Sitzungsmanagement Sitzungsvorbereitung Sitzungsdurchführung Sitzungsziele Sitzungsteilnehmer Sitzungsablauf Einladung Sitzungseinrichtung Checkliste Sitzungsdurchführung
Sitzungsmanagement Wesentliche Sitzungen finden in der Koordinations- bzw. Abstimmungsphase statt Effiziente Sitzung Vor- Nachbereitung Sitzung sinnvoll? (Alternativen) 3 Phasen einer Sitzung: Vorbereitung Durchführung Nachbereitung
Vorbereitung Sitzungsziele formulieren Anlass Ziele Themen Teilnehmer sollen sich Vorbereiten können Sitzungsteilnehmer zusammenstellen So wenig wie möglich, so viele wie nötig Anzahl je nach Zweck (Bsp.: Informationsvermittlung(mehr), Problemlösung(weniger),..) Kriterien (Fachwissen, Verantwortliche Entscheidungen treffen, Verfügbarkeit, Vertretung aller wichtigen Standpunkte) Immer gleiche Teilnehmer sonst doppelte Arbeit
Vorbereitung Sitzungsablauf planen Einladung verfassen Themen(Agenda), Reihenfolge, Zeitaufwand je Thema Agenda Reihenfolge (wichtiges, dringliches zuerst, verfügbare Zeit der Teilnehmer beachten!) Einladung verfassen Weshalb?, Wie?(Tagesordnung), Wo?, Wann?, Wie lange?, Teilnehmer nicht zu früh, nicht zu spät
Vorbereitung Sitzungseinrichtung organisieren Checkliste Raumgröße, Tischanordnung, Anwesenheitsliste, Beleuchtung, Schreibmaterial, Visualisierungsmittel Informationsmaterial zum Verteilen Verpflegung/ Unterkunft Checkliste Anlass, Zielsetzung, Teilnehmer, Tagesordnung, Einladungen, Einrichtung