Bürgernahe Sprache in der Verwaltung

Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Als MitarbeiterIn der Hochschulverwaltung stehen Sie wahrscheinlich häufiger diesem Konflikt gegenüber: Behördliche Schreiben sollen einerseits den Sachverhalt und die rechtliche Situation richtig wiedergeben, andererseits aber auch verständlich formuliert und übersichtlich sein. Unter dem Stichwort „Bürgernahe Sprache“ versucht man, hier einen Mittelweg aufzuzeigen: Mit Hilfe einiger einfachen Regeln können behördliche Schreiben freundlicher, klarer und dennoch rechtlich korrekt formuliert werden. Gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern erbringt man auf diese Weise den entsprechenden Service, darüber hinaus erspart man sich selbst Rückfragen oder verärgerte Anrufe.

Oft reicht für eine bürgerfreundliche Sprache schon lediglich der Gedanke aus: „Was würde ich denken, wenn ich dieses Schreiben erhalten würde? Könnte ich den Inhalt des Schreibens nachvollziehen, wenn ich das Hintergrund-wissen zu dieser Thematik nicht hätte? Welche Fragen würden bei mir auftauchen?“ Diese Fragen sollten Sie sich grundsätzlich stellen, wenn Sie Schreiben entwerfen. Darüber hinaus soll Ihnen diese Präsentation einige Tipps geben, wie Sie Ihren Schreibstil ggf. noch verbessern können. Viel Erfolg!

Anmerkungen zur Anwendung dieser Präsentation: - Die Präsentation ist in folgende Punkte gegliedert 1. Stil 2. Verständlichkeit 3. Anrede Frauen – Männer 4. Äußere Form - Die Präsentation dauert ca. 45 Minuten. Es ist ratsam, nach ca. der Hälfte eine kurze Pause zu machen. Sie werden darauf hingewiesen, wenn Sie die Hälfte erreicht haben. - Blättern Sie nicht nur die einzelnen Folien durch, sondern verwenden Sie den Präsentationsmodus. - Einführend sind kurze Zusammenfassungen zu den Inhalten angeführt. Anschließend finden Sie einige anschauliche Beispiele dazu. - Auf den meisten Folien wird links ein Feld erscheinen mit der Überschrift „statt so“. Lesen Sie sich die Beispiele durch und überlegen Sie, wie man dies besser formulieren kann. Beim nächsten Mausklick erscheinen dann mögliche Antworten auf die Frage, die Sie mit Ihren Ergebnissen vergleichen können.

Anmerkungen zur Anwendung dieser Präsentation: - Die Inhalte dieser Präsentation sind der Broschüre „Freundlich, korrekt und klar – Bürgernahe Sprache in der Verwaltung“ des Bay. Staatsministeriums des Innern entnommen. Diese finden Sie unter „www.innenministerium.bayern.de/service/publikationen“ - Die Ausführungen sind z.T. der Allgemeinen Geschäftsordnung (AGO) und den Organisationsrichtlinien (OR) des Freistaats Bayern entnommen.

Stil

Achten Sie auf einen freundlichen Ton! Begegnen Sie den Bürgerinnen und Bürgern freundlich und mit Verständnis für Ihre Belange. Versetzen Sie sich in ihre Lage und gehen Sie auf das ein, was der Empfänger vorgebracht hat. Verwenden Sie – soweit möglich – die Form der Bitte. Vermeiden Sie die Grundform des Verbs in Verbindung mit „zu“ und „haben“ (auch in Merkblättern). Auch ein gelegentliches „Danke“ trägt zu einem höflichen Stil bei. Im Folgenden finden Sie Beispiele hierfür! Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 7 Hauptabteilung I – Personal

Freundlicher Ton Statt so… Besser so… Der Vordruck ist vom Antragsteller auszufüllen. Alle für Sie zutreffenden Fragen haben Sie zu beantworten. Der Beamte hat den Vordruck entgegenzunehmen und zu prüfen. Der Wehrpflichtige hat sich zu melden. Die Unterlagen sind rechtzeitig eingegangen. Besser so… Bitte füllen Sie den Vordruck aus. Bitte beantworten Sie alle Fragen, die auf Sie zutreffen. Wir nehmen den Vordruck ent-gegen und prüfen ihn. Sie müssen sich melden. Wir danken Ihnen für die rechtzeitige Vorlage.... (soweit ein Dank tatsächlich angebracht ist) Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 8 Hauptabteilung I – Personal

Freundlicher Ton Statt so… Besser so… Das Ansinnen der Antragsteller muss schärfstens zurückgewiesen werden. Es ist unerfindlich, wie ... Sie müssten doch eigentlich wis-sen, ... Bekanntlich ist es gesetzeswidrig, ... Wir sehen uns gezwungen, drastische Maßnahmen gegen Sie zu ergreifen. Es dürfte Ihnen wohl entgangen sein, ... Besser so… Wir haben Verständnis für die schwierige Lage, in der Sie sich befinden. Ihrem Vorschlag können wir aber nicht folgen, weil ... Wie wir Ihnen bereits mitgeteilt haben, ... Es verstößt gegen § .... (Rechtsvorschriften benennen) Aufgrund dieses Sachverhaltes leiten wir die Zwangsvollstreckung ein. (Maßnahme konkret be-nennen). Sicherlich haben Sie übersehen, ... Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 9 Hauptabteilung I – Personal

Verwenden Sie einen persönlichen Stil! Durch die persönliche Ansprache verhindern Sie bei den Bürgerinnen und Bürgern den Eindruck, das Objekt eines anonymen Verwaltungsapparates zu sein! Wählen Sie die persönliche Anrede. Sprechen Sie die Bürgerinnen und Bürger im Text auch persönlich an. Verwenden Sie kein „man“ oder „jeder“. Schreiben an Privatpersonen erhalten eine Höflichkeitsanrede und eine Grußformel. Nehmen Sie Rücksicht auf die Sprach-, Lese- oder Verständnisfähigkeit der angesprochenen Person. Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 10 Hauptabteilung I – Personal

Persönlicher Stil Statt so… Besser so… Sehr geehrtes Ehepaar Lüdenscheid, Im Übrigen gelten die durch Bescheid vom ... mitgeteilten Regelungen, Der Verkehrsteilnehmer, der mit seinem Pkw von links kam, ... Der Antragsteller hat ... Sehr geehrte Bauherren, Besser so… Sehr geehrte Frau Müller-Lüdenscheid, sehr geehrter Herr Lüdenscheid, Bitte beachten Sie dazu auch die Regelungen, über die wir Sie in unserem Bescheid vom ... informiert haben und die weiterhin gelten. Sie kamen mit Ihrem Pkw von links ... Sie haben ... Sehr geehrte Damen und Herren, Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 11 Hauptabteilung I – Personal

Persönlicher Stil Statt so… Besser so… Man kann ... Man muss damit rechnen, dass ... Jeder Antragsteller muss glaubhaft machen, dass ... Besser so… Sie können ..., wir können ..., ich kann ... Sie müssen damit rechnen, dass ... Sie müssen glaubhaft machen, dass ... Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 12 Hauptabteilung I – Personal

Verwenden Sie Aktiv statt Passiv! Passive Formulierungen verstärken den unpersönlichen Ton. Es bleibt zudem oft unklar, wer gehandelt hat oder handeln soll. Formulieren Sie aktiv und lebendig. Verwenden Sie dabei grundsätzlich den „Wir-Stil“ Vermeiden Sie Ausdrücke wie „seitens“, „zwecks“ oder „ausweislich“ Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 13 Hauptabteilung I – Personal

Aktiv statt Passiv Statt so… Besser so… Es wird vorgeschlagen ... Es wird angeordnet ... Durch diese Anleitung werden Sie informiert, wie ... Seitens des Landratsamtes kann dem Antrag nicht zugestimmt werden. Die Unterlagen werden Ihnen nach Eingang der Gebühren auf dem Konto der Staatsoberkasse zugesandt. Diese Aufwendungen können von den Einkünften abgezogen werden. Besser so… Wir schlagen vor ... Das Landratsamt ... ordnet an ... Wir ordnen an ... Diese Anleitung informiert Sie darüber, wie ... Das Landratsamt kann ... nicht genehmigen. Wir können Ihrem Antrag nicht zustimmen. Bitte überweisen Sie die Gebühren auf das Konto der Staatsoberkasse. Die Unterlagen senden wir Ihnen zu, sobald der Betrag bei uns eingegangen ist. Sie können diese Aufwendungen von Ihren Einkünften abziehen. Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 14 Hauptabteilung I – Personal

Verwenden Sie Verben statt Substantive! Der verbale Stil ist der gesprochenen Sprache ähnlicher und damit verständlicher. Oft werden die Sätze durch den Verbalstil auch kürzer und präziser. Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 15 Hauptabteilung I – Personal

Verben statt Substantive Statt so… Mitteilung machen in Kenntnis setzten Entscheidung herbeiführen zum Abschluss bringen einer Prüfung unterziehen Möglichkeit eröffnen unter Bezugnahme auf Genehmigung erteilen Besser so… mitteilen informieren entscheiden abschließen prüfen ermöglichen wir beziehen uns auf genehmigen Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 16 Hauptabteilung I – Personal

Verben statt Substantive Statt so… Die Bauaufsichtsbehörde hat bei der Entscheidung über die Zuläs-sigkeit eines Bauvorhabens ... Die Wirksamkeit des Fahrverbots besteht seit ... Bei der Verweigerung der schrift-lichen Erklärung zur Übernahme der Verpflichtung zur Reinigung durch den Schuldner kann der Stadtrat die vorzeitige Aufhebung des Vertrages beschließen. Besser so… Bei der Prüfung, ob das Bauvor-haben zulässig ist, haben wir ... Das Fahrverbot ist seit ... wirksam. Der Schuldner verpflichtet sich schriftlich, die Reinigung zu übernehmen. Verweigert er das, so kann der Stadtrat den Vertrag vorzeitig aufheben. Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 17 Hauptabteilung I – Personal

Verben statt Substantive Statt so… Der Wortlaut des Beschlusses des Kreistages des Landkreises Aschaffenburg hat folgende Fassung: ... Der am 20. März 2005 eingegan-gene Widerspruch gegen den Entzug der Erlaubnis zum Führen eines Kraftfahrzeuges auf öffent-lichen Straßen ... Besser so… Der Kreistag des Landkreises Aschaffenburg hat beschlossen: ... Ihr Widerspruch gegen den Entzug der Fahrerlaubnis, der am 20. März 2005 eingegangen ist, ... Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 18 Hauptabteilung I – Personal

Seien Sie sparsam mit langen Sätzen! Weitschweifigkeit ermüdet und ist schwer verständlich. Formulieren Sie so knapp wie möglich und so ausführlich wie nötig. Je länger ein Satz, desto übersichtlicher muss er gegliedert sein. Die Übersichtlichkeit der Sätze ist für ihre Verständlichkeit wichtiger als die Länge. Gliedern Sie Ihre Sätze nach Inhalten. Durch eine Gliederung wirkt der Text ruhiger und übersichtlicher. Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 19 Hauptabteilung I – Personal

Die richtige Satzlänge Statt so… Namen, Anschrift vollständig angeben. Datum, Aktenzeichen des Unfallberichts umgehend mitteilen. Gutachten beifügen. Zeugen möglichst genau benen-nen. Unfallhergang mit Skizzen erläutern. (Telegrammstil) Besser so… Bitte übermitteln Sie uns folgende Angaben: - Vollständiger Name und Adresse - Datum und Aktenzeichen des Unfallberichts - Gutachten - Name und Adresse der Zeugen (wenn bekannt) - Skizze und Erläuterung des Unfallablaufs Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 20 Hauptabteilung I – Personal

Stellen Sie den Hauptsatz mit den wichtigsten Aussagen voran, dann folgt der Nebensatz! Der Leser ist zunächst daran interessiert, was man von ihm will oder wie sein Anliegen entschieden worden ist. Teilen Sie deshalb das Wesentliche im ersten Satz mit. Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 21 Hauptabteilung I – Personal

Erst Hauptsatz, dann Nebensatz Statt so… ... können von uns nach reiflicher Prüfung und nach mehrmaliger Rücksprache mit dem Wasserwirt-schaftsamt nicht berücksichtigt werden. Die von Ihnen im letzten Brief, eingegangen am 19.08.2005, vorgebrachten, aber nicht ausführlich begründeten Beschwerden ... Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass kein Rechts-anspruch auf Erteilung einer Befreiung besteht. Besser so… Ihre ... können wir leider nicht berücksichtigen. Wir haben Ihre ... eingehend geprüft und mit dem Wasserwirtschaftsamt abgestimmt. Die Beschwerden, die Sie in Ihrem Schreiben vom 19. August 2005 vorbringen, haben Sie nicht ausführlich begründet. (Neuer Satz) Ein Rechtsanspruch auf Befreiung besteht nicht. Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 22 Hauptabteilung I – Personal

Erst Hauptsatz, dann Nebensatz Statt so… Gemäß Art. 1, 2, 6, 8 des Kosten-gesetzes, KG, vom 20.02.1998 (GVBI S. 43, BayRS 2013-1-1-F), zuletzt geändert durch Gesetz vom 24.12.2002 (GVBI S. 937); Kostenverzeichnis Tarif-Nr. 2.II.6/1 (BayRS 2013-1-2-F), wird folgende Gebühr festgesetzt: 8 € Besser so… Es wird eine Gebühr von 8 € fest-gesetzt. Rechtsgrundlage: Art. 1, 2, 6, 8 des Kostengesetzes, KG, vom 20.02.1998 (GVBI S. 43, BayRS 2013-1-1-F), zuletzt geändert durch Gesetz vom 24.12.2002 (GVBI S. 937); Kostenverzeichnis Tarif-Nr. 2.II.6/1 (BayRS 2013-1-2-F). Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 23 Hauptabteilung I – Personal

Kein Amtsdeutsch, keine Pedanterie! Aufgeblähte Formulierungen drücken ein unangemessenes Amtsgehabe aus. Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 24 Hauptabteilung I – Personal

Kein Amtsdeutsch, keine Pedanterie Statt so… zu Verlust gegangen, verlustig gegangen, in Verstoß geraten amtsseitig es wird anheim gegeben untunlich erscheinen Bezüge erfahren eine Minderung Entscheidungen gelangen zur Durchführung Im Behinderungsfalle wird der Widerspruchsführer gebeten, dies der unterfertigten Dienststelle mitzuteilen. Besser so… verloren das ...amt soll ...., das ...amt hat ... wir empfehlen, wir stellen frei nicht anzuraten Bezüge werden gemindert Entscheidungen umsetzen Sollten Sie an der Besprechung nicht teilnehmen können, dann verständigen Sie die Regierung bitte rechtzeitig. Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 25 Hauptabteilung I – Personal

Kein Amtsdeutsch, keine Pedanterie Statt so… Die uns übersandten Unterlagen sind als Anlage beigefügt. Ihr in dem oben genannten Schreiben angeführtes Argument Zur Aufklärung des vorbezeichneten Sachverhalts bitten wir Sie, nachfolgende Fragen möglichst eingehend zu beantworten ... Der Antragsteller und dessen Ehefrau Frau Müller und deren Tochter Besser so… Die Unterlagen, die Sie uns übersandt haben, fügen wir unserem Schreiben bei. Ihr Argument Sie können zur Aufklärung des geschilderten Sachverhalts beitragen. Bitte beantworten Sie dazu die Fragen auf dem Frage-bogen. Der Antragsteller und seine Ehefrau Frau Müller und ihre Tochter Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 26 Hauptabteilung I – Personal

Verständlichkeit

Formulieren Sie kurz und präzise! Behördliche Schreiben dienen vor allem der Information. Geben Sie das an, was für die angesprochene Person und für die Darstellung der Rechtslage wichtig ist nach dem Motto „so kurz wie möglich, so lang wie nötig“. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche. Verzichten Sie auf Vor- und Nachsilben sowie überflüssige Zusammensetzungen. Verzichten Sie auf Modewörter, Superlative und nichtssagende Füllwörter. Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 28 Hauptabteilung I – Personal

Kurz und präzise Statt so… Besser so… Danach war zu entscheiden, wie folgt: In der o.g. Angelegenheit ... Es besteht ein ursächlicher Kausalzusammenhang zwischen ... Zu unserer Entlastung senden wir die Unterlagen zurück. Ausnahmen dürfen nur für einen befristeten Zeitraum erteilt werden. Die Befreiung gilt für die Dauer von zwei Jahren. Das Führen von Hunden auf öffentlichen Wegen ist nur mit der Maßgabe gestattet, dass die Hunde an der Leine geführt werden. Besser so… --------- (entfällt) In dieser Sache ... Es besteht ein ursächlicher Zusammenhang zwischen ... Ihre Unterlagen erhalten Sie zurück. Ausnahmen dürfen nur befristet zugelassen werden./ Wir dürfen Ausnahmen nur befristet zulassen. Die Befreiung gilt für zwei Jahre. Hunde müssen auf öffentlichen Wegen an der Leine geführt werden. Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 29 Hauptabteilung I – Personal

Kurz und präzise Statt so… Besser so… Vor- und Nachsilben: einen Saal anmieten eine Zweifelsfrage abklären etwas andenken Zusammensetzungen: Fragestellung, Rückfrage Aufgabenstellung Zahlungsleistung Rückerinnerung zur Kenntnisnahme Aktenvormerkung Rotwildringleiterdienstbesprechung Quadratmeteransatz Eignungsfeststellungsverfahren Lebensmitteluntersuchungsstelle Besser so… einen Saal mieten eine Frage klären überlegen Frage Aufgabe Zahlung Erinnerung zur Kenntnis, mit der Bitte Kenntnis zu nehmen Aktenvermerk Dienstbesprechung für die Leiter der Rotwildringe Angesetzte Quadratmeter Eignungsprüfung Lebensmittel-Untersuchungsstelle Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 30 Hauptabteilung I – Personal

Kurz und präzise Statt so… Besser so… Modewörter: nicht vermittelbar wir halten es für darstellbar im Fokus fokussieren anpeilen, anvisieren Doppelter Superlativ: größtmöglichst die idealste Art optimalste Standortbedingungen einzigste Zeugin Besser so… nicht zu vermitteln wir halten es für möglich im Brennpunkt, im Mittelpunkt beleuchten, in den Mittelpunkt stellen anstreben so groß wie möglich die ideale Art, die beste Art sehr günstige, beste, optimale Standortbedingungen einzige Zeugin Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 31 Hauptabteilung I – Personal

Kurz und präzise Statt so… Besser so… Nichtssagende Füllwörter: unter Zuhilfenahme von im Hinblick auf, hinsichtlich des zwecks Einsicht mittels Fragen möglichst eingehend beantworten Eindeutigkeit: Datum siehe Poststempel Wir verweisen auf unser Schreiben vom ... Besser so… mit zu, über, wegen zur Einsicht mit, durch Fragen beantworten München, den 05.01.2005 Weitere Hinweise finden Sie in unserem Schreiben vom ..., Seite 3, im vorletzten Absatz. Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 32 Hauptabteilung I – Personal

Verwenden Sie geläufige Wörter und Ausdrücke! Anders als im Gespräch hat die Leserin/der Leser nicht die Möglichkeit, unmittelbar Verständnisfragen zu stellen. Passen Sie daher die Wortwahl der Sprach-, Lese- oder Verständnisfähigkeit der angesprochenen Person an. Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 33 Hauptabteilung I – Personal

Geläufige Wörter und Ausdrücke Statt so… Sie bedürfen hierzu eine Bestätigung. Jemand muss eine Beschwer geltend machen. benummern die Verunfallte Blockbeschulung Sehhilfe zur Gänze Besser so… Sie benötigen hierzu eine Bestätigung. Sie müssen darlegen, dass Sie in Ihren Rechten verletzt sind. nummerieren die Verunglückte Blockunterricht Brille, Kontaktlinsen ganz Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 34 Hauptabteilung I – Personal

Geläufige Wörter und Ausdrücke Statt so… Die durch den Verkauf der im Kochunterricht hergestellten Speisen erzielte Einnahme ist gesondert abzugeben. Auf Grund einer in dem für die Eingruppierung maßgebenden Tätigkeitsmerkmal geforderten abgeschlossenen Berufsausbild- ung als ... Ihr Verhalten ließ zu wünschen übrig. Das Landratsamt lässt sich durch das Verwirrspiel des Bauwerbers nicht länger verschaukeln. Besser so… Geben Sie bitte den Erlös aus dem Verkauf von Speisen, die im Koch-unterricht zubereitet wurden, gesondert an. Das Tätigkeitsmerkmal, das für die Eingruppierung maßgebend ist, setzt eine abgeschlossene Berufs-ausbildung als ... voraus. Wir können nicht akzeptieren, dass ... Das Landratsamt lässt sich durch Ihr Verwirrspiel nicht länger täuschen. Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 35 Hauptabteilung I – Personal

Sie haben ca. die Hälfte der Präsentation erreicht. Kurze Pause?

Führen Sie Beispiele an! Ein anschauliches Beispiel trägt wesentlich zur besseren Verständlichkeit bei. Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 37 Hauptabteilung I – Personal

Beispiele Statt so… Besser so… Erstrecken sich die Katastrophen-schäden auf unmittelbar der Unter-bringung von Wirtschaftsgütern dienende Gebäudeteile? Besteht an dem Grundstück von Ihrer Seite ein dingliches Recht? Besser so… Hat das Hochwasser Scheunen, Großviehställe, Maschinenhallen, oder sonstige Gebäudeteile be-schädigt, die unmittelbar zur Unterbringung von Wirtschafts-gütern dienen? Haben Sie an dem Grundstück ein dingliches Recht, d.h. sind Sie z.B. Eigentümer, Nießbraucher oder Hypothekengläubiger? Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 38 Hauptabteilung I – Personal

Vermeiden Sie Fremdwörter, Fachausdrücke und Abkürzungen! Weder ein hölzener, altertümlicher Kanzleistil noch eine pseudowissenschaftliche Ausdrucksweise sind bürgerfreundlich. „Übersetzen“ Sie Fremdwörter. Erläutern Sie Fachausdrücke. Vermeiden Sie unnötige englischsprachige Begriffe. In Fachkreisen sind diese ggf. notwendig, im Kontakt mit den Bürgerinnen und Bürger führen sie jedoch oft zu Unklarheit. Bezeichnen Sie Gleiches immer mit demselben sprachlichen Ausdruck. Verwenden Sie Abkürzungen nur, wenn sie allgemein üblich sind. Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 39 Hauptabteilung I – Personal

Fremdwörter, Fachausdrücke, Abkürzungen Statt so… Gibt es manifeste Symptomatik für verdichtungsorientierte Migrations-prozesse? Task Force Gender Mainstreaming outcomebasierte Politik meeting point support Service Center School, department Besser so… Gibt es offenkundige Anzeichen für eine Zuwanderung in Ver-dichtungsräumen? Spezialeinheit geschlechtersensible Sichtweise ergebnisorientierte Politik Treffpunkt Unterstützung, unterstützen Beratungsstelle, Auskunft, Information Fakultät (einer Universität) Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 40 Hauptabteilung I – Personal

Fremdwörter, Fachausdrücke, Abkürzungen Besser so… Wir empfehlen Ihnen dringend, Ihre Rechnung bis ... zu begleichen. Sollte Ihre Zahlung bis ... nicht eingegangen sein, müssen wir die Zwangsvollstreckung, in Ihrem Fall eine Pfändung, einleiten. Statt so… Sollten Sie unser heutiges Schreiben unbeachtet lassen, sind wir verpflich-tet, Vollstreckungsmaßnahmen gegen Sie einzuleiten bzw. fortzu-setzen Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 41 Hauptabteilung I – Personal

Fremdwörter, Fachausdrücke, Abkürzungen Besser so… Gleiches Wort für gleichen Sachverhalt: Ansprüche auf Sachleistungen Hierunter fallen alle Ansprüche, die nicht Geld, sondern Sachleistung betreffen. Ein solcher Anspruch liegt immer dann vor, wenn ... Abkürzungen Der Bayerische Verwaltungsgerichts- hof (VGH) hat in seiner Entscheidung vom ... Der Landespersonalausschuss (LPA) Statt so… Gleiches Wort für gleichen Sachverhalt: Ansprüche auf Sachleistungen Hierunter fallen alle Forderungen, die nicht auf Kapital, sondern auf eine Sachleistung gerichtet sind. Eine Sachforderung liegt immer dann vor, wenn ... Abkürzungen Der VGH hat in seiner Entscheidung vom ... Der LPA ... Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 42 Hauptabteilung I – Personal

Rechtsgrundlagen Die Angaben von Rechtsgrundlagen sind in behördlichen Schreiben meist unerlässlich. Denn die betroffenen Personen müssen die Möglichkeit haben, sich jederzeit selbst über Gültigkeit, Inhalt und Wortlaut von Rechtsnormen zu informieren. Rechtsgrundlagen sollten jedoch so angegeben werden, dass sie für die Bürgerinnen und Bürger nachvollziehbar sind und den Lesefluss nicht unnötig behindern. Ggf. müssen Rechtsgrundlagen auch näher erläutert werden. Führen Sie die Fundstelle am Satzende in Klammern oder in einem neuen Satz an. Geben Sie beim erstmaligen Zitat die Überschrift, Kurzbezeichnung, Abkürzung, Datum und Fundstelle an. Bei weiteren Zitaten genügt die Abkürzung. Längere Verweise können auch in einem Merkblatt beigelegt werden. Aber Vorsicht bei Übersetzungen: Der Sinn des juristischen Textes darf nicht verfälscht werden. Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 43 Hauptabteilung I – Personal

Rechtsgrundlagen Statt so… Besser so… Der geltend gemachte Anspruch auf ... wird von der Rechtsprechung im Übrigen nicht anerkannt. Besser so… Bei unserer Entscheidung haben wir die Rechtsprechung des Bundesverwaltungsgerichtes berücksichtigt. Dieses führt in seiner Entscheidung vom .... (BVerwGE 6 S. 204) aus: .... Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 44 Hauptabteilung I – Personal

Rechtsgrundlagen Statt so… Besser so… Beim ersten Vorkommen im Text: Nach Art. 8 der Bayerischen Diszi-plinarordnung (BayDO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 15. März 1985 (GVBI S. 31, BayRS 2031-1-1-F), zuletzt geändert am 24.12.2002 (GVBI S. 962), wird eine Geldbuße in Höhe von ... festgesetzt. Besser so… Beim ersten Vorkommen im Text: Ihnen wird eine Geldbuße in Höhe von ... auferlegt. Die Entscheidung beruht auf Art. 8 der Bayerischen Disziplinar-ordnung (BayDO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 15. März 1985 (GVBI S. 31, BayRS 2031-1-1-F), zuletzt geändert am 24.12.2002 (GVBI S. 962). Bei weiteren Zitaten im Text reicht die Angabe der Kurzbezeichnung der Rechtsvorschrift ohne die Fundstelle, also z.B. ... nach Art. 8 BayDO ... Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 45 Hauptabteilung I – Personal

3. Frauen - Männer

Sprachlich gleichbehandeln – aber wie? Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 47 Hauptabteilung I – Personal

Bezeichnungen für Einzelpersonen Statt so… Der Antragsteller ist stets zuver-lässig. Es sind zwei Kinder aus der Ehe mit ... vorhanden. Martha S. ist auch im Elternbeirat und seit neun Jahren im Gemeinderat. Ausbildungsförderung wird auch geleistet, solange der Auszu-bildende infolge von Schwanger-schaft gehindert ist, ... die Gemeinde als Antragsteller Besser so… Die Antragstellerin, Frau Martha S. geb. Müller, besitzt für den Gewerbe-betrieb erforderliche Zuverlässigkeit. Sie ist Mutter von zwei Kindern aus der Ehe mit ..., ferner Mitglied des Gemeinderats seit neun Jahren sowie des Elternbeirats der Hauptschule. Ausbildungsförderung wird auch geleistet, solange die Auzubildende infolge von Schwangerschaft gehindert ist, ... die Gemeinde als Antragstellerin Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 48 Hauptabteilung I – Personal

Paarformen Statt so… Besser so… Die Präsidentin oder der Präsident und ihre Stellvertreterin beziehungs-weise ihr Stellvertreter oder seine Stellvertreterin beziehungsweise sein Stellvertreter werden jeweils für zwei Jahre gewählt. Besser so… Die Präsidentin oder der Präsident werden für zwei Jahre gewählt. Das Gleiche gilt für ihre Stellvertretung. Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 49 Hauptabteilung I – Personal

Für alle Beamtinnen und Beamten, Besser so… Paarformen Statt so… Für alle Beamtinnen und Beamten, Arbeitnehmerinnen und Arbeit-nehmer wird grundsätzlich Teilzeit-beschäftigung zwischen 50 v.H. und 90 v.H. der regelmäßigen Arbeitszeit zugelassen. Den Wünschen der Be-amtinnen und Beamten, Arbeit-nehmerinnen und Arbeitnehmer wird im Rahmen des dienstlich Vertretbaren möglichst entsprochen. Jede Beamtin und jeder Beamte, jede Arbeit-nehmerin und jeder Arbeitnehmer hat ein Recht auf Beratung über Voraus-setzungen, Folgen und Möglichkeiten von Teilzeitbeschäftigung. Beamtinnen und Beamte, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eignen sich für die Teilnahme an der Wohnraum- oder Telearbeit nur dann, wenn … Besser so… Für alle Beamtinnen und Beamten,Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wird grundsätzlich Teilzeitbeschäftigung zwischen 50 v.H. und 90 v.H. der regelmäßigen Arbeitszeit zugelassen. Den Wün-schen der Beschäftigten wird im Rahmen des dienstlich Vertret-baren möglichst entsprochen. Jede Beamtin und jeder Beamte, jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeit-nehmer hat ein Recht auf Be-ratung über Voraussetzungen, Folgen und Möglichkeiten von Teil-zeitbeschäftigung. Beschäftigte eignen sich für die Teilnahme an der Wohnraum- oder Telearbeit nur dann, wenn … Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 50 Hauptabteilung I – Personal

Paarformen Statt so… Besser so… Die Lehrerinnen und Lehrer planen die Schulveranstaltung gemeinsam mit den Schülern. Nach bestandener Prüfung erteilt, dass Staatsministerium die Be-rechtigung zum Führen der Berufs-bezeichnung „Staatlich geprüfter Gebärdensprachdolmetscher“. Für die Bürgerin oder den Bürger, der oder dem juristische Fach-sprache nicht geläufig ist, ... Schüler/innen Prüfer(innen) LehrerInnen Besser so… Die Lehrkräfte planen die Schul-veranstaltung gemeinsam mit den Schülerinnen und Schülern. Nach bestandener Prüfung erteilt das Staatsministerium die Be-rechtigung zum Führen der Berufs-bezeichnung „Staatlich geprüfte Gebärdensprachdolmetscherin” bzw. „Staatlich geprüfter Ge-bärdensprachdolmetscher“. Für die Bürgerinnen und Bürger, denen die juristische Fachsprache nicht geläufig ist, ... Schülerinnen und Schüler Prüferinnen und Prüfer Lehrerinnen und Lehrer Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 51 Hauptabteilung I – Personal

Neutrale Bezeichnungen Statt so… der oder die Abgeordnete der oder die Angehörige der oder die Angestellte der oder die Beschäftigte der oder die Sachverständige der oder die Steuerpflichtige der oder die Vorgesetzte Besser so… die Abgeordneten die Angehörigen die Angestellten die Beschäftigten die Sachverständigen die Steuerpflichtigen die Vorgesetzten Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 52 Hauptabteilung I – Personal

Neutrale Bezeichnungen Statt so… Ausbildungsförderung wird auch geleistet, solange der Auszu-bildende infolge von Erkrankung oder Schwangerschaft gehindert ist, ... . Besser so… Ausbildungsförderung wird auch geleistet, solange die Auszu-bildenden infolge von Erkrankung oder Schwangerschaft gehindert sind, ... (§ 15 Abs. 2a BAföG) oder Ausbildungsförderung wird auch geleistet, solange Auszubildende infolge von Erkrankung oder Schwangerschaft gehindert sind, ... Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 53 Hauptabteilung I – Personal

Neue Formulierungen Statt so… Besser so… Direkte Anrede Die Bibliothek steht den Benutzern in der Zeit von .... bis ... zur Verfügung. Verben Teilnehmer waren ... (Namen) Darlehensnehmer Besser so… Die Bibliothek steht Ihnen in der Zeit von ... bis ... zur Verfügung Teilgenommen haben: (Namen) (Namen) haben teilgenommen Das Darlehen erhält: (Name) Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 54 Hauptabteilung I – Personal

Neue Formulierungen Statt so… Besser so… der Betroffene der Stimmberechtigte der Unbefugte der Erziehungsberechtigte die Lehrer der Fachmann der Hilfsarbeiter ein Putzmann der Vertrauensmann der Wähler der/die Stellvertreter der/die Prüfstellenleiter Besser so… die betroffene Person das stimmberechtigte Mitglied die unbefugte Person die erziehungsberechtigte Person die Lehrkräfte die Fachkraft die Hilfskraft eine Putzhilfe die Vertrauensperson die Wahlberechtigten die Stellvertretung die Leitung der Prüfstelle Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 55 Hauptabteilung I – Personal

Neue Formulierungen Statt so… Besser so… Rat des Arztes ärztlicher Rat einen Arzt hinzuziehen Der Antragsteller muss seine Angaben glaubhaft machen. Der Lehrherr hat dem Lehrling eine angemessene Ausbildungsver-gütung zu zahlen. Besser so… ärztlicher Rat ärztliche Hilfe ärztliche Beratung hinzuziehen Wer einen Antrag stellt, muss seine Angaben glaubhaft machen. Die Antragstellenden müssen ihre Angaben glaubhaft machen. Auszubildende erhalten eine angemessene Vergütung. Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 56 Hauptabteilung I – Personal

4. Äußere Form

Achten Sie auf eine übersichtliche Gliederung! Teilen Sie in Einleitung, Hauptteil, Schluss. Formulieren Sie den Betreff stichwortartig als Kurzüberschrift. Gliedern Sie numerisch oder alphanumerisch. Fügen Sie Absätze, Zwischenüberschriften, Aufzählungen ein. Benutzen Sie Fragen (z.B. Was müssen Sie beachten? Welche Nachweise müssen Sie vorlegen?) Heben Sie Textteile hervor z.B. durch Unterstreichung, Fettdruck, Kursivdruck, gehen Sie jedoch sparsam mit Hervorhebungen um. Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 58 Hauptabteilung I – Personal

Kurzüberschrift Statt so… Besser so… ßere Form Vollzug des Allgemeinen Eisen-bahngesetzes - AEG - vom 27. Dezember 1993 (BGBl I S. 2396), hier: Planfeststellung nach § 18 AEG für die Erneuerung der Eisen-bahnbrücke bei Bahn-km 31,635 der Bahnlinie ... bei gleichzeitiger Änderung von Form und Quer-schnitt in ..., Landkreis ... Besser so… Planfeststellung für die Erneuerung der Eisenbahnbrücke in ..., Land-kreis ..., bei Bahn-km 31,635 der Strecke ... Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 59 Hauptabteilung I – Personal

Achten Sie auf eine logische, nachvollziehbare Argumentation! Jeder gedankliche Schritt sollte folgerichtig auf das Informationsziel hinführen. Kein notwendiger Schritt zum vollständigen Nachweis darf fehlen (Argumentationslücke). Jeder Gedanke sollte nur einmal ausgesprochen werden. Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 60 Hauptabteilung I – Personal

Achten Sie auf korrekte Schreibweise und Grammatik! Fehlerhafte Schreiben werfen oft ein ungünstiges Licht auf die Behörde. Inkompetenz oder Oberflächlichkeit werden unterstellt. Achten Sie auf die richtige Schreibweise des Namens/Straßennamens. Stehen persönliche Bezeichnungen in der Anschrift vor dem Namen, so treten diese in den Akkusativ bzw. Dativ (wegen des hinzugedachten „An den bzw. die, das“) Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 61 Hauptabteilung I – Personal

Korrekte Schreibweise und Grammatik Statt so… Eheleute Gerhard M. Hofmann Herrn Regierungspräsident Dr. Stefan Schubert falsche Schreibweise durch EDV-Einsatz Mueller-Grossensoest Horst Schueuerhus Besser so… Frau Gisela Sanders-Hofmann Herrn Gerhard M. Hofmann Herrn Regierungspräsidenten Dr. Stefan Schubert Müller-Großensoest Horst Schüürhus Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 62 Hauptabteilung I – Personal

Unterschrift/Angabe Namen Reinschriften sollen grundsätzlich eigenhändig unterschrieben werden. Die persönliche Unterschrift zeigt, dass Sie das Anliegen ernst nehmen. Kann die Reinschrift nicht unterschrieben werden, z.B. weil das Schreiben elektronisch erstellt und versandt wird, so soll dem Namen der Zusatz „gez.“ vorangestellt werden. Wiederholen Sie den Namen in Druckschrift. Dabei genügt die Angabe des Familiennamens, die Amtsbezeichnung kann, muss aber nicht angegeben werden. Geben Sie auf Briefbögen und Vordrucken den Namen der sachbearbeitenden bzw. auskunftsberechtigten Person in der Bezugszeile an. Stellen Sie dabei dem Namen die Bezeichnung „Frau“ bzw. „Herr“ oder den Vornamen an. Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 63 Hauptabteilung I – Personal

Eigenhändige Unterschrift Statt so… Herzog Karmann-Weber Besser so… Herr Herzog oder Rudolf Herzog Frau Karmann-Weber Anita Karmann-Weber Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 64 Hauptabteilung I – Personal

E-Mails Auch bei dienstlichen E-Mails sollten Sie nicht nachlässig sein. Für sie gelten dieselben Regelungen wie für sonstige dienstliche Schreiben. Wie bei Postkarten ist der Inhalt der E-Mails nicht geschützt. Vertrauliche Informationen dürfen Sie nur dann per E-Mail versenden, wenn durch geeignete Sicherheitsmaßnahmen (z.B. Verschlüsselung) eine angemessene Datensicherheit gewährleistet ist. Grundregeln: Nennen Sie im Betreff stichwortartig den wesentlichen Inhalt. Geben Sie den Bezug zu vorangegangenen Schreiben oder Kontakten an (z.B. „zum Telefongespräch mit Fr. Weber am 18.03.2006“) Verwenden Sie Anrede und Schlussformel wie in Briefen. Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 65 Hauptabteilung I – Personal

Emails Grundregeln (2): Bringen Sie klar zum Ausdruck, welche Reaktionen Sie von den Empfängerinnen und Empfängern erwarten (z.B. „Ich bitte Sie um Stellungnahme bis zum 31.07.2006.“ oder „Die Unterlagen übersenden wir zu Ihrer Information.“) Wenn Sie einer Email Anlagen beifügen, sollten Sie diese mit der vollständigen Bezeichnung im E-Mailtext auflisten (z.B. „Als Anlagen erhalten Sie: Protokoll der Besprechung vom 20.05.2005, Teilnehmerverzeichnis). Hilfreich sind außerdem nachvollziehbare Dokumentennamen, die auf den Inhalt schließen lassen (z.B. „protokoll_200505.doc“). Schließen Sie jede Email neben dem Gruß mit einer Signatur ab, die die wichtigsten Kontaktdaten enthält: Gabi Mustermann Hauptabteilung II – Prüfung und Praktikum Hochschule für angewandte Wissenschaften FH, Munich University of Applied Sciences Lothstr. 34 80335 München Tel.: ++49-(0)89-1265 -8822 Fax.: ++49-(0)89-1265 -8811 URL: http://www.hm.edu Bürgernahe Sprache in der Verwaltung Seite 66 Hauptabteilung I – Personal

Viel Spaß bei der Umsetzung! Geschafft! Viel Spaß bei der Umsetzung!