Ursprungszeugnisse online Ursprungszeugnisse und Bescheinigungen jetzt schnell, bequem und effizient..... einfach online ! Ein Service der IHK (Stand Mai.

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1 Ursprungszeugnisse online Ursprungszeugnisse und Bescheinigungen jetzt schnell, bequem und effizient..... einfach online ! Ein Service der IHK (Stand Mai 2014)

2 Ursprungszeugnisse online Überblick Vorstellung der Anwendung mit und ohne Digitaler Signatur Antragstellung und Voraussetzungen zur Einführung im Unternehmen Technische Anforderungen Startpaket Kosten der Einführung und des Verfahrens Handlungsempfehlungen/Statistik Kurze Hinweise zur Digitalen Signatur und den weiteren Anwendungsmöglichkeiten

3 Ursprungszeugnisse online Beantragung und Ausstellung von Ursprungszeugnissen/Bescheinigungen Bisher: Ursprungszeugnisse/Bescheinigungen werden von den Unternehmensmitarbeiter/innen maschinell oder unter Einsatz der EDV erstellt und der IHK persönlich oder per Post/Boten zur Bestätigung eingereicht. Neu: Die elektronische Beantragung der Dokumente erfolgt von den Unternehmen über das Internet mit Digitaler Signatur, d.h. - der UZ-Antrag/Bescheinigungsantrag wird auf einer vorbereiteten Web-Seite manuell oder automatisch ausgefüllt. - Nach Fertigstellung digital durch Eingabe der sog. PIN-Nummer signiert und an die zuständige IHK per Mausklick abgeschickt und von der IHK anschl. wieder zurück zum Unternehmen. Zukunft: Im Endstadium ist der elektronische Austausch der Dokumente mit ausländischen Behörden vorgesehen.

4 Ursprungszeugnisse online Was ist die „Digitale Signatur“? Der elektronische Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen steigt an. Problem: Manipulationsmöglichkeit des Dokumentes auf dem Weg vom Absender zum Empfänger Lösung: Schaffung eines Instruments zum Schutz gegen Manipulation Durch die Digitale Signatur werden der Nachrichteninhalt und die Identität des Autors zu einer unauflöslichen Einheit! Kunden- und Auftragsdaten gelangen so sicher zur IHK und zurück zum Unternehmen!

5 Ursprungszeugnisse online Verfahren bei der Antragstellung 1. Schritt: Die/Der Unternehmensmitarbeiter/in ruft die Internet-Website http://signatur.ihk.de (euz.ihk.de) auf und klickt das Feld „Ursprungszeugnis“ an.

6 Ursprungszeugnisse online 2. Schritt Die Identität und der Berechtigungszugriff werden anhand der Signaturkarte und des PIN-Codes überprüft. So können Kartenfälschungen und Kartensperrungen (z.B. nach Diebstählen oder Kündigungen) erkannt werden.

7 Ursprungszeugnisse online 3. Schritt: Die Auswahlmaske Ursprungszeugnisse/Bescheinigung erscheint auf dem Bildschirm. Zur Beantragung ein neues Ursprungszeugnisses und/oder einer Bescheinigung wird das Formular am Rechner ausgefüllt oder die Daten werden aus einer Vorlage importiert. Auswahlmaske Ursprungszeugnis/Bescheinigung Beantragung eines neuen UZ bzw. einer Bescheinigung Serienbearbeitung von Ursprungszeugnissen

8 Ursprungszeugnisse online UZ-Bearbeitungsmaske (oberer Teil) - Die Oberfläche ist dem Papiervordruck nachgebildet - Eintragung der Angaben wie immer zu: Absender, Empfänger, Ursprungsland, Beförderungsart, Warenbeschreibung, Menge,. Registrierungs- nummer wird vom System automatisch vergeben

9 Ursprungszeugnisse online UZ-Bearbeitungsmaske (mittlerer Teil) Angabe zum Herstellungsort Eingabefeld für den Text auf der Rückseite des UZ (z.B. Herstellererklärung oder positive Ursprungserklärung) Anzahl der Durchschriften (gelbe Kopien)

10 Ursprungszeugnisse online UZ-Bearbeitungsmaske (unterer Teil) Dem UZ können Anhänge in Dateiform beigefügt werden (z. B. Word-, Excel- oder PDF-Dokumente). Dies können sein: - Ursprungs-Vornachweise (z.B. Ursprungs- zeugnisse, Lieferanten- oder Hersteller- erklärungen) und/oder - Warenlisten und/oder - Dokumente (Handelsrechnungen, Zertifikate,...), die von der IHK zusätzlich zum UZ bescheinigt werden sollen. Absendung des Antrages zur IHK (anstelle der Unterschrift erfolgt eine Digitale Signatur)

11 Ursprungszeugnisse online 4. Schritt: Der ausgefüllte Antrag für das Ursprungszeugnis/die Bescheinigung wird elektronisch signiert und an die IHK gesendet. Während und nach dem Bearbeitungsprozesses kann die/der Antragsteller/in Anmerkungen der IHK-Sachbearbeiter/in einsehen und auf diese direkt reagieren (z. B. wenn Änderungen/Ergänzungen nötig sind). Der Probebetrieb mit Testanträgen ist zum „Einstieg“ möglich.

12 Ursprungszeugnisse online UZ ONLINE – Stufe 1 Bei Bewilligung wird das Ursprungszeugnis in der IHK ausgedruckt und dem Unternehmen zugesandt bzw. dem Fahrer/Boten übergeben (One-Way-Lösung – Ausnahme bei der IHK zu Essen). und/oder UZ ONLINE – Stufe 2 Die IHK gestattet vertrauenswürdigen Unternehmen den Ausdruck im Unternehmen (Standard bei IHK zu Essen).

13 Ursprungszeugnisse online Wenn Ursprungszeugnisse direkt im Unternehmen ausgedruckt (Stufe 2) werden, muss die IHK eine „Freischaltung“ vornehmen. D. h. von der IHK bewilligte Anträge können sofort nach der IHK-Prüfung im Unternehmen ausgedruckt werden. Dazu werden ggfs. von der IHK vorbehandelte Dokumente benötigt, die bereits IHK-Siegel, Beglaubigungstexte und Unterschriften beinhalten. Darüber hat die/der Ursprungsbeauftragte bzw. sein/e Vertreter/in eine gewissenhafte Auflistung zu führen.

14 Ursprungszeugnisse online Das Zulassungsverfahren für die Stufe 2 : Bevollmächtigung der/des Ursprungsbeauftragten (UB) durch die Unternehmensleitung Übergabe der vorbehandelten Dokumente an die/den UB oder seinen Vertreter/in Abgleich der vorbehandelten Dokumente zwischen UB bzw. UB-Vertreter/in und der IHK

15 Ursprungszeugnisse online Voraussetzungen für die/den Ursprungsbeauftragte/n (UB) Sie/Er wird von der Unternehmensleitung vorgeschlagen und von der IHK speziell bevollmächtigt. Fachkenntnis ist erforderlich. Stellung im Betrieb - muss Anweisungen der IHK durchsetzen können - handelt als Beauftragte/r der IHK Firmeninterne Vertretungsregelung ist sinnvoll.

16 Ursprungszeugnisse online Ausgabe/Rückgabe der vorbehandelten Dokumente grundsätzlich nur an die/den Ursprungsbeauftragte/n (oder seine/n Vertreter/in )  Ursprungszeugnisse/Durchschriften ohne Rückseitenbeglaubigung  Ursprungszeugnisse/Durchschriften mit Rückseitenbeglaubigung (noch ohne Datum)  „IHK-Beglaubigungsseite“ für Rechnungen/Zertifikate,...(noch ohne Datum)

17 Ursprungszeugnisse online Abgleich der ausgegebenen Dokumente  Nach vereinbarter Abgleichsperiode (z. B. monatlich) sind - ausgehend von der übergegebenen Stückzahl - - die verwendeten Dokumente - die unbenutzten Dokumente - die ggf. schadhaften Dokumente zu prüfen.  Gleiches gilt auch für vorbescheinigte „IHK- Beglaubigungsseiten“ (Handelsrechnungen/Zertifikate,...)

18 Ursprungszeugnisse online Praxishinweise zur schnellen Kommunikation Elektronische Eingabehilfen erleichtern das Ausfüllen Plausibilitätsprüfungen vermeiden Fehleingaben Vorlagendateien vereinfachen Standardfälle Schnittstellen zu Inhouse-Systemen erlauben die Anbindung einer Warenwirtschaft Elektronische Kommentierung und Abwicklung von Änderungen beschleunigen das Verfahren Benachrichtigung per E-Mail nach Bearbeitung von der IHK Sämtliche Anträge wieder abrufbar (dreijährige Datenhaltung) Dokumentierte Antragshistorie Nachweisbarkeit durch Digitale Signatur Vertraulichkeit durch Verschlüsselung

19 Ursprungszeugnisse online Einführung im Unternehmen/Was wird benötigt? Standard PC mit Internet Anschluss Startpaket zur Digitalen Signatur von der Bundesdruckerei PC oder Workstation mit Kommunikations- anbindung Smartcardleser Zertifizierungsstelle Software Smartcard Smart-Card Monika Musterfrau 12345 678910

20 Ursprungszeugnisse online Technische Anforderungen (empfohlen) Hardware –PC mit 2 GB Arbeitsspeicher –USB-Anschluss für Kartenlesegerät –Internetzugang –Kartenlesegerät –ggf. Drucker/Duplex-Drucker Software –ab Windows 7 –Internet-Explorer oder Netscape –Nexus Personal ab V 4.212 –Java Runtime V 1.6 oder höher –Adobe Acrobat Reader und Ghostscript 32 Bit GPL Release –Microsoft Word-Viewer –(Die vier letztgenannten Softwarekom- ponenten sind in der Installations-CD enthalten oder können auf der Signatur- Startseite heruntergeladen werden.)

21 Ursprungszeugnisse online Startpaket zur Digitalen Signatur Signaturausstattung bestehend aus: 1. Individueller Signaturchipkarte 2. Kartenlesegerät (USB) 3. Die Software zur Ansteuerung von Karte und Lesegerät (einmalig am PC zu installieren)

22 Ursprungszeugnisse online Kosten: 1.Startpaket (Gültigkeit 2 oder 4 Jahre) 162,-- € bis 247,-- € zzgl. 19% USt. beinhaltet: - Personenzertifikat 2 oder 4 Jahre Gültigkeit, - Installationssoftware, - Klasse 2-Lesegerät mit eigener Tastatur 2.IHK-Bescheinigungsgebühr über 5,00 € je Original des Dokumentes (UZ) bzw. 5,00 € je Bescheinigung (gegen Rechnungsstellung/ohne Geb.-Marke).

23 Ursprungszeugnisse online Handlungsempfehlungen Registrierung mit einem Antragsvordruck und Bestellung des Startpakets zur Digitalen Signatur von der Bundesdruckerei. Das Startpaket wird zum Unternehmen gesandt. Der PIN-Brief der Karte geht an die Firmen- oder Privatadresse. Installation von Kartenleser und Treibersoftware an dem Rechner - (Unterstützung durch eine automatische Installationssoftware und das Supportcenter)

24 Ursprungszeugnisse online Anzahl der elektronischen Anträge im Zeitraum vom 01.01.2002 bis 31.12.2013

25 Ursprungszeugnisse online UZ-Antragszahlen in dem Zeitraum vom 01.01.2002 bis 31.12.2013 (im Mai 2014 waren bereits 79 von 80 IHKs in der Anwendung) „Bundesliga für eUZ-Anträge“

26 Ursprungszeugnisse online Warum die Digitale Signatur? Der Personalausweis fürs Internet Authentizität Der Absender einer elektronischen Nachricht ist immer eindeutig und rechtsverbindlich nachvollziehbar Integrität Eine elektronische Nachricht kann auf dem Übertragungsweg nicht unbemerkt verändert werden Vertraulichkeit Optionale Verschlüsselung ermöglicht zusätzlich die Geheimhaltung elektronischer Daten

27 Ursprungszeugnisse online Herzstück des Signaturverfahrens ist eine Chipkarte. Auf ihr befinden sich die individuellen Signaturschlüssel des Users und sein Personenzertifikat. Die Signaturchipkarten werden bei Zertifizierungsstellen (Trustcentern) generiert. Die Zertifizierungsstellen gewährleisten, dass - eine zuverlässige Identifizierung der Signaturinhaber stattgefunden hat - die Signatur fälschungssicher ist - ungültig gewordene Personenzertifikate in Sperrlisten überführt werden (z. B. bei Mitarbeiterwechsel, Namensänderung,...)

28 Ursprungszeugnisse online Rechtsgrundlagen zur Digitalen Signatur EU-Richtlinie über gemeinschaftliche Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen vom 13. Dezember 1999 Gesetz über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen (Signaturgesetz – SigG) vom 22. Mai 2001 Verordnung zur elektronischen Signatur (Signaturverordnung – SigV) vom 16. November 2001 Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr vom 13. Juli 2001 Drittes Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften (VerwVfÄndG) vom 21. August 2002 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom 16. Juli 2001

29 Ursprungszeugnisse online Weitere Anwendungsgebiete der Signaturkarte Elektronisches Rechnungswesen Elektronische Steuererklärung (Elster) Online Antragswesen der öffentlichen Verwaltung z.B. für Anwohnerparkausweise, Standesamt,... Ausschreibungsplattformen Vergabeplattform des Bundes Emissionshandel der Anlagenbetreiber Abfrage des BfA-Rentenkontos Vertragsabwicklung im Internet (Octane) Archivsysteme Dateiablageplattformen (AESOP) Sicherer E-Mail Verkehr u. a.

30 Ursprungszeugnisse online Vielen Dank für das Interesse und die Aufmerksamkeit Weitere Informationen unter: http://signatur.ihk.de (euz.ihk.de) oder bei der regional zuständigen IHK IHK zu Essen, Geschäftsbereich International (Dokumentenservice) Joachim Gudowski, Tel.: 0201 1892-189 Ilse Hobert, Tel.: 0201 1892-246 Petra Jozwiak, Tel.: 0201 1892-327