SharePoint, InfoPath & andere Potentiale für elektronische Arbeitsplätze Helmut Reinke

Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion

Die MindBusiness GmbH IT-Dienstleister für Microsoft Trainings & Projektberatung (Kommunikation, Controlling) Portfolio: gesamtes Spektrum an SharePoint- und Office-Know-how Effiziente Software-Werkzeuge Praxisnahe Portal-Lösungen Unternehmensweite SharePoint- & Office-Rollouts Auf den Arbeitsablauf bezogene Wissensvermittlung in Workshops oder Events Microsoft Gold Partner (InformationWorker- & Software Solutions)

Über mich 1949 im Saarland geboren Studierter Betriebswirt, staatlich anerkannter Organisationsprogrammierer Fokus liegt auf der Verbindung zwischen Betriebswirtschaft und EDV Steckenpferde: Projekt- & Prozessmanagement in SharePoint Rollout EDV-gestützter Lösungen Management-Informations-Cockpits Veröffentlichung zahlreicher Publikationen

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Was ist SharePoint – Ein Überblick Genial einfach und nützlich SharePoint ist auf dem Server, was Office auf dem Client ist Bill Gates Nischenprodukt Teufelswerk SharePoint is the Glue Jeff Teper Intranet Portal Teamarbeitsbereich DMS System von Microsoft Info-Lego: Baukasten für Informationslösungen

Was bietet SharePoint? Einfache und intuitive Benutzeroberfläche Office-Integration Optimale Besprechungsarbeitsbereiche Effizienteres Arbeiten Integration des Systems und Zusammenarbeit mit Servern Arbeitsabläufe werden prozessorientiert über Programmgrenzen hinweg abgebildet Teams arbeiten ortsunabhängig gemeinsam an Dokumenten Integrierte Lösungen für Zusammenarbeit und Kommunikation

Dokumentenmanagement vor & mit 2007 Früher Inhaltsgenehmigung Einstufige Versionierung Ein-/Auschecken Metadaten über Spalteneigenschaften Berechtigung auf Bibliotheksebene Heute Versionierung Keine Versionskontrolle Hauptversionen Haupt- und Nebenversionen Grenzwert für die Anzahl von Versionen Entwurfselementsicherheit Erzwungenes Auschecken Papierkorb Zweistufige Wiederherstellung von Dokumenten Workflow

Kreislauf & Kernpunkte Erstellen Bearbeiten Prüfen Signieren Freigeben Veröffent-lichen Archivie-ren Kernpunkte/Möglichkeiten im SharePoint für ein effizientes Dokumenten-Management? Metadaten Einheitliches Schlagwortsystem Tracking Gesetzliche Anforderungen Workflow Abbildung & Arbeitsabläufe Archivierung Lebenszyklus der Dokumente

Effizient: Die Metadaten in SharePoint Metadaten beschreiben die Eigenschaften eines Dokuments Sie werden in der Dokumentbibliothek als Spalten definiert Es gibt eine Reihe von Metadaten-Typen (Text, numerisch, Datum, Auswahlliste, Verweise…) Sie können Pflicht- oder optionale Eigenschaften besitzen Metadatenmanagement über: Websitespalten Websiteinhaltstypen Dateieigenschaften Dokumentvorlagen Workflows Eingebaute Workflows Eigene Workflows mit SharePoint Designer

Rechte in SharePoint 2007 Rechte auf 4 Ebenen Websitesammlung Website Liste/Bibliothek Dokumente/Elemente Vererbung von Websitesammlung auf Website und tiefer Prozess dauert an bis Vererbung deaktiviert wird In 2007 werden eigene Gruppen bei der Erstellung der Seite angelegt Personen hinzufügen durch »People-Picker« Websiteübergreifende Gruppen (2003) gibt es nicht mehr!

Darum ist MOSS die richtige Technologie Einfache, übersichtliche Dokumentenverwaltung Schnelle Erfassung von Formularen Webbasiert und zukunftssicher durch ständige Weiterentwicklungen von Microsoft Passt sich an Office Client-Software Höchste Flexibilität Ortsunabhängig XML und Web-Services Voll erweiterbare Benutzeroberfläche Umfangreiche Schnittstellen (API’s = Application Programming Interfaces)

Vorteile im Überblick 1 Einheit-liche Benut-zerober-fläche für den Anwen-der 2 Einheit-liche Entwick-lungs-platt-form 3 Einheit-liche tech-nische Infra-struktur 4 Zentrale Admi-nistra-tion 5 Einheit-liches Berech-tigungs-system 6 Inter-opera-bilität durch allge-meine Stan-dards

Die Idee von SharePoint: Collaboration Enterprise Abteilung Teams Individual Inseln der Produktivität Konsistente Zusammenarbeit, Administration, Entwicklung

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Technologie hinter SharePoint: Eine integrierte Lösungsplattform Integrierte, rollenbasierte Workflows Manuelle und automatisierte Workflows mit Statusberichte, Formular Management Teamübergreifende Zusammenarbeit Diskussionen, Wiki, Blogs, Umfragen, Projekte, Besprechungen, Aufgaben, Portale und Arbeitsbereiche (Mitarbeiter, Kunden, Partner, …) Proaktive Analysen und effizientes Berichtswesen Dashboards, Cockpits, Scorecards, KPI-Analysen Integriertes Enterprise Content Management Reguliertes Dokumenten Management mit Versionierung, Audits und Historienverlauf Records Management Compliance Management Unternehmensweite Suche Web Content Management Unternehmens-weite Suche Federierte Suche Indexsuche Personensuche & Expert Finder LOB-Daten-Suche (ERP, CRM, SCM) Suche im Intranet, Extranet und Internet Crawling, Ranking, Security Trimming

Technologie hinter SharePoint: Erweiterte integrierte Lösungsplattform Integrierte, rollenbasierte Geschäftsabläufe Collaboration Business Intelligence Enterprise Content Management Unternehmens-weite Suche Unified Communication Projekt & Portfolio Management Performance Management

Integrations- & Optimierungsmöglichkeiten Mobile Endgeräte Collaboration und Präsentation Geschäftsprozesse und Orchestrierung Geschäftsprozessmodellierung, Architekturentwurf, Entwicklung, Test und Projekmanagement Sicherheitsaspekte, Betrieb, Überwachung der Infrastruktur Legacy-Anbindung J2EE-Anbindung Applikationen und Dienste IBM SAP Basisdienste IBM

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InfoPath: Was ist das? InfoPath ist eine digitale Formular-Software Vereinfachung der Arbeit mit Formularen Erstellung flexibler und dynamischer Formulare Teams bzw. alle Mitarbeitern im Unternehmen haben jederzeit Zugriff darauf InfoPath basiert auf XML, so kann mit den vorhandenen Daten weitergearbeitet werden Relevante Informationen können einfach zusammengeführt werden Vorteile: Vermeidung von Fehlern, einfach Anwendung, flexibel, Integration in SharePoint, gemeinsame Sprache, Verfügbarkeit!

Allgemein: Zusammenspiel Office 2007 Bessere Ergebnisse schneller erzielen durch: Effizientes Zeit-, Prozess- und Informationsmanagement Einfache Verarbeitung und Visualisierung von Informationen Präzise Vorbereitung und Umsetzung von Entscheidungen Einfache Adaption neuer Lösungen Intuitives Arbeiten mit weniger Anwendungen Kommunikation in Echtzeit Transparente Organisation & verbesserte Teamarbeit

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SharePoint-Workflows – Was ist das? Workflow = „vordefinierte Abfolge von IT-gestützten Aktivitäten“ Unterstützung bei Geschäftsprozessen wie Bestätigungen, Anträge, Rechnungen etc. Mensch-orientierte Workflows werden vom Menschen angestoßen und sind eher unstrukturiert Systemorientierte Workflows werden von technischen Prozessen angestoßen und enthalten eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten Beispiel: Genehmigungsworkflow (Approval)

Einfacher SharePoint Workflows aus der Praxis: Der Urlaubsantrag

Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion

Anforderungen am Richterarbeitsplatz Erfassung aller relevanter (rechtlicher) Informationen Elektronische Darstellung der Sachverhalte (= Aktenauszug) Möglichkeit zur Beurteilung komplexer Sachverhalte Kopplung von Informationen zur Darstellung von Abhängigkeiten Logische, dynamische Bearbeitung der Akten und Prozessschritte Schnelle Entscheidungsfindung und -Begründung Optimales Wissensmanagement (Rechtssprechung/Literatur online)

Allgemeine Anforderungen Bereitstellung eines umfassenden Werkzeugs, dass Geschäftsprozesse unterstützt Ergonomische und selbsterklärende Benutzeroberfläche Elektronische Aktenführung Integration des elektronischen Rechtsverkehrs Ablage und Archivierung des Schriftverkehrs Intelligente Suchmechanismen

Herausforderungen am Richterarbeitsplatz Produktivitätssteigerung der Wissensarbeiter Nahtlose Integration externer erledigter Arbeiten Innovationsfähigkeit beschleunigen Zusammenarbeit fördern (intern/extern) Standard-Prozesse beschleunigen Richtlinien einhalten Publizieren von Inhalten

Hindernisse & Lösungen Mögliche Probleme Jahrelang gewachsene und eingeschliffene Arbeitsabläufe Unternehmenskultur mit geringer Veränderungsbereitschaft Viele Einzelkämpfer mit unterschiedlichen Anforderungen Mangelnde Kenntnisse der SharePoint-Plattform Lösung: Realen Nutzen aufzeigen Referenzprojekt erstellen und zeigen Jedem Mitarbeiter einen persönlichen Vorteil verschaffen Projekt dem Veränderungstempo der Organisation anpassen Widersacher gewinnen, die konkret mitarbeiten Klare Linie der Geschäftsführung Weniger ist mehr!

Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo am Bsp. des LAG Hamm Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion

Demo - Startseite Unterschiedliche Illustrationen im Einsatz Farbraum Grün (=Akten grün, Bücher): Etage 1: Richter, Rechtspfleger, Service Farbraum Orange (=Vorgang Orange, Globus): EG: Verwaltung, Personal, IT

Demo – Mein Arbeitsplatz

Demo – Mein Arbeitsplatz

Demo – Mein Arbeitsplatz

Demo – Mein Arbeitsplatz

Demo Die Suche in der Praxis

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Fazit – Umsetzung Musterakte Mit MOSS und einer ergonomischen Darstellung können Ihre Prozesse umgesetzt werden Bsp. „Erstes elektr. Musterverfahren“ Antragsaufnahme (Erbschein) durch den Rechtspfleger (RPfl) per Formular  InfoPath Die weiterverwertbaren Daten werden für weitere Arbeitsschritte gespeichert  XML-Daten RPfl veranlasst die Vorlage des Antrags beim Richter und eine Wiedervorlagefrist  per automatischem Workflow

Fazit: Umsetzung Musterakte Gewährung rechtlichen Gehörs Richter verfügt ein Anschreiben zur Gewährung rechtlichen Gehörs  per InfoPath-Formular Adressdaten & Akteninformationen werden automatisch in das Formular eingebunden (Anbindung an Datenbank) Richter veranlasst die Vorlage der Akte und eine Wiedervorlagefrist  per automatischem Workflow

Fazit: Umsetzung Musterakte Postaus- und Eingang Servicekraft fertigt das von Richter verfügte Anschreiben aus und verwaltet den Postaus- und eingang Persönliche Schreiben sind einzuscannen und in die elektronische Akte mit aufzunehmen Servicekraft veranlasst die Vorlage des Antrags beim Richter  automatische Weiterleitung per Workflow

Fazit: Umsetzung Musterakte Erbschein Richter erlässt einen Erbschein. Hierfür stellt das System ein Formular zur Verfügung  InfoPath Daten werden automatisch in das Formular eingebunden (Anbindung an Datenbank) Richter veranlasst die Vorlage der Akte auf der Geschäftsstelle  automatische Weiterleitung per Workflow

Umsetzung der Musterakte in der Praxis Antrag auf Prozesskostenhilfe E-Mail mit Hinweis, dass ein neuer Antrag gestellt wurde, der genehmigt werden muss.

Umsetzung der Musterakte in der Praxis Genehmigung oder Ablehnung des Antrags E-Mail mit Hinweis, dass ein neuer Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde & Hinweis auf Erstellung des nun folgenden Anschreiben

Umsetzung der Musterakte in der Praxis Erstellung des Anschreibens zum Antrag Prozesskostenhilfe E-Mail mit Hinweis, dass das Anschreiben verschickt wurde und nun auf Wiedervorlage liegt Erinnerungsmail am Tag der Wiedervorlage

Nutzen unser Lösung Zeitersparnis durch einfach Abläufe Ablösung des papiergebundenen Schriftverkehrs Einfache Verarbeitung der Daten Besseres und schnelleres Arbeiten / SUCHE! Zusammenfassung von Arbeitsprozessen unter einer Benutzeroberfläche Selbstredende Begleitung der User durch eine selbsterklärende Benutzeroberfläche Transparenz, Übersicht und Struktur durch Ergonomie und Visualisierung Unterstützung bei komplexen Geschäftsprozessen durch im Hintergrund laufenden Workflows Allgemein: Erhöhung der Produktivität durch automatisierte Geschäftsprozesse Treffen von qualitativ besseren und rascheren Entscheidungen

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Was ist XML? Universelles Datenformat, um Informationen wieder zu verwenden und zusammenzuführen Kerntechnologie der Microsoft .NET Strategie Plattform-übergreifend, Applikations-übergreifend, Client-unabhängig, Prozess-übergreifend

Die XML-Familie XPath – Lokalisieren von Knoten in einem XML-Dokument über eine Pfadabfragenotation (gib alle Knoten zurück, die ein Kriterium erfüllen) XSLT – Transformation eines XML-Dokument in ein anderes "Format" (also eine Übersetzung der Knoten in andere Textelemente) anhand von auf Xpath-Ausdrücken basierenden Regeln) XSD – Schemadefinition – legt die Anordnung und die Details zu einzelnen XML-Knoten fest (XML-Dokumente werden damit validiert)

Hinter den Kulissen: der technische Ablauf I Beschlüsse, Urteile, Vorladungen, Anträge, Erbscheine usw. werden in InfoPath erfasst Beispiel: Antrag auf Prozesskostenhilfe InfoPath gibt reines XML aus XSLT wandelt in einem Transfor- mationsprozess XML-Daten in ein beliebiges Format um

Hinter den Kulissen: der technische Ablauf II Daten können so als PDF, in Word, OneNote usw. zur Verfügung gestellt werden So könnte eine Akte entstehen bspw. eine Klägerschrift. Demo – Lieferung einer Akte Durch die Transformation wird zunächst ein Teilbaum aller XML-Elemente gebildet, die ausgegeben werden sollen. Dabei werden auch bestimmte Forma-tierungselemente ergänzt. Im zweiten Schritt wird beispielsweise ein PDF-Dokument erzeugt.

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Zukunftsaussichten SharePoint & Office Applikationen sind webbasiert (Office 14) Keine Clientinstallation mehr Off- & Onlinesynchronisation (SharePoint Workspace) Erleichterung der Workflowerstellung OneNote als Wiki-Client Erleichterung von Arbeitsabläufen

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