Aug./Sept.00 © D Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/ , Fax: 02624/ , 1 Dokumenten-Management Allgemeine DMS* Infos * DMS = Dokumenten-Management-System

Aug./Sept.00 © D Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/ , Fax: 02624/ , 2 Dokumenten-Management WER weiß was worüber? Informationen = 4. Produktionsfaktor Informationslogistik Informationsmanagement Informationsmanagement = Qualitätsmanagement, Geschäftsprozessmanagement, -Optimierung !

Aug./Sept.00 © D Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/ , Fax: 02624/ , 3 Dokumenten-Management Der Markt DMS DMS Wachstum weltweit. Schätzungen haben ergeben, daß der globale Markt für Dokumenten- Management-Systeme bis 2003 auf über 41 Mrd. US$ anwachsen wird, das bedeutet ein jährliches Durchschnittswachstum von 26%. © Frost & Sullivan IDC: 2003: 9,5 Mrd US $ DMS Wachstum europaweit.

Aug./Sept.00 © D Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/ , Fax: 02624/ , 4 Dokumenten-Management Fax.tif .rtf Betriebssystem (z.B. WIN98) Netzserver Netzwerk Archiv- server Systemphilosophien Konventionell & ASP & Internet Application-Service-Provider Bridge ArchivBackend VPN Alternativ: Anbindung an ein herkömmliches Archiv und/oder Host- system über COLD - Schnittstelle möglich. Automatisierung der Vorgänge - Connect - Archiv - Retrieval Netzwerk Rechenzentrum Virtual Privat Network WEB Client INTERNET Host-, Applikations- anbindung, z.B. SAP

Aug./Sept.00 © D Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/ , Fax: 02624/ , 5 Dokumenten-Management Datengeschwindigkeit im Telefonnetz Quelle: T-Monitor,

Aug./Sept.00 © D Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/ , Fax: 02624/ , 6 Dokumenten-Management Trends im DMS Markt 1. ASP 2. Der Internetbriefkasten 3. Das virtuelle persönliche Archiv im Internet. ASP Lösungen gibt es in den Ausprägungen: -Mieten der konventionellen Software und Equipment sowie Support im eigenen Haus, evtl. über Remote. -Nutzen des vorhandenen Equipment und Standards, z.B. WEB Browser und Datenhandling im RZ. Der Internetbriefkasten: Dies ist eine Lösung die Unternehmen mit druck- und versandintensiven Prozessen dadurch entlastet, das dieser Paperoutput zukünftig entfällt und dem Empfänger direkt in seinen virtuellen Briefkasten gestellt wird. Z. B. eine Telefonrechnung, oder kommunale Bescheide etc. Dr. Materna, GmbH Das persönliche Weltarchiv: In diesem Szenario wird einem Kunden ein Speicherbereich zu Verfügung gestellt auf den er via Internet von jedem Ort der Welt zugreifen kann. Diese Lösung richtet sich primär an Privatkunden. Siemens AG

Aug./Sept.00 © D Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/ , Fax: 02624/ , 7 Dokumenten-Management Kosten des Papierhandlings manuell elektronisch Basis: (Quelle, Docunet WEB Site) 240 Arb./Tg., 45DM/Std Pers.Kosten, 90 BL/Std Sortierung u. Ablage, 1,50 DM/100 BL Sachmittelkosten, 10 min manuelle Recherchezeit, 20 Seiten scannen/min, 100 Seiten/Std. indizieren, 0,1DM/100 Seiten Sachmittelkosten f. CD-R, Seiten/CD-R Seitenkapazität NCI, 0,5 min/Vorgang elektronische Recherchezeit. Einsparung gesamt DM DM DM DM DM (Ohne Hard-, Softwareanteil, ohne Reg. Mittel) = Investkapital für DMS.

Aug./Sept.00 © D Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/ , Fax: 02624/ , 8 Dokumenten-Management MEHRWERT bei Einsatz eines elektronischen Archivsystems: % Reduktion der Bearbeitungszeit % Herabsetzung des Sachbearbeiteraufwands % Erhöhung der Sachbearbeiterproduktivität % Senkung der Bearbeitungskosten pro Dokument % Verringerung der Arbeitsschritte % Verkürzung der Durchlaufzeiten % Einsparung an Büroflächen % Steigerung der Kundenzufriedenheit (Quelle: AWV; Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung)

Aug./Sept.00 © D Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/ , Fax: 02624/ , 9 Dokumenten-Management Entscheidungen Es besteht nicht die Frage, soll ich DMS einführen? Es besteht die Frage, welches DMS ist das Richtige für mein Unternehmen ?

Aug./Sept.00 © D Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/ , Fax: 02624/ , 10 Dokumenten-Management Wo steh´ ich, was will ich? Standort(e) DV Infrastruktur, Netz Hostanwendungen Heterogene Datenquellen Verfügbare, modellierte Prozesse. Daten-, Informationskonsolidierung Archivierung Dokumenten-, Informationshandling D-,I.-Lenkung Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, z. B. AO. Contentmanagement Workflow.

Aug./Sept.00 © D Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/ , Fax: 02624/ , 11 Dokumenten-Management Was muss ich wissen ? Ich muss wissen, DMS Partnerbindung ist in der Regel mehr als ein Lebensabschnittspartner. Aufbewahrungsfristen liegen bei 10 Jahren und mehr (Produkthaftung etc.). Das Unternehmen verändert sich, mit ihm die Prozesse. Ein Konzept ist nie fertig und nie sofort vollständig realisierbar. Das DMS Produkt muss skalierbar sein und gängigen Standards entsprechen. Der DMS Partner muss aufgrund seiner Reputation und des Produktes Investitionsschutz bieten. Das DMS Produkt und alle wichtigen Add One sollten eigene Produkte des Lieferanten sein. Anderenfalls entsteht Zusatzaufwand für Migration und Support. Prioritäten und daraus resultierende Teilschritte (Projekte) sind zu definieren, ein Strategiepapier ist zu erstellen.

Aug./Sept.00 © D Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/ , Fax: 02624/ , 12 Dokumenten-Management Wo positionieren sich die DMS Anbieter ? Quelle: SAPERION Quelle: SER Systems AG Ein objektiver Vergleich aufgrund von Veröffentlichungen, auch unabhängiger Institute, ist schwierig.

Aug./Sept.00 © D Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/ , Fax: 02624/ , 13 Dokumenten-Management DMS, muss kein Griff nach den Sternen sein! DMS, der Griff nach den Sternen? Lassen Sie sich unabhängig beraten und unterstützen. Externe Beratung sichert die Umsetzung der Kundenanforderungen und nicht die Realisierung der Standards der DMS- Lieferanten.

Aug./Sept.00 © D Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/ , Fax: 02624/ , 14 Dokumenten-Management Notizen