Einsatz von Anwendungssystemen WS 2013/14 Prof. Dr. Herrad Schmidt Kapitel 6 6 Querschnittssysteme 6.1 Büro- und Multimediasysteme 6.2 Dokumentenmanagementsysteme (DMS) 6.3 Content Management Systeme (CMS) 6.4 Workflow Management 6.5 Workgroup Computing 6.6 Business Process Management (BPM)

6.1 Bürosysteme © P. Stahlknecht / U. Hasenkamp: Einführung in die Wirtschaftsinformatik. 11. Auflage, Springer-Verlag, Berlin - Heidelberg 2005. Das Kopieren auf eine Vortragsfolie bzw. in eine Präsentationsdatei ist gestattet. Abb. 7.32: Unterstützungsmöglichkeiten für Bürotätigkeiten

Büroanwendungen: Textverarbeitung Tabellenkalkulation Datenbankmanagementsystem Präsentation Graphik Desktop Publishing (DTP) Verwaltungstools (z.B. Schreibtischverwaltung) E-Mail-Dienste, Telefax Computer Telephony Integration (CTI) Internetzugang mittels Browser Elektronischer Datenaustausch Dokumentenmanagementsysteme (s. 6.2) Workgroup Computing und Workflowmanagementsysteme (s. 6.4)

Anbieter: s. z.B. Brand Computersysteme, IT-Bedarf, Büroanwendungen Microsoft Office Adobe

6. 2 Dokumentenmanagementsysteme (DMS) Dokument im Sinne eines DMS: Datei beliebigen Dateityps mit semantisch zusammengehörenden Informationen in strukturierter oder unstrukturierter Form in editierbaren oder nicht editierbarem Datenformat mit einer bestimmten Lebensdauer mit Coded Information (CI) oder Non Coded Information (NCI) Quelle: http://www.easy.de

Dokumentenmanagement: Prozesse zur Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung, Versionierung, Verteilung, Zugriffsüberwachung, Recherche und Speicherung von Dokumenten unter Sicherstellung von Verfügbarkeit, Konsistenz, Sicherheit und Performance unter Einhaltung von: Compliance-Anforderungen: Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB) zur Prüfbarkeit und Belegbarkeit von Geschäftsvorfällen 6 Jahre für Handelsbriefe, 10 Jahre für die übrigen Dokumente gilt auch für E-Mails! Revisionssicherheit der Langzeitarchivierung gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO

Dokumentenmanagementsystem (DMS): Anwendungssystem zur Verwaltung von Dokumenten aller Art Unterstützung der Erfassung, Beschreibung, Klassifizierung, Genehmigung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung, Suche und Ausgabe von Dokumenten über den gesamten Lebenszyklus der Dokumente. Kernfunktionen im Überblick: Erfassung Indizierung Ablage und Archivierung Administration Ausgabe Dokument bearbeiten Vorgangsbearbeitung

Beispiel DocuWare: http://www. docuware. com/main. asp

Erfassung (1) Jedes Dokument in einem DMS besteht aus: dem Dokument als Datei in seinem Ursprungsformat (Nutzdaten) dem Schlüssel zur eindeutigen Identifizierung Metadaten zum Dokument (beschreibende Attribute) dazu können erzeugt werden: Dokumentenvarianten als PDF- oder TIFF-Dateien zur langfristigen Archivierung Anmerkungen, Stempel elektronische Signaturen weitere Attribute (Autor, Entstehungsdatum, …) Versionen …

Erfassung (2) Übernahme von CI-Dokumenten (CI = Coded Information) als Dateien beliebiger, bekannter Formate (.doc, .xls, .txt, .html, E-Mail,...) Verfahren:  explizite Übernahme über Importfunktion mit automatischer oder manueller Zuweisung des Anzeige- und Bearbeitungs- programms  Überwachung von Ordnern im Dateisystem mit automatischem Import der dort gespeicherten Dateien  Add-in, z.B. MS-Office, zur direkten Ablage aus der Office- Anwendung  automatische Archivierung von E-Mails Übernahme von NCI-Dokumenten (NCI = Non Coded Information) mittels Scanner als TIFF oder JPEG  Barcode-Erkennung  eventuell Umsetzung in CI-Format mittels Optical Character Recognition (OCR)

Erfassung (3) COLD-Verfahren (Computer Output on Laser Disk) Verfahren zur Massendatenarchivierung von Dokumenten mit gleichem Aufbau und „Vordrucken“ (Formulare), die sich inhaltliche unterscheiden, z.B. Rechnungen, Lieferscheine, …  Übernahme von Output-Dateien aus Host-Anwendungen im Druckdatenformat (Spool-Dateien)  Zerlegung in Einzeldokumente  Auslesen der Ordnungskriterien  automatische Archivierung im Format des DMS oder im TIFF-Format  entweder das gesamte Dokument (mit Formular/Briefkopf) oder nur der Inhalt mit Speicherung der Art des Dokuments zur Zusammenfügung des Hintergrunds mit dem Inhalt bei der Reproduktion s.a. http://www.it-infothek.de/fhtw/semester_4/grdlkt_4_01.html

Quelle: http://www. dokumenten-management. de/dminfo/presspie/pm2 Quelle: http://www.dokumenten-management.de/dminfo/presspie/pm2.htm (Bild existiert nicht mehr)

Indizierung (1) Festlegung von Metadaten zu einem Dokument für die Recherche beim manuellem Verfahren über ein Formular in Abhängigkeit vom Dokumenttyp (Brief, Rechnung, Lieferschein,…) Quelle: http://www.wi.fh-flensburg.de/fileadmin/dozenten/Riggert/bildmaterial/Dokumentenmanagement/3-Manage-DMS.pdf

Aufbau eines Dokumententyps: Indizierung (2) Indizierungsparameter: Schlagwörter bestimmen sich aus dem Inhalt des Dokuments (Verschlagwortung) Dokumentattribute Zustandsbeschreibung: Name, Archivdatum, Seitenzahl, Speicherformat, … Indizierungsnummern Nummernsystem zur Indizierung Aufbau eines Dokumententyps: Definition der Indizierungsattribute Festlegung der Speicherformate und Konvertierungsroutinen Festlegung über Aufbewahrungszeitraum

Indizierung (3) Automatische Indizierung: Verwendung einer Parameterdatei mit den Indizierungsattributen, die zusätzlich zu den Nutzdaten dem Archivierungsmodul übergeben wird, z.B. Erstellung durch die Host-Anwendung beim COLD-Verfahren Bei CI-Formaten Erkennung der Attributwerte aus dem Dokumentinhalt (z.B. Feldwerte, EDIFACT, XML) Indizierung des kompletten Textes bei CI-Dokumenten (Volltextrecherchesystem) Bei NCI-Formaten durch Verwendung von Barcodes oder OCR- Verfahren E-Mail-Erfassung Die Metadaten und der Speicherort des Dokuments werden in einer Datenbank verwaltet.

Beispiel: E-Mail-Erfassung bei DocuWare: siehe auch: http://www.dms-gmbh.de/files/DocuWare/Screenshot-Active-Import.jpg

Quelle: http://www. pressebox Copyright © 2008 ACTIWARE GmbH

Ablage und Archivierung Ablage- und Verwaltungseinheit  Speicherung der Dokumente auf Festplatte, CD, DVD, WORM- Speichermedien im manuellen oder Jukebox-Betrieb, RAID- Systeme, Storage Area Network, …  Zur Langfristarchivierung müssen die Datenformate (meist TIFF, PDF) langfristig lesbar sein.  Bei der Archivierung müssen die Grundsätze ordnungsmäßiger DV- gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) eingehalten werden. Zur revisionssicheren Archivierung sind Grundsätze entwickelt worden, s.a.: http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_221_revisionssichere_archivierung.html http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_386-88_revisionssichere_archivierung_v.html Metadatenverwaltung Speicherung der Indizierungsattribute in einer Datenbank zuzüglich weiterer Parameter, wie Zugriffsrechte, Speicherort, Zugriffshäufigkeit, … Protokollierung

Administration Zugriffsberechtigung Benutzereinstellungen, z.B. Recherche-Arbeitsplatz Definition von Dokumententypen Anpassung der Erfassungs- und Recherchemasken Einbettung in die IT-Umgebung Festlegung der Ablagestruktur Statistische Auswertungen Backup und Recovery …

Ausgabe (1) Baumansicht der Dokumente im Archiv Recherche und Retrieval  Suche über Indexbegriffe (Schlagwörter, Attribute) mit Platzhaltern und logischen Operatoren in einer dokumententypabhängigen Recherchemaske  Volltextsuche: Zugriff auf die Stichwortliste, die bei der Eingabe durch das Parsen des Dokuments generiert wurde  Nummernrecherche (z.B. Aktenzeichen)  Anzeige der gefundenen Dokumente mit den zugehörigen Index- begriffen in der Ergebnisliste  Nach erfolgter Recherche und Auswahl wird der Ausgabekomponente die Dokumenten-ID übergeben, das Dokument vom Archivierungs- modul angefordert und zur Anzeige vorbereitet.

Ausgabe (2) Anzeige  Anzeige im Dokumenten-Viewer (meist bei NCI-Dokumenten)  Start der passenden Anwendung mit dem geladenen Dokument (bei bekanntem Format und Verfügbarkeit der Anwendung)  Viewer nach Wahl  Blättern zum nächsten oder vorherigen Dokument der Ergebnisliste oder des Briefkorbs im Viewer Drucken Exportieren Export des Dokuments zur Dokumentauslagerung oder in ein anderes DMS mit einer Attributdatei

Quelle: http://www.bitfarm-archiv.de/dokumentenmanagement/screenshots.html

Dokument bearbeiten Vorgangsbearbeitung Zusatzmodule Check-in/check-out Gemeinsame Bearbeitung in Gruppenarbeit Zustandsverwaltung Markieren und Kommentieren, Freihandschreiben, Stempeln (mit Overlay-Technik) Elektronische Signatur, Zeitstempel Auslesen von Text per OCR oder Barcode Versionieren Sperren Vorgangsbearbeitung Wiedervorlage/Erinnerung Weiterleitung der Dokumente über Workflows Zusatzmodule s.a. Docuware Zusatzmodule

Quelle: http://www.bitfarm-archiv.de/dokumentenmanagement/screenshots.html

Umfeld von DMS (1) DMS stellen Services für die Administration von Dokumenten zur Verfügung. Diese können von anderen Systemen genutzt werden, z.B. Office-Programmen, ERP-Systemen, Webanwendungen, Workflow- oder Groupware-Systemen, Wissensmanagement-Systemen, Suchmaschinen, … Die Funktionen des DMS können also in die anderen Anwendungen integriert werden. Damit wird allen Programmen eine konsistente und gleichartige Struktur zur Verwaltung der Dokumente angeboten. Beispiel: SAP ArchiveLink: Kommunikationsschnittstelle zwischen SAP- Anwendungskomponenten und externen Komponenten DMS-Anbieter müssen ein Zertifizierungsverfahren bei SAP durchlaufen. s.a.: http://www.windream.com/infothek/presse/sap-rezertifizierung.html

Umfeld von DMS (2) Anbieter DMS nutzen wiederum andere Komponenten, wie OCR, DBMS, Archivsysteme, Viewer, elektronische Unterschrift, Fax-Software, E- Mail-Systeme, … Auch andere Anwendungssysteme, z.B. CRM-, Workflow-, Enterprise- Content- Management-Systeme, beinhalten eigene DMS- Komponenten und stehen in Konkurrenz zu Dokumentenmanagementsystemen. Anbieter documanager.de EASY Software DocuWare

Ziele und Nutzen von DMS: Vermeidung des Verlusts von Dokumenten Fehlervermeidung Reduzierung der Durchlaufzeiten von Dokumenten Gewährleistung der gesetzlichen Anforderungen Allgemeine Verfügbarkeit Verringerung der Suchzeiten Vermeidung von Redundanzen Termineinhaltung durch automatische Wiedervorlage Bessere Zustandsüberwachung durch Zustandsverwaltung und Versionisierung Höhere Servicequalität gegenüber dem Kunden Unterstützung organisatorischer Abläufe Förderung des Informationsaustausches zwischen Mitarbeitern Kanalisierung des Informationsflusses im Unternehmen Reduzierung von Bürosystemkosten

6.3 Content Management Systeme (CMS) Content: Unter Content (Inhalt) versteht man Informationen, die einem Benutzer durch ein IT-System bereitgestellt werden. Content liegt vor in  strukturierter Form (formatierte Datensätze) oder  unstrukturierter Form (Text, Audio, Multimediaelemente, Grafiken, Fotografien, etc.). Content wird getrennt von seiner Präsentationsform (Layout) verwaltet. Content wird i.d.R. im Hinblick auf Mehrfachverwendung erstellt. Content unterliegt einem Redaktionsprozess. Ein Contentobjekt im Sinne eines CMS setzt sich aus dem eigentlichen Inhalt und Metadaten (Autor, Bezug,… ) zusammen. Contentobjekte dienen der Erzeugung von Publikationen. Contentobjekte enthalten i.d.R. geschäftskritische Informationen und werden auch als digitale Assets bezeichnet.

Content wird erstellt, verwaltet und veröffentlicht (Freigabe und Publikation). Dabei müssen die Anforderungen an Genauigkeit, Richtigkeit, Nachweisbarkeit, Vollständigkeit, Verfügbarkeit und Aktualität erfüllt werden. Content Management hat das Ziel, einen aktuellen, konsistenten Bestand von Contents zur Nutzung durch berechtigte Personen aufzubauen. Content Management Systeme unterstützen die Erstellung, Aufbereitung, Verteilung, Verwaltung, Präsentation, Publikation und Wiederverwendung von Content (Content-Lebenszyklus), sehen die Trennung von Inhalt und Layout vor, dienen der Planung, Gestaltung, Durchführung und Überwachung des Redaktionsprozesses durch verschiedene Benutzer.

Publikation (Inter-, Intra-, Extranet, Dokument, Druck, etc.) Das Content-Life-Cycle-Modell beschreibt den Lebenszyklus von Informationen auf Web-Seiten, s.a. Zschau im contentmanager Erstellung der digitalen Assets durch die Autoren Texte, Graphiken, Bilder, etc., die den Content repräsentieren Kontrolle durch autorisierte Mitarbeiter Prüfung inhaltlicher Art  Nachbearbeitung oder Freigabe Publikation (Inter-, Intra-, Extranet, Dokument, Druck, etc.) Versionisierung Archivierung Quelle: „Der Content Life Cycle“ in: contentmanager.de

Architektur eines CMS: Editor-Modul Werkzeug zur Erstellung und Bearbeitung von Inhalten Verwaltungsmodul Speicherung der Inhalte mit Attributen wie Überschrift, Ersteller, Datum, etc. getrennt von den Layout- und Strukturinformationen i.d.R. in einer Datenbank Publikationsmodul Präsentation der Inhalte für das entsprechende Medium Ziele für die Ausgabe: Papier, DVD, Browser, Online-Publikationen

Charakteristika von WCMS: Als spezielle Ausprägung eines CMS sind die Web Content Management-Systeme (WCMS) zu verstehen. Sie publizieren die Inhalte als Webseiten im Intra-, Extra- oder Internet via Browser. Charakteristika von WCMS: Trennung von Inhalt (Assets), Layout (Stylesheets, Templates) und Struktur (Rubriken- und Navigationsstruktur) Verwaltung von Content-Versionen, Struktur- und Darstellungsinformation Unterstützung des Content Life Cycle Dynamische Erzeugung der Navigationsstruktur und site maps Automatisierung der Pflege Linküberprüfung Rollen- und Rechteverwaltung Quelle: http://www.softlution.com/de/Produkte/CMS/

Komponenten eines Web Content Management Systems (1): Asset-Management (zentrale Komponente) Funktionalität zur Verwaltung, Strukturierung und Darstellung des Contents, d.h.  Verwaltung der Assets, die mit Attributen (Status der Veröffentlichung, Version, Autor etc.) versehen werden. Dazu gehören auch Stylesheets und Templates, Links, etc.,  Tools zur automatischen Erstellung der Webseiten mit Menüs  Linkmanagement, Erstellung von Index-Seiten und site maps  Versionisierung und Archivierung Quelle: http://www.artplan21.de

Quelle: http://www.egocms.com

Quelle: http://www.egocms.com

Quelle: http://www.egocms.com

Komponenten eines Web Content Management Systems (2): Workflowkomponente Erzeugung von Aufgabenlisten, Statusmeldungen, Festlegung eines rollenbezogenen Freigabezyklus Benutzerverwaltung Zugriffsverwaltung Im- und Exportschnittstellen i.d.R. ODBC und XML-Schnittstellen Schnittstellen zu anderen Applikationen siehe auch contentmanager

Anbieter (Beispiele): EGOTEC ZOPE TYPO3 Open Text ECM Suite s.a. contentmanager Quelle: http://www.e-teaching.org/technik/distribution/cms

Als weitere spezielle Ausprägung eines CMS sind die Redaktionssysteme, z.B. für die technische Dokumentation zu sehen. Quelle: http://www.technische-dokumentation.de/leistungen/redaktionssysteme/redaktionssysteme.html

Im folgenden stehen Systeme zur Unterstützung kooperativer Arbeitsabläufe bzw. von Gruppenarbeit (Computer Supported Cooperative Work, kurz CSCW) im Mittelpunkt. 6.4 Workflow Management Mit Workflow Management bezeichnet man die IT-unterstützte Vorgangsbearbeitung. Gemeint sind die arbeitsteiligen Arbeits-vorgänge, die der Automatisierung eines Geschäftsprozesses dienen.

Definition der Workflow Management Coalition: Ein Workflow wird gebildet durch die Gesamtheit der Vorgänge, die der Ausführung eines Geschäftsprozesses dienen. Definition der Workflow Management Coalition: Workflow (Terminology & Glossary*, S. 8): The automation of a business process, in whole or part, during which documents, information or tasks are passed from one participant to another for action, according to a set of procedural rules. * Registrierung erforderlich Ein Workflow hat einem Auslöser (Trigger) besteht aus Vorgangsschritten (Aktionen, Aktivitäten, Tätigkeiten) kann weiter zerlegt werden, kann an Bedingungen geknüpft sein, kann parallel ausgeführte Vorgangsschritte (Nebenläufigkeit) enthalten, hat einen Abschluss.

Beispiel für einen Workflow: Quelle: http://www.bpc.ag/Themen/ALT-Workflow-u-Dokumentenmanagement/Workflow-Bestellanforderung.html ERROR!!!

Definition der Workflow Management Coalition (WfMC): Ein Workflow-Management-System (WFMS) steuert die Ausführung des Workflows entsprechend dem definierten Geschäftsprozess durch die Organisation. Definition der Workflow Management Coalition (WfMC): Workflow Management System (Terminology & Glossary, S. 9): A system that defines, creates and manages the execution of workflows through the use of software, running on one or more workflow engines, which is able to interpret the process definition, interact with workflow participants and, where required, invoke the use of IT tools and applications. Quelle: http://www.jboss.com/products/jbpm/docs/tutorial

Voraussetzung für den Einsatz eines WFMS: Die einzelnen Vorgangsschritte sind klar gegeneinander abgegrenzt, der Ablauf eines Vorgangs ist eindeutig, nach klaren Regeln definiert, den an der Vorgangsbearbeitung beteiligten Mitarbeitern lassen sich Funktionen, Rollen und Kompetenzen zuweisen, die Informationsbearbeitung- und –bereitstellung ist automatisierbar, so dass der gesamte Arbeitsprozess vom Dokumentenzugriff bis zur Archivierung weitgehend planbar ist. Der Workflow also muss einen hohen Strukturierungsgrad aufweisen, arbeitsteilig erfolgen, wiederholt auftreten und modellierbar sein.

Die kleinste Ausführungseinheit eines Workflows bildet eine Aktivität (Activity), die ein Mitarbeiter ohne Unterbrechung durchführt. Definition der Workflow Management Coalition: Activity (Terminology & Glossary, S. 13):A description of a piece of work that forms one logical step within a process. An activity may be a manual activity, which does not support computer automation, or a workflow (automated) activity. A workflow activity requires human and/or machine resources(s) to support process execution; where human resource is required an activity is allocated to a workflow participant.

Quelle: WMC: Terminology & Glossary, S. 7

Quelle: WMC: Terminology & Glossary, S. 22

Komponenten eines Workflowsystems (1): Das Modellierungssystem dient der Konstruktion und Beschreibung von Abläufen. Dazu werden Methoden wie ereignisgesteuerte Prozessketten, Petri-Netze oder produktspezifische Metasprachen eingesetzt. z.B. Quelle: http://gcc.uni-paderborn.de/www/WI/WI2/wi2_lit.nsf/0/79547efa3d2d013f4125631d003e5b61/$FILE/vdi04_96.pdf

Komponenten eines Workflowsystems (2): Das Simulationssystem stellt den modellierten Arbeitsfluss dar. Es dient der Überprüfung und Ablaufoptimierung. Das Ausführungssystem (Kernkomponente) bringt eine Work-Instanz entsprechend dem hinterlegten Workflow-Schema zur Ausführung. Es startet, steuert und überwacht den Workflow mit den Werkzeugen Benachrichtigungen, Aufgabenlisten, Protokollierung, Statusanzeigen, Vorschau, Vertreterregeln. Es sorgt für  die automatische Ermittlung von Workflow-Bearbeitern,  die Ermittlung und Aktivierung von Workflow-Applikationen,  die Weiterleitung und Bereitstellung von Daten und Dokumenten,  die Terminüberwachung und Zeitsteuerung,  die Koordination,  die Archivierung.

Quelle: existiert nicht mehr

Komponenten eines Workflowsystems (3): Das Workflowinformationssystem informiert über den Bearbeitungsstatus und protokolliert die Vorgangsaktivitäten. Die Vorgangsauswertung liefert Informationen über die Effizienz und Schwachstellen des Ablaufs. Das Schnittstellensystem sorgt für die technische Integration von Workflow-Management-Systemen mit dem IT-Umfeld, insbesondere für den Datentransfer zwischen Applikationen und WFMS.

Workflow Reference Model der WfMC:

Ziele und Nutzen von Workflow-Management-Systemen: Prozesstransparenz Optimierung und Qualitätsverbesserung der Prozesse Fehlerreduzierung Beschleunigung der Vorgangsbearbeitung Reduktion der Prozesskosten einheitliche und personenunabhängige Abwicklung der Vorgänge Einhaltung von Genehmigungswegen Verbesserung der Auskunftsbereitschaft systematische Anpassung an organisatorische Änderungen Kontrolle Es wird unterschieden zwischen dokumentorientierten und ablauforientierten Workflow-Management-Systeme. Zur ersten Gruppe gehören die Dokumentenmanagementsysteme mit Workflow-Komponenten. Die WFMS i.e.S. sind ablauforientiert. WFMS existieren als autonome Produkte oder als Komponenten von ERP-Systemen (z.B. SAP R/3).

6.5 Workgroup Computing Quelle: Hasenkamp, U: Betriebliche Anwendungssysteme, Abschnitt 4

Groupware-Systeme unterstützen eher schwachstrukturierte Abläufe, sind für kleine Gruppen konzipiert, dienen in erster Linie der Kommunikation, Koordination, Information. Komponenten: Kalender mit Terminplanung Adressen, Kontakte E-Mail Chat Notizen Aufgabenlisten und -abstimmung Organisation von Dokumenten Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten (Gruppeneditoren) u.v.m.

Die Anbieter unterscheiden nicht immer deutlich zwischen WFMS und Groupware. Manche Produkte haben Tool-Charakter, auf denen auch weitere Produkte aufbauen, z.B. IBM Lotus Domino oder Outlook bzw. Exchange Server. Anbieter: IBM Lotus Domino YouAtNotes (als Beispiel für die Plattform IBM Lotus Domino) Microsoft Outlook/Exchange Server Gangl Dienstleistungen (als Beispiel für die Plattform MS Outlook) Pavone

6.6 Business Process Management (BPM) Business Process Management (Geschäftsprozessmanagement) bezweckt die systematische Gestaltung, Steuerung, Überwachung und Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Es umfasst das strategische Prozessmanagement, den Prozessentwurf, die Prozessimplementierung und das Prozess-Controlling. Unterstützt wird die Geschäftsprozessoptimierung durch GPO-Tools. Sie dienen nicht der aktiven Steuerung und Kontrolle von Vorgängen während ihrer Laufzeit, sondern stellen Instrumente zur Analyse, Simulation, Optimierung und Kontrolle unternehmensinterner Arbeitsabläufe dar, deren Ergebnisse als Prozessbeschreibung den Ablauf vorgeben. Diese können in WFMS abgebildet werden. Die Tools verfügen über einen grafischen Editor, mit dem sich die Prozesse darstellen lassen. s.a. Fichter, contentmanager.de

Die Entwicklung zielt dahin, aus den so entstandenen Geschäfts-prozessmodellen mittels der Business Process Execution Language (BPEL) direkt IT-Modelle abzuleiten. BPEL ist eine XML-basierte Sprache zur Modellierung von Workflows, mit der sich in WSDL (Web Service Description Language) modellierte Webservices zu komplexen Prozessen kombinieren lassen. Zur Vertiefung siehe BPM-Guide und BMIDTF Anbieter: IDS Scheer