Tagesseminar Einführung in Microsoft SharePoint Portal Server Gebt eine Angel statt einen Fisch! Und erklärt „Angeln“...

Organisation, Abgrenzung, Verlauf Einleitung Organisation, Abgrenzung, Verlauf

Referent Rainer Becker 29.10.64, Hamburg Entwickler seit 1986 FoxPro User Group Verlag, Konferenz Wizards & Builders Projekte, Coaching Zertifikate Microsoft MVP, MCSD/MCP, MSP

Organisation Regelmäßige Pausen Jederzeitiges Fragenstellen Vorführungen: Praktische Übungen: Serverbezeichnung: NBRAINER bzw. Servernamen des Anwenders im Internet

Vorbemerkung Portale informieren Mitarbeiter und binden Sie in die Firmenumgebung ein Zusätzlich erlauben Sie die individuelle Integration von Informationsquellen und stellen eine Suchmaschine bereit für die nicht aufbereiteten Informationen (Mehrheit) Statt den „Fisch“ (gewünschte Information) bekommt man die „Angel“ (Self-Service)

Themenübersicht Einleitung Internet-Portal WebParts Externe Suchmaschine Interne Suchmaschine Dokumentenmanagement Voraussetzungen Weiteres Vorgehen

Abgrenzung Team Services 5-75 User bei Windows mitgeliefert Anpassung mit FrontPage Basis SQL-Server Feature: Surveys Portal Server 75+ User separate Lizenz für Server und Client Anpassung DashBoard und WebParts Basis WebDAV Feature: Subscription

DashBoards, SharePoint, Anpassungen Internet-Portal DashBoards, SharePoint, Anpassungen

Dashboards Digital Dashboard Web Part Dashboard Factory Schema für Darstellung von WebParts Web Part Komponente für HTML/XML/Scripts Dashboard Factory interne ASP-Seite für Zusammenstellung Digital Dashboard Applikation Dashboardsammlung mit Anpassungs- möglichkeiten und diversen WebParts

Ein bekanntes Dashboard:

Services Component (Client) Digital Dashboard Services Component Part Discovery Notification (externe Ereignisse) Session State Mgmt. (Browser-Session) State Mgmt. (Status für Aktivierungen) Item Retrieval (primitives Store-Modul)

Schemata Windows 2000 Exchange 2000 Server SQL-Server Share Point Team Services basierend auf SQL-Server Share Point Portal Server basierend auf Windows 2000

Unterstützte Browser Microsoft Internet Explorer 4.01 Netscape Navigator 4.51 (Italien und Spanien) Netscape Navigator 4.7x (Englisch, Französisch, Deutsch und Japanisch) Microsoft JScript® or Netscape JavaScript support Für Netscape: Basic authentication für Website (und für MSOffice für WebDiscussions) Es werden keine anderen Betriebssysteme unterstützt

Front-End Webparts: Suche Nachrichten Ankündi- gungen Quicklinks Kategorien -> siehe Kategorien Abonnements -> siehe Abonnements

Anpassung von Nachrichten und Ankündigungen Ankündigungen und Nachrichten gleich WebFolder: <Arbeitsbereich>\Portalinhalt HTML-Datei einstellen direkte Neuanlage nicht möglich Sortierung strikt nach Datum

Anpassung von Quicklinks HTML-Datei wie bei Ankündigungen und Nachrichten möglich – siehe dort Quicklink = leere Datei mit Endung .url Inhalt irrelevant Profil bearbeiten für URL Eigenschaften erst mal irrelevant

Suche und Abonnements Suche Abonnements Einfaches Suchverfahren Anführungszeichen (z.B. „Wort1 Wort2“) Erweiterungen (z.B. Webpart um Webpage) In Ergebnismenge suchen Abonnements Mailbenachrichtigung für Abfrageergebnisse Persistent Query Service (PQS)

Kategorien und Dokumente Alternatives Suchverfahren Beliebig viele Kategorien zuordenbar Siehe Abschnitt interne Suchmaschine Dokumentenbibliothek Hierarchische Verzeichnisstruktur

WebDiskussionen Integrierte Newsgroups machen verschiedene Diskussionsarten zu Dokumenten möglich Beiträge können in Suche einbezogen werden keine Beachtung von Zugriffsrechten keine Übernahme aus anderen Arbeitsbereichen Wahl von Discussion Server unterschiedlich möglich! Office-Integration mit Office 2000 / XP jederzeit Zugriff und Inline-Diskussion in Dokumenten möglich - mit IE nur über entsprechendes Link auf der Webseite Offener Toolbar protokolliert alle Visits des Users im Eventlog des Servers (und sprengt es vermutlich) !

Verwaltung nur für Koordinatoren Diskussionen Abonnements Cache Persönliche Dashboards – siehe unten

Anpassungen Dashboard Einstellungen Titel, Überschrift, Stylesheet Erweitert: Logo, Bild, Position (10er) Layout Positionen der Webparts (erst ab IE 5.0) Inhalt Auswahl, Import, Erstellung von Webparts Siehe nächster Abschnitt Erstellung Unterdashboard Unterdashboard – siehe unten

Persönliche / Unter-Dashboards Erstellung durch Koordinator Position in 10er-Schritten Eigenschaften siehe Einstellungen Persönliche Dashboards Erstellung durch Autoren auf Hauptebene Pfad unter „server/arbeitsbereich/dashboards/“ Unter-Dashboards möglich

Zusammenfassung SharePoint Server ist eine Zusammen-fassung diverser MS-Technologien Portal wird durch Dashboard realisiert Interessant erst mit diversen Webparts Integration von Outlook usw. Ergänzung um Externe Suchmaschine (Gatherer/Crawler) Interne Suchmaschine (MS Search) Dokumentenverwaltung (WebDAV)

Grundlagen, Arten, Standards WebParts Grundlagen, Arten, Standards

Import und Auswahl Mitgelieferte WebParts Anwählen der WebParts Homelink Datum Status Name Outlook Property Anwählen der WebParts andere Eigenschaften ausser Position siehe unten

WebPart-Gallery Microsoft Avanade/Plural Business Intelligence SAP, Siebel, Plural Outlook, Excel, Messenger MSN Money, MSNBC, Links / Viewer Business Intelligence ERP / CRM Great Plains, Navision, SAP Knowledge & Collaboration Delivery

WebPart-Properties Basic Appearance Content Execution Beschreibung, Titel Appearance Minimize, Remove, Frame, DetailLink, Order, Zone Content Inhalt oder Link, Typ Execution CustomLink, MasterLink, XSL

WebPart-Inhalte Inhalt oder Link auf Inhalt XSL oder Link auf XSL XML HTML VBScript JScript ActiveX (mit Visual InterDev) XSL oder Link auf XSL XSL

Erstellen von WebParts Einfache WebParts kann man direkt in SharePoint erstellen Erstellung über Office XP möglich Professionell unter Visual InterDev Siehe unten

Integration von Office Outlook View Control Diskussionen (Newsgroups) Öffentliche Ordner DataSource Control Spreadsheet Component Pivot Table Component Chart Component

CLSID als Content möglich ... [CDATA[ <OBJECT classid=clsid:0006F063-0000-0000-C000-000000000046 id=OVCtl1><PARAM NAME="View" VALUE=""><PARAM NAME="Folder" VALUE=""><PARAM NAME="Namespace" VALUE="MAPI"><PARAM NAME="Restriction" VALUE=""><PARAM NAME="DeferUpdate" VALUE="0"></OBJECT> ]]

... und so sollte es aussehen ...

Probleme mit XML Windows 2000 Dashboards und SQL-Server Dashboards verwenden unterschiedliches Encoding (hardcodiert) <ContentLink>http://www.msn.com/news.xml</ContentLink</ContentLink> <XSLLink>http://www.msn.com/news.xsl</XSLLink>

Skripte liefern „getContent“ JavaScript function getContent(xmldomPart) { var sContent = new String(); //code to generate content into sContent return sContent; } VBScript Function getContent(xmldomPart) Dim sContent 'code to generate content into sContent getContent = sContent End Function

Skripte kollidieren gerne Kollisionen Funktionen Objekte Variablen Requires Isolation Asynchron aber kein Service Objekt Token Replacement

Entwicklungsumgebung Windows 2000 mit NTFS Visual InterDev 98 Digital Dashboard Resource Kit (TechNet) File System Sample Digital Dashboard Dashboards Factory WebPart Builder für Visual InterDev Projekttyp: Digital Dashboard Komponente hinzufügen: WebPart

Inhaltsquellen, Inhaltsfilter, Indizierung Externe Suchmaschine Inhaltsquellen, Inhaltsfilter, Indizierung

Suchtechnologien von Microsoft Indexing Service (MS Search) Office XP SQL-Server Exchange Server Site Server SharePoint Team Servcies SharePoint Portal Server

Inhalte Quellen Internet Intranet Dateien Arbeits- bereiche Exchange 2000 (öffentliche Ordner) Exchange 5.5 (öffentliche Ordner) Lotus Notes-Datenbanken

Erweiterte Inhaltsquellen Resource Kit SharePoint Team Services FTP-Sites Eigene Protocol Handler Vorführung: Definition Inhaltsquellen

Gatherer Load-Balancing Indizierungsoptionen Adaptive Crawling Mischung von URLs und lokalen Abfragen Indizierungsoptionen Kontinuierlich (NTFS-Notification) Inkrementell (Timestamp-Vergleich) Vollständig (notwendig bei Config-Update) Adaptive Crawling Wahrscheinlichkeitsberechnung pro Dokument Alle 2 Wochen wird trotzdem neu gezogen

Protokoll-Handler File protocol Hypertext Transfer Protocol (HTTP) auch Novell / UNIX (aber ohne Rechte) Hypertext Transfer Protocol (HTTP) Messaging Application Programming Interface (MAPI) HTTP Distributed Authoring and Versioning (HTTPDAV) eigene Protokoll-Handler definierbar

Standard-IndexFilter (IFilter) WinWord Excel PowerPoint Unterstützung von Eigenschaften für Office Textdateien HTML TIFF (ohne OCR)

Weitere IndexFilter (IFilter) Jeweils zusätzlich zu installieren: XML RTF PDF (von Adobe) CDR (von Corel Draw) TIFF (Einschaltung Schrifterkennung) Support\Tools\TIFF_OCR_ON.REG

Probleme mit Datenbanken Kein direkter Datenbankzugriff Kein ODBC Kein OLE-DB Kein SQL-Server HTTP-Zugriff ASP-Seite zur Repräsentation eines Datensatzes mit Link für Folgeseite Generierung von XML-Seiten

Indexing Engine Word-Breaker (Wortumbruch) Stemmer (Wortformen) Noise Filter (Wortfilter) Thesaurus (Problem WebPart=WebPage) Reine Textdateien unter C:\Programme\SharePoint Portal Server\Data\FTData\SharePointPortalServer\Config Multi-Threading beschleunigt i.Vgl. zu Site Server

Unterstützte Sprachen Europäische Sprachen: Deutsch Englisch Französisch Spanisch Italienisch Holländisch Schwedisch Asiatische Sprachen: Traditional Chinese Simplified Chinese Korean Thai Japanese unabhängig von Landes-version des Servers

Ranking Algorithm Stephen Robertson Universitätsprofessor, MS-Mitarbeiter ACM SIGIR 2000 Salton Award Verwendung von Länge des Dokuments Häufigkeit des Suchbegriffs insgesamt Anzahl Dokumente mit Suchbegriff Gesamtzahl der Dokumente

Anpassung Suchalgorithmus Eigene Abfrageformate definierbar Active Server Pages (ASP), Web Part, Visual Basic® oder Microsoft Visual C++® Verwendung des Distributed Authoring and Versioning (DAV) Protokolls mit dem XMLHTTPRequest-Objekt Resulate werden in XML ausgegeben Mit ADO kann man auf den OLEDB Provider für Internet Publishing zugreifen für Erstellung eigener Suchabfragen

Zusammenfassung

Dokumentprofile, Kategorien, Wizard Interne Suchmaschine Dokumentprofile, Kategorien, Wizard

Verzeichnis- struktur Normale hierarchische Ablagestruktur Wg. IE max. 200 Dokumente/Ordner

Dokumentprofile Übernahme von Metadaten (Promotion) Rückgabe von Metadaten (Demotion) Schema Support

Kategorien Keine Hilfe für fachliche Festlegung Vorgehensweise Taxonomie im Resource Kit Mehrfach zuordnenbar i.G. zu Ordnern Überschneidung mit Dokumentprofilen Keine kombinierte Suche Aber: Kategorieassistent vorhanden für automatische Kategorisierung auch für externe Inhalte (Websites usw.)

Struktur Kategorien in Ordner- struktur Kategorien optional in Profilen manuell festlegbar

Kategorisierungs-Assistent Automatisches Kategorisieren aller Inhalte Schulen des Systems für automatische Kategorieerkennung (Support-Vektor-Algorithmus von Microsoft) 10-15 Dokumente je Kategorie für die ersten 5 Kategorien notwendig Schlägt Kategorien vor sowie zusätzlich ggf. „Best Bet“-Zuordnungen Rücksetzung für Dokument oder Alles

Trainieren des Assistenten Jede gesetzte Kategorie übt... Rück- setzen möglich - nicht empfohlen

Mehrere Dimensionen Bisher: Ordner Zusätzlich: Profile und Kategorien

Best Bet Nur durch Koordinatoren vergebbar Externe Dokumente durch Link einbinden

Suchen Best Bets für Stichworte fast wichtiger Suchbereiche eingrenzbar (Scope)

Externe Dokumente Dokumentprofil Webverknüpfung Leeres Dokument mit Endung .url Siehe Quicklinks Eigenschaft Link muss vorhanden sein, Eigenschaft Titel überschreibt gilt auch für Default-Profil beim Kopieren Zieldokument wird geladen Anzeige von Ziel statt „Stub“ Aktualisierung Kategorien beim Öffnen

Dokumentenverwaltung Versionierung, Rollen, Arbeitsbereiche

Security NTFS Rollen Separater virtueller Server für anonyme User mit Zugriff auf Dokumentenbibliothek Kein Zugriff ohne Rechte möglich Ausnahme sind lokale Administratoren Probleme bei fehlendem NTFS

Rollen Leser Autor Administrator

Rollenzuordnung / Rechte Rechtevererbung

Versionierung Standardordner Erweiterte Ordner WebDAV (Web Distributed Authoring and Versioning) (nur leere Ordner änderbar) Historie (bis zu 1000 Versionen) Check In / Check Out Verfahren für Dokumentfreigabe Client-Komponenten benötigt

Dokumentfreigabe Keine Vererbung der Einstellungen

Varianten Dokumentenfreigabe

Client-Komponenten In Office XP bereits eingebaut Windows Explorer: Web Folder Upgrade Office 2000: COM AddIn SharePoint Portal Server CDO-Extensions MDAC 2.5 SP 1 oder höher

Voraussetzungen, Maximalwerte, Non-Koexistenzen, Skalierbarkeit

Voraussetzungen Pentium III mit 800+ MHz 256 MB RAM + 100 MB / 10.000 Dokumente > 160 MB beim Betriebssystem > 60 MB beim Programm > 300 MB bei den Daten Windows 2000 (Adv.) Server mit SP1 IIS ab 5.0 SMTP

Non-Koexistenzen Exchange Server 5.5 (oder früher) Exchange 2000 Server Enterprise Edition Exchange 2000 Standard sowieso ohne Support Microsoft Site Server auch kein Upgrade von beliebigem SiteServer Microsoft Office Server Erweiterungen Office XP auf Server wg. Discussiongroups SQL-Server in Cluster-Konfiguration wegen Update von MS Search SharePoint Team Services

Konfigurationsgrenzen ½ Mio. Dokumente bzw. 1 Mio. Versionen 3 ½ Mio. indizierte Dokumente (incl. Web) 200-3.000 Dokumente pro Ordner *) 1.000 Versionen eines Dokuments 100.000 Abonnements je Bereich 500 Dokumentprofile 100 Inhaltsquellen 500 Kategorien 150-600 Rollen pro Ordner

Servereigenschaften Proxyserver Exchange 5.5 Lotus Notes Zugriffskonten für Crawler & Indizierung Pfade für Protokolle & Serverdateien Arbeitsbereichseinstellungen max. 10 Arbeitsbereiche

Konfiguration Proxyserver Unterverzeichnis \BIN Programm proxycfg.exe Parameter -d –p dummy:80 *;local;lokal ERRORLOG.TXT EVENTLOG.TXT SETUP.LOG SPSCLISRV.LOG Logfiles je Arbeitsbereich

Backup / Recovery Normales Backup sichert keine Metadaten / Konfigurationen !!! Backup-Script für Server mitgeliefert Export/Import-Scripte für Arbeitsbereiche im SharePoint Resource Kit Agenten für Backup-Software Agent für Veritas derzeit im Test weitere Agenten angekündigt

Skalier- barkeit

Server- funktion

Multiple Server mit RapPort

Installation und Konfiguration Vorgehen Installation und Konfiguration

Installation Software Windows 2000 (Adv.) Server mit SP1 Konfiguration SMTP, Proxy-Server, Lizenzierung SharePoint Portal Server 2001 mit SP1 Installation zusätzlicher IFilter Visual InterDev 98 und Frontpage/HTML-Editor Digital Dashboard Resource Kit (TechNet) File System Sample Digital Dashboard WebPart Builder für Visual InterDev SharePoint Server Resource Kit (TechNet) Installation eBook, Installation Tools

Konfiguration Software Anlage Benutzer und Benutzergruppen Zuordnung Benutzer zu Rollengruppen Anlage WebSite für Dashboard sowie Anlage Arbeitsbereich(e) Anlage Inhaltsquellen für Websites Optional: Anlage Inhaltsquelle Lotus Notes für Projektdatenbanken und ähnliches WebParts für Import/Export/Backup Test Gesamt- und Bereichssicherung, Import/Export

Konfiguration Dashboard Anpassung DashBoard an W&B-Layout Titel, Logo, Icon, Cascading StyleSheet Konfiguration Standard-WebParts Announcements, News, Quicklinks Festlegung verwendbarer WebParts Auswahl, Konfiguration und Test Einfache WebParts aus Material und Resource Kit insbesondere für Kategorien und erweiterte Suche Events/Announcement Authoring Tool Outlook- und Excel-Einbindung Einrichtung WebPart Gallery

Taxonomien Aufstellung Benutzer Aufstellung Inhaltsquellen Gruppen, Interessen, Informationsbedarf Aufstellung Inhaltsquellen Interne Dokumente (Verzeichnisse, öff. Ordner) Interne öffentliche Ordner Interne Verzeichnisse mit ggf. notwendigen Links Externe Webseiten Gliederung Dokumentarten Protokolle, Projekte, Korrespondenz Bereinigung/Erweiterung Thesaurus

Konfiguration Bibliothek Festlegung Dokumentprofile Liste abzugleichender Auswahllisten Festlegung Verzeichnisstruktur Zuordnung Dokumentprofile Festlegung erweiterte Ordner Festlegung Freigabeverfahren Festlegung Kategorienstruktur Auswahl Trainingsdokumente Assistententraining und Test Berücksichtigung externer Dokumente

Umsetzungsangebot Planung & Kosten

Notwendige Arbeiten Zielgruppendefinition Angebotsdefinition Kategorienfestlegung Erstellung Skripte/WebParts Layoutanpassung Portal Lizenzeinkauf Softwareinstallation Anwenderschulung

Lizenzkosten Hardware: Serversystem mit schneller Festplatte und viel Hauptspeicher im unteren bis mittleren Preisbereich Server-Software: SharePoint PortalServer 2001 mit ca. EUR 5.000,- pro Server Client-Lizenzen: pro Anwender ca. EUR 75,- oder Internetpauschallizenz Ggf. zusätzliche WebParts von Fremd-anbietern aus umfangreichem Angebot

Konfigurationskosten Portalinstallation mit Layoutanpassung (1) Installation Software, (2) Konfiguration Software, (3) Konfiguration Dashboard – siehe oben Fallpauschale von jeweils EUR 2.000,- Besprechungen sowie Beratungen zu Grundlagen, Taxonomien und Bibliotheksaufbau Tagespauschale EUR 800,- zzgl. EUR 150 Reisespesen für Einsatz vor Ort

Entwicklung und Schulung Entwicklung WebParts und Skripte durch Fachinformatiker Anwendungsentwicklung Tagessatz EUR 400,- Anpassung Suchen-Webpart mit komplexen SQL-Abfragen auf Dokumentverzeichnis Fallpauschale EUR 2.000,- Anwenderschulung vor Ort pauschal EUR 1.100 pro Tag incl. Projektor sowie Reisekosten aller Art

Mitarbeiter Unser Team Projektleitung und Schulung: Rainer Becker (MVP, MCP, MSP) Anwendungsentwicklung: Andelko Sicenica (Fachinformatiker) Michael Vogel (Fachinformatiker) Sven Wilke (Fachinformatiker) Dokumentunterstützung: Klaus Becker (Dokumentationsassistent)

Beispielportal der dFPUG Integrierte Suche über Profile, Kategorien, und Verzeichnisse 9 Konferenzordner (5.200 Seiten) 8 Loseblattsammlungen (1.600 Seiten) 12 Newsletter (680 Seiten) 1 Newsgroup/Forum/Wiki (50.000 Messages) 16 Bibliotheken (1.400 Downloads) Siehe online http://portal.dfpug.de/dfpug Siehe Kundenreferenz bei Microsoft

Vielen Dank! Unser Beispiel im Internet: http://portal. dfpug.de/dfpug Siehe Fallstudie von Microsoft Fragen per Mail an Rainer.Becker@ wizards-builders.com