Dokumenten-Management-System - Funktionsumfang -

Dateien und Dokumente verwalten. Im DMS können beliebig viele Dokumente hochgeladen und zentral abgespeichert werden. Jedes Dokument wird mit einer Vielzahl an Metadaten (Version, Größe, Eigentümer, Datum der letzten Bearbeitung, etc.) gekennzeichnet.

Datei-Ordner beliebig anlegen. Datei-Ordner können beliebig angelegt werden und können beliebig tief ineinander geschaltet werden. Die Ordner-Struktur ähnelt dem Windows Explorer. Die Dokumente können in der Ordner-Ansicht oder in der Tag-Ansicht dargestellt werden.

Zugriffsrechte auf Ordner-Ebene. Für jeden neu angelegten Ordner können Zugriffsrechte für bestimmte Benutzergruppen erteilt werden. Unbefugte Benutzergruppen können durch das Rechtemanagement von einem Zugriff auf den jeweiligen Ordner ausgeschlossen werden.

Volltextsuche und Tagging von Dokumenten. Neben Datei-Namen werden auch Inhalte von Dateien als auch Metadaten durchsucht. Zu jedem Dokument können beliebig viele Tags zugeordnet werden, wodurch das Auffinden von Dokumenten verbessert wird.

Versionierung von Dokumenten. Versionierung von Dokumenten ohne Verlust älterer Dokumenten-Versionen. Versionshistorie zeigt auf, wann und durch wen die letzte Änderung an einem Dokument vorgenommen wurde.

Synchronisation von Dokumenten. Mit dem xelos.net Desktop Connector können sämtliche Dokumente aus dem DMS mit einem lokalen Windows Ordner synchronisiert werden. Mehrere DMS-Instanzen können gleichzeitig synchronisiert werden.

Direct Edit von Dokumenten. Dokumente direkt aus dem DMS heraus öffnen und editieren. Dokumente aus dem Client-Programm heraus nach dem Schließen direkt in das DMS als neue Version hochladen. Direct Edit umfasst eine Vorschaufunktion von Dokumenteninhalten.

Dokumente verschieben und downloaden. Markierte Dokumente können über das DMS in einen anderen Ordner verschoben werden. Selektierte oder alle Dokumente eines Ordners können als ZIP-Datei komprimiert heruntergeladen werden.

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