KAI Kann Alles Inventarisieren --- Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten? --- Matthias Breitenfelder btf/is-Breitenfelder Gesellschaft für Informationssysteme mbH btf@hallobtf.de

Anlagenbuchführung – Vermögensbewertung - Inventarverwaltung Bestandsnachweis (mengenmäßig) Vermögensnachweis (wertmäßig) Überleitung Kommunale Inventarisierungs-lösung KAI Vermögens-Bewertung (optional) Dauerhafte Verknüpfung (n:1, 1:1, 1:0) Vermögens-positionen 2 3 Eröffnungsbilanz Inventar-güter Beschreibende Daten Technische Daten Inventur-Daten Grund-Daten für die Vermögens-Bewertung Anlagenbuch KIRP, … Überleitung Anlage-positionen 1 Dauerhafte Verknüpfung (n:1, 1:1, 1:0) Thema: Aufbau und Fortführung des Inventarverzeichnisses Thema: Darstellung und Fortschreibung der Vermögenswerte

Positionierung Das Anlagenbuch ist Teil des Finanzsystems der Kommune Die Führung des Anlagenbuchs ist Kämmerei-Aufgabe Das Inventar wird im Fachbereich beschafft, verantwortet und verwaltet Die Inventarführung ist Aufgabe des Fachbereichs Die Inventarisierung muss für den Fachbereich einfach und mit möglichst wenig Arbeit verbunden sein sowie einen „Mehrwert“ bringen Das Inventarverzeichnis ist eine „Verlängerung des Anlagenbuchs“ Die Verbindung zwischen Anlagegut und Inventargut muss direkt und unmittelbar sichtbar sein

Positionierung Aus der Positionierung leiten sich die Antworten auf die Kernfragen ab: Wie gestalte ich die organisatorischen Abläufe der Ersterfassung ? „wo fange ich an?“ Wir organisiere ich die laufende Inventarführung ? „Von links nach rechts“ Was muss eine kommunale Inventarisierungslösung leisten ? Das Anlagenbuch ist Teil des Finanzsystems der Kommune Die Führung des Anlagenbuchs ist Kämmerei-Aufgabe Das Inventar wird im Fachbereich beschafft, verantwortet und verwaltet Die Inventarführung ist Aufgabe des Fachbereichs Die Inventarisierung muss für den Fachbereich einfach und mit möglichst wenig Arbeit verbunden sein sowie einen „Mehrwert“ bringen Das Inventarverzeichnis ist eine „Verlängerung des Anlagenbuchs“ Die Verbindung zwischen Anlagegut und Inventargut muss direkt und unmittelbar sichtbar sein

Eine kommunale Inventarisierungslösung muss die Möglichkeit bieten, … beliebige Arten von Inventargütern zu führen und adäquat zu beschreiben BGA, Maschinen und Geräte, Flurstücke, Verträge … Die Verwaltung will selbst die Inventartypen einrichten und die benötigten Daten- und Suchfelder festlegen. Barcode-Etiketten für die Kennzeichnung der Inventargüter zu drucken und einzulesen die Abläufe der Ersterfassung in sachgerechter Weise zu unterstützen Einbindung von Inventarvorlagen Aufnahme der Bewertungsdaten im gleichen Arbeitsgang …

Eine kommunale Inventarisierungslösung muss die Möglichkeit bieten, … beliebige Arten von Inventargütern zu führen und adäquat zu beschreiben BGA, Maschinen und Geräte, Flurstücke, Verträge … Die Verwaltung will selbst die Inventartypen einrichten und die benötigten Daten- und Suchfelder festlegen. Barcode-Etiketten für die Kennzeichnung der Inventargüter zu drucken und einzulesen die Abläufe der Ersterfassung in sachgerechter Weise zu unterstützen Einbindung von Inventarvorlagen Aufnahme der Bewertungsdaten im gleichen Arbeitsgang …

Eine kommunale Inventarisierungslösung muss die Möglichkeit bieten, … die erstmalige Bestandsaufnahme sowie die Wiederholungsinventur sachgerecht und revisionssicher durchzuführen Sachplan, Zeit- und Personalplan Standortbegehung, Bestandsaufnahme Inventurnachbearbeitung und Verbuchung Nachweis Praxisgerechte Organisationsformen für die fortlaufende Bestandsführung und die Fortschreibung des Anlagevermögens unterstützen

Eine kommunale Inventarisierungslösung muss die Möglichkeit bieten, … die erstmalige Bestandsaufnahme sowie die Wiederholungsinventur sachgerecht und revisionssicher durchzuführen Sachplan, Zeit- und Personalplan Standortbegehung , Bestandsaufnahme Inventurnachbearbeitung und Verbuchung Nachweis Praxisgerechte Organisationsformen für die fortlaufende Bestandsführung und die Fortschreibung des Anlagevermögens unterstützen

Eine kommunale Inventarisierungslösung muss die Möglichkeit bieten, … die Beziehung zwischen Inventargegenstand und Anlagegut darzustellen „1:1-Anlagegüter“ Fest- und Gruppenwerte Welche Inventargüter gehören zum Anlagegut „Sauerstoff-Flaschen bis 12 ltr“ ? Wünschenswert: „Direktanbindung an die Anlagenbuchhaltung“

Eine kommunale Inventarisierungslösung muss die Möglichkeit bieten, … die Beziehung zwischen Inventargegenstand und Anlagegut darzustellen „1:1-Anlagegüter“ Fest- und Gruppenwerte Welche Inventargüter gehören zum Anlagegut „Sauerstoff-Flaschen bis 12 ltr“ ? Wünschenswert: „Direktanbindung an die Anlagenbuchhaltung“

Was auch noch wichtig ist … Einsatz von mobilen Geräten mit Barcode-Scanner Für die Ersterfassung und die fortlaufende Inventur Flexible und umfassende Auswertungen Leistungsfähige Im- und Exportfunktionen Überleitung bestehender Inventarverzeichnisse Integration von weiterhin bestehenden Spezialverzeichnissen Einfache und intuitive Handhabung

Was auch noch wichtig ist … Einsatz von mobilen Geräten mit Barcode-Scanner Für die Ersterfassung und die fortlaufende Inventur Flexible und umfassende Auswertungen Leistungsfähige Im- und Exportfunktionen Überleitung bestehender Inventarverzeichnisse Integration von weiterhin bestehenden Spezialverzeichnissen Einfache und intuitive Handhabung ss

Wo bekomme ich weitere Informationen ? Bei Ihrem KRZN-Berater Herr Wolfgang Rektor (wolfgang.rektor@krzn.de) Frau Marion Bückers (marion.bueckers@krzn.de) Bei hallobtf! Frau Andrea Sippel, Herr Matthias Breitenfelder (info@hallobtf.de) Hier auf dem KAI-Inventarisierungstag Sprechen Sie uns an Lassen Sie sich alles „live“ zeigen