Studienbüros an der Universität Ulm Erfahrungsbericht 15.10.2004 Studienbüros an der Universität Ulm Erfahrungsbericht Ulm, im Oktober 2004 Stand: 28.10.2004 Wh

Zum 01.01.2000 neue Struktur im Dezernat für Studium und Lehre Zulassungsabteilung zuständig für alle Zulassungen (incl. Ausländer, Zeitstudierende und Doktoranden) Studiensekretariat zuständig für alle studentischen Angelegenheiten (Immatrikulation, Rückmeldung, Beurlaubung und Exmatrikulation) und Prüfungsangelegenheiten (Prüfungsorganisation, Prüfungsanmeldung, Prüfungszulassung, Zeugniserstellung) Stand: 28.10.2004 Wh

3 Mitarbeiterinnen aus dem Prüfungsamt Zusammenlegung Zunächst mit vorhandenem Personal (ehemals 3 Mitar-beiterinnen P-Amt, 4 Mitarbeiterinnen Studentensekre-tariat), das neue Studiensekretariat hatte: 3 Mitarbeiterinnen aus dem Prüfungsamt 1 Mitarbeiterin aus dem Studentensekretariat Leiterin aus dem ehemaligen Prüfungsamt Räumlichkeiten Umbau und Erweiterung des ehemaligen Studenten-sekretariats um 4 Räume auf insgesamt 7 Räume Stand: 28.10.2004 Wh

Derzeitige Organisationsstruktur Leitung Prüfungsrechts-streitigkeiten Kapazitätsberechungen 1 Teilzeitkraft Organisation Prüfungen Medizin/Zahnmedizin Sekretariat Verteilung PJ-Studierende 1 Vollzeitkraft Ingenieurwissen-schaften Lehramtsstudiengänge Advanced Materials Communications Technology 875 Studierende 1 Vollzeitkraft Wirtschaftswissen-schaften Wirtschaftsmathe Mathematik 1536 Studierende 1 Vollzeitkraft Informatik Medieninformatik Physik Wirtschafsphysik Zahnmedizin 1655 Studierende 1 Vollzeitkraft Medizin Molekulare Medizin Chemie Wirtschafschemie 2705 Studierende 1 Teilzeitkraft 2 Tage Biologie 374 Studierende Stand: 28.10.2004 Wh

Planungsphase und Vorlaufzeit ca. 3/4 Jahr Es wurde eine Akzeptanz durch frühes Einbeziehen der Mitarbeiter erreicht Planungsphase und Vorlaufzeit ca. 3/4 Jahr Die Mitarbeiterinnen konnten Ideen einbringen und Vorschläge zur Umsetzung machen In der Vorlaufzeit haben bereits gegenseitige Schulungen der Mitarbeiter stattgefunden Nach der Umstellung Schulung der Mitarbeiter in HISPOS-GX Mitarbeiterinnen aus dem Prüfungsamtsbereich taten sich leichter Stand: 28.10.2004 Wh

Ein Ansprechpartner für alle „Lebenslagen“ Die Umstellung wird sowohl von den Studierenden als auch von den Lehrenden sehr positiv aufgenommen Ein Ansprechpartner für alle „Lebenslagen“ Eine bessere und umfassendere Beratung der Studierenden ist möglich Dienstwege zwischen Prüfungsamt und Studentensekretariat entfallen Stand: 28.10.2004 Wh

Arbeitsbelastung vor der Umstellung Studentensekretariat Prüfungsamt Jan Feb März April Mai Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dez Stand: 28.10.2004 Wh

Arbeitsbelastung nach der Umstellung und beginnender Modularisierung Studentensekretariats-Tätigkeiten Prüfungsamts-Tätigkeiten Jan Feb März April Mai Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dez Stand: 28.10.2004 Wh

Probleme Anstieg in der Prüfungsverwaltung durch Modularisierung (im Jahr 1999/2000 wurden 6113 Prüfungen verwaltet im Jahr 2003/2004 18200 ! Tendenz steigend) Bei den Studierenden ist ein immer größer werdender Beratungsbedarf zu verzeichnen Auch bei einer nicht zu vernachlässigenden Anzahl von Prüfern ist Beratungsbedarf vorhanden Stand: 28.10.2004 Wh

Zu ergreifende Maßnahmen in der Zukunft Prüfungsanmeldungen für sämtliche schriftliche Prüfungen mit QISPOS Bereitstellung des Prüfermoduls QISPOS für die Prüfer Vereinheitlichung der verschiedenen Prüfungs-verfahren und Prüfungsordungen mit der Umstellung auf Bachelor/Master Studiengänge Stand: 28.10.2004 Wh

Geänderte Anforderungen an die Mitarbeiter Routinearbeiten treten in den Hintergrund, qualitativ höherwertige Tätigkeiten müssen verlangt werden Durch die immer komplizierteren Prüfungsordnungen ist eine immer umfassendere Beratung der Studierenden notwendig Im EDV-Bereich (HISPOS-GX) müssen höhere Anforderungen an die Sachbearbeiter gestellt werden (gute Kenntnisse des Systems) Stand: 28.10.2004 Wh