweis für den Kursleiter: Diese Folie ist mit der vorherigen Folie identisch, mit der Ausnahme, dass sie statischen Inhalt anstelle einer Animation enthält. Verwenden Sie diese Folie, wenn beim Anzeigen der Animation Probleme auftreten. Löschen Sie vor dem Wiedergeben der Präsentation entweder die aktuelle oder die vorherige Folie.] Workflows I: Grundlagen

15 Workflows I: Grundlagen
Kommentare Bevor sie auf Genehmigen klicken, können Benutzer kurze Kommentare zu der Datei eingeben. Sie werden unten auf der Seite Workflowstatus im Abschnitt Workflowverlauf angezeigt. Workflows I: Grundlagen

16 Workflows I: Grundlagen
Ablehnung Ein Workflow beinhaltet eine Schaltfläche zum Ablehnen einer Datei. In dieser Abbildung hat Robert die Datei abgelehnt, da er der Meinung ist, dass die Folie 2 Fehler aufweist. Zu beachten ist unbedingt, dass die Aufgabe von Robert immer nochals Abgeschlossen betrachtet wird, obwohl er sie abgelehnt hat. Falls jemand die Datei ablehnt, müssen Sie die Datei korrigieren und dann den Workflow erneut starten, damit Sie eine Genehmigung erhalten, sofern eine einstimmige Genehmigung erforderlich ist. Workflows I: Grundlagen

17 Nachrichten des Initiators
Sie wissen nun, wie ein Workflow beginnt und wie Mitarbeiter Aufgaben mithilfe von - Nachrichten durchführen. Wenn Sie einen Workflow einleiten, erhalten Sie ebenfalls zwei besondere - Nachrichten. Sie erhalten eine Nachricht, in der Ihnen mitgeteilt wird, wann ein Workflow begonnen hat. Nachdem alle Mitarbeiter ihre Aufgaben durchgeführt haben, erhalten Sie eine abschließende Nachricht, in der Ihnen mitgeteilt wird, dass der Workflow abgeschlossen wurde. Diese Nachricht enthält auch die Namen der Personen, die die Datei genehmigt oder abgelehnt haben. Workflows I: Grundlagen

18 Nachrichten des Initiators
In jeder dieser Nachrichten befindet sich unten ein Hyperlink, auf den Sie klicken müssen, um zu der Seite "Workflowstatus" zu gelangen. Dieser Hyperlink ist schon bei Erhalt der ersten Nachricht hilfreich, da Sie hiermit überprüfen können, welche Mitarbeiter ihre Aufgaben bereits abgeschlossen haben und welche nicht. Wenn Sie später in der letzten Nachricht auf den Hyperlink klicken, können Sie ganz einfach auf die Seite "Workflowstatus" zugreifen, falls Zweifel bestehen, ob eine Datei genehmigt wurde oder nicht. Workflows I: Grundlagen

19 Abbrechen eines Workflows
Wie gehen Sie vor, wenn Sie einen Workflow abbrechen müssen? Rufen Sie die Seite Workflowstatus auf, und klicken Sie auf Diesen Workflow abbrechen. Hiermit wird der Workflow beendet, und es wird eine Benachrichtigung erstellt, dass der Workflow abgebrochen wurde. Die Aufgaben verbleiben auf der Statusseite, unabhängig davon, ob sie abgeschlossen wurden oder nicht. So können sie bei Bedarf von Ihnen aufgezeichnet werden. Warum soll der Workflow abgebrochen werden? Möglicherweise war die Datei noch nicht ganz so vollständig, wie Sie dachten. Workflows I: Grundlagen

20 Workflows I: Grundlagen
Voraussetzungen Die hier dargestellte Schaltfläche Diese Aufgabe bearbeiten eignet sich hervorragend, um eine Workflowaufgabe abzuschließen. Wird den in den Workflow eingebundenen Personen diese Schaltfläche in Word 2007, Excel 2007 oder PowerPoint 2007 nicht angezeigt, haben sie möglicherweise die Statusleiste deaktiviert. Die Statusleiste kann über die Registerkarte Ansicht jederzeit wieder aktiviert werden. Falls die Schaltfläche immer noch nicht verfügbar ist, können die Mitarbeiter die Aufgabe in ihrem Webbrowser auf der SharePoint-Website selbst abschließen. Nähere Informationen zur Vorgehensweise finden Sie auf der Kurzübersichtskarte am Ende dieses Kurses. Workflows I: Grundlagen

21 Workflows I: Grundlagen
Voraussetzungen Warum ist die Schaltfläche Diese Aufgabe bearbeiten nicht vorhanden? Diese Schaltfläche ist nur vorhanden, wenn eine der folgenden Suiten erworben wurde: Die Schaltfläche ist ebenfalls in den Einzelplatzversionen von Word 2007, Excel 2007 und PowerPoint 2007 enthalten. In anderen Office-Suiten wie Microsoft Office Standard 2007 ist sie jedoch nicht enthalten. Microsoft Office Professional Plus 2007 Microsoft Office Enterprise 2007 Microsoft Office Ultimate 2007 Workflows I: Grundlagen

22 Workflows I: Grundlagen
Voraussetzungen Darüber hinaus sollten Sie wissen, dass die in diesem Kurs behandelten Workflows nur dann verfügbar sind, wenn Sie eine Datei in einer Dokumentbibliothek auf einer SharePoint Server Website speichern können. Woher wissen Sie, ob Sie über SharePoint Server 2007 verfügen? Dies ist eine häufig gestellte Frage. Versuchen Sie, den in diesem Kurs erläuterten Genehmigungsworkflow zu starten. Falls Ihnen die Option zum Starten des Workflows angezeigt wird, können Sie beginnen. Falls Ihnen die Option zum Starten des Workflows angezeigt wird, können Sie beginnen. Ist die Option nicht vorhanden, bitten Sie die für den Server verantwortliche Person oder die IT-Abteilung, Ihnen mitzuteilen, wie Sie Zugriff auf Workflows wie diesen erhalten. Workflows I: Grundlagen

23 Workflows I: Grundlagen
Testfrage 1 Was geschieht üblicherweise, wenn Sie einen Workflow in einer Dokumentbibliothek verwenden? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Die Dateien werden zur Überprüfung an jede Person im Unternehmen gesendet. Der Überprüfungsvorgang für eine Datei wird automatisiert, indem ein Hyperlink in eine -Nachricht eingefügt wird. Die Mitarbeiter werden von einer Bibliothek zur nächsten geleitet, sodass sie eine Datei überprüfen können. Sie erhalten Unterstützung beim Versand von Dateien zur Überprüfung, ohne dass hierfür s eingesetzt werden. Workflows I: Grundlagen

24 Workflows I: Grundlagen
Testfrage 1: Antwort Der Überprüfungsvorgang für eine Datei wird automatisiert, indem ein Hyperlink in eine -Nachricht eingefügt wird. Ein IT-Spezialist kann auch Workflows für andere Vorgänge einrichten. Standardmäßig helfen die Workflows in einer Dokumentbibliothek jedoch dabei, Dateien zur Überprüfung zu versenden. Workflows I: Grundlagen

25 Workflows I: Grundlagen
Testfrage 2 Wie wird einer Person eine ihr zugewiesene Workflowaufgabe angezeigt? (Wählen Sie eine Antwort aus.) In Form einer Haftnotiz, die Anweisungen zur Vorgehensweise enthält. In Form einer -Nachricht, die Anweisungen enthält. Als kleines Klemmbrett mit einem Häkchen neben der Aufgabe. Neben dem Dokument in einer speziellen Spalte. Workflows I: Grundlagen

26 Workflows I: Grundlagen
Testfrage 2: Antwort In Form einer -Nachricht, die Anweisungen enthält. Workflows I: Grundlagen

27 Workflows I: Grundlagen
Testfrage 3 Wo wird ein Nachweis darüber angezeigt, welche Personen ihre Workflowaufgaben abgeschlossen haben? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Im Dokument selbst. In einer Spalte neben der Datei in der Bibliothek. Auf der Seite Workflow-Berichtsarchiv. Auf der Seite Workflowstatus. Workflows I: Grundlagen

28 Workflows I: Grundlagen
Testfrage 3: Antwort Auf der Seite 'Workflowstatus'. Dies können Sie als offiziellen Nachweis über die beteiligten Personen nutzen. Beachten Sie, dass der Initiator des Workflows eine - Nachricht erhält, die einen Hyperlink zu der Statusseite enthält. Workflows I: Grundlagen

29 Workflows I: Grundlagen
Kurzübersichtskarte Eine Übersicht der in diesem Kurs bearbeiteten Aufgaben finden Sie auf der Kurzübersichtskarte. Workflows I: Grundlagen