Elektronischer Rechnungsempfang und Verarbeitung in der Verwaltung Staatssekretär Horst Westerfeld, CIO Land Hessen Dr. Stefan Werres, Bundesministerium des Innern

Herausforderungen im elektronischen Rechnungsaustausch Geringe Einstiegshürden beim Versender & Kombination Rechnungseingangsbuch und Workflow beim Empfänger! Einsparpotenzial ZUGFeRD Rechnungs-versand (elektronisch) Rechnungs-eingang Rechnungs-eingangs-buch Freigabe-Workflow Rechnungs-versand (papierbasiert) Dezentral, an den Standorten Keine Eintrittsbarrieren für den elektronischen Versand Einfacher Versand eines PDF möglich Installation von weiteren Mehrwertdiensten Keine Fixkosten (z.B. Lizenzgebühren) und Vertragsbedingungen für den Versender Zentrales Rechnungseingangsbuch für alle Rechnungen Workflowlösung für alle Rechnungen Möglichkeit des dezentralen Scannens und Überführens in den Workflow Kein Umstellen der Lieferanten FAZIT Kombination einer Lösung zur eRechnung mit Rechnungseingangsbuch und Workflow Integration des weiterhin bestehenden Papierprozesses mit dezentralem Posteingang

Pilotprojekte beim BVA und THW Flexible Anbindung erlaubt den Lieferanten die Wahlmöglichkeit! Die Wahl zwischen den Versandkanälen E-Mail und dem spezifischem Druckertreiber ermöglicht die Teilnahme mit möglichst geringen Anpassungen oder möglichst komfortablem Versand für den Lieferanten. Unabhängig vom Versandkanal werden die empfangenen Daten auf Empfangsseite passend zum System konvertiert. Während den Pilotphasen wird die Betriebssicherheit der Druckertreiber, Konverter und der jeweiligen Schnittstellen zu den nachgelagerten Systemen im realen Einsatz validiert. Angebot verschiedener Anbindungsvarianten für Lieferanten zur Akzeptanzsteigerung Schnittstellen zu mehreren Systemen zeigen die nötige Flexibilität der Lösung für weitere Behörden

THWin ERP THW Pilotprojekt 1 2 3 Einheitlicher Verarbeitungsprozess für Dokumente mit flexiblen Eingangsmöglichkeiten! Papier 1 EDV-Programm des Senders Konverter 2 Druckertreiber THWin ERP 3 PDF per E-Mail E-Workflow Anwendung bei Einsatz von Eigenentwicklungen wie THWin Umsetzung als Standardprozess beim Rechnungsempfänger zur Hebung von Synergien

MACH Workflow MACH ERP BVA Pilotprojekt 1 2 3 Einheitlicher Verarbeitungsprozess für Dokumente! Papier 1 MACH ERP MACH Workflow EDV-Programm des Senders Konverter 2 Druckertreiber 3 PDF per E-Mail Anwendung bei Einsatz von MACH Lösungen Umsetzung als MACH Workflow-Komponente beim Rechnungsempfänger

Elektronischer Rechnungseingang und elektronischer Rechnungsbearbeitungsprozess in Hessen Etwa 1,3 Mio. kreditorische Geschäftsvorfälle p. a. in der Landesverwaltung. Rechnungseingang: elektronisch (PDF) und papierbasiert Rechnungsbearbeitungsprozess mit Prüfung, Bearbeitung, Freizeichnung und Überweisung: wird derzeit elektronifiziert Einsparpotenzial: 5 Mio. Euro Lieferant eRechnung (pdf-Datei) SAP ERP-System Rechnungs-bearbeitungs-prozess Elektronisches Archiv extern intern

Mögliches Zusammenspiel verschiedener Lösungen Heterogene Lösungen können die Akzeptanz erhöhen – verschiedene Angebote für verschiedene Lieferantentypen 1 Papierbasierter Eingang Lieferant Öffentliche Verwaltung 2 Eingang per PDF 3 Eingang per Lösung m 4 Eingang per Lösung n Niederlassungen/ Zentrale Heterogenität Homogenität Angebot vieler Anbindungsvarianten für Lieferanten zur Akzeptanzsteigerung Umsetzung Standardprozess beim Rechnungsempfänger zur Hebung von Synergien