Ein Programm für alle Fälle Willkommen im neuen Office Word, Excel und PowerPoint im Überblick Textwerkstatt Zahlenlabor Hörsaal

Der Zentralschalter – Das Office-Menü Die Schaltfläche Office ist in allen Programmen in gleicher Weise vorhanden. Sie enthält Befehle, die die Datei als Ganzes betreffen. Ein Klick auf den Pfeil öffnet ein zusätzliches Auswahlfenster mit zusätzlichen Optionen. * PDF erfordert die Installation eines Add-In.

Immer zur Stelle – Symbolleiste für den Schnellzugriff Ein Klick auf den Pfeil öffnet das Auswahlfeld mit häufig genutzten Befehlen. Die Aktivierung fügt den Befehl der Schnellstartleiste hinzu. Weitere Befehle… öffnet einen umfassenden Auswahl-Dialog. Markieren Sie den gewünschten Befehl. Übernehmen Sie den Befehl mit Hinzufügen>> in die Symbolleiste. Ändern Sie die Reihenfolge nach Ihren Wünschen.

Ich hätte das aber gern anders – Optionen Unter dem Office-Menü finden sich die Optionen. Hier lässt sich das Verhalten jedes Office-Programmes individuellen Wünschen anpassen.

Kleines Excel-Wörterbuch Schaltfläche Office Schnellstartleiste, erweiterbar durch Benutzer Excel-Fenster minimieren / maximieren / schließen Multi- funktions- leiste Start Hilfe Name der aktiven Zelle Zellzeiger auf aktiver Zelle Eingabefeld Bildlauf- leisten Statusleiste Eine Excel-Arbeitsmappe kann mehrere Tabellenblätter enthalten. Das letzte Register fügt ein leeres Tabellenblatt hinzu. Ansichten und Zoom

Pläne schmieden mit Excel Zeilenhöhe einstellen Spaltenbreite einstellen Zellen verbinden: Start | Ausrichtung| Zellen drehen: Start | Ausrichtung | Seitenränder einstellen Schriftgröße: Rechtsklick Schriftfarbe: Rechtsklick Folie illustrieren Einfügen | Clipart Zelle einfärben: Rechtsklick Zelle einrahmen: Text zentrieren: Erst Text eingeben, dann Folie gestalten Zeilenumbruch Start | Ausrichtung | Seitenlayout wählen Ansicht | Seitenlayout

Damit kann man rechnen – Formeln Excel-Tabellen sehen nicht nur schön aus: Jede einzelne Zelle kann bei Excel einen Text (Jungen), eine Zahl (13) oder eine Formel (=13+17)/2) enthalten. Eine Formel für Berechnungen beginnt immer mit einem Gleichheitszeichen (=). Formeln bestehen aus Zahlen (27,-11,29), Rechenbefehlen (+,-,*,/,^), Klammern () und Funktionen (z.B. SUMME()). Die Bearbeitungszeile zeigt die Formel. Nach Bestätigung mit der Return-Taste erscheint in der Zelle C2 das Ergebnis 8,80. Bezüge hebt Excel farbig hervor. Anstelle einer Zahl kann eine Formel auch einen Bezug zu einer anderen Zelle enthalten. Absolute Zahlen und Zellbezüge können zusammen in einer Formel verwendet werden. Für die Klammersetzung gelten die allgemeinen Regeln der Mathematik.

Damit kann man rechnen – Funktionen Funktionen werden als Text geschrieben und beinhalten vordefinierte Formeln. Die Klammer () mit den darin enthaltenen Argumenten gehört zwingend dazu. Argumente können Sie einzeln aufzählen =SUMME(3;5;9) oder als Zellbereich angeben =SUMME(A1:C3) Der Befehl AutoSumme erspart Ihnen viel Schreibarbeit. Ein Klick auf den Pfeil ermöglicht Ihnen die Auswahl aus weiteren Funktionen. Excel denkt mit und rahmt mögliche Zellbereiche ein. Ändern Sie den Bereich oder bestätigen Sie die Auswahl.

Zahlen anders gesehen – Zahlenformate Zur individuellen Einstellung von Zahlenformaten gibt es ein Dialogfeld. Das Format ändert die Darstellung der Zelle. Im Zahlenformat einer Zelle können auch Einheiten enthalten sein (€,%), oder beliebig definiert werden (z.B. km/h). Der numerische Wert für Berechnungen wird durch das Zahlenformat nicht beeinflusst. Dezimalstellen können schnell hinzugefügt oder entfernt werden.

Zeig‘s mir – Diagramme erstellen Excel hilft Ihnen dabei, trockene Zahlen zu veranschaulichen: Markieren Sie einen Datenbereich mit Spalten- und Zeilenüberschriften, der sich für ein Diagramm eignet. Wählen Sie auf der Multifunktionsleiste Einfügen einen passenden Diagrammtyp aus und lassen Sie Excel ein Diagramm erstellen. Tipp: Mithilfe der Strg-Taste lassen sich auch unzusammenhängende Ausschnitte einer Tabelle markieren. Im Entwurf von Excel können Sie jedes einzelne Element des Diagramms markieren und mithilfe der drei Kontextregister Diagrammtools ausgestalten und nachbearbeiten. Diagrammtitel Zeichnungsfläche Legende Datenreihe Achsenbeschriftung

Listen und Statistik – Tabellenfunktionen Excel hilft beim Verwalten von Listen: Befindet sich der Zellzeiger in einer zusammenhängenden Liste, so erkennt Excel deren Bereich und erlaubt es, die Liste unabhängig von anderen Bereichen zu sortieren, zu filtern oder auszuwerten. Listen enthalten pro Zeile einen Datensatz. Gleiche Felder der Datensätze stehen in der gleichen Spalte. Die erste Zeile enthält meist die Feldnamen. Sortieren: Datensätze nach einem Feldinhalt gruppieren und in alphabetische oder numerische Reihenfolge bringen. Filtern: Elemente der Liste heraussuchen, die eine bestimmte Bedingung erfüllen. Teilergebnisse: Zählen, wie viele Kunden aus welchem Ort kommen oder Umsätze getrennt nach Orten aufaddieren.

Kleines Word-Wörterbuch Schnellstartleiste, erweiterbar durch Benutzer Register der Multifunktionsleiste Word-Fenster minimieren / maximieren, schließen Schaltfläche Office Hilfe Multi- funktions- leiste Start Ein- / Ausschalter für Lineale Lineale Bildlaufleisten Blättern Statusleiste Ansicht Zoom

Die Sache mit der Maus Einfaches Anklicken des Registers wählt die entsprechende Multifunktionsleiste. Nach Auswahl einer Leiste kann man mit dem Mausrad durch die Register scrollen, z.B. um einen Befehl zu suchen. Ein Doppelklick schließt die Multifunktionsleiste. Von jetzt an wird sie auf Anforderung ein- und gleich wieder ausgeblendet. Einige Schaltflächen der Multifunktionsleiste öffnen einen ganzen Katalog mit Formatierungsvorschlägen. Durch Ziehen an der Unterkante lässt sich die Auswahl verkleinern und die Übersicht oft verbessern. Viele Objekte auf dem Bildschirm besitzen ein Kontextmenü, das auf Rechtsklick eingeblendet wird. Wen die zusätzliche Minisymbolleiste zu oft stört, der kann sie in den Word-Optionen auch ausschalten.

Rund um die Multifunktionsleiste Zu jeder Registerkarte (Start, Seitenlayout,…) gehört eine Multifunktionsleiste. Entwicklertools erscheint nur, wenn in den Optionen freigegeben. Beim Anklicken mancher Objekte erscheinen im Fensterrahmen spezielle Kontextregister. Pfeile öffnen Befehl- oder Auswahlmenüs. Über Schaltflächen zeigt der Mauszeiger den Befehlsnamen und eine kurze Hilfe. Die Multifunktionsleiste ist in Befehlsgruppen gegliedert. Bei Platz-mangel werden nur die Gruppen angezeigt. In vielen Gruppen gibt es einen Dialog zum Feintuning. So klappt die Verständigung: Register | Gruppe | Befehl Start | Schriftart | Schriftfarbe

Textgliederung und -bearbeitung Word hält Werkzeuge bereit, um unterschiedliche Teile eines Textes zu verwalten und zu bearbeiten. Zeichen Wort Zeile Spalte Seite Satz Absatz Abschnitt Buch korrigieren, suchen, ersetzen Schriftart, Schriftgröße, Farbe festlegen formatieren (fett, kursiv, unterstrichen) hochstellen, tiefstellen, verzieren (Initial) markieren (Doppelklick), umstellen Textbausteine einfügen Textmarken setzen, Hyperlinks anspringen Rechtschreibprüfung markieren (im Rand), verschieben, Zeichen formatieren markieren (Strg+Klick) umstellen, formatieren, markern Grammatikprüfung markieren (Dreifachklick), sortieren Ausrichtung (Blocksatz), Einzüge, Rahmen Tabulatoren, Tabellen, Rahmen Zeilen- und Absatzabstand Nummerierung, Gliederung Umbruch Rahmen, Hintergrund Bilder positionieren Umbruch Seitennummerierung Seitenaufbau, Hoch-/Querformat Kopfzeile, Fußzeile Spaltensatz Zeilennummerierung Kapitelnummerierung Inhaltsverzeichnis, Index Layout

Design für Faule 1. Geben Sie zunächst einfach nur den Text ein – ohne jede Formatierung: 2. Weisen Sie den Absätzen des Textes statt Schriftarten Formatvorlagen zu: 3. Ersetzen Sie Standard-Formatvor- lagensatz durch einen passenderen: 4. Experimentieren Sie mit anderen Farben und Schriftarten:

Sonderzeichen – Absatzformat und Texteinzug Nicht druckbare Sonderzeichen zeigen die Gliederung eines Textes in Zeilen und Absätze. + Zeilenschaltung Absatzschaltung Formatbefehle der Gruppe Absatz sind Zentrieren, Zeilenabstand, Texteinzug usw. Sie beziehen sich immer auf den gesamten Absatz, in dem sich der Zellzeiger/die Markierung gerade befindet. Texteinzüge lassen sich auch durch Verschieben der „Reiter“ im Lineal verändern.

Anhaltspunkte – Absatzformat Tabulatoren Tabstopps sind Positionen innerhalb einer Zeile, die mit der Taste Tab angesprungen werden können. Der Abstand der Standard-Tabstopps beträgt 1,25 cm. Der Text wird automatisch an diesen Positionen ausgerichtet. Individuelle Tabstopps Die Form wird mit einem Klick im Tabulatorfeld des Lineals eingestellt. Ein Klick auf das Lineal setzt den Tabulator auf die Position. Verschieben im Lineal und Löschen/ entfernen erfolgt mit der Maus. entfernen verschieben zentriert dezimal Formen linksbündig rechtsbündig

Die Power von PowerPoint Die Folge der Register entspricht dem Ablauf der Arbeit: Einfügen von Inhalten, Gestaltung eines optischen Entwurfs, Animation des Ablaufs, Erproben und Vorführen der Bildschirmpräsentation. PowerPoint ist das Präsentationsprogramm im Microsoft Office. Es macht aus einem trockenen Referat einen lebendigen Vortrag. PowerPoint hilft bei der Gliederung und erleichtert spätere Anpassung und Umstellung eines Vortrags. Es unterstützt den Vortragenden bei der Visualisierung seiner Inhalte und erleichtert dem Zuhörer die Konzentration. Das PowerPoint-Fenster ist dreigeteilt: Im Hauptfenster wird die Folie erstellt. Links kann man die Gliederung verändern. Unten notiert man Notizen für den mündlichen Vortrag. Schnelle Vorschau Zoom

Aller Anfang ist leicht Geben Sie Ihrer Präsentation einen flotten Titel und einen sachlichen Untertitel. Wählen Sie für jede neue Folie ein Layout, das zum Inhalt passt, z.B.: eine Aufzählung, einen Vergleich oder ein Bild mit Bildunterschrift. Formulieren Sie zunächst nur die Texte. Für die Gestaltung stellt PowerPoint später eine Reihe professioneller Designs bereit. Notieren Sie sich bei jeder Folie gleich die Details, die Sie mündlich vortragen wollen. Unter Office-Menü | Drucken können Sie sich eine Notizenseiten-Version der Folie ausdrucken.

Die Kunst der Verknappung Lesen Sie keine Folien vor, sondern konzipieren Sie Folien als Konzentrat. Entscheiden Sie sich bei jeder Aufzählung für eine der folgenden Möglichkeiten: Mischen Sie innerhalb einer Aufzählung nicht: Aufzählung von ganzen Sätzen: Ratschläge für einen schlechten Redner (nach Tucholsky): Fang nie mit dem Anfang an, sondern immer drei Meilen vor dem Anfang. Jeder Zuhörer kann sich mühelos zehn verschiedene Zahlen behalten. Achte nicht auf die Wellen, die aus dem Publikum zu dir zurückkommen. … von Stichpunkten (Verbalstil): Der Redner sollte versuchen, beim Vortrag nicht die Leinwand, sondern seine Zuhörer anzusehen, klar und deutlich zu artikulieren, seine Zuhörer nicht zu überreden, sondern ihnen Zeit zum Denken zu lassen. … von Gegenständen (Nominalstil): Eine Rede besteht aus einer kurzen Einleitung, einem oder mehreren Hauptteilen, dem Schluss. Tipp: Die vollautomatisch vergebenen Aufzählungspunkte können Sie unter Start | Absatz ausschalten. Den Absatzeinzug mit hängender erster Zeile können Sie im Lineal korrigieren: Tipp: Die mitunter lästige automatische Großschreibung am Anfang von Aufzählungs- punkten lässt sich im Office-Menü unter PowerPoint-Optionen | Dokumentprüfung | AutoKorrektur-Optionen abschalten.

Ein Bild sagt mehr… Nicht jede Folie braucht eine Illustration. Wenn Sie aber eine Folie illustrieren, dann sollte die Illustration einen zusätzlichen Aspekt liefern. Nachteile Mehr Technik Mehr Mühe Vorteile Sicherer Erfolg Roter Faden Leichter Einstieg … oder verpacken Sie Ihre Sicht der Situation in eine symbolische Darstellung. Einfügen | SmartArt | Beziehung | Balance Illustrieren Sie die Problematik der Entscheidung… Einfügen | Clipart | Clipart auf Office Online | Suchen nach „Entscheidung“

Design oder Nichtsein Wenn der Text steht, wählen Sie im Register Entwurf ein einheitliches Design für die Präsentation. Es sollte zu Ihnen passen und dem Thema, dem Anlass und dem Publikum gerecht werden. Fortgeschrittene Benutzer können ein einheitliches Design ihrer Folienserie auch dadurch erreichen, dass sie individuell gestaltete Folien duplizieren oder Folien aus anderen Präsentationen wiederverwenden. neue Designs von Grund auf entwickeln (Aufbau, Schriftart, Hintergrund, Logo, Fußzeile,…) und als Folienmaster in die Serie einfügen.

Alles fließt Zum Schluss können Sie versuchen, Ihre Folien dezent zu animieren. Sie sollten dabei keinesfalls zu dick auftragen. Grelle Effekte lenken vom Inhalt ab und stören beim Vortragen. Folienübergänge Am einfachsten ist es, wenn Sie im Register Animationen einen passenden Folienübergang auswählen und für alle Folien übernehmen. Einzelne Folienelemente animieren Auf einigen Folien mag es sinnvoll sein, nicht alle Elemente sofort zu zeigen, sondern erst parallel zum Vortrag einzublenden. Markieren Sie Elemente, die später erscheinen sollen und legen Sie unter Animationen | Benutzerdefinierte Animation fest, wann und wie sie eingeblendet werden (in der Regel: Starten: Beim Klicken). Bei Aufzählungen können Sie jeden Punkt zeitgesteuert oder auf Klicken einzeln erscheinen lassen. Sollen mehrere Elemente zusammen eingeblendet werden (z.B. ein Textfeld und die dazugehörige Illustration), so wählen Sie beim ersten Element Beim Klicken und bei den anderen Elementen Mit Vorheriger.