E-Government / Open Government in der Stadt Offenbach Ergebnisse der Analyse Nächste Schritte

Herausforderungen für die Kommunen Trend 1: E-Government Erreichbarkeit der Services Rationalisierung und effiziente Verwaltung Servicequalität (Rechtssicherheit und Gesetzeskonformität) Kooperative Verwaltung (durch Kooperation Handlungsspielräume gewinnen) Trend 2: Open Government Verhältnis Bürger – Verwaltung / Politik: vom Bittsteller zum Kunden zum Partner Offenheit als Prinzip Bürgerbeteiligung E-Partizipation Transparente Kommunikation nach innen und außen

Der Handlungsdruck wächst durch Gesellschaftliche Erwartungshaltung Zwang zur Kostensenkung Demografische Entwicklung in der Verwaltung Gesetzliche Anforderungen Wettbewerb der Kommunen Wachsende Politikverdrossenheit

Ziele des E-Government/ Open-Government-Prozesses Strategisch: Kundenorientierung: Service verbessern / Kundenerwartung erfüllen Wirtschaftlichkeit: Prozesse optimieren angesichts knapper Ressourcen Synergien: Informations- und Wissensmanagement im Konzern ausbauen Open Government: Mehr Transparenz, Beteiligung und Kollaboration

Drei Stufen des Prozesses Zieldefinition / Bestandsaufnahme Strukturen aufbauen / Grundlagen schaffen Einstieg in kontinuierlichen Entwicklungsprozess Frühzeitige Sichtbarkeit durch Leuchtturmprojekt(e): Erfahrungen sammeln, Strategie und Strukturen überprüfen

Ziele der Internet-Steuerungsgruppe Vorbereitung des Internet-Relaunchs 2013: Umstieg auf ein zukunftsfähiges Content-Management-System Weichenstellung für Wissensmanagement: Verzahnung von Internet und Intranet in Verwaltung und Konzern Notwendigkeit integrierter Lösungen Abgestimmtes Vorgehen

Vorgehensweise Vorbereitungsgruppe mit Vertreter/innen aus Hauptamt, Personalamt (11.4.), IT (Verwaltung und Konzern), Internet-Steuerungsgruppe, Bürgerbüro Identifizierung von E-Government-Potenzial für Schwerpunktprodukte Auswahl der Schwerpunktprodukte mit dem größten E-Government Potenzial (Vorbereitungsgruppe, Fragebogen) Technische Bestandsaufnahme / Überlegungen zu erforderlichen technischen Maßnahmen (mit Fraunhofer FOKUS ) Vertiefende Analyse der potenzialträchtigsten Dienstleistungen Bürgerbüro Ordnungsamt Wohnungs-, Versicherungs- und Standesamt ESO Priorisierung (Machbarkeit und Nutzen)

Aus den Workshops: Stufe 1

Aus den Workshops: Stufe 2

Aus den Workshops: Stufe 3 a

Aus den Workshops: Stufe 3 b

Aus den Workshops: Stufe 4

Ergebnisse: E-Government-Potenzial in Verwaltung und Konzern erstmals wurden für Offenbach 45 Dienstleistungen als potenzialträchtig identifiziert. Zusammen mit den Fachämtern wurden 20 Dienstleistungen mit hoher Ressourcenbindung und hoher Kundennachfrage vertiefend betrachtet. Für 9 Dienstleistungen wäre eine E-Lösung leicht umsetzbar und von hohem Nutzen Für weitere 6 Dienstleistungen wäre der Nutzen ebenfalls hoch, aber die Realisierung schwierig

Top 5 der E-Government-Potenziale Urkundenbestellung Ausstellung von Urkunden, Einsichtnahme und Erteilung von Auskünften aus den verschiedenen Registern Wohnungs-, Versicherungs- und Standesamt Erteilung von Melderegisterauskünften und Bescheinigungen Bürgerbüro Sonstiges Gewerbe An-, Um- und Abmeldungen, Gewerberegister-Auskunft Ordnungsamt Sondernutzungen Straßenverkehrsrechtliche Erlaubnisse und Genehmigungen Ordnungsamt Container-Bestellung ESO

Technische Bestandsaufnahme erstmals wurden alle eingesetzten Fachanwendungen nach Einsatzgebiet aufgelistet erstmals liegt ein Konzept für eine E-Government-fähige IT-Struktur vor Zu den 45 lohnendsten E-Government-Dienstleistungen wurden die nötigen technischen Komponenten identifiziert das Internet-Portal wurde als eine der grundlegenden Architekturkomponenten identifiziert

Wichtigste Komponenten der IT-Infrastruktur für E-Government Portallösung mit technischen Grundvorkehrungen Beteiligungsplattform E-Payment Externe Authentifizierung z.B. durch nPA Online-Formular-Management Neue Fachverfahren z.B. FE21 (Bereich Fahrerlaubnis) Standardisierte Schnittstellen zu Fachanwendungen Interne Elektronische Signatur/Siegelfunktion E-Safe

Bewertung der Potenzial-Analyse Stadt hat das Potenzial zu Ressourcen-Neuverteilung (Personal von Routineaufgaben entlasten, mehr Spielraum für individuelle, beratungsintensive Dienstleistungen schaffen) Ressourceneinsparung Prozessveränderung / Optimierung interner Verwaltungsvorgänge durch Vermeidung von Redundanzen Angesichts der Komplexität ist ein vernetztes Vorgehen von Verwaltung und Konzern unerlässlich

Bedeutung des Internet-Portals Internet-Portal bietet zeitlich und räumlich unabhängigen Zugang zu allen Informationen rund um den kommunalen Zuständigkeitsbereich gemeinsame (Online-)Anlaufstelle von Verwaltung und Konzern Service-Plattform für Dienstleistungen von Verwaltung und Konzern Informationsstelle mit der größten Kunden-Nachfrage (knapp 2 Mio. Besucher pro Jahr) Kompendium für die Stadt Offenbach über kommunale Zuständigkeit hinaus Beteiligungsplattform, um Willensbildung zu unterstützen und Legitimation für städtisches Handeln zu erzeugen geografische Orientierung im Lebensumfeld (Stadtplan)

Bestandsaufnahme Internet-Portal Content-Management-System (CMS) seit 2003 im Einsatz. Verschwindet Ende 2013 vom Markt. Portal ist auf der Basis des jetzigen CMS nicht mehr entwicklungsfähig. D.h. Neue Projekte der Ämter und Gesellschaften nicht mehr realisierbar Perspektivisch kein IT-Support mehr für bestehende Anwendungen.

Konsequenzen Finanzielle Ressourcen bündeln für Relaunch 2013 Voraussetzungen schaffen für E-Government/Open-Government Aktuelle Einzelprojekte 2012 / 2013 in die Relaunchplanung einbeziehen Beispiele: Senioren-Wegweiser Bildungsportal neue Mobilisierungs- und Beteiligungsformate

Was bedeutet Relaunch? Gemeinsame Bedarfsanalyse von Verwaltung und Konzern Nachfrageorientierte Neustrukturierung des Portals Aktualisierung der Inhalte mit Beteiligung der Ämter und Gesellschaften Nachfrageorientierte Überprüfung der Funktionalitäten Schaffung der Voraussetzungen für Anbindung von E-Government-Lösungen Schaffung der Voraussetzungen für Anbindung von Open-Government-Lösungen Verbesserung der Synergien zwischen Internet und Intranet Kostenrahmen von rund 200.000 Euro gemeinsam finanziert von den Partnern Stadt, SOH, EVO

Nächste Schritte Neue Portal-Startseite In Verantwortung der Internet-Steuerungsgruppe Verdeutlichung der künftigen Schwerpunkte des Portals Moderne Optik Bessere Nutzerführung

Nächste Schritte Vernetztes Adress-Management für öffentliche Versorgungsinfrastruktur In Verantwortung der Internet-Steuerungsgruppe Zur Erstellung von (Online-)Wegweisern für Senioren Familien Alleinerziehende Bildungsinteressierten … Adress-Datenbank für öffentliche Einrichtungen Beteiligung externer Anbieter an der Pflege der Profile über Online-Account

Nächste Schritte Einstieg in den Relaunch-Prozess Vorbereitung eines Grundsatzbeschlusses über Kostenrahmen / Zeitplan / Vorgehensweise

Nächste Schritte Einstieg in den E-Government –Prozess Vorbereitung eines Grundsatzbeschlusses durch das Hauptamt. Zentrale Empfehlung: Einrichten einer Steuerungsgruppe für das weitere operative Vorgehen

Nächste Schritte E-Government – Leuchtturm-Projekt In Verantwortung der Internet-Steuerungsgruppe Am Beispiel einer SOH-Dienstleistung aus den Top 5 Test für die Verwertbarkeit der E-Government-Studie Gewinnen übertragbarer Erkenntnisse für den weiteren E-Government-Prozess Sichtbarmachen der E-Government-Orientierung nach außen

für Ihre Aufmerksamkeit Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit