Design in Office Software – einige Basisinfos

Einsatzgebiete Intern/Extern = Corporate Communications = gestaltungswürdig Korrespondenz Briefe Angebote Rechnungen Arbeitsunterlagen Konzepte Berichte Protokolle Planungspapiere Marketing Newsletter Businesspläne

Der Briefbogen Für Start-Ups ist eine »virtuelle Geschäftsausstattung« budgetschonend in der Gründungsphase Firmen mit überwiegend Onlinekommunikation können die klassischen Vordrucke ersetzen Briefbogen Angebot/Rechnung Faxformular Onlinekommunikation bekommt die gleiche optische Qualität E-Mail-Gestaltung PDF-Kommunikation

Funktionsumfang Darüberhinausgehende Funktionen, die einer »guten Gestaltung« auch mal hinderlich sind Serienbrief Texteffekte Feldfunktionen Rechenoperationen Designvorlagen Thesaurus Formulare Makros Arbeit und Funktionsumfang von modernen Textverarbeitungsprogrammen ist teilweise vergleichbar mit Seitengestaltungsprogrammen (InDesign, QuarkXpress) Freie Schriftwahl Platzierung von grafischen Elementen Formatvorlagen Tabellen Textrahmen Farben

Kontrollverlust Der immense Funktionsumfang von Word kann zu einem Kontrollverlust über die Gestaltung führen Klassischer Briefbogen aus der Vor-PC-Zeit (1985) Mit Schreibmaschine gefüllt Könnte heute mit Word so aussehen Meinungsführerschaft behalten bedeutet: der Designer muss dem User Unterstützung bieten.

Option 1 = Klassik (Texteindruck in Vordruck) Der Briefbogen wird klassisch gestaltet, inklusive der Kommunikationsdaten und z.B. im Offsetdruck vorproduziert Die Textinhalte werden in Word formatiert und per Desktopdrucker auf den Briefbogen gedruckt Designer: Kein Lernbedarf – sollte den Kunden für den Umgang mit Word sensibilisieren (Corporate Design) Kunde: Hat komplette Gestaltungsfreiheit beim Inhalt – muss die Vorgaben des Designers, bzw. das Corporate Design verinnerlichen

Option 1 = Klassik (Texteindruck in Vordruck) Vorteile Höchste Gestaltungsfreiheit Höchste Gestaltungsqualität (Mikrotypografie) Farbsicherheit SW-Drucker reicht Schnelligkeit Nachteile Produktions-Vorkosten (1. und 2. Seite) Wenig flexibel Nicht onlinetauglich

Option 2 = Hybrid (Druck auf reduzierten Vordruck) Nur die gestaltungsprägenden Elemente werden vorgedruckt (Farbflächen, Logo, …) Sämtliche Textelemente inklusive der Kommunikationsdaten sind in Word festgelegt und werden in den Vordruck gedruckt Anpassung von Wordelemente an Vordruck müssen Spielraum (< 2 mm) erlauben Es gibt Abstriche bei der Mikrotypografie Die Vorlage kann flexibel für die gesamte Unternehmens-kommunikation genutzt werden

Option 2 = Hybrid (Druck auf reduzierten Vordruck) Vorteile Hohe Gestaltungsfreiheit Hohe Gestaltungsqualität Farbsicherheit SW-Drucker Schnelligkeit Bedingt onlinetauglich Flexibel als 1./2. Seite nutzbar Nachteile Produktionsvorkosten Anpassung von Vordruck und Eindruck Nur bedingt onlinetauglich

Option 3 = Word-Briefbogen (Druck auf Blankopapier) Es liegt lediglich ein Blankopapier vor Weiß Farbig Wasserzeichen Klassisches Geschäftspapier Naturpapier Alle Elemente (Gestaltungselemente und Texte) können ohne Anpassungen auf das Papier gedruckt werden

Option 3 = Word-Briefbogen (Druck auf Blankopapier) Vorteile Gute Gestaltungsfreiheit Flexibel für gesamte Kommunikation Keine Produktionsvorkosten Farbe als Informationsträger nutzbar Onlinetauglich Nachteile Gestaltung eingeschränkt Abstriche bei Typoqualität Kosten bei Massendruck Druckgeschwindigkeit Keine Farbsicherheit »Kalibrierungsbedarf« in größeren Firmen

Ein paar grundlegende Hinweise Schriften Satzspiegel Formatierungen Farbe

Schriften Alle Schriften die dem System zur Verfügung gestellt sind können in Word genutzt werden. Es sollten Fonts gewählt werden die den User nicht überfordern und den Konventionen von Word folgen: Normal Kursiv Fett Fettkursiv Systemschriften oder spezielle Office-Pakete von Satzschriften

Satzspiegel Briefbogen vor Computer Korrespondenztexte waren unten (Greiferrand Schreibmaschine) Gesamte Blattbreite wurde für Text genutzt (= 80 Zeichen/Zeile) Moderner PC-Schrift erreichen ca. 110 Zeichen/Zeile (= ein Drittel mehr pro Zeile) Der Satzspiegel sollte schmal gehalten werden. Auch wenn es Überzeugung des Kunden erfordert, der möchte das Papier ausnutzen.

Formatierungen Oft wird mit Word noch wie mit einer Schreibmaschine gearbeitet, (nebenan ein Worddokument mit eingeblendeten Steuerzeichen) Formatvorlagen helfen Gestaltunsvorgaben umzusetzen Oft muss hier Überzeugungsarbeit geleistet werden, damit Word in seiner Funktionalität effektiv nutzbar ist, besonders bei: Längeren Texten Gegliederten Texten Einsatz von Word-Automatiken (Inhaltsverzeichnis, Fußnoten, Kapitelüberschriften) Einsatz von Makros

Farbe Officesoftwares arbeiten i.d.R. im RGB-Modus Übliche Bürodrucker verarbeiten Daten ebenfalls in RGB (Druckertreiber sorgt für die Umsetzung in CMYK oder bei den Fotodruckern in 6, 7, 8, 9 Farben) Kein Farbmanagement Farben sehen am Bildschirm anders aus als bei der Ausgabe Bildschirmansicht eines Briefes Druckansicht des Briefes (Beachten Sie die Änderung des Blautons im Logo)

Wann macht ein »virtueller« Briefbogen Sinn? Regelmäßiger Online-Einsatz (Verteilung per Internet, Intranet, E-Mail) Überschaubarer Printbedarf (< 50 Printvordrucke im Monat) Aktueller Anpassungsbedarf/Individualisierungen (z.B. Startups, Vereine)