Excel Kurs Teil I Die Exceloberfläche, Optionen einstellen, automatisches Ausfüllen, Rechenoperationen , einfaches Rechnen mit Zellen. F. Bäumer

Die Exceloberfläche Titelleiste ‘Office‘-Schaltfläche Multfunktionsleiste Symbolleisten für denSchnellzugriff Namenfeld Bearbeitungsfeld Spaltenbeschriftung Zeilenbeschriftung Arbeitsbereich Tabellenregister Statusleiste

Die ‘Office‘-Schaltfläche und die Excel-Optionen

Im „Optionen-Fenster“ können viele Excel-Eigenschaften gesetzt werden.

Das Exceltabellenblatt Eine Excel-Datei oder auch Excel-Mappe genannt, kann mehrere Tabellenblätter beinhalten. Wie viele Tabellenblätter eine neue Excel-Mappe haben soll, kann in den „Optionen“ eingestellt werden. Jedes Tabellenblatt enthält: 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten

Eingabe unter Excel: Zahlen und Texte Die Eingaben werden direkt in der Zelle oder in der Bearbeitungsleiste vorgenommen. Dabei werden die Eingaben wie folgt interpretiert: Zahlen / Datumseingaben werden rechtbündig in der Zelle ausgerichtet Texte werden linksbündig ausgerichtet Soll eine Eingabe unbedingt als Text interpretiert werden, so muss als erstes Zeichen ein Hochkomma eingegeben werden.

Eingabe unter Excel: Kommazahlen Kommazahlen werden mit einem Komma ( nicht mit einem Punkt ) eingegeben. Dieses lässt sich aber in der Windows-Ländereinstellung umstellen !

Eingabe unter Excel: Datum und Zeit Das Datum wird üblicherweise in der Reihenfolge: Tag, Monat und Jahr, jeweils mit einem Punkt getrennt eingegeben. Wird nur der Tag und der Monat eingegeben, so wird automatisch das aktuelle Jahr hinzugefügt Führende Nullen müssen bei der Tag oder Monatseingabe nicht eingegeben werden. Die Jahreszahl kann ebenfalls in der Kurzform eingegeben werden D.h. statt 2005 >> 05 Aber: ab der Jahreseingabe 30 wird das Jahr 1930 interpretiert Tastenkürzel Eingabe des aktuellen Datums: Strg + . Zeiten werden in der Reihenfolge Stunde, Minute und optional Sekunde eingegeben. Das Trennzeichen ist der Doppelpunkt: Beispiel „8:12“ Auch bei der Zeiteingabe muss die führende Null nicht eingegeben werden. Tastenkürzel Eingabe der aktuellen Zeit: Strg + :

Eingabe unter Excel: Bereiche einer Tabelle markieren ( Maus ) Ein Zellbereich lässt sich am schnellsten mit der Maus markieren. Vorgehensweise mit der linken Maustaste wird die oberste linke Zelle des zu markierenden Bereiches angeklickt ( es ist darauf zu achten, das dabei ein dickes weißes Kreuz zu sehen ist ) mit gedrückter linker Maustaste wird zur rechten untersten Zelle des Bereiches gezogen. Maustaste loslassen und der entsprechende Bereich ist markiert. Für Fortgeschrittene: Mit Hilfe der Strg-Taste lassen sich mehrere Bereiche markieren ( durch wiederholtes Markieren nach oben beschriebenem Schema )

Eingabe unter Excel: Bereiche einer Tabelle markieren ( Tastatur ) Ein Zellbereich lässt sich mit der Tastatur genauer steuern. Vorgehensweise Oberste linke Zelle des zu markierenden Bereiches anklicken oder mittels Cursortasten anwählen. Shift-Taste drücken und gedrückt gehalten. durch Drücken einer entsprechenden Cursortaste wird nun ein Bereich vergrößert oder verkleinert. Beispiel: Es wurde die Zelle C3 ausgewählt und die Shift-Taste gedrückt ( und gedrückt gehalten ) durch wiederholtes Drücken der „Cursor-Taste runter“ wird der Bereich nach unten erweitert. Durch Drücken der „Cursor-Taste rechts“ nach rechts erweitert.

Eingabe unter Excel: Automatisches Hochzählen Um eine Zahlenreihe in eine Excel-Tabelle einzugeben, kann dieses wie folgt vereinfacht werden: Startzahl in eine Zelle eingegeben und mit RETURN bestätigt. Zelle mit der entsprechenden Startzahl nochmals anklicken. Den Mauszeiger auf die linke untere Ecke der entsprechenden Zelle setzen, sodass sich die Form des Mauszeigers in ein schmales schwarzen Kreuz verwandelt. Wenn der Mauszeiger nun die Form eines schmalen schwarzen Kreuzes hat, wird die Taste Strg gedrückt und gedrückt gehalten. Nun mit gedrückter Strg-Taste und gedrückter linker Maustaste den Mauszeiger nach unten bewegt. Dabei wird die aktuelle Endzahl rechts neben dem Mauszeiger angezeigt. Ist die gewünschte Endzahl oder die gewünschte Zelle erreicht, wird zuerst die linke Maustaste und dann die Strg-Taste losgelassen.

Eingabe unter Excel: Automatische Hochzählen Weitere Möglichkeiten des automatischen Hochzählens. Die ersten Zellen müssen markiert werden. Das automatische Hochzählen funktioniert auch mit folgenden Eingaben: Datum ( es wird tageweise hochgezählt ) Zeit ( es wird stundenweise hochgezählt ) Mo Montag Jan Januar Texte mit Zahlen am Anfang oder am Ende ( alles ohne Strg-Taste )

Ändern des Zellinhaltes Es gibt 3 Möglichkeiten um den Inhalt einer Zelle zu ändern. Zuvor muss aber die zu ändernde Zelle angeklickt werden: Klicken in die Bearbeitungszeile Doppelklick in die entsprechende Zelle oder mittel Funktionstaste F2 Löschen der Inhalte einer Zelle oder eines Bereiches Die Inhalte der aktuellen Zelle oder eines gewählten Bereiches lassen sich mit der Entf-Taste löschen.

Breite einer Spalte ändern Die Breite einer Spalte kann nach drei verschiedenen Methoden geändert werden. Automatische Spaltbreite: Der Mauszeiger wird genau zwischen 2 Spaltenbeschriftungen gesetzt. Hierbei verändert sich der Mauszeiger zu einem senkrechten Strich mit zwei Pfeilen, die nach links bzw. rechts zeigen. Wird nun ein Doppelklick mit der linken Maustaste ausgeführt, wird die links vom Mauscursor befindliche Spalte auf eine Breite gesetzt, die dem höchsten Eintrag der Zelle in dieser Spalte entspricht.

Breite einer Spalte ändern Spaltbreite mit der Maus einstellen: Der Mauszeiger wird wiederum genau zwischen 2 Spaltenbeschriftungen gesetzt. Hat sich der Mauszeiger wieder verändert ( Strich und Doppelpfeil ) kann nun mit gedrückter linker Maustaste durch Ziehen der Maus nach links oder rechts die Spaltbreite verändert werden. Genaue Spaltbreite eingeben: Bei der 3. Methode wird die Spalte in der Spaltenbezeichnung angeklickt. Durch Drücken der rechten Maustaste erhält man ein kleines Menü , das sogenannte Kontextmenü: Daraus wird die Option Spaltbreite ausgewählt. In dem kleinen nun erscheinenden Fenster kann die Spaltenbreite per Zahleingabe eingegeben werden. Sind mehrere Spalten markiert, gelten oben beschriebene Aktionen für alle Spalten

Höhe einer Zeile ändern Die Vorgehensweise um die Höhe einer Zeile zu ändern ist analog zu der Methode, wie wir sie schon bei der Veränderung der Spaltbreite gesehen haben. Auch hier gibt es 3 Methoden: Automatische Zeilenhöhe ( Doppelklick zwischen 2 Zeilenbeschriftungen, die oberste Zeile wird verändert ) Einstellung der Zeilenhöhe mittels Maus ( Setzen des Mauszeigers zwischen zwei Zeilenbeschriftungen und mit gedrückter linker Maustaste kann nun die entsprechende Zeile verändert werden.) Genaue Einstellung der Zeilenhöhe ( Markieren der entsprechenden Zeile, Drücken der rechten Maustaste, aus Kontextmenü Zeilenhöhe aufrufen, Zeilenhöhe eingeben )

Zellen verbinden und zentrieren ( aus mehreren Zellen wird eine Zelle gemacht ) Manchmal ist es wünschenswert, einen Bereich aus mehreren Zellen zu einer Zelle zusammenzufassen.

Zellinhalte ausrichten ( waagerecht / senkrecht )

Zellen / Bereiche rahmen Zellen können mittels Symbole gerahmt werden. Oder mit dem Zellenformatierungs-Fenster: Strg + 1 Achtung: Es wird nur das formatiert, was vorher markiert worden ist

Zellen / Bereiche rahmen durch das Zellenformatierungsfenster Es werden alle Rahmen-Linien des bestehenden Bereichs gelöscht Es werden die äußeren Linien des Bereichs gesetzt Es werden alle inneren Linien des Bereichs gesetzt Linienart wählen (durch die Wahl der Linienart wird noch keine Linie gesetzt ) Es werden alle inneren Linien des Bereichs gesetzt Es werden die äußeren Linien des Bereichs gesetzt Farbenwahl der Linien Setzen von schrägen Linien im gesamten Bereich

Zellenhintergrund einfärben Oder über das Zellenformatierungs-Fenster, Karteireiter „Muster“ Auch der Zellhintergrund kann über Symbole eingefärbt werde. Hinweis: Möchten Sie einen Zellenbereich einfärben, so verschwinden danach die Gitternetzlinien in diesem Bereich. Übrigens: weiß ist auch eine Farbe

Textumbruch in der Zelle Falls ein Text länger als sie Spaltbreite ist, nimmt dieser den Platz der Nachbarzellen ein. Befindet sich in der Nachbarzelle aber ein Text, so wird der erste Text abgeschnitten. Dies kann durch einen Zeilenumbruch verhindert werden

Textumbruch in der Zelle Soll ein Zeilenumbruch an einer bestimmte Stelle aktivier sein, so kann dieser wie folgt gesetzt werden Es wird ein Text bis zur Stelle, an der der Umbruch gesetzt werden soll geschrieben. dann folgt die Tastenkombination Alt + Return nun kann in der nächsten Zeile weiter geschrieben werden, bis der Text mit der Return-Taste abgeschlossen wird.

Zeilen und Spalten fixieren Um zu erreichen das zum Beispiel immer die obersten 3 Zeilen der Exceltabelle sichtbar sind, gibt es die Möglichkeit diese Zeilen zu fixieren. Vorgehensweise Markieren Sie die Zelle unterhalb der zu fixierenden Zeilen, in der 1. Spalte also die Zelle A4 Wählen Sie die Multifunktionsleisten-Option “Ansich“, “Fenster fixieren“ nun sind die obersten 3 Zeilen fixiert, d.h beim Runterscrollen bleiben diese Zeilen stehen. Sollen auch Spalten fixiert werden, so muss die aktive Zelle entsprechen positioniert werden. Es gilt: Alle Zeilen oberhalb der aktuellen Zelle und alle Spalten links neben der aktuellen Zelle werden fixiert

Rechnen mit Excel ( die Operanten ) In Excel wird eine Rechnung immer mit einem Gleichheitszeichen angeführt. Danach folgt eine Zahl, ein Bereich, ein Name oder eine Funktion. Liste der wichtigsten Rechenoperanten:

Rechnen mit Excel ( Berechnungen mit Bezügen ) Jede Zelle eines Tabellenblattes ist durch einen Namen gekennzeichnet. Aufgrund dieser Tatsache kann bei einer Berechnung auf diesen Namen bezogen werden. Um die Inhalte zweier Zellen ( A2 und B2 ) miteinander zu multiplizieren und das Ergebnis in Zelle C2 berechnen zulassen , ist wie folgt vorzugehen: Gleichheitszeichen ( = ) in Zelle C2 schreiben nachfolgend die Adresse der Zelle A1 schreiben den Rechenoperand eintragen ( das Malzeichen in Form eines Sterns * ) die Adresse der 2 Zelle B2 eintragen die Eingabe nun mit der Return-Taste abschließen Hinweis: Anstatt die Adressen einzugeben, ist es einfacher die Zelle einfach nur anzuklicken !

Ansichtssache: die Ansichtsarten unter Excel Excel unterscheidet 2 Ansichtsarten: die Ergebnisansicht ( Normalansicht ) und die Formelansicht Umschalten der Ansichtsartenin der Multifunktions-leiste Formeln Hinweis: Schneller geht‘s mit der Tastenkombination Strg + # Die Ansichtsart kann auch unter den Excel-Optionen, eingestellt werden:

Umschalten der Ansichtsarten mittels Tastenkombination Ansichtssache: die Ansichtsarten unter Excel ( Beispiel ) Ergebnisansicht ( Normalansicht ) Formelansicht Umschalten der Ansichtsarten mittels Tastenkombination Strg + #