Die BBG als Vorreiter beim Thema e-Government Der E-Shop der BBG Die BBG als Vorreiter beim Thema e-Government Ing. Stefan Baethge Teamkoordinator Einkauf BBG – Bundesbeschaffung GmbH

Homepage / E-Shop der BBG Die Veröffentlichung der gültigen Verträge auf der Homepage wurden durch den E-Shop abgelöst. Im E-Shop sieht jeder Abrufer nur mehr die für Ihn jeweils gültigen Verträge und Konditionen BBG – Bundesbeschaffung GmbH

Der E-Shop ist kein sondern „eBay“ „Geizhals“ „My-Hammer.at“ Direktvergabeplattform sondern eine elektronische Plattform - für öffentliche Auftraggeber - für Produkte und Leistungen die in einem Vergabeverfahren zugeschlagen wurden! BBG – Bundesbeschaffung GmbH

Lebenszyklus des Beschaffungsprozesses Vertragsver- handlungen & Preise Katalogmanagement Bestellmanagement Wareneingang Bezahlung Berichtswesen Lieferantenbewertung Vertragsnutzung Lieferanten- management Bedarfserhebung/ -bündelung Tendering (Notification) Umsetzung Rechnung Vergabe Beschaffung Analyse Österreich ist gut unterwegs: Hinter jedem dieser Teilprozess steht eine elektronische Abwicklung. Hohen Erfüllungsgrad bei Elektronischen Bekanntmachung (Lieferanzeiger und auftrag.at)  100% online Nutzbar und wird auch genutzt. Katalogmanagement, Bestellmanagement (e-Shop, andere Bestellsysteme) Wareneingang (Warenwirtschaftssystem, HV-SAP) Vertragsausnutzung Gut bis teilweise: Berichtswesen (Reportingsysteme) , Bedarfserhebung, Lieferantenmanagement Ausbaufähig: Rechnung: Ö: fortgeschrittenen digitale Signatur. E-Rechungen müssen signiert werden, da sonst nicht vorsteuerabzugsberechtigt. gut bis teilweise vorhanden hoher Erfüllungsgrad ausbaufähig BBG – Bundesbeschaffung GmbH

Positionierung: e-Shop Kurz gesagt: e-Shop ist eine webbasierende elektronische Beschaffungsplattform zur Bestellabwicklung von Katalogprodukten und Freitextbestellungen Analyse Vertragsver- handlungen & Preise Katalogmanagement Bestellmanagement Wareneingang Bezahlung Berichtswesen Lieferantenbewertung Vertragsnutzung Lieferanten- management Bedarfserhebung/ -bündelung Tendering Potential für e-procurement Rechnung Vergabe Beschaffung e-Shop BBG – Bundesbeschaffung GmbH

Beschaffung – mit und ohne e-Shop Vertragsabschluss unterschiedliche Abrufformen Nachteile Beschaffung ohne e-Shop: kein einheitliches Kommunikationsmedium aufwendige Informationsgewinnung Zeitverlust Problem der Autorisierung und Authentifizierung Vorteile Beschaffung mit e-Shop: zentrale Vertragsinformation über elektronische Kataloge interaktive Verzeichnisse anstatt .pdf Dokumente und .xls sheets Suchfunktion automatisches Bestellabfertigung und Statusverfolgung für den Einkäufer Bestellarchivierung, -auswertung nur ein Kommunikationsmedium e-Shop BBG – Bundesbeschaffung GmbH

Nutzen: e-Shop Verwaltung BBG Lieferanten Benutzer Reduzierung der Prozesskosten Technologische und organisatorische Flexibilität Unternehmensspezifische Beschaffungsprozesse Von der Papiergenehmigung bis zum komplexen elektronischen Genehmigungsleitweg Flexibilität der Berechtigungsmöglichkeiten Prozesssicherheit Transparenz im Beschaffungsprozess Umfassendes User-Self-Service (Userantrag, Berechtigungen) Dezentrale Useradministration Zielgenaue Spezifikation der Katalogsichten Durchgängige Gültigkeitsprüfungen E-Shop als Vorzeigeprojekt Keine anderen vgl. Projekte im öffentlichen Sektor in Europa Zahlen und Fakten sprechen für das Projekt “KMU-Kompatibilität” Technische Fähigkeiten des e-Shops zur Abbildung von Teillosen und Mengenquotierungen BBG Beschaffungscontrolling BBG als Serviceprovider Nutzung der e-Shop Plattform als Hosting Lösung (kundenindividuelle Produktsortimente, Anbindungen an Drittsysteme) Qualifiziertes Fachpersonal Verwaltung Benutzerfreundlichkeit Umfangreiche Statusübersicht Tooltips Zielgenaue, Flexible Suchmöglichkeiten (Verträge, Volltext, Produktgruppen-Struktur, eClass, Thesaurus, Unschärfensuche) Verwaltung von Warenkorbvorlagen SSO über Portal Austria Web basierende Stand-alone Lösung Umfangreiche Support-/Hilfsfunktionen kontextsensitive Hilfe e-Learning Unterlagen Session Support Monitoring BBG Lieferanten Reduzierung der Prozesskosten - Jede Bestellung ist berechtigt und hat dieselbe Form - Plattform zur Erstellung von elektronischen Katalogen - elektronischer Datenaustausch (z.B. Bestellung) Zeitgemäße Darstellung ihres Produktsortimentes Benutzer 7

Bestellprozess im e-Shop BBG – Bundesbeschaffung GmbH

Feedback zum E-Shop Hatten Sie bereits mit dem E-Shop zu tun? Wie beurteilen Sie das Handling? Wie einfach ist die Katalogerstellung (Excel, BMEcat)? Vor- Nachteile aus Ihrer Sicht? Wo sehen Sie Verbesserungspotenzial? Welches System verwenden Sie? Wie sehen Sie die Zukunftsentwicklung? BBG – Bundesbeschaffung GmbH