Informationsportal für internen und externen Berichtszugriff mit BW 7 Informationsportal für internen und externen Berichtszugriff mit BW 7.0 / BI 4.0 @ BOUYGUES E&S Markus Leroy Bouygues Energy & Services FM Schweiz AG Manuel Kesseler Business & Decision June 12, 2013

Agenda Firmenvorstellung Ausgangslage / Herausforderung Lösungskonzept Realisierung Lessons Learned

MIBAG FM AG wird Bouygues E&S FM Schweiz AG Aus der MIBAG und ihren Tochtergesellschaften werden vier voneinander unabhängige Unternehmen mit neuem Namen und neuem Gesicht.

Bouygues E&S FM Schweiz AG- Struktur Leistungsangebot: Facility Management: Mandatsführung Gesamtverantwortung und -optimierung Reporting Daten- und Flächenmanagement Vertragsmanagement Betriebskostenabrechnung Sicherheitsbeauftragter (SIBE) Parksysteme, Parkplatzverwaltung Immobilienbetrieb Betrieb und Wartung Haustechnik Unterhalt und Reparaturen Elektroservice USV/Notstrom Instandhaltung und Instandsetzung Telematik / Gebäudeleitsysteme / Zutrittssysteme Hauswartungen Versorgung / Entsorgung Energiemanagement Projekte Umzugsmanagement Helpdesk / Piket Postdienste Catering Baustellenlogistik Leistungsangebot Facility Service: Reinigung Unterhaltsreinigung Fassadenreinigung Spezialreinigung Bewachung und Sicherheit Revierdienst Eventdienst Baustellensicherheit Telefonie und Empfang Umgebungspflege Gärtnerdienste Leistungsangebot Technics: Heizung / Lüftung / Klima Konzeption und Bau / Sanierung Service und Wartung von Heizungen Energieoptimierung / Zertifikate Instandhaltung / Schulung Audit / Qualitätssicherung Hygieneinspektion nach SWKI/VDI6022 Elektro Elektro- und Kommunikations-Installationen Serviceleistungen Elektrokontrollen Elektrothermografie Netzanalysen Daten- und Kommunikationsnetzwerke Fiber to the Home (FTTH) Zutrittssysteme Leistungsangebot Property Strategische Immobilienberatung Beratung Projekt- und baubegleitendes FM Zertifizierung Bauherrenvertretung Vermietung und Handel Büroplanung Raum- und Arbeitsplatzkonzept Innenarchitektur Bauprojekte Projektierung Realisierung Fachplanung Immobilien-Treuhand Asset Management kaufmännische Bewirtschaftung

Kennzahlen & Fakten Schweiz 1’300 betreute Gebäude 50‘000 betreute Arbeitsplätze 3 Mio. m2 bewirtschaftete Gebäudefläche 5‘500 Mietverträge 12 Mrd. CHF betreute Immobilienwerte 800 Mitarbeitende in der ganzen Schweiz Zertifizierungen ISO 9001, ISO 14001 OHSAS 18001, ISO 50001 (Energiemanagement)

Agenda Firmenvorstellung Ausgangslage / Herausforderung Lösungskonzept Realisierung Lessons Learned

Ausgangslage / Herausforderung Ablösung bestehendes MIS (end of life) mit SAP Technologien (Konzernstrategie) Fokus Finanz- und Immobilienmanagement (FI/CO und RE-FX) Zugang zum Informationsportal für interne und externe Kunden Integration in bestehende Landschaft (SAP BW / Portal) Für den externen Zugriff muss das Portal auch von ausserhalb für Kunden erreichbar sein Kein Kunde darf Informationen über einen anderen Kunden sehen (Informationen + Namensnennungen)

Ausgangslage / Herausforderung II Beschränkte Ressourcen aufgrund hohem Arbeitspensum Parallele Migration von SAP RE auf RE-FX Internes Projektmanagement

Agenda Firmenvorstellung Ausgangslage / Herausforderung Lösungskonzept Realisierung Lessons Learned

Lösungskonzept Analyse und Aufwandschätzung durch Business & Decision mit anschliessender Durchführung eines Proof of Concept im Umfang von je 5 Tagen in den Bereichen FI/CO und RE-FX: Ausgewählte Berichtsanforderungen auf dem SAP BW-System wurden prototypisch umgesetzt Initiale Aufwandsschätzungen wurden validiert Möglichen Fallstricke sowie Aufwandstreiber wurden identifiziert Das gemeinsame Verständnis wurde optimiert

Lösungskonzept Im Rahmen des Proof of Concept wurden die Kennzahlen ausgewählter über BEx-Queries mit den produktiven Zahlen abgestimmt. Dabei kamen wir zu folgenden Ergebnissen: Die korrekten Zahlen konnten innerhalb des erwarteten Aufwandes bereitgestellt werden Das Reporting ist in BEx Analyzer realisierbar, jedoch nicht in der erwarteten visuellen Form und Benutzerfreundlichkeit Zur Darstellung der Berichte in angemessener visueller Qualität kann die BusinessObjects-Suite verwendet werden Die Publikation der Berichte im Internet für den Zugriff durch die Kunden kann prinzipiell über das bestehende SAP NetWeaver-Portal oder über ein BusinessObjects BI-Portal erfolgen Die vorgegebene Timeline ist ambitioniert

Agenda Firmenvorstellung Ausgangslage / Herausforderung Lösungskonzept Realisierung Lessons Learned

Realisierung SAP BW 7.0 vs. SAP BO BI Platform 4.0 SP04 Übersicht finanzielle Informationen der Liegenschaften und Kunden auf Basis FI/CO Übersicht Mietinformationen (Leerstand / Vermietungen) auf Basis RE-FX Erstellung Queries mittels SAP BEx Query Designer Realisierung auf Basis Web Intelligence Einbindung der SAP BO BI Platform in SAP Netweaver Enterprise Portal

Realisierung II Verwendung von Analyseberechtigungen (SAP BW) & Anzeigeberechtigungen (SAP BO BI Platform) Kein Kunde darf Informationen über einen anderen Kunden sehen (Informationen + Namensnennungen): Umsetzung mittels Master-Hierarchien in Kombination mit Analyseberechtigungen

Qualitätssicherung Einsatz von zerobuzz Optimizer for SAP Business Information Warehouse Vorgehensweise / Softwarelösung zur Optimierung des Datenmodells Verringerung des Wartungsaufwands Automatisierung von Prozessen Einsparung von Resourcen Zerobuzz powered by Business & Decision

Agenda Firmenvorstellung Ausgangslage / Herausforderung Lösungskonzept Realisierung Lessons Learned

Lessons Learned (Generell) Das Projekt konnte erfolgreich – jedoch mit Verzögerung und technischen Herausforderungen – realisiert werden Mit Business & Decision haben wir uns für den richtigen Realisierungspartner entschieden Der Projektmanagement und Koordinationsaufwand (externer Provider / parallel laufende Projekte) wurde seitens Bouygues E&S u.a. aus Kostengründen unterschätzt

Lessons Learned (Generell) Web Intelligence wurde als einheitliches, zentrales Reportingtool verwendet - im Bereich des formatierten Reportings ist WebI jedoch nicht immer die richtige Wahl Was im SAP BW mit der SAP BEx Suite funktioniert, funktioniert u.U. nicht mit Web Intelligence Zentrale Problemstellung “Kein Kunde darf Informationen über einen anderen Kunden sehen – auch keine Namensnennung” wurde zu Beginn des Projektes unterschätzt

Lessons Learned (Technisch) Bestehende Applikationen auf dem SAP BW sind in Testszenarien des neuen Projektes mit einzubeziehen Eine intensive Zusammenarbeit mit dem Basis- Implemetierungspartner ist unbedingt einzuplanen Eine Bereitstellung der Daten nach aussen (Kundenportal) erfordert u. U. eine andere Herangehensweise / Realisierung Web Intelligence eröffnet weitere neue Möglichkeiten (Mobile Szenarien)

Merci! Kontaktinformation: Markus Leroy Head of ICT markus.leroy@bouygues-es.com Manuel Kesseler SAP BI Practice Leader manuel.kesseler@businessdecision.com