Fachhochschule Münster University of Applied Sciences 28.03.2017 BibControl - ein Tool für die Steuerung von Bibliotheken – ein Werkstattbericht nach zwei Wochen Fachhochschule Münster University of Applied Sciences Dr. Bruno Klotz-Berendes | Hochschulbibliothek / Bibliotheksleiter Corrensstraße 25 |48149 Münster 0251 – 83 64850 | Fax: 64853 | klotz-berendes@fh-muenster.de / https://www.fh-muenster.de/bibliothek FH Münster (v. Lojewski/Boentert): Qualität bewegt

Ausgangssituation – Datenseiten Ausgangssituation – Reports 28.03.2017 Tagesordnungspunkte Motivation Ausgangssituation – Datenseiten Ausgangssituation – Reports Geschäftsprozesse – Strategie Fazit nach zwei Wochen BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes FH Münster (v. Lojewski/Boentert): Qualität bewegt

Überblick Standorte in der Region - Fakten Standorte der FH Münster Studienorte An-Institute Steinfurt Greven Münster Ahlen / Beckum / Oelde Coesfeld Fakten Studierende 11.854 Fachbereiche 12 Interdisziplinäre Einrichtungen 2 Forschungsinstitute 5 Studiengänge 77 Stand 02/2013 Personal Professorinnen und Professoren 257 Wissenschaftliche Mitarbeiterinnen 328 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 402 Stand 02/2013 Die Fachhochschule im Überblick

Präsidium der Fachhochschule Münster 28.03.2017 Motivation Präsidium der Fachhochschule Münster Erst durch das dynamische Gestalten und Entwickeln von Qualität statt eines planlosen Bündels einzelner Qualitätssicherungsmaßnahmen entsteht ein ganzheitliches Qualitätsmanagementkonzept. Ein möglicher Weg – aber sicherlich nicht der einzige – zur Realisierung ist eine prozessorientierte Umsetzung. Zwingend dagegen ist eine Anbindung des Qualitätsmanagements an das hochschulweite Managementsystem, aus dem sich Qualitätspolitik und Qualitätsziele ableiten. von Lojewski: Qualitätsmanagement mit Schwerpunkt Prozessqualität. Das Beispiel der Fachhochschule Münster. In: Beiträge zur Hochschulforschung, H.1, 30. Jg., 2008 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes FH Münster (v. Lojewski/Boentert): Qualität bewegt

Strategie ZIELE & STRATEGIE Perspektiven und Struktur der Academic Scorecard ZIELE & STRATEGIE Bildung Forschung Personal Ressourcen Infrastruktur Finanzen Management Hochschulweite Academic Scorecard (ASC) Strategisches Ziel Konkretes Ziel Kennzahl Ausmaß Maßnahmen | Die Fachhochschule im Überblick

Wettbewerbsposition nachhaltig sichern Strategie Arbeitsfelder Wettbewerbsposition nachhaltig sichern Lehr- und Forschungsprofil weiter entwickeln Transfer stärken Management professionalisieren Studienberatung Weiterbildung Wissenschaftlicher Nachwuchs Forschungsbedingungen Austauschprozesse Strategische Partnerschaften Qualitätsmanagement Kaufmännische Buchhaltung Berichtswesen | Die Fachhochschule im Überblick

28.03.2017 Motivation Anforderung schnell und individuell statistische Kennzahlen für die verschiedensten Aspekte zur Verfügung zu haben, um auf Anfragen reagieren zu können. Proaktive Analyse von Daten für die Weiterentwicklung der Bibliothek auch über mehrere Jahre. Bisher Pflege von Jahresstatistiken in PDF-Dateien; die nicht weiter in Excel nutzbar waren. Eine zentrale Stelle für Datenanalysen auch über die Grenzen des Bibliothekssystems (Ausleihe; Erwerbung) hinaus. E-Ressourcen; Personenzähler, etc. BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes FH Münster (v. Lojewski/Boentert): Qualität bewegt

Insgesamt unbefriedigende Situation 28.03.2017 Ausgangssituation Daten Eigene statistische Daten – Sisis und MySQL-DB Datensammlung hbz – ein zentraler Sammelpunkt Auf etlichen Webportalen Per Email Insgesamt unbefriedigende Situation BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes FH Münster (v. Lojewski/Boentert): Qualität bewegt

Statistische Informationen an FB – Jahresbericht 28.03.2017 Ausgangssituation Reports Statistische Informationen an FB – Jahresbericht Managementreport Präsidium BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes FH Münster (v. Lojewski/Boentert): Qualität bewegt

Ausgangssituation Reports 28.03.2017 Ausgangssituation Reports BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes FH Münster (v. Lojewski/Boentert): Qualität bewegt

Wenig planbar und an einer Person gebunden. 28.03.2017 Ausgangssituation Reports Statistische Informationen an FB – Jahresbericht Managementreport Präsidium Unspezifische Ad-hoc Anforderungen aus den Fachbereichen (Akkreditierungen und Reakkreditierung) Wenig planbar und an einer Person gebunden. BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes FH Münster (v. Lojewski/Boentert): Qualität bewegt

Interne Lösungsansätze 28.03.2017 Interne Lösungsansätze BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes FH Münster (v. Lojewski/Boentert): Qualität bewegt

Umsatz – Wie viel Finanzbedarf hat die HB pro Quartal? 28.03.2017 Geschäftsprozesse - Strategie Lieferzeiten Umsatz – Wie viel Finanzbedarf hat die HB pro Quartal? Auslastung der Bibliothek – Ausleihen - Arbeitsplätze IDM - Connector welchen Ressourcenbedarf wofür? BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes FH Münster (v. Lojewski/Boentert): Qualität bewegt

sehr mächtiges Werkzeug Fazit nach zwei Wochen sehr mächtiges Werkzeug sehr interessante Analysen möglich – Umarbeiten in der Systematik sehr komplex – erfordert Detailwissen in den SunRise Parametern hervorragend geeignet Zuordnungsfehler zu finden Geringe Fehlerquoten – gute Arbeit der Kolleginnen und Kollegen in der HB sehr zügige Umsetzung durch Herrn Hoverath Analyse der Geschäftsprozesse – Analyse der Datenerfassung Bisher Geschäftsprozesse nach anderen Kriterien entwickelt und dokumentiert BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Übersicht -1 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Übersicht -2 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Übersicht -3 BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Datenanalyse BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Fehlerbereinigung BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Fehlerbereinigung BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Fehlerbereinigung BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Haushalt – Titelebene auf Haushaltsstufen BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Haushalt – Titelebene auf Haushaltsstufen BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Lieferantenmeldung - SunRise BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Lieferantenzeiten BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Lieferantenzeiten BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Lieferantenzeiten BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Lieferantenzeiten Lieferant 1 – ca. 1500 Bestellungen BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Lieferantenzeiten Lieferant 2 ca. 1000 Bestellungen BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Ausleihen BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Ausleihen Pro Bereichsbibliothek BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Ausleihen pro Bereichsbibliothek Pro Fachbereich BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Literaturausgaben Nach Medientyp mit Ausleihen BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 28.03.2017 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Für Rückfragen: klotz-berendes@fh-muenster.de BibControl, 11.03.2013 - Dr. B. Klotz-Berendes FH Münster (v. Lojewski/Boentert): Qualität bewegt