Literatur verwalten mit EndNote X4 Dr. Christiane Holtz, holtz@ulb.uni-bonn.de, 28.September 2010

Was kann EndNote? Literaturdaten sammeln manuell online, Import aus pdf-Dateien erstellen Literaturdaten und Volltexte verwalten in Gruppen aufteilen Notizen, Abstracts, Schlagwörter anlegen pro Datensatz bis zu 45 Dateianhänge Volltexte herunterladen, lokale Verfügbarkeit ermitteln

Was kann EndNote? Bibliographien und Manuskripte erstellen Kurzbelege, Literaturverzeichnis, Abbildungsverzeichnis automatisch generieren in Word und Open Office Writer 3 über CiteWhileYouWrite Formatierung von RTF-Dateien über Format Paper Word-Dokumentvorlagen für zahlreiche Zeitschriften

Ihre Datenbank EndNote Library = [Ihre Daten].enl Automatisches Öffnen einer bestimmten Library beim Starten des Programms einstellbar (Preferences) Zu jeder Library gehört ein DATA-Ordner (enthält z.B. pdf-Dateien). Beim Verschieben oder Kopieren von Libraries über den Windows-Explorer immer den dazugehörigen DATA-Ordner mitnehmen enl-Datei und DATA-Ordner können gemeinsam in einer komprimierten ENLX-Datei gespeichert werden: File >> Compressed Library

EndNote im Netzwerk Masseninstallation auf mehreren PCs ist möglich Mehrere Nutzer können eine Library gleichzeitig lesen: Im Windows Explorer für enl-Datei und DATA-Ordner auf Zugriffsrechte auf "Lesen" setzen Gleichzeitiges Bearbeitung durch mehrere Nutzer ist nicht möglich Zur Vergabe unterschiedlicher Rechte für verschiedenen Nutzer Rechteverwaltung des Netzwerks einsetzen

Das Datenbankfenster Tabellarische Kurzansicht Datenbankfelder und Reihenfolge: Edit >> Preferences Vollansicht durch Doppelklick

Der Registerkartenbereich Preview: Vorschau auf den ausgewählten Zitationsstil Search: Suche nach Referenzen in der EndNote Library Quick Edit: Vollansicht einer einzelnen Referenz zum Bearbeiten

Output Style Die Preview zeigt den ausgewählten Zitationstil (Output Style) Änderung der Auswahl jederzeit möglich Die Auswahlliste der Output Styles kann erweitert werden durch Select Another Style

Search Suche nach Wortbestandteilen, unabhängig von Groß- und Kleinschreibung  HIV findet auch archive Lösung: Match words: das exakte Wort wird gesucht (Suche nach Zahlenbereichen ausgeschlossen) Match case: bei Eingabe von HIV werden nur Großbuchstaben gesucht (kann mit Zahlenbereichen kombiniert werden)

pdf-Dateien durchsuchen pdf-Dateien im Attachment können ebenfalls durchsucht werden Suchfeld: "PDF" oder "Any Field + PDF" funktioniert nicht bei eingescannten Texten

Edit >> Preferences Zahlreiche Möglichkeiten zur Anpassung an eigene Bedürfnisse, z.B. Library wählen, die beim Öffnen der Programms starten soll Felder und Reihenfolge der Feld im Datenbankfenster bestimmen Document Type wählen, der bei manueller Eingabe als erstes angegeben werden soll Alle Möglichkeiten für Find Fulltext nutzen (s. Folie 32)

Das Gruppenfenster permanent Group Set Custom Group angelegt Smart Group angelegt automatisch

Arbeiten mit Gruppen Erstellen und bearbeiten: Groups-Menü oder rechte Maustaste Verschieben von Referenzen durch Drag and Drop aus anderen Gruppen oder aus dem Datenbankfenster Custom Groups und Referenzen in Custom Groups können gelöscht werden ohne Verlust der Referenzen (bleiben in "All References") Smart Groups, kombinierte und automatische Gruppen können gelöscht werden, aber Löschen einzelner Referenzen innerhalb der Gruppen entfernt Referenzen endgültig

Smart Groups Aus Suchen Gruppen erstellen direkt im Anschluss an Search über den Button Options >> Convert to Smart Group über das Groups-Menü Neue Datensätze, die den Search-Bedingungen entsprechen, werden automatisch in die entsprechende Custom Group kopiert

Kombinierte Gruppen Custom Groups und Smart Groups können in einer kombinierten Gruppe zusammenfasst werden Groups >> Create from Groups Ausgewählte Gruppen werden mit Boolschen Operatoren (AND, OR, NOT) verknüpft AND bildet die Schnittmenge, OR bildet die Summe

Daten sammeln (Übersicht) Manuell Feld für Feld Online-Recherche Kataloge Bibliographien Import Standardformate Spezialfilter aus pdf-Dateien generieren

Eingabe einer neuen Referenz References >> New Reference Passenden Referenztyp wählen (Journal Article wird standardmäßig als erstes angeboten, Änderung über Preferences möglich) Feldbezeichnung ändern sich je nach gewähltem Referenztyp Figure, Chart and Table: Referenztypen für die Verwaltung von Abildungen, Dateien und Objekten Jeder Referenenztyp kann bis zu 45 Dateianhänge enthalten DOI bekannt  Online Search über CrossRef ermittelt die dazugehörigen Titeldaten

Regeln für die Eingabe von Autorennamen EIN Autorenname pro Zeile Vorname Nachname oder Nachname, Vorname EndNote erkennt Vor- und Nachnamen und fügt neue Namen einer Term List hinzu Juristische Person Komma nach dem Namen erforderlich Zwei Kommata, wenn der Name einen Zusatz enthält World Bank, University of California,, Berkeley

Empfehlung für Journal Title Vollen Namen eingeben und Abkürzung über Term Lists pflegen  Über den Output Style Ausgabevariante wählbar Auf Konsistenz innerhalb der Spalten achten Bei automatischer Datenübernahme evt. Korrektur notwendig

Term Lists Menü Tools Voreingestellt werden aus Autorennamen, Zeitschriftentiteln und Schlagwörtern Listen erstellt Bearbeitung der Listeneinträge über Open Term Lists >> Terms Weitere Listen können definiert werden

Journals Lists importieren Zeitschriftentitel und die gebräuchlichen Abkürzungen aus einigen Fächern können importiert werden (EndNote-Programmordner "Terms Lists")

Dateianhänge Feld File Attachments Menü Reference >> File Attachments >> Attach File Checkbox "Copy this file to the default file attachment folder and create a relative link" aktivieren Kopie der Datei wird im DATA-Ordner gespeichert. Datei ist immer verfügbar, auch wenn der Speicherort für EndNote Library oder lokale Dateien verändert wird

Mit EndNote online suchen Menü Tools >> Online Search oder Online Search im Gruppenfenster Voraussetzungen: Datenbank mit Z39.50-Schnittstelle bei lizenzpflichtigen Datenbanken muss die Universität Bonn ein Lizenz besitzen, Zugriff nur aus dem Uni-Netz oder über VPN-Client EndNote-Suchmaske wird der gewählten Datenbank angepasst, bietet jedoch nicht alle Möglichkeiten der Suche in der Datenbank direkt  Alternative: Import

Anzeige Modus Integrated Library & Online Search Mode Alle Gruppen und Befehle Ergebnisse der Online Search werden direkt in der "All References"-Gruppe gespeichert Nicht gewünschte Referenzen können aus der "Online Search"-Gruppe gelöscht werden bzw. bearbeitet werden Die "Online Search"-Gruppe wird geleert, wenn eine neue Suche durchgeführt wird

Anzeige Modus Local Library Mode Keine "Online Search"-Gruppen Bei Auswahl Tools >> Online Search springt die Anzeige in den Online Search Mode

Anzeige Modus Online Search Mode Nur Online Search, Befehle für die Local Library nur eingeschränkt verfügbar Ergebnisse von online Suchen werden in einer temporären Library gespeichert Gewünschte Referenzen werden übernommen durch References >> Copy References to

Import In der Datenbank suchen, Ergebnisse in einem geeigneten Ausgabeformat abspeichern Menü File >> Import, über Choose File gespeicherte Datei auswählen Aus der Liste Import Options den zum Ausgabeformat passenden Filter auswählen Duplicates: Import All  Alle Datensätze werden importiert, auch wenn sie schon in der Library vorhanden sind (nachträgliche Dublettenkontrolle möglich) Text Translation  nur notwendig, wenn Text mit nicht-lateinischer Schrift importiert werden

Ausgabeformate und Importfilter Häufig wird EndNote als Ausgabeformat angeboten Weiteres häufiges Standardformat: RIS Einige Datenbanken geben im txt-Format aus, das über datenbankspezifische Filter importiert werden kann Vollständige Liste der speziellen Filter: Edit >> Import Filter >> Open Import Filter Manager Ständig aktualisierte Liste mit Download: www.endnote.com >> support & services

Importfilter Die häufigsten Standardformate Spezielle Filter Online Search

Direktexport Einige Datenbanken senden Suchergebnisse direkt an EndNote und wählen den passenden Importfilter automatisch aus Auflistung der Datenbanken und Anleitung in der EndNote- Hilfe unter "Direct Export Providers"

Kontrolle erforderlich Sowohl bei Online Search als auch beim Import können falsche Zuweisungen von Feldern oder Referenztypen vorkommen (häufig: Aufsatzsammlungen werden mit Zeitschriften gleichgesetzt  im Feld "Journal Title" steht der Herausgeber) Verschiedene Datenbanken verwenden verschiedenen Abkürzungen für Zeitschriftennamen Bei großen Libraries ab und zu Dublettenkontrolle durchführen: References >> Find Duplicates (Bedingungen über Preferences definierbar)

Referenzen aus pdf-Dateien generieren Menü File >> Import >> pdf oder Folder Aus allen pdf-Dateien in einem ausgewählten Ordner werden bibliographische Datensätze generiert Die pdf-Datei in den DATA-Ordner kopiert und als Attachment angehängt Voraussetzungen: Internetverbindung (Firewall muss Port 80 erlauben) Bei Proxy Servern evt. Ausnahme für www.crossref.org notwendig (Windows Systemeinstellungen) eindeutige DOI im pdf auf den ersten zwei Seiten – je aktueller der Artikel desto wahrscheinlicher

Volltexte finden Drei Möglichkeiten References >> Find Full Text frei verfügbare und lizenzierte Dateien automatisch herunterladen funktioniert nicht bei allen Providern References >> URL >> Open URL Aufrufen des Volltextes, wenn Link vorhanden References >> URL >> OpenURL Link lokale Verfügbarkeit ermitteln, Datei manuell herunterladen Fernleihe

Voraussetzungen Volltexte finden Uni-Netz oder VPN-Client Edit >> Preferences >> EndNote Web Account anlegen und hier eintragen >> Find Full Text Alle Suchoptionen aktivieren und OpenURL Path der ULB Bonn eintragen: http://www.digibib.net/openurl/005

Find Full Text - Ergebnis Volltexte gefunden und heruntergeladen (pdfs in DATA-Ordner und als Attachment Link zum Volltext gefunden  References >> URL >> Open URL keine Volltexte gefunden  References >> URL >> OpenURL Link

OpenURL Link Volltext in Bonn gedruckte Bestände in NRW

OpenURL Link Fernleihe (Bestellformular bereits mit Titeldaten gefüllt)

Daten ausgeben Geordnete Literaturverzeichnisse CiteWhileYouWrite: Kurzbelege und Bibliographien in Word/Open Office Writer 3 Format Paper für rtf-Dateien Word Dokumentvorlagen für zahlreiche Zeitschriften

Geordnete Literaturverzeichnisse Ordnung nach jedem EndNote-Datenbankfeld möglich, z.B. nach Keywords: Referenzen auswählen Sortierfeld(er) wählen über Tools >> Subject Bibliography Ggf. Layout ändern durch Ändern des Output Styles und ergänzend durch den Button Layout Ggf. nicht gewünschte Gruppierungen löschen über den Button Terms Als rtf, txt oder html speicherbar

Beispiel: Ordnung nach Keywords

CiteWhileYouWrite CiteWhileYouWrite integriert eine EndNote-Funktionsleiste in Word Cursor an die Stelle im Text setzten, an der eine Referenz eingefügt werden soll Aus der EndNote-Funktionsleiste Find Citations aufrufen, gewünschte Referenz wählen und über den Button Insert einfügen

CiteWhileYouWrite EndNote fügt den Kurzbeleg in den Text ein und generiert eine Bibliographie am Ende des Textes Der Zitationsstil entspricht dem gewählten Output Style und kann jederzeit geändert werden

Layout der Bibliographie ändern

Kurzbelege im Text bearbeiten Bearbeitungen direkt im Text Änderungen gehen bei der nächsten Formatierung des Dokuments verloren Lösung für einzelne Zitate: EndNote-Funktionsleiste >> Edit Citation Hier vorgenommene Änderungen müssen den Regeln des gewählten Output Styles entsprechen. Beispiel: Hinzufügen von zitierten Seiten zum Kurzbeleg setzt voraus, dass im Template des Output Styles "Cited Pages" eingetragen ist.

Output Styles bearbeiten z.B. zum Kurzbeleg zitierte Seiten hinzufügen Edit >> Output Style >> Edit ...

Abbildungen und Tabellen einfügen Insert Citations >> Find Figures: Abbildungen und Tabellen (Reference Type "Chart or Table" oder "Figure") in Texte einbinden Je nach Vorgabe des Output Styles werden Abbildungs- und Tabellenverzeichnis am Ende des Dokument erstellt

Traveling Library Die EndNote-Zitate in einem Word-Dokument sind mit einen Feldcode verknüpft, der die Titeldaten enthält Word Citations-Gruppe >> Edit Library Reference(s): Referenzen bearbeiten, auch wenn die Original-Library nicht vorhanden ist Word Tools-Gruppe >> Export to EndNote >> Export Traveling Library: Daten aus einem Word-Dokument in EndNote übernehmen

Dokumentvorlagen verwenden Dokumentvorlagen bestimmen das von einer Zeitschrift/einem Herausgeber verlangte Dokumentformat Zahlreiche Vorlagen befinden sich im EndNote-Programmordner "Templates" Aus EndNote heraus öffnen: Tools >> Manuscript Templates

Immer auf dem Laufenden Tutorials und Webinare www.endnote.com/training/ Neue Output Styles, Import Filters, Connections Files ... www.endnote.com/support/ensupport.asp Administratoren: Updates und Patches www.adeptscience.de/bibliographie/endnote/