Erfahrungen und Vorgehensweisen bei der Stadt Bornheim Das Zusammenspiel zwischen Inventarverwaltung und Anlagenbuchhaltung Wesel, den 21.Juni 2006

Stadt Bornheim 48.356 Einwohner Umstellung: 2007 Finanzsoftware: SAP Rhein-Sieg-Kreis 48.356 Einwohner Umstellung: 2007 Finanzsoftware: SAP Kai seit 12/05 Bonn

Der Stand der Inventur Soll Ist (bis 06.06) Zeitaufwand (Tage) Ziel: Abschluss der Ersterfassung bis 31.08.2006 Soll Ist (bis 06.06) Zeitaufwand (Tage) ca. 130 AT (nur Erfassung vor Ort) ca. 50 % Inventargüter ca. 20-25.000 ca. 8000

Praktische Durchführung der Ersterfassung Agenda Überblick: Praktische Durchführung der Ersterfassung Vorarbeiten zur Ersterfassung und -bewertung durch die zentrale Inventurleitung Überleitung Kai  SAP Aus Inventargütern werden Anlagengüter?!

Agenda Praktische Durchführung der Ersterfassung Überblick: Praktische Durchführung der Ersterfassung Eckdaten Inventurablauf Allgemeine Vorbereitungen Vorarbeiten zur Ersterfassung und -bewertung durch die zentrale Inventurleitung Überleitung Kai  SAP Aus Inventargütern werden Anlagengüter?!

Eckdaten Die praktische Durchführung dezentrale Erfassung Zuständigkeiten: EDV (z.B. PC´s, Drucker, Software usw.) -- EDV Abteilung Büroausstattung (z.B. Schreibtische, Schränke) -- Beschaffungsstelle Darüber hinaus der jeweils zuständige Geschäftsbereich (z.B. Schulamt Schulen)

Eckdaten Die praktische Durchführung zentrale Wertermittlung (in KAI) dezentrale Erfassung zentrale Wertermittlung (in KAI) siehe 2. Vorarbeiten zur Ersterfassung und -bewertung

Eckdaten Die praktische Durchführung nicht-sprechende Inventarnummern dezentrale Erfassung zentrale Wertermittlung (in KAI) nicht-sprechende Inventarnummern 65 XX XX XX XX = Monitore, PC´s 57 XX XX XX XX = übrige elektrische Geräte XX XX XX XX XX = “Rest“ (mengenmäßig am Bedeutesten)

Eckdaten Die praktische Durchführung Barcodeetiketten dezentrale Erfassung zentrale Wertermittlung (in KAI) nicht-sprechende Inventarnummern Barcodeetiketten werden “selbstgemacht“ = Ausdruck an Arbeitsplatzdruckern

Eckdaten Die praktische Durchführung 2x Laptop (permanente Inventur) Inventurverfahren perm. Inventur nach der Art verlegte nach dem Zeitpunkt nach dem Umfang Stich- proben- Voll- ständige Inventur Stich-tags- inventur Buch- / Beleg-Inventur Körper-liche

Eckdaten Die praktische Durchführung dezentrale Erfassung zentrale Wertermittlung (in KAI) nicht-sprechende Inventarnummern Barcodeetiketten 2x Laptop (permanente Inventur)

Inventurablauf Die praktische Durchführung Inventurrahmen- planung Feinplanung; Festlegung Inventurtermine Vorarbeiten in Kai 2006 2007 Durchführung der Inventur Bestandsfort- schreibung Inventurabschluss Nachbereitung der erf. Daten in KAI

Allgemeine Vorarbeiten Die praktische Durchführung Allgemeine Vorarbeiten Zielgruppe: Aufnahmeteams, -leitungen ENTWURF Anlagen: z.B.  Kennzeichnungsleitlinie  Abgrenzungstabelle bewegl./unbewegl. Vermögen  Negativliste

Agenda durch die zentrale Inventurleitung in Kai Überblick: Praktische Durchführung der Ersterfassung Vorarbeiten zur Ersterfassung- und bewertung durch die zentrale Inventurleitung in Kai - Freifelder - Formeln, Werte…. Überleitung Kai  SAP Aus Inventargütern werden Anlagengüter?!

Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung Tätigkeiten in Bornheim… Buchungskreise für jeden Geschäftsbereich Berechtigungskonzept knüpft an BK an Stammdaten Zentrale Vorgabe von Mengen- und Orgaeinheiten Freifelder SAP-Felder berücksichtigen Formeln möglichst viel durch Formeln automatisieren

Freifelder Ziel: Direkte Überleitung der in Kai erfassten; Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung Freifelder Ziel: Direkte Überleitung der in Kai erfassten; mittels Formeln in Kai bewerteten und in Kai ausgewählten Inventargüter zu SAP.

Die techn. Bezeichungen und Felddefinitionen müssen gleich sein! Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung Freifelder Felder in SAP Freifelder in Kai = Die techn. Bezeichungen und Felddefinitionen müssen gleich sein!

Freifelder Freifelder in KAI = SAP-Felder “Nur“ KAI-Felder Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung Freifelder Freifelder in KAI = SAP-Felder “Nur“ KAI-Felder Pflichtfelder Kannfelder Technische Pflichtfelder Kannfelder z.B. Gesamtnutzungsdauer z.B. Anlagenklasse, Abschreibungs-schlüssel… z.B. Kum. AHK = Bilanzwert durch zentrale Inventurleitung vorgegeben von den Fachbereichen zusätzlich hinzugefügt z.B. IP-Adresse, elektr. Prüfnummer, Wartungsvertrag?....

Beispiel: Vorgehen Anlegen Freifelder Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung Beispiel: Vorgehen Anlegen Freifelder “SAP“-Felder, die übergeleitet werden sollen, anlegen:  SAP-Pflichtfelder + ausgewählte SAP-Kannfelder Felder, die in Kai für Formeln benötigt werden, um SAP-Felder zu füllen; anlegen Felder, die nur in Kai zur Bestandserfassung benötigt werden, anlegen ---------------------------------------------------------------------------------- = Zentrale Vorgabe + individuelle Freifelder für einzelne Buchungskreise

Definition von Freifeldern Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung Definition von Freifeldern Festlegung von: Name (techn.; ggfs. = SAP) Bezeichnung (sprechend) Datentyp (z.B. Text, Datum, Zahlen) Länge …….. +

Beispiele: Kategorie Beispiele: Manuell Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung Beispiele: Kategorie Beispiele: Manuell Anschaffungsdatum; AHK; Bezeichnung; Gesamtnutzungsdauer Werte Anlagenklasse; Zustand; Ermittlung AHW/WBW; Zuwendungsschlüssel Formel Bilanzwert dazu z.B. notwendig: - Restwert (in Kai hinterlegt) - Indizierung

Werte

Formel Beispiel: Zwischenwert zur Ermittlung des Bilanzwertes für die EB #Ermitt?? “1.e Erinnerungswert“?#URWRT: “1.d gesch. Restwert“?#URWRT: “1.c Herstellerkatalog“?#REST: “1.b Lieferantenanfrage“?#REST: “1.a hist. AHW“?#INWE an anderer darüber liegender Stelle berücksichtigt: - Bilanzwert bei GWG 0 € - wenn Ende der Gesamtnutzungsdauer erreicht, dann 1 €

Agenda durch die zentrale Inventurleitung in Kai Überleitung Kai  SAP Überblick: Praktische Durchführung der Ersterfassung Vorarbeiten zur Ersterfassung und -bewertung durch die zentrale Inventurleitung in Kai Überleitung Kai  SAP Aus Inventargütern werden Anlagengüter?!

Überleitung Kai  SAP KAI SAP n:1 1:1 1/n:0

Überleitung Kai  SAP KAI SAP n:1 Gruppenwert Festwert z.B. 55 Inventargüter  1 Anlagegut Gruppenwert Festwert Geringwertige Vermögensgegenstände in Sammelverwaltung (Überleitung GVG erst ab 01.01.2007)

GVG Überleitung Kai  SAP GVG nach § 33 IV GemHVO NRW AHK< 410 € (netto) selbständig nutzbar abnutzbar Aktivierungswahlrecht (§ 54 I i.V.m. § 33 GemHVO): „…können im laufenden Haushaltsjahr vollständig abgeschrieben werden“ Regelung in Bornheim: GVG, die bis zum Bilanzstichtag angeschafft werden:  keine Überleitung zu SAP (da Vollabschreibung auf 0 €) GVG, die nach dem Bilanzstag angeschafft werden:  Überleitung zu SAP (Vollabschreibung im Monat des Zugangs) Grund: automatisierte Erstellung des Anlagenspiegels

Überleitung Kai  SAP Überleitung Kai  SAP KAI SAP 1:1 1 Inventargut = 1 Anlagegut Inventargüter, deren Zeitwert oberhalb von 410 € (netto) liegt.  mit Ihrem Zeitwert Inventargüter, deren Zeitwert unter 410 € (netto) + ≠GVG  mit Erinnerungswert 1 €

1:1 Überleitung: Eröffnungsbilanz Überleitung Kai  SAP 1:1 Überleitung: Eröffnungsbilanz Keine Überleitung zu SAP (= kein Ansatz) Überleitung: - mit Zeitwert - mit Erinnerungswert Vereinfachung nach § 56 I GemHVO: für Vermögensgegenstände - mit Zeitwert < 410 € netto Regelung in Bornheim: Überleitung mit Erinnerungswert Grund: “Anlage in SAP“ ggfs. notwendige Zuschreibungen, Verkauf über Buchwert usw.

Überleitung Kai  SAP Überleitung Kai  SAP KAI SAP n:0 Keine Überleitung GVG, die bis zum 31.12.2006 beschafft werden

 Fragen  Anregungen