zep – Die optimierte Zeiterfassung für mehr Effizienz » Remember that time is money « Benjamin Franklin | 1706 - 1790 © 2008 provantis IT Solutions OHG · 27.01.2009

Agenda Vorstellung Ziele und Anforderungen ZEP Philosophie ZEP Demo Weiteres Vorgehen © 2008 provantis IT Solutions OHG · 27.01.2009

ZEP Philosophie Fokus auf IST-Seite schneller Zugriff auf aktuelle IST-Daten frühzeitige Erkennung von Planabweichungen Zeiterfassung nebenher: einfach, schnell, übersichtlich einfach zu erlernen und intuitiv zu bedienen Zeiterfassung soll möglichst zeitnah erfolgen  darf nicht behindern Schneller Bildaufbau im Web-Frontend  Verzicht auf „Gimmicks“ Integrierte Reisekostenerfassung mit fehlerfreier Abrechnung Berücksichtigung von Kundenwünschen Maxime: Aus der Praxis für die Praxis Erweiterungen und Wünsche soweit möglich in den Standard Implementierung spezieller Anforderungen realisierbar © 2008 provantis IT Solutions OHG · 27.01.2009

ZEP Architektur © 2008 provantis IT Solutions OHG · 27.01.2009

Organisationsstruktur Firma Abteilungen Mitarbeiter © 2008 provantis IT Solutions OHG · 27.01.2009

Projekte Abteilungen Firma Mitarbeiter Tätigkeit Kunden Projekt Vorgang Projekt Vorgang © 2008 provantis IT Solutions OHG · 27.01.2009

Preise Preistabelle Firma Abteilungen Mitarbeiter Preisgruppe Kunden Projekte Preistabelle Vorgang Tätigkeit © 2008 provantis IT Solutions OHG · 27.01.2009

Zeiten, Belege, Fehlzeiten Preisgruppe Preistabelle Kunden Vorgang Projekte Firma Abteilungen Mitarbeiter Tätigkeit Fehlzeiten Urlaub Krankheit Belege Arbeitszeit Reisezeit © 2008 provantis IT Solutions OHG · 27.01.2009

Mitarbeiterauswertungen Firma Abteilungen Mitarbeiter Preisgruppe Fehlzeiten Urlaub Krankheit Kunden Preisgruppe Preistabelle Kosten- abrechnung verschiedene Zeitnachweise Fehlzeiten- übersicht Urlaubs- übersicht Monatsende- auswertung Preistabelle Projekte Preistabelle Vorgang Tätigkeit Belege Arbeitszeit Reisezeit © 2008 provantis IT Solutions OHG · 27.01.2009

Projektsteuerung & Controlling Projektstand Plan (Soll/Ist), Ertrag, Zeit Gesamtstatus Plan (Soll/Ist), Ertrag, Zeit Projekt-Zeit- Matrix Abteilungs- Auswertungen Kosten Fehlzeiten Urlaub Krankheit Belege Arbeitszeit Reisezeit Preisgruppe Preistabelle Kunden Vorgang Projekte Firma Abteilungen Mitarbeiter Tätigkeit Kosten- abrechnung verschiedene Zeitnachweise Fehlzeiten- übersicht Urlaubs- übersicht Monatsende- auswertung Kundenumsatz Projektumsatz. Projekt- zeitnachweis © 2008 provantis IT Solutions OHG · 27.01.2009

Integrierte Dokumentenverwaltung und Ticket-System Suche Arbeitszeit auf Tickets buchen Firma Abteilungen Mitarbeiter Kunden Kunden-orientierte Dokumenten-verwaltung Ticket-System ToDo-Listen Trouble-Tickets Support-Tickets Tickets in Projekt-abrechnung Projekte Tickets in Kunden-abrechnung Projekt-orientierte Dokumenten-verwaltung Vorgang Tätigkeit Dokumenten- verwaltung Ticket-Übersicht Allgemeine Dokumenten-verwaltung Ticket-Suche © 2008 provantis IT Solutions OHG · 27.01.2009

Gesamtstatus (Zahlungen) Fakturierung Abrechnungs- planung erinnerung Firma Abteilungen Mitarbeiter Preisgruppe Kunden Preisgruppe Preistabelle Preistabelle Projekte Individual- rechnung Preistabelle Vorgang Tätigkeit Projekt- rechnung Belege Arbeitszeit Reisezeit Kunden- rechnung Gesamtstatus (Zahlungen) © 2008 provantis IT Solutions OHG · 27.01.2009

Berechtigungskonzept Rolle Administrator Abteilungsleiter Controller User mit Zusatzrechten User Projekt Projektleiter Projektmitarbeiter Projektzeit erfassen  * () Belege erfassen Zentrale Erfassung  Mitarbeiterauswertungen 1 1* (1) Projektauswertungen Kundenabrechnungen Projektplanung 2 2* (2) Mitarbeiter Kunden Stammdaten Einstellungen 1 Auswertungen über alle Mitarbeiter / Projekte 2 Anlegen von Projekten * Auswertungen für Projekte, Mitarbeiter und Kunden der Abteilungen des Abteilungsleiters () Eingeschränktes Leserecht © 2008 provantis IT Solutions OHG · 27.01.2009

ZEP Module Basisversion 4.0 Projektzeiten, Reisezeiten, Spesen online über Internet oder Intranet erfassen und auswerten Modul: Überstunden, Fehlzeiten, Urlaub Verwaltung von Urlauben, Fehlzeiten, Krankheit, Überstunden und Genehmigungsverfahren Modul: Abteilungen für Bereiche Definition von Abteilungen, Bereichen, Geschäftszweigen und Auswertungen pro Abteilung Modul: Dokument-Generator für kundenspezifisches Layout Erzeugt PDF, MS-Word, StarOffice, OpenOffice mit kundenspezifischen Layouts als Vorlage Modul: Dokumentenverwaltung Dokumente strukturiert auf Projekte zuordnen und online über Internet oder Intranet darauf zugreifen Modul: Ticket-System ToDo-Listen, Trouble-Tickets und Support-Tickets in ZEP erfassen und verwalten Arbeitszeiten direkt auf Tickets melden Tickets in Zeitnachweisen auf Auswertungen und Abrechnungen integrieren Modul: Faktura Abrechnungsplanung Abrechnungserinnerung Erstellung von Projekt- und Kundenabrechnungen Zahlungsdokumentation Mobile Module: Mobile Zeiterfassung im Außendienst Zeiten unterwegs erfassen mit PocketPC oder Laptop © 2008 provantis IT Solutions OHG · 27.01.2009

ZEP Einsatzvarianten Miet-Version als ASP-Lösung aktuellste ZEP Version immer verfügbar kostenfreier Wartungsvertrag inklusive leistungsfähige Server-Hardware in eigenem duplizierten RZ-Betrieb tägliche Datensicherung auf Band sowie Rechenzentrum Sicherheitsüberwachung durch externen Security-Partner Kostengünstiges Lizenzmodell mit ZEP-Sofort-Start Kauf-Software als Inhouse-Installation ZEP-Betrieb in eigenem Intranet bzw. auf Web-Server Pflege und Support durch Wartungsvertrag Freischaltung von Modulen und Benutzern über Lizenzschlüssel © 2008 provantis IT Solutions OHG · 27.01.2009

ZEP im Überblick ZEP ist Kernprodukt von provantis Kompetenzteam Zeitabrechnung für Projekte 160+ Kunden mit 3000+ User Produktiv seit 2000 provantis benutzt ZEP ASP-Betrieb & Lokal-Installation ZEP wird gepflegt und weiterentwickelt (aktuell Version 4.0) © 2008 provantis IT Solutions OHG · 27.01.2009

ZEP Anwender D/A/CH (Auswahl) Forschung & Entwicklung Austrian Research Centers GmbH, Salzburg (A) Österreichisches Institut für Berufsbildungsforschung, Wien (A) Institut für Informatik, Universität Wien (A) Ingenieurbüros 3P Geotechnik ZT GmbH, Lauterach (A) OPF GmbH, Regeltechnik, Neumarkt (D) SAR Systeme GmbH, Arnsberg (D) TRANSPLAN Technik-Bauplanung GmbH, Stuttgart (D) Unternehmensberatung FSP GmbH, Köln (D) frontworx Informationstechnologie AG, Wien (A) Dr. Malcher Unternehmensberatung, Köln (D) IMPLEMENTUS GmbH, Miltenberg (D) FOCUS Management Consulting, Wien (A) Werbeagenturen DIE QUERATIVE, Stuttgart (D) KGB Büro Klaus Greiner GmbH, Köln (D) ProSiebenSat.1 Produktion GmbH, Unterföhring (D) Software-Entwicklung & IT-Beratung Signum Systemhaus GmbH, Bremen (D) Star Corporation, Böblingen (D) Star Engineering, Böblingen (D) KSN Kommunales Systemhaus Niedersachsen GmbH, Oldenburg (D) Advanced Solutions GmbH, Böblingen (D) Getronics Deutschland GmbH, Köln (D) EDS EDV+Datenservice GmbH, Bergheim (A) Web-Agenturen Amedick & Sommer GmbH, Stuttgart (D) Dienstleistungen ARAKANGA GmbH, Hanau (D) Eurografica GmbH, Augsburg (D) Pinneberger Verkehrsgesellschaft, Schenefeld (D) FM Anlagen und Gebäudemanagement GmbH, Lichtenau (D) © 2008 provantis IT Solutions OHG · 27.01.2009

... heute schon gezept? © 2008 provantis IT Solutions OHG · 27.01.2009