Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Zeitplanung Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

Ich habe zu viel Arbeit auf dem Tisch ! Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Typische Probleme: Ich habe zu viel Arbeit auf dem Tisch ! Die Anforderungen sind zu hoch ! Ich schaffe auf keinen Fall ein weiteres Objekt ! Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Planung Priorität Geschwindigkeit Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Planung Priorität Geschwindigkeit Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Planung Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

Besprechungen, Besuche, Termine Nicht jedoch produktive Tätigkeit Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Kalenderprobleme Besprechungen, Besuche, Termine Nicht jedoch produktive Tätigkeit Zitat: René Marchand, Schweiz Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

Tipps zur Kalenderführung Vereinbaren Sie Termine mit Ihren Aufgaben Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Tipps zur Kalenderführung Vereinbaren Sie Termine mit Ihren Aufgaben „Bleistift-Trick“ Buchen Sie auch die Zukunft Mindestens zwei familiäre Termine pro Woche Zitat: Werner Tiki Küstenmacher Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

Haus- und WEG Verwaltung Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Beispiel Haus- und WEG Verwaltung Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

Aufgabenteilung Hauptgliederung Objekt- Verantwortung Dezentrale

Planbare und nicht planbare Aufgaben Hauptgliederung Objekt- Verantwortung Dezentrale Aufgaben Routineaufgaben Tagesgeschäft

Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine

Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich

Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich

Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich

Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal

Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich

Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich

Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank

Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität

Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang

Wiederkehrende / planbare Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang WV / Email

Ressourcen Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag 9.00 – 9.30 9.30 – 10.00 10.00 – 10.30 10.30 - 11.00 11.00 – 11.30 11.30 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 13.00 13.00 – 13.30 13.30 – 14.00 14.00 – 14.30 14.30 – 15.00 15.30 – 16.00 16.00 – 16.30 16.30 – 17.00 17.00 – 17.30

Pause Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag 9.00 – 9.30 9.30 – 10.00 10.00 – 10.30 10.30 - 11.00 11.00 – 11.30 11.30 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 13.00 13.00 – 13.30 13.30 – 14.00 14.00 – 14.30 14.30 – 15.00 15.30 – 16.00 16.00 – 16.30 16.30 – 17.00 17.00 – 17.30

Liquiplanung / Mail / Planung / Wiedervorlage Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag 9.00 – 9.30 9.30 – 10.00 10.00 – 10.30 10.30 - 11.00 11.00 – 11.30 11.30 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 13.00 13.00 – 13.30 13.30 – 14.00 14.00 – 14.30 14.30 – 15.00 15.30 – 16.00 16.00 – 16.30 16.30 – 17.00 17.00 – 17.30

Posteingang / Planung Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag 9.00 – 9.30 9.30 – 10.00 10.00 – 10.30 10.30 - 11.00 11.00 – 11.30 11.30 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 13.00 13.00 – 13.30 13.30 – 14.00 14.00 – 14.30 14.30 – 15.00 15.30 – 16.00 16.00 – 16.30 16.30 – 17.00 17.00 – 17.30

Wiederkehrende / planbare wöchentliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart

Wiederkehrende / planbare wöchentliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage

Telefonat mit dem Hauswart / Planung Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag 9.00 – 9.30 9.30 – 10.00 10.00 – 10.30 10.30 - 11.00 11.00 – 11.30 11.30 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 13.00 13.00 – 13.30 13.30 – 14.00 14.00 – 14.30 14.30 – 15.00 15.30 – 16.00 16.00 – 16.30 16.30 – 17.00 17.00 – 17.30

Ablage Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag 9.00 – 9.30 9.30 – 10.00 10.00 – 10.30 10.30 - 11.00 11.00 – 11.30 11.30 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 13.00 13.00 – 13.30 13.30 – 14.00 14.00 – 14.30 14.30 – 15.00 15.30 – 16.00 16.00 – 16.30 16.30 – 17.00 17.00 – 17.30

Wiederkehrende / planbare monatliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage

Wiederkehrende / planbare monatliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage Mahnvorschlagslisten

Wiederkehrende / planbare monatliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage Mahnvorschlagslisten Monatsabrechnunung Miethäuser

Wiederkehrende / planbare monatliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage Mahnvorschlagslisten Monatsabrechnunung Miethäuser Monatsprüfung WEG

Wochenplan der zweiten und dritten KW des Monats – Planung Mahnlisten und Monatsabrechnungen Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag 9.00 – 9.30 9.30 – 10.00 10.00 – 10.30 10.30 - 11.00 11.00 – 11.30 11.30 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 13.00 13.00 – 13.30 13.30 – 14.00 14.00 – 14.30 14.30 – 15.00 15.30 – 16.00 16.00 – 16.30 16.30 – 17.00 17.00 – 17.30

Wochenplan der zweiten KW des Monats / Vorprüfung Monatsabrechnung Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag 9.00 – 9.30 9.30 – 10.00 10.00 – 10.30 10.30 - 11.00 11.00 – 11.30 11.30 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 13.00 13.00 – 13.30 13.30 – 14.00 14.00 – 14.30 14.30 – 15.00 15.30 – 16.00 16.00 – 16.30 16.30 – 17.00 17.00 – 17.30

Wochenplan der zweiten KW des Monats / Mahnlisten Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag 9.00 – 9.30 9.30 – 10.00 10.00 – 10.30 10.30 - 11.00 11.00 – 11.30 11.30 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 13.00 13.00 – 13.30 13.30 – 14.00 14.00 – 14.30 14.30 – 15.00 15.30 – 16.00 16.00 – 16.30 16.30 – 17.00 17.00 – 17.30

Wochenplan der zweiten KW des Monats / Prüfung MA WEG ( 16 Std. Rest ) Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag 9.00 – 9.30 9.30 – 10.00 10.00 – 10.30 10.30 - 11.00 11.00 – 11.30 11.30 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 13.00 13.00 – 13.30 13.30 – 14.00 14.00 – 14.30 14.30 – 15.00 15.30 – 16.00 16.00 – 16.30 16.30 – 17.00 17.00 – 17.30

Wochenplan der dritten KW des Monats – Planung Versand Monatsabrechnung nach Korrektur Zeit Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag 9.00 – 9.30 9.30 – 10.00 10.00 – 10.30 10.30 - 11.00 11.00 – 11.30 11.30 – 12.00 12.00 – 12.30 12.30 – 13.00 13.00 – 13.30 13.30 – 14.00 14.00 – 14.30 14.30 – 15.00 15.30 – 16.00 16.00 – 16.30 16.30 – 17.00 17.00 – 17.30

Wiederkehrende / planbare jährliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage Mahnvorschlagslisten Monatsabrechnunung Miethäuser Monatsprüfung WEG Jahresabrechnung MH

Wiederkehrende / planbare jährliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage Mahnvorschlagslisten Monatsabrechnunung Miethäuser Monatsprüfung WEG Jahresabrechnung MH Belegprüfung WEG

Wiederkehrende / planbare jährliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage Mahnvorschlagslisten Monatsabrechnunung Miethäuser Monatsprüfung WEG Jahresabrechnung MH Belegprüfung WEG Abr./Versammlung WEG

Wiederkehrende / planbare jährliche Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage Mahnvorschlagslisten Monatsabrechnunung Miethäuser Monatsprüfung WEG Jahresabrechnung MH Belegprüfung WEG Abr./Versammlung WEG BK / HK / Mieterhöhung

Ressourcen / mit 20 Stunden für die Vorbereitung Belegprüfung

Wiederkehrende / planbare mögliche zukünftige weitere Aufgaben Routine Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich Kontrolle Bank Liquidität Posteingang Wiedervorlagen Rücksprache Hauswart Ablage Mahnvorschlagslisten Monatsabrechnunung Miethäuser Monatsprüfung WEG Jahresabrechnung MH Belegprüfung WEG Abr./Versammlung WEG BK / HK / Mieterhöhung Bericht Asset Management

Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Planung.. …heißt: Prioritäten setzen …heißt: Disziplin und Übersicht …heißt: permanente Prüfung Andernfalls Reaktion statt Aktion ! Folge: Qualitätsverlust – „mit der heißen Nadel stricken!“ Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Planung Priorität Geschwindigkeit Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

Wie setze ich Prioritäten richtig ! Eisenhower Methode

Dr. Eisenhower Methode Wichtig Dringlich

Wichtig Sehr Weniger Dringlich Sehr Weniger

Wichtig Sehr Weniger Dringlich A C Sehr B D Weniger

A – Aufgaben in der Praxis Typische A-Aufgaben Objektnotfall Spontanbesuch Eigentümer Ereignisse, die umgehendes Handeln erforderlich machen Kritische A-Aufgaben Geschobene Routineaufgaben z.B.: Einladung Versammlung, Angebote, Abrechnungen

C = Dringlich / weniger wichtig Die Täuschung der C-Aufgaben Eine soeben eingegangene Mail normalen Inhalts ( Hauswart, Versorger, Handwerker u.ä. ) Ein neuer Ordner z.B. im Zuge der Ablage Ein erneuter Zahlenabgleich…nur zur Sicherheit Keller / Materiallager aufräumen

B = Sehr wichtig / weniger dringlich B-Aufgaben stehen für Qualität Aufgaben, die nicht mit „der heißen Nadel gestrickt werden dürfen“ B-Aufgaben so planen, dass kein Zeitdruck entsteht. Immer einplanen, dass eine A-Aufgabe dazwischen kommen kann.

D = nicht Dringlich / weniger wichtig Die D-Aufgabe – „Verschwendung“ Aufgaben, die entstehen, wegen mangelnder Organisation ( z.B. keine Wiedervorlage oder keine ToDo-Liste ) Aufgaben, bei denen ich mich persönlich einbinde, obwohl alles delegiert ist ( ähnlich der Täuschung der C-Aufgabe )

Qualität ist eine Frage der Bedächtigkeit, nicht der Geschwindigkeit Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Qualität ist eine Frage der Bedächtigkeit, nicht der Geschwindigkeit Zitat: Speed Management, Winfried Reiter Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Planung Priorität Geschwindigkeit Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung

Die richtige Geschwindigkeit

Projekte richtig anschieben !

Anschubkoller

Anschieben und Laufen lassen

Die Welle reiten !

Akzeptieren der natürlichen Geschwindigkeit Speed Kompetenz Akzeptieren der natürlichen Geschwindigkeit

Das Chaos besiegen ! Der ordentliche Schreibtisch in zwei Tagen Frei nach Simplify your Life Oder Den Arbeitsalltag gelassen meistern

Professionelle Aufräumer veranschlagen für ein seit zwei Jahren nicht mehr aufgeräumtes Büro: Zwei Tage !

Ziel ….ist kein „Neubau“ ….sondern ein funktionierender Arbeitsplatz ! Das Verschönern und Verfeinern kommt später !

Durchbrechen des Teufelskreises Der Tag A !

Planung ! Suchen Sie in Ihrem Kalender nach einem noch unbelegten Tage oder verlegen Sie vorhandene Aufgaben so, dass ein freier Tag entsteht ( funktioniert ja bei Urlaubstag auch )

Der Tag A Kurzes Frühstück Keine lange Zeitungslektüre Keine Telefonate Kein Angucken von Post und E-Mails Keine sonstigen Ablenkungen

Trennen, was nicht zusammen gehört ! Alles was auf dem Schreibtisch liegt entmischen ! Zettel, CD‘s, Bücher, Schachteln, Zeitschriften, Papier und Vorgänge

Was brauche ich zum Aufräumen: 1 KG Gelassenheit 5 Tassen Durchhaltevermögen 3 Esslöffel Ehrlichkeit 500 gramm Fleiß Eine Prise Humor Eine Packung Umschläge Leere Ordner und Trennblätter Eimer Wasser,Schwamm und einen Abfalleimer

Außerdem: Altpapiercontainer Und fünf große Kisten: 1. Schmutziges Geschirr 2. Recykling-Müll 3. Zurück ins richtige Zimmer 4. Zurück an den Absender 5. Frei gewordene Mappen,Boxen,Ordner

Die mentale Bremse: Stochern in der Vergangenheit ! Sie finden unerledigte Vorgänge und vergessene Aufgaben Was älter ist als sechs Monate wird weggeworfen ( Ausnahmen: Quittungen, Rechnungen, Bescheinigungen )

Weitere Tipps: Seien Sie geizig beim Aufheben Heben Sie bei Zeitschriften nur Artikel auf, die interessieren Werfen Sie Visitenkarten ( Adresse im Handy und im Sheduler ) weg

Stellen Sie zukünftige Arbeiten Um, auf die Methode: ZACK UND WEG !

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Literaturempfehlung / Quellen: Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Literaturempfehlung / Quellen: - Simplify your Life, Marion u. Werner Küstenmacher - Speed Management, Winfried Reiter - www.eisenhower-prinzip.de Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art Hausverwaltung