Sascha Bütterling Sales Support UTAX DocForms GmbH Herzlich Willkommen Sascha Bütterling Sales Support UTAX DocForms GmbH

Sicheres / Intelligentes Druckmanagement: Thema Sicheres / Intelligentes Druckmanagement: Selbstlenkende Dokumente in der Praxis

Agenda Wer ist UTAX DocForms? Was ist Dokumentenfluss? Wie sieht das in der Praxis aus? Wo steckt das Potenzial? Wie lautet Ihr Fazit?

UTAX DocForms GmbH – „Your Software Partner“ 1958 Gründung der heutigen UTAX DocForms GmbH in Dortmund als inhabergeführtes Unternehmen im Umfeld der gesamten Bürotechnik 1990 konsequente Orientierung der heutigen UTAX DocForms GmbH an neuen Technologien im Umfeld der Bürokommunikation durch die zweite Inhabergeneration 1990-2003 Entwicklung zum Software- und Consultingunternehmen mit Schwerpunkt Archivierung, DMS und Workflow in etwa 500 Projekten 2003 Übernahme der heutigen UTAX DocForms GmbH durch die UTAX GmbH im Rahmen der Forcierung des UTAX CONSULTING Konzeptes 2003-2005 Erweiterung des UTAX CONSULTING Konzeptes um dokumentnahe Softwarethemen zum UTAX DOCUMENT CONSULTING Dortmund 4

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„Bei der nächsten Sintflut wird Gott nicht das Wasser, sondern Papier verwenden“ Romain Gary

Dokumentenfluss ist … Dokumente erzeugen Dokumente drucken Dokumente versenden Dokumente weiterleiten Dokumente ablegen … 7

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Produktfamilien ACCOUNTING4WORK FORMS4WORK Output-Kostenmanagement Formular- und Print-Outputmanagement

Ist Ihnen das auch schon einmal passiert? z.B. bei der Erarbeitung eines Vertrages … Etwas im Drucker liegengelassen Falschen Drucker ‚erwischt‘ Ausdruck getätigt, aber verschwunden Vertraulicher Ausdruck wird einem vom Mitarbeiter ins Büro gebracht Lange ‚Warteschlange‘ vor dem Drucker …

Wir haben die Lösung! Follow2Print Druckaufträge folgen Ihnen durch das Unternehmen Sicheres Drucken: Erst nach Authentifizierung startet der Druck Einfache Authentifizierung durch berührungslose Transponder als Checkkarten und/oder Schlüsselanhänger integrierte Kostenerfassung

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Steigerungspotenzial Papier elektronisch

Accounting4Work „Accounting“ steht für die Erfassung, Verwaltung und Kontrolle von Druckabläufen in einer definierten Umgebung. Ziel einer Accounting-Lösung ist, Klicks zu „personalisieren“ (Verursacherprinzip) Wer bzw. welche Abteilung hat was auf welchem System gedruckt? Kostenrechnung in Druckumgebungen zu ermöglichen: Wer druckt auf welche Kostenstelle? Können Ausdrucke Mandanten / Projekten zugewiesen werden? Kosten zu kontrollieren und zu planen: Wo entstehen weshalb welche Druckkosten? Werden die Systeme wirtschaftlich optimal genutzt?

FORMS4WORK outputServer Vorher Ausgangsbelege (z.B. Lieferscheine, Rechnungen) werden mit Nadeldruckern auf Durchschlagssätze gedruckt. Die Durchschläge werden jeweils getrennt, sortiert und an die einzelnen Fachabteilungen verteilt. Original Kundenausdruck Durchschlag z.B. für die Buchhaltung Durchschlag für das Lager Nachher Das Original und die erforderlichen Kopien werden direkt auf den Abteilungsdruckern ausgegeben. Der Ausdruck erfolgt auf Laserdruckern mit Normalpapier Original Kundenausdruck FORMS4WORK outputServer Druck- auftrag Kopie z.B. für die Buchhaltung Kopie für das Lager Nutzen: teure Durchschlagssätze werden nicht mehr benötigt keine schwer lesbaren Durchschläge schnelle Verteilung und dadurch kürzere Reaktionszeiten Ablösung der teuren Matrixdrucker

FORMS4WORK outputServer Vorher Briefpapier, Durchschlagsätze, Vordrucke etc. werden in großen Mengen bei Druckereien bestellt Nachher Mit Hilfe der Forms4Work Software können Firmenformulare, Rechnungen, Lieferscheine und Briefpapier völlig frei gestaltet und jederzeit verändert werden, sollte sich z.B. eine Telfonnummer oder die Anschrift ändern. Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit auf der Rückseite des Formulars z.B. die AGB´s zu hinterlegen. FORMS4WORK outputServer Hintergrund Overlay Vordergrund Overlay (weiße Rechtecke) Job Daten Druckauftrag Nutzen: Kostenersparnis, da kein teures Briefpapier mehr über Druckereien bestellt werden muss, sondern der Ausdruck auf preiswerten Blankopapier erfolgt Reduzierung der Lagerhaltungskosten – Print on demand! es müssen bei Änderungen (z.B. der Anschrift) nicht „tonnenweise“ Briefpapier weggeworfen werden

Ganzheitliche Lösung: Angebot schreiben Auftrag bestätigen Bestellung bei Lieferanten Wareneingang, Rechnung prüfen Lieferung und Rechnung Ein typischer Geschäftsvorfall: Drucken Ablegen Formular drucken Scannen Prüfen Freigeben Formulare drucken Ganzheitliche Lösung: Ablage in Archiv, z.T. vollautomatisch durch FORMS4WORK Aufbereitung der Formulare mit FORMS4WORK (inkl. Barcode) Erfassung der Ausgabekosten durch ACCOUNTING4WORK

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Nutzen Kostenreduktion in der Formular-Verwaltung Beschleunigung von Arbeitsabläufen durch Automatisierung Vereinfachung der Dokumentenhandhabung Ablösung unwirtschaftlicher Formularvordrucke durch preiswertes Blankopapier Perfektes Schriftbild durch leistungsfähigen Laserdruck statt Nadel-Durchschläge Imageförderung durch Geschäftsdokumente in aktuellem Design (CI) flexible Druckumgebung durch Follow2Print

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 20