Neue Wege der Zusammenarbeit in der öffentlichen Verwaltung Microsoft SharePoint Andreas Radix, Principal Consultant 06/07.07.2010

Agenda eGovernment-Portal für Informations- und Kommunikationsprozesse Dokumentenmanagement mit Office-Integration (Versionsverwaltung, Excel Services, etc.) Steuerung von Arbeitsabläufen und Genehmigungsprozessen Integrationsplattform am Beispiel SAP …mit Lösungsszenarien aus der Praxis

Das Unternehmen Alegri International Group das führende IT Beratungsunternehmen und Lösungsanbieter für Microsoft Technologien. Stuttgart Frankfurt München Köln Gegründet 2001 mit 140+ Consultants an sieben Standorten Wirtschaftlich erfolgreich über 30% der DAX 100 Unternehmen sind unsere Kunden Auslandsniederlassungen: Wien (Austria) Aarau (Schweiz) London (UK)

Unternehmensportfolio Fachliche Beratung Management Beratung (Pharmaceutical, Finance) IT Strategie- /Portfolio und Architektur FDA /Compliance Management Projekt Management Methodiken Optimierung von Geschäftsprozessen Application Lifecycle Management Relationship Management SharePoint Lösungen Unified Collaboration Enterprise Content Management Dokumenten Management Systeme Workflow & Formular Management Business Intelligence Prozess- /Employee Self Service Portale .Net Software Development & Silverlight LOB Applikations-integration (SAP) IT Management Data Center Management (inkl. Audits) Service & Provider Management (ITIL) Global Migration & Rollout Management Unified Communications System Center Solutions Core Infrastructure Optimization & Virtualization Identity & Access Management Strategische Partnerschaften

eGovernment-Portal für Informations- und Kommunikationsprozesse

Neue Wege von morgen mit SharePoint 2010 Die Collaboration Plattform für die Bundesbehörden und das Internet Menschen verbinden und befähigen Arbeitsgruppen, Suchen & Finden, Verstehen Kosten senken mit einheitlicher Infrastruktur Intranet, Extranet & Internet, Anwendungen Rasches Reagieren auf Fachanforderungen Prozesse, Dokumente & Daten, Technologie Communities Search Sites Composites Content Insights

Mehrwert durch integrierte Geschäftsprozesse Kommunikation Telefon und Mobiltelefon Instant Messaging Videokonferenz ERP BI - Business Intelligence Periodische Berichte Export zu Excel Data Mining Collaboration Portal & Content Management, DMS Verträge Technische Angebote Richtlinien Projektinformationen Office Integration Termine Aufgaben Kontakte … CRM Kampagnenmanagement Lead Management Opportunity Management Kontakt & Kunden Management Service Management Project Management Projektplanung Projektsteuerung Projektcontrolling

Moderner Verwaltungsarbeitsplatz DOMEA („Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang“): ein Konzept für Dokumentmanagement und elektronische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung.

Dokumentenmanagement mit Office-Integration (Versionsverwaltung, Excel Services, etc.)

Dokumentenbearbeitung in SharePoint Erstellen neuer Dokumente in einer SharePoint-Site Definieren von Metadaten Speichern und öffnen von Dateien in SharePoint-Sites Überwachen von Dokumentversionen Ein- und auschecken von Dokumenten Hochladen mehrerer Dokumente Definieren von Genehmigungsworkflows Erstellen von Richtlinien (retention policies)

Neue Möglichkeiten in SharePoint 2010 ‚Unique Document ID‘ innerhalb einer Serverfarm Dokumenten Sets Verwaltbare Metadaten Ein neues Dokumenten Set wurde erstellt. Dieses basiert auf den Einstellungen in der Dokumenten Library , die vordefinierten Dokumente werden automatisch erstellt. Der Benutzer kann die vorhandenen Dokumente bearbeiten und neue Dokumente zum Dokumenten Set hinzufügen.

Dokumentenbearbeitung Das Dokument wird in Version 0.1 erstellt und erhält eine eindeutige Dokument Nr.( z.B. datei_14_3) und zusätzliche Metadaten Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1

Dokumentenbearbeitung Das Dokument und/oder seine Metadaten werden in Word oder SharePoint bearbeitet und wieder eingecheckt als Entwurfsversion 0.2 Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 0.2

Dokumentenbearbeitung Das Dokument wird veröffentlicht und wenn nötig freigegeben (Freigabe Workflow). Jetzt ist eine Hauptversion vom Dokument vorhanden. Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 0.2 veröffent-lichen 1.0

Dokumentenbearbeitung Das Dokument wird ausgecheckt. Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 0.2 1.0 auschecken 1.0

Dokumentenbearbeitung Das Dokument und/oder seine Metadaten werden nochmal in Word /SharePoint bearbeitet und wieder eingecheckt als Entwurfsversion 1.1 Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 0.2 1.0 1.0 1.1

Dokumentenbearbeitung Das Dokument wird veröffentlicht . Eine neue Hauptversion wird erstellt. Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 0.2 1.0 einziehen 1.0 1.1 veröffent-lichen 2.0

Dokumentenbearbeitung Das Dokument wird nach Richtlinien der Dokumenten Library archiviert. Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 0.2 1.0 1.1 archivieren 2.0 2.0

Dokumentenbearbeitung Der Zugriff des Dokumentes erfolgt nur noch über einen Link. Dokumente Veröffentlichte Dokumente Archivierte Dokumente 0.1 0.2 1.0 1.1 Link archiv://document/abcd.doc 2.0 2.0

Metadatenbearbeitung in Word Ribbon UI Metadaten

Excel Services Excel Services im SharePoint Veröffentlichung von ganzen Excel-Sheets oder Teile davon nach SharePoint Verwenden von interaktiven Pivots sowie PowerPivots, Visual Slicers und Sparklines Daten können über die SharePoint Sites gefiltert und sortiert werden Über die neue Schnittstelle REST können die Excel Services Daten und Diagramme nun auch z.B. in Wikis oder Blogartikel eingebunden werden. Besseres Reporting (sehr große Pivots), bessere Visualisierung einfachere LoB Datenintegration (Business Connectivity) Access Services Performance Point Services

Excel Services Interaktive Pivot-Tabellen Slicers Dashboards BI Center in SharePoint 2010 Dashboards

Nutzung von Berichten und Prozessbildern KPI-Listen/ Ampeldarstellung/ Kennzahlen Webbasierte Reports via Excel Services SQL Reporting Services für Reportgenerierung und –versand Mit hierarchischen KPIs nur mit Zusatzprodukten/ Entwicklung Prozessportale hart-verlinkte Visio Graphiken Dynamisch gefilterte Dokumentenbibliotheken je nach Prozess Dynamische Silverlight Graphiken aus SharePoint Listen

Beispiel: Visualisierte Prozesse QM Prozessmappe mit Silverlight dynamischen Prozessen und Prozess-Explorerbaum sowie KPIs

Beispiel: Visualisierte Prozesse mit Verlinkung Modellierung in Visio, Übernahme nach SharePoint Designer

Steuerung von Arbeitsabläufen und Genehmigungsprozessen

Arbeitsabläufe und Formulare Visual Studio Microsoft Office InfoPath SharePoint Designer MOSS Workflows

InfoPath Formulare Benutzerfreundliche Dateneingabe Leichtes und schnelles erstellen von XML-Formularen Datenintegration nach Industriestandard (XML, XSD, Xpath, XSLT) Flexibles Formular Daten über Geschäftsprozesse hinweg zu verwenden Digital signierbar

InfoPath Formulare Formulare und Datenverteilung /-aufnahme mit InfoPath

InfoPath Formulare Datenverteilung /-aufnahme über BCS InfoPath Webpart, Office LOB Daten, Listen Custom lists LOB Daten InfoPath Formular

Arbeitsabläufe mit SharePoint Formelle Dokumentenfreigabe: Bestellantrag wird vom Status „Entwurf“ in den Status „genehmigt“ gehoben. Erinnerungen / Eskalation: Der Vorgesetzte wird nach 3 Tagen daran erinnert, dass eine Bestellung zur Genehmigung ansteht. Die Workflowaufgabe wird nach 2 weiteren Tagen an jemand anderen delegiert. Automatisierung: Die genehmigte Bestellung wird in das Bestellsystem transferiert und dort ausgeführt.

Arbeitsabläufe - Komplexität und Kosten Standard Kosten

Nintex Arbeitsabläufe - Überblick In SharePoint /WSS vollständig integrierte Workflow-Oberfläche Definition von Arbeitsabläufen erfolgt deklarativ Erweiterbar durch Eigenentwicklungen Zielgruppe Poweruser / Entwickler

Beispiel: Mehrstufige Genehmigung Anwender legt einen Bestellantrag an Der Bestellantrag wird dem Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt Wenn der Vorgesetzte die Bestellung genehmigt, erfolgt eine Prüfung des Bestellwerts: Bestellwert < 1.000 €: Die Bestellung ist genehmigt Bestellwert >= 1.000 €: Die Bestellung wird dem Bereichsleiter zur Genehmigung vorgelegt

Genehmigungsablauf visualisiert Arbeitsabläufe können in Visio 2010 erstellt und in SharePoint Designer importiert werden Der Benutzer kann jeder Zeit kontrollieren, in welchem Zustand der Arbeitsablauf ist.

Anwender legt einen Bestellantrag an Mitarbeiter füllt Web- Formular aus

Anwender legt einen Bestellantrag an 2. Daten stehen in SharePoint zur Verfügung

Anwender startet Genehmigung 3. Workflow starten

Anwender startet Genehmigung 4. Graphischer Workflowverlauf 5. Workflow starten

Genehmigung durch Vorgesetzten 6. Taskliste mit Workflowaufgaben des Vorgesetzten

Genehmigung durch Vorgesetzten 7. Alle wichtigen Informationen zum Antrag

Genehmigung durch Vorgesetzten 9. Identifikation Bereichsleiter über AD 10. Genehmigung durch Bereichsleiter

Genehmigung durch Vorgesetzten 11. Genehmigung erfolgt

Signatur von Dokumenten Beim Abschluss von Arbeitsabläufen mit Dokumenten können diese vom Benutzer signiert werden: Nutzung von Office (Word) Nutzung von PDF Print Rendition

Signaturen einsammeln über einen Arbeitsablauf

Dokument signieren

Beispiel: Elektronische Signatur light

Signatur über PDF-Print-Rendition

Integrationsplattform am Beispiel SAP

Information Worker (Office/Web) Die Integrationsplattform - SharePoint Strukturierte Daten Search Manage Edit Unstrukturierter Content SharePoint Archiv Compliance Business Intelligence Solutions Vertrags- Management Prozess- Portale Sales Management 3.0 Project- Solutions Information Worker (Office/Web) Mobile Worker SAP- User BizTalk XI/NetWeaver Web Services

Wie positionieren sich die Systeme zueinander? Microsoft SharePoint Collaboration, schnelle Bereitstellung von Informationen Dokumentenverwaltung mit Office Integration SharePoint als „Portal“ / Zugang zu allen Informationen Benutzerfreundliche Oberfläche, geeignet für „Gelegenheitsuser“ SAP Prozesse (Herstellprozesse etc.) Personal und Finanzdaten (SAP HR, SAP FI) Stammdaten (Organisation & Personen) Auswertungen (SAP BW) Kernfrage: Wie Positionieren sich die Systeme zueinander?

Aktuelle Lösungen auf Basis SharePoint & SAP BizTalk Adapter Pack Direkter Aufruf der SAP BAPI aus .NET „Umwandlung von BAPI in Web Service Aufruf“ Bei allen SAP Versionen möglich Benötigt keinen BizTalk Server SAP XI / PI Zugriff über Web Service Schnittstelle Nur wenn vorhanden SAP NetWeaver Web Services Nur wenn NetWeaver schon vorhanden WS Proxy Web Service BizTalk Adapter Pack Schnittstellen zwischen SAP und MOSS BizTalk Adapter Pack Direkter Aufruf der SAP BAPI aus .NET „Umwandlung von BAPI in Web Service Aufruf“ Bei allen SAP Versionen möglich SAP XI / PI Zugriff über Web Service Schnittstelle Nur wenn vorhanden SAP NetWeaver Web Services Nur wenn NetWeaver schon vorhanden

Datenintegration in SharePoint 2010 Business Connectivity Services (BCS) Lese- und Schreibzugriff

Datenintegration in SharePoint 2010 Business Connectivity Services (BCS), früher: Business Data Catalog Bietet Zugriff auf externe Datenquellen wie Datenbanken und Web Service Quellen für SharePoint 2010 Inhalte und Office Applikationen Bietet Lese- und Schreibmethoden sowie Offline Caching Features Tools sind in SharePoint Designer 2010 und Visual Studio 2010 integriert Der Secure Store Service bietet eine sichere Speicherung der Zugriffsmethoden je integrierter Applikation

Beispiel: Erfassen von Daten mit SharePoint für SAP Offline mit Outlook Offline mit InfoPath Formular Offline Zeiterfassung beim Kunden MOSS mit InfoPath und Outlook für Offline Zeiterfassung auf der Baustelle Integration des InfoPath Formulars in Outlook Synchronisation der Offlinedaten (Outlook/InfoPath) mit SharePoint FormLib Workflowfreigabe in MOSS Nur freigegebene Daten werden in MOSS abgelegt 4. Zugriff auf SAP HR Auslesen der Projekte, Mitarbeiterdaten, Kostenstellen etc. (Auswahllisten Felder in InfoPath) Zurückschreiben der erfassten Zeiten (MOSS Webservice nach SAP)

Beispiel: Produkt Lebenszyklus PoC SharePoint wird vorrangig für unstrukturiertes Arbeiten im „Vorfeld“ und im Office-Dokumentenumfeld angesehen. Alle anderen Infos sind entweder im SAP oder im Produktdaten Management System abzulegen und sind stark prozess-reglementiert.

Duet Enterprise SAP Add-on Duet Enterprise SharePoint Add-on Neu: SAP Integration mit Duet Enterprise Duet Enterprise SAP Add-on Duet Enterprise SharePoint Add-on Clients Auto - Deploy SAP NetWeaver

Duet Enterprise Architektur & Framework SAP Environment Microsoft Environment Clients SAP Business Suite Duet Enterprise SAP Add-on Duet Enterprise SharePoint Add-on Application and Template Services Application and Template Services Administration and Monitoring Application Building Blocks User Management Services Runtime Services SAP Netweaver 7.02 (ABAP) Microsoft SharePoint 2010

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!