ComMusic-Vereinssoftware Basissystem 8.1 – Technische Einführung Inhaltsüberblick Einführung Installation und Online-Hilfe Datenübernahme aus DOS-Version Erstellung der Datensicherung Verteiltes Arbeiten im Verein Datenaustausch im Verband und im Verein Anpassung und Voreinstellungen © Prof. Dr. Hubert Kempter Vordere Neue Wiesen 2 - 88477 Schönebürg Tel. 07353/981545 - eMail: kempter@bvbw-online.de

Einführung - EDV und Internet im Verein Rundschreiben an Mitglieder Kasse - Buchführung Verwaltung von Mitgliedern und Inventar Präsentation und Information Korrespondenz via E-Mail Der PC im Verein

Einführung – Datenverwaltung im Verein Die Verantwortung für die Daten liegt beim Verein! Organisation der Datenpflege und Datenverantwortung im Verein ist sehr wichtig  klare Zuständigkeiten Auswertungen sind nur so gut wie die Qualität der Daten Mitgliederbestandsmeldung hat zentrale Auswirkungen Datensicherung ist essentiell Eine systematische Datensicherung ist wichtig  Schutz vor Datenverlust Datensicherung auch auf Diskette/CD ; nicht nur auf Festplatte! Anpassung an das Vereinsumfeld Jeder Verein ist individuell, z.B. Vorstandsbereich, Ehrungsordnung usw.  Voreinstellungen sind notwendig

Einführung – die ComMusic Vereinssoftware 8.1 Personen-verwaltung Firmen und andere Vereine Noten und Inventar Haupt-Verwaltung Beitrags-erhebung Serien-briefe REPORTER Statistiken Ehrungs-anträge Listen und Auswertungen Verbands-meldung

Vereinssoftware – Menüleisten

Vereinssoftware – Programme im Hauptmenü Personen- und Mitglieder Andere Vereine Firmen, Lieferanten Inventar und Geräte Veranstaltungen, GEMA Rechnungen Kleidung Notenarchiv Instrumente

Vereinssoftware – Programme im Hauptmenü REPORTER: Erstellen von Statistiken und Auswertungen Daten zum eigenen Verein und Mitgliederstatistik Erhebung und Verwaltung von Beiträgen Ermittlung und Verwaltung von Ehrungsanträgen Erstellen einer Datensicherung des Systems Datenaustausch im Verein für verteiltes Arbeiten Jährliche Mitgliederbestandsmeldung

Installation – Übersicht Software-Bezug via CD von ComMusic via Internet-Download: www.commusic.de (Downloadzeiten beachten) Archivdatei Verein81 (Version 8.1) oder Verein72SR1 (Version 7.2 SR 1) muss nach Download entpackt (Doppelklick auf Datei) werden in neuem Verzeichnis DISK1 liegen die Installationsdateien wie z.B. SETUP.EXE Installationsdaten Vereinsnummer (vom Verband definiert) , z.B. 11014A028 Lizenzschlüssel (von ComMusic vergeben) Vereinsnummer + Lizenzschlüssel müssen konsistent sein Zielordner der Installation auf PC, z.B. C:\ComMusic ; hier liegt nach Installation auch das Standard-Backup-Verzeichnis für die Datensicherung

Installation – Ablauf bei Neuinstallation Start von Setup.exe  Installationsassistent Vereinsname Offizielle Vereinsnummer im Verband Lizenzschlüssel Welcher PC-Anwender darf mit Vereins-programm arbeiten?

Installationsverzeichnis auf PC Auswahl des Programms Installationsverzeichnis auf PC

Programmordner auswählen Installation Programmordner auswählen Ende - Fertigstellen

Online-Hilfe – Standard-Hilfe Variante-1: Standard-Hilfe nach Themen

Online-Hilfe – Kontext-Hilfe via F1 Variante-2: Kontext-Hilfe mit F1-Taste (es erscheint automatisch das Hilfe-Thema für das markierte Feld bzw. für die aktuelle Maske)

Online-Hilfe – Hinweistexte Variante-3: Hinweistexte zu ausgewählten Themen im Reporter

Datenübernahme - aus DOS-Version Hinweise zur Datenübernahme sind im Reporter und in der Online-Hilfe abgelegt Verzeichnis und Sicherungsdatei auswählen

Datenübernahme - aus DOS-Version Protokolldatei liefert Hinweise zu eventuellen Problemen bei der Datenübernahme Datenbereinigung muss im alten DOS-Programm vorgenommen werden und anschließender Neustart der Datenübernahme Eigene Dokumente im Reporter müssen separat rückgesichert werden!

Datensicherung – Erstellung Hinweis Datensicherung enthält nicht die Dokumente aus dem Reporter; diese sind separat im Reporter zu sichern!

Datensicherung – Erstellung Datensicherungs-Dateien Installations-verzeichnis des Programms Standard-Verzeichnis für Datensicherung

Datensicherung – Wiederherstellung Datensicherungs-Dateien (z.B. Verein2.backup) im Backup-Verzeichnis

Datenaustausch – Verteiltes Arbeiten im Verein Transfer der Daten über Funktion „Datenaustausch“ Schriftführer Zentrales Management der Daten für Verein EDV-Beauftragter Teilverwaltung Personen Verwaltung der Daten für ausgewählten Bereich Zeugwart Master Hauptverwaltung Transfer-Datei via Diskette, CD oder E-Mail Teilverwaltung Noten und Inventar

Datenaustausch – Erstellen der Transfer-Datei (Export) Auswahl der Teil-Verwaltungen für den Export Auswahl von Feldern für den Transfer innerhalb der aktuell markierten Verwaltung; Default: alle Felder

Datenaustausch – Erstellen der Transfer-Datei (Export) Protokoll nach Erstellung der Transfer-Datei

Datenaustausch – Einlesen der Transfer-Datei (Import) Selektion der Datenaustausch-Datei Anzeige der in der Transfer-Datei enthaltenen Verwaltungen und ihrer Felder für den Daten-Import

Datenaustausch – Einlesen der Transfer-Datei (Import) Vorschau und Test vor dem Daten-Import Protokoll nach Daten-Einlesen

Externer Datenaustausch – Verein und Verband Verein A-1 Verein A-2 Mitgliedermeldung Version bis 7.2 WINDOWS-Version 8.1 Verein B Mitgliedermeldung + Ehrungsmeldung Vereins- und Mitgliedsdaten Sonst. Vereinsprogramme (Excel, Access) Excel-Melde- Schnittstelle ComMusic Verbandsverwaltung Geschäftsstelle-Kreisverband WINDOWS-Version 7

Anpassung und Voreinstellungen Zielsetzung Anpassung des Systems an die vereinsspezifischen Gegebenheiten Erster Schritt vor Aufnahme der Stammdaten eines Vereines Systemtechnische Voreinstellungen Auswahl der relevanten Register (Masken) für die Vereinsverwaltung Voreinstellungen nach Inhalten (Satzung usw.) Funktionen im Vorstandsbereich Beitragsregelung und Bankleitzahlen Ehrungen und Jubiläen Vereinsbereiche etc.

Maskenanpassung – Registerauswahl festlegen für jede Hauptverwaltung einstellbar Registerauswahl aktivieren Welches Register soll angezeigt oder ausgeblendet werden?

Systemanpassung – Festlegung der Optionen allgemeine Systemparameter Einpassung der Rechnung in Briefbogen Bankdatei DTA

Voreinstellungen – Anpassung an Vereinsregularien Auswahl der gewünschten Kategorie