Einführung Rechtliche Anforderungen Records Management Ausblick

Einführung

Skandale machen den Bedarf an Transparenz und Dokumentation deutlich

USA 2008 mangelhaftes Records Management

England 2008 Mangelhafter Datenschutz Ein Laptop eines Offiziers mit persönlichen Angaben von bis zu 600.000 Rekruten und Bewerbern der Streitkräfte wurde gestohlen. Ausweis- und Führerschein-Details, Versicherungsnummern bis hin zu Angaben zur Familie, sowie Namen und Adressen von Ärzten der betroffenen Personen.

Deutschland 2005 – 2007 Mangelhafte Sicherheit in Bundesbehörden sind 189 Computer, 326 Laptops, 38 Speicher-Sticks und 271 Handys mit teilweise sensiblen Daten abhanden gekommen. Vom Bundesamt für Zivildienst ist ein Notebook gestohlen worden, auf dem komplette Datensätze mit persönlichen Daten gespeichert waren dem Verteidigungsministerium sind geheime Datenträger mit Informationen der Geheimhaltungsstufe "Verschlusssache -Vertraulich" und höher abhanden gekommen

Deutsche Bank 2004 Mangelhaftes E-Mail-Management Die Deutsche Bank muss 87,5 Millionen Dollar Strafe zahlen, da sie große Teile der von der Börsenaufsicht angeforderten E-Mail-Korrespondenz der Mitarbeiter nicht finden konnte.

Siemens Korruptionsaffäre 2006 Mangelnde Transparenz Korruptionsaffären erschüttern das Traditionsunternehmen Strafe in Höhe von bis zu 4 Milliarden Euro nicht mehr ausgeschlossen Der ehemalige Vorstandsvorsitzende Heinrich von Pierer steht im Verdacht, Bestechungsversuche persönlich in Auftrag gegeben zu haben. Die Vorstände werden persönlich haftbar gemacht

Parmalat 2003 Korruption (?) und mangelnde Transparenz in der Bilanz von Parmalat fehlten acht Milliarden Euro 2004 summierte sich der von den Staatsanwälten, Wirtschaftsprüfern und Bankern ermittelte Fehlbetrag auf 23 Milliarden Euro Die Fehlsumme wurde erst nach Jahren festgestellt

McLaren 2007 Industriespionage McLaren-Mercedes hatte illegal technische Informationen über die Wagen von Ferrari erhalten Geldstrafe in Höhe von 100 Millionen US-Dollar

Governance

Vom französischen Begriff Gouvernance abgeleitet Lateinisch "gubernator", Steuermann Herrschaft, Lenkung, Steuerung

Übertragung als Corporate Governance auf das Wirtschaftsleben "körperschaftliche Steuerung" "Leitung einer Körperschaft bzw. einer Gesellschaft"

Risk Management

Risiko ist das italienische Wort für Wagnis oder Gefahr

Risikomanagement umfasst also die Maßnahmen zur Erfassung der Risiken Bewertung der Risiken Steuerung der Risiken

Compliance

Compliance aus dem Englischen Befolgung, Einhaltung oder Erfüllung bestimmter Anforderungen

Governance, Risk Management und Compliance GRC Governance, Risk Management und Compliance GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, Risikomanagement und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell.

Rechtliche Anforderungen

Governance

Definition Governance Der Begriff Governance bezeichnet Standards beziehungsweise spezielle Rahmenbedingungen für Strukturen und Prozesse der Führung, Verwaltung und Überwachung börsennotierter Unternehmen.

Corporate Governance CG Corporate Governance sind die rechtlichen und institutionellen Rahmenbedingungen, die mittelbar oder unmittelbar Einfluss auf die Führungsentscheidungen eines Unternehmens und somit auf den Unternehmenserfolg haben Der Ursprung für CG liegt bereits in den 30er Jahren, als man sich verstärkt Gedanken über die Rechte der Aktionäre machte

Corporate Governance International wurde CG durch die OECD in Gestalt der „Principles of Corporate Governance“ 1984 verankert und 2004 aktualisiert Die Europäische Kommission hat 2004 ein European Corporate Governance Forum als Beratungsgremium eingerichtet

Corporate Governance International USA COSO-Modell COSO ERM-Framework Großbritannien: „Reports“ Cadbury Report, 1992 Greenbury Report,1995 Hampel Report, 1998 Turnbull Report, 2005 Frankreich: LSF Loi de Sécurité Financière (2003) u.a.

Deutschland Corporate Governance-Kodex Aktuelle Fassung vom 14. Juni 2007 stellt wesentliche gesetzliche Vorschriften zur Leitung und Überwachung deutscher börsen-notierter Gesellschaften dar enthält international und national anerkannte Standards guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung

Corporate Governance-Kodex soll das deutsche Corporate Governance System transparent und nachvollziehbar machen will das Vertrauen der internationalen und nationalen Anleger, der Kunden, der Mitarbeiter und der Öffentlichkeit in die Leitung und Überwachung deutscher börsennotierter Gesellschaften fördern

Corporate Governance in Deutschland stützt sich auf Unternehmensgesetze KonTraG UMAG Handels- und Steuerrecht Verbraucherschutz Datenschutz

Corporate Governance in Österreich ÖCGK Österreichischer Corporate Governance Kodex (2002)

Corporate Governance in der Schweiz Swiss Code of Best Practice (2002)

IT Governance liegt in der Verantwortung des Vorstands und des Managements ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensführung

IT Governance besteht aus Führung, Organisationsstrukturen und Prozessen, die sicherstellen, dass die IT die Unternehmensstrategie und -ziele unterstützt Hauptziel von IT-Governance ist es, die Anforderungen an die IT sowie die strategische Bedeutung von IT zu verstehen, um den optimalen Betrieb zur Erreichung der Unternehmensziele sicherzustellen und Strategien für die zukünftige Erweiterung des Geschäftsbetriebes zu schaffen.

Risk Management

Definition Risk Management Risk Management ist die systematische Erfassung, Bewertung und Steuerung der unterschiedlichsten Risiken. Es ist ein systematisches Verfahren, das in verschiedensten Bereichen Anwendung findet, zum Beispiel bei Unternehmensrisiken Kreditrisiken Finanzanlagerisiken Umweltrisiken Versicherungstechnischen Risiken Technischen Risiken

Risk Management Potenzielle Risiken, die die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage eines Unternehmens mittel- und langfristig gefährden könnten, werden zunächst mit Hilfe des pro-aktiven Risk Managements identifiziert, analysiert und bewertet. Ziel besteht in der Sicherung des Fortbestandes eines Unternehmens, der Absicherung der Unternehmensziele gegen störende Ereignisse und in der Steigerung des Unternehmenswertes.

Rechtliche Anforderungen in Deutschland Rechtliche Anforderungen zur Überwachung KonTraG kein eigenständiges Gesetz, sondern zu Ergänzung (HGB, AktG) § 91 Abs. 2 AktG „Der Vorstand einer Aktiengesellschaft hat geeignete Maßnahmen zu treffen, insbesondere ein Überwachungssystem einzurichten, damit für den Fortbestand der Gesellschaft gefährliche Entwicklungen früh erkannt werden.“

Rechtliche Anforderungen in Deutschland Risikostrategie (IT-Riskmanagement ISO 27001) Risikomanagementprozess und Risiko-Controlling Organisation des Risikomanagements Steuerung des Risikomanagements Bereitstellung finanzieller Mittel Anweisung und Schulung der Mitarbeiter Kontrolle der IT-Verantwortlichen (Policy) Auswahl der Mitarbeiter in verantwortlichen Positionen Sicherstellung der persönlichen und fachlichen Eignung Abgrenzung von Verantwortlichkeiten (keine Selbstkontrolle)

Compliance

Compliance: Definition „Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben“

Unterschiede: Direkte Auswirkungen Indirekte Auswirkungen HGB AO / GDPdU / GOBS GAUFZ Indirekte Auswirkungen Basel II (für „Nicht-Banken“) BDSG

Grundsätzlich gilt: Alle rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben gelten auch in der elektronischen Welt! Die Anforderungen der DV-Welt sind jedoch häufig noch nicht oder nicht direkt enthalten und müssen daher adäquat abgeleitet werden.

Grundsätzliche Kriterien Authentizität Vollständigkeit Nachvollziehbarkeit Zugriffssicherheit Geordnetheit Integrität Auffindbarkeit Reproduzierbarkeit Unverändertheit Richtigkeit Prüfbarkeit Portabilität Vertrauenswürdigkeit

Compliance in Europa Viele der neuen nationalen Regularien haben ihren Ursprung in der europäischen Gesetzgebung Mit etwas Zeitverzögerung wird jede Richtlinie der Europäischen Kommission in nationales Recht überführt, so dass es sich lohnt, immer einen Blick auf die Vorgaben und Entwicklungen Brüssels zu werfen

Compliance in Europa 8. Direktive setzt Standard für Bilanzierungsrichtlinien von börsennotierten Unternehmen Das große, umfassende Ereignis wie der Sarbanes-Oxley Act (SOA) fehlt trotz 8.Direktive Europäische Gerichte / EU diskutieren weitere Regularien

8. Direktive Die 8. Direktive (auch 8. EU-Richtlinie oder Euro- SOX) ist in der europäischen Gemeinschaft bereits seit dem 29.06.2006 in Kraft und musste bis zum 29.06.2008 in nationales Recht umgesetzt werden enthält ausführliche Vorschriften über die Durchführung der Abschlussprüfung von Jahresabschlüssen sowie über damit verbundene Anforderungen an den beauftragten Abschlussprüfer verfolgt das Ziel, international einheitliche Regelungen für die Prüfung des Finanzabschlusses zu schaffen

Umsetzung in nationales Recht bis Ende 2009 Ziele: Europäische Dienstleistungsrichtlinie Umsetzung in nationales Recht bis Ende 2009 Ziele: Beseitigung bürokratischer Hindernisse Erleichterung des Handels mit grenzüberschreitenden Dienstleistungen Vollendung des Binnenmarkts für Dienstleistungen Inhalte (Auswahl): Vereinfachung der Antrags-Verfahren und einheitliche Ansprechpartner Dienstleister können alle Unterlagen, Anträge, etc. auch elektronisch einreichen Aufbau eines Informations- und Kommunikationssystems für die europaweite Verwaltungszusammenarbeit Konsequenz: Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung

Europäische Signaturrichtlinie Basis für die Signaturgesetzgebung in der EU ist die EG-Richtlinie 1999/93/EG Sie definiert die Vorgaben für die Regelungen elektronischer Signaturen, die durch die Mitgliedstaaten und die anderen Staaten des europäischen Wirtschaftsraumes in nationalen Gesetzen umgesetzt werden In Deutschland ist die elektronische Signatur durch mehrere Rechtsvorschriften geregelt, u.a.: Signaturgesetz Signaturverordnung BGB (vor allem die §§125 ff. über die Formen von Rechtsgeschäften) VwVfG 1. Gesetz zur Änderung des Signaturgesetzes (1. SigÄndG)

Compliance in den USA SEC United States Securities and Exchange Commission Kontrolle des Wertpapierhandels in den Vereinigten Staaten

Compliance in den USA SOX Sarbanes-Oxley Act Ziel: die Verlässlichkeit der Berichterstattung von Unternehmen, die den öffentlichen Kapitalmarkt der USA in Anspruch nehmen, zu verbessern

Compliance in den USA FRCP Federal Rules of Civil Procedure Vorrang von elektronischen Dokumenten

Branchen

Öffentliche Verwaltung DOMEA SAGA

Kreditvergaberichtlinien Basel II Finanz Kreditvergaberichtlinien Basel II

Pharma GxP FDA part 11

Energieversorger BiLMoG Bilanzmodernisierungsgesetz TUG Transparenzrichtlinie-Umsetzungsgesetz

Automobil Straßenverkehrszulassungsordnung (StVZO § 30), Produkthaftungsgesetz vom 1.1.1990, Rahmenrichtlinie Geräuschemissionen 70/157/EWG, Rahmenrichtlinie Abgas 70/220/EW, Kraftfahrtbundesamt „Anforderungskatalog zur Begründung der Herstellereigenschaften“, USA-Sicherheitsvorschriften FMVSS (Federal Vehicle Safety Standards), USA-Umweltschutzvorschrift (Title 40, chapter 1), National Traffic and Motor Vehicle Safety Act of 1966, Ausgabe 1082, Australian Moto Vehicle Certification Board, Conformity of Production-Manual-Circular 0-13-1, DIN EN ISO 9000 ff, Verbandsfestlegungen zum Qualitätsmanagement, wie z.B. VDA-Band 6.1, EAQF, FIEV, AVSQ, QS 9000 .........

Wie umsetzen???

Wie umsetzen???

Records Management

Definition

Was ist ein Record? Unter einem Record wird ein beliebiger Content-Typ verstanden, der sich auf die Geschäftstätigkeit oder die Transaktion eines Unternehmens bezieht. Ein Record definiert sich durch Inhalt und Rechtscharakter, nicht durch seine physische oder elektronische Form Beispiele sind E-Mails, Verträge, Geschäftsver-einbarungen, Kontoübersichten, Berichte sowie Video- und Audiodateien.

Was ist ein Record? Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen Handlung zu dienen. Information created, received, and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business. (ISO 15489 Part 1)

Was ist Records Management? Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten. Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records. (ISO 15489 Part 1)

Was ist Records Management? Records Management oder Electronic Records Management (ERM) bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponente zur Handhabung von Aufzeichnungen. ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wiederfinden. ERM ist auch eine wichtige Komponente von ECM. Der Begriff findet inzwischen auch weitere Verbreitung in Deutschland und wird durch zahlreiche internationale Standards gestützt.

Was ist Records Management? Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (Deletion Schedules) Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der ge-speicherten Informationen

Was ist Records Management? Records Management ist unabhängig vom Medium Verwaltung von physischen Records (z.B. Papier-dokumenten) elektronisches Records Management (Verwaltung von digitalen Objekten)

Committee of Best Practices and Standards (CBPS): Records Management: international normiert Committee of Best Practices and Standards (CBPS): International Standard for Describing Functions (ICA-ISDF) Vereinte Nationen: ARMS Standard on Recordkeeping Metadata Europäische Union: MoReq ISO 15489: Records Management

ERM bezogene Standards RECORDS PRESERVE USE MANAGE TRANSFER STORE CAPTURE CREATE DESTROY Moreq2, ISO15489 XML Metadata: DC, ISAAR, ISOs 23081, 639, 2788, 5964, 8601 ISO 18492, OAIS X.509, XKMS ISO 12142 ISO 15801, 12654 ISO 12033 PDF/A RFC 2821, 2822, TIFF, JPEG ISO 216 ISO 12037 GUID DOD 5015.2

MoReq

MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Records in Auftrag gegeben und entwickelt für den Gebrauch in der Europäischen Union MoReq ist kein offizieller Standard und stellt eher eine Guideline dar steht für den Aufbau und Betrieb von Dokumenten-Management- und Archivsystemen Fokus liegt auf der Behandlung elektronischer Dokumente, papierbasierte Dokumente sind inzwischen ein Randthema richtet sich an öffentliche und private Einrichtungen

für die öffentliche Verwaltung und für Unternehmen MoReq: Zweck und Zielsetzung Ziel Spezifikationen der funktionalen Anforderungen für die Verwaltung von Records in einem ERMS (Electronic Records Management System) für die öffentliche Verwaltung und für Unternehmen Zweck Unterstützung der Anwender bei der Einführung oder Bewertung von ERMS Systemen

MoReq2 wurde am 13. Februar 2008 veröffentlicht ist eine evolutionäre Weiterentwicklung von MoReq1 verbessert und erweitert MoReq1 aktualisiert MoReq1 in Bezug auf neue Technologien und Regularien modularisiert MoReq1 ergänzt MoReq1 um Testsuite und ein Zertifizierungsverfahren für Softwareprodukte unter der Federführung des DLM-Forums ist für das Datenmodell in einem XML-Schema dokumentiert

Non-Functional Requirements Metadata model Reference model Ease of Use System Availability Performance and Scalability Technical Standards Legislative and Regulatory Requirements Long Term Preservation and Technology Obsolescence Outsourcing and Third Party Management of Data Business Processes Non-Functional Requirements Optional Modules Fax Integration Security Categories Offline and Remote Working Distributed Systems Digital Rights Management Encryption Electronic signatures Integration with Content Management Systems Casework Workflow Document Management and Collaborative Working Disposition of Physical Records Management of Physical (Non-electronic) Files and Records Basic Modules Administrative Functions Searching, Retrieval and Presentation Referencing Capturing Records Retention and Disposition Controls and Security Classification Scheme Chapter „0“

Ausblick

Records Management & Durchgängigkeit Compliance kann nicht mit Insellösungen erreicht werden. Records Management muss alle Prozesse und Anwendungen unterstützen, in den Records entstehen, genutzt, verwaltet und gespeichert werden. Records Management muss durchgängig organisatorisch wie technisch im Unternehmen umgesetzt werden. Moderne Records Management Produkte unterstützen daher nicht nur die Verwaltung von elektronischen Dokumenten im Archiv, sondern den gesamten Lebenszyklus der Records bis zur Vernichtung. Records Management ist medienunabhängig und verwaltet kombiniert sowohl elektronische Dokumente als auch Referenzen auf physische Dokumente, so dass eine Gesamtsicht auf alle zusammengehörenden Informationen entsteht.

Records Management ist Infrastruktur Records Management war in der Vergangenheit eine Angelegenheit von speziellen Anwendungen. Da Records überall entstehen und empfangen werden können, muss sich Records Management als Infrastruktur positionieren, um allen Anwendungen zur Verfügung zu stehen. Im Rahmen von SOA Service oriented Architecture sind Records Management Dienste für die geordnete Verwaltung aufbewahrungspflichtiger Informationen vorzusehen.

Records Management und Automatisierung Die manuelle Indizierung und Ablage von Records ist aufwändig und fehlerträchtig. Automatisierte Verfahren, die die Eigenschaften, Klassenmerkmale und Anwendungssituations-zusammenhänge von Records automatisch auswerten und bei der Klassifikation unterstützen, stellen einen wesentlichen Fortschritt dar. Nur wenn die Komplexität von Records Management für den Endanwender reduziert wird, kann Records Management von allen Mitarbeitern im Unternehmen genutzt werden.

GRC Governance, Risk Management und Compliance sind vorrangig eine Frage von Disziplin, Führungsverantwortung und Organisation. Technische Systeme können unterstützen, sind aber alleine nicht die Lösung.

Nicht schwarz sehen. Mit vernünftiger Vorbereitung, Durchsetzung und Nachhaltung von Richtlinien, Ausbildung der Mitarbeiter und adäquater technischer Unterstützung lässt sich jedes GRC-Thema in den Griff bekommen.

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