Beschleunigte Stilllegung von Altsystemen Carolin Treu / SAP Consulting 12. Juni 2013

Agenda Warum brauchen Sie eine ILM Strategie? Business Driver für ILM Was ist ILM Systemstillegung mit SAP NetWeaver ILM und SAP LT Überblick zum Prozess Speed Demo Wie ein konkretes Projektvorgehen aussehen könnte Projektvorgehensweise Implementierungsansatz

Warum brauchen Sie eine ILM Strategie?

Herausforderungen des Informationsmanagements Ineffiziente, papiergebundene Prozesse Große und komplexe Systemlandschaften Stark ansteigendes Datenvolumen Informationen über Applikationen und Systeme verteilt Informationen werden nicht gemäß gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt und oft zu früh gelöscht oder zu lange gespeichert Zunehmende Anforderungen an eine revisionsfähige Datenverwaltung

Datenaufbewahrungsfristen “80% der Teilnehmer gaben an, dass bestimmte Daten im Unternehmen über 50 Jahre aufbewahrt werden müssen; 68% gaben an, dass Daten über 100 Jahre aufbewahrt werden müssen” ― SNIA: 100 Year Archive Requirement Survey “ “Langzeit bedeutet in der Regel länger als 10-15 Jahre – ein Zeitraum, über den mehrere Migrationen durchgeführt werden und Daten potentiellen Risiken ausgesetzt sind” ― SNIA: 100 Year Archive Requirement Survey “ “Datenbankinformationen (strukturierte Daten) wurden das größte Risiko zugesprochen wenn es um Datenverlust geht.” ― SNIA: 100 Year Archive Requirement Survey “ Quelle: SNIA: 100 Year Archive Requirement Survey, January 2007

Systemstillegung mit SAP NetWeaver ILM und SAP LT

Ein Effizienter Weg um Altsysteme zu Verwalten SAP ILM SAP und Non-SAP SAP NW ILM Retention Warehouse TCO Reduzierung, Erhaltung der Reporting Funktionalität Konsolidierung mehrerer Altsysteme in ein zentrales Repository (Retention Warehouse) On-Demand Zugriff auf die Daten aus den Altsystemen Anwendung von Aufbewahrungsregeln Akzeptanz durch Wirtschaftsprüfer SAP BW and BOBJ Reporting SAP Document Access by Open Text

Stilllegungsprozess mit SAP LT Vorbereitung Daten- archivierung Datenextraktion Daten-transfer Regel-basierte Ablage On-Demand Datenbereit-stellung Legacy Applikationen SAP NW ILM SAP LT Daten-speicherung 2) Extraktion SAP 1) Selektion 3) Archivierung 4) Transfer NON-SAP 5) Ablage 6) Bereitstellung BW WORM-ähnlihce Ablage

Speed Demo

Regelspezifische Aufbewahrung Information Retention Manager (IRM) Datenarchivierung (CDE) Objektspezifisches Regelwerk Regelermittlung ADK Datei DE01, US01, .. RP: keine SD: 1998,1999,… Zu welcher Regel passt das Objekt? Welche Eigenschaften müssen angewendet werden? Regelspezifische Aufsplittung ADK Datei A BuKr: DE01 RP: 10 Jahre SD: 31.12.1999 ADK Datei B BuKr: DE01 RP: 10 Jahre SD: 31.12.1998 ADK Datei C BuKr: US01 RP: 7 Jahre SD: 01.03.1999

Technische Voraussetzungen und Systemaufbau Altsystem SAP LT Replication Server SAP NW ILM RW System Altdaten Staging Area Archivdateien DB Verbindung RFC Verbindung Konfiguration: Erzeugung eines DB Benutzers für eine sekundäre DB Verbindung mit entsprechender Berechtigung Installation: DMIS 2011_1_731 Add-on Minimum Support Pack Level: SP04 Installation: Min. SAP ERP 6.0 EhP6 ILM-zertifiziertes Ablagesystem (WORM) Konfiguration: RFC Verbindung zum Quellsystem RFC Verbindung zum SAP NetWeaver ILM Retention Warehouse System SAP NetWeaver ILM CDE Add-on Installation Konfiguration: Aktivierung der Business Function für ILM Separater BW Mandant Verbindung zum Ablagesystem Einrichtung NWBC Voraussetzung: Es werden nur Verbindungen zu OS/DB Plattformen unterstützt, die für SAP NetWeaver 7.31 freigegeben sind (http://service.sap.com/pam)

Wie ein konkretes Projektvorgehen aussehen könnte

Projekt Lebenszyklus Systemstilllegung Scoping/ Vorbereitung Planung Realisierung Go-Live Implementierungs- workshop Review der momentanen Archivierungs- und Retentionstrategie Wissenstransfer an IT Architekten High-level Definition des Projektumfangs Best Practice Implementierungsansatz Planung technische Infrastruktur High-level Roadmap zur Implementierung Dokumentation der Ergebnisse (Project Charter) Project Charter Abnahme Analyse Durchführung einer Analyse des stillzulegenden Systems Detaillierter Projektplan Workshop um die Analyseergebnisse zu besprechen Erstellung eines Business Blueprints: Reporting- anforderungen Aufbewahrungsfristen SAP NetWeaver ILM/SAP LT Konfiguration der Systemlandschaft und Prozesse Business Blueprint Abnahme Implementierung Einrichtung SAP NetWeaver ILM/SAP LT Systemlandschaft Wissentransfer an Key User Customizing des SAP NetWeaver ILM /SAP LT systems Durchführung Testlauf Validierung der Datenqualität und - integrität in der Testumgebung Abnahme Testlauf Cut-over Produktivlauf Datenübernahme in die produktive Systemumgebung Validierung der Datenqualität und - integrität in der Produktivumgebung Übergabe abgeschlossen Projektabschluss Abschaltung des Altsystems

Implementierungsansatz mit SAP LT Altsystem SAP LT Replication Server SAP NW ILM Konvertierung & Ablage DEV & QUA Altdaten Datentransfer & Archivierung RFC Verbindung DB Verbindung RFC Verbindung Konvertierung & Ablage PROD Die Daten werden einmalig in den SAP LT Replication Server transferiert. Die Archivdateien werden einmalig mit dem Context Data Extractor erstellt (innerhalb des SAP LT Replication Server). Die Archivdateien werden in die Dev & QA Systemumgebung transferiert. Nach Entwicklung und Tests werden die selben Archivdateien in die produktive Systemumgebung übernommen.

Implementierungsservices für SAP NetWeaver ILM Verschiedene Servicepakete unterstützen bei der Stilllegung von SAP und/oder non-SAP Altsystemen. Die Servicepakete können individuell auf die Kunden- und Systemanforderungen angepasst werden. Die Pakete können Scoping- und Analyseaktivitäten, sowie detaillierte Planungs- und Implementierungsschritte enthalten. HIGHLIGHTS: Standardisierte Servicepakete und eine tool-gestützte Implementierung ermöglichen eine kurze Projektlaufzeit. VORAUSSETZUNGEN: Altsystem: OS/DB muss für SAP NetWeaver 7.31 freigegeben sein (http://service.sap.com/pam) SAP LT System: DMIS Add-on 2011_1_731 / SP04 ILM Retention Warehouse: Min. SAP ERP 6.0 EhP6 / ILM-zertifiziertes Ablagesystem BW System / Mandant notwendig Abschaltung Altsysteme Tool-gestützte Analyse des Altsystems Tool-basierte Projektvorgehensweise, Automatisierung, Dokumentation Coaching-Ansatz möglich bei der Stillegung mehrerer Systeme SAP NetWeaver ILM und zugehörige Implementierungsservices bieten eine schnelle und flexible Möglichkeit SAP und nicht-SAP Altsysteme abzuschalten. Dabei können Anforderungen an die Datenaufbewahrung eingehalten, sowie Reportinganforderungen an die Altdaten erfüllt werden. Die Altsysteme können vollständig abgeschaltet werden. Highlight der Lösung Die wichtigsten Vorteile

Zusammenfassung – 5 Punkte zum Mitnehmen Es ist möglich, Altsysteme gesetzeskonform stillzulegen SAP bietet dafür die passende Lösung mit SAP NetWeaver ILM und SAP LT (SAP & non-SAP Systeme) Reporting auf die Daten aus den Altsystemen ist nach wie vor möglich Eine kleine, zentrale Instanz löst mehrere Altsysteme ab und hilft Kosten für den Betrieb, Administration und Wartung zu sparen Dedizierte Consulting-Services unterstützen eine schnelle Implementierung

Thank you Contact information: Carolin Treu SAP Consulting carolin.treu@sap.com +49 6227 7-43823